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淺論建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的重要性
摘要：內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是內(nèi)部控制的重要組成部分，建立一整套隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展、變化而能夠隨之適時(shí)改進(jìn)和完善的相互監(jiān)督、相互制約、彼此聯(lián)結(jié)的控制方法、措施和程序?qū)τ趩挝蝗粘Ｘ?cái)務(wù)管理工作就顯得尤為重要。
關(guān)鍵詞：內(nèi)部會(huì)計(jì) 控制制度 財(cái)務(wù)管理
內(nèi)部控制是指單位為了提高經(jīng)營(yíng)管理效率、保證信息質(zhì)量真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)安全完整、促進(jìn)法律法規(guī)有效遵循和發(fā)展戰(zhàn)略得以實(shí)現(xiàn)等而實(shí)施的一個(gè)權(quán)責(zé)明確、制衡有力、動(dòng)態(tài)改進(jìn)的管理過(guò)程。而內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是內(nèi)部控制的重要組成部分，是既立足于會(huì)計(jì)，又不限于會(huì)計(jì)而實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序及其動(dòng)態(tài)改進(jìn)過(guò)程。因此建立一整套隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展、變化而能夠隨之適時(shí)改進(jìn)和完善的相互監(jiān)督、相互制約、彼此聯(lián)結(jié)的控制方法、措施和程序?qū)τ趩挝蝗粘Ｘ?cái)務(wù)管理工作就顯得尤為重要。下面我們就一個(gè)真實(shí)的案例來(lái)具體分析建立和完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度在日常財(cái)務(wù)管理工作中的重要性。
門(mén)診收款員既負(fù)責(zé)醫(yī)�；颊叩拈T(mén)診收費(fèi)工作又負(fù)責(zé)醫(yī)保急診急救患者報(bào)銷(xiāo)的錄入和付款工作，而且性質(zhì)截然不同的收支兩種業(yè)務(wù)在一個(gè)收費(fèi)界面進(jìn)行操作。既將經(jīng)醫(yī)�？茖徍伺鷾�(zhǔn)的符合急診急救報(bào)銷(xiāo)條件的醫(yī)�；颊咭呀�(jīng)先行全額支付的急救車(chē)及在我院發(fā)生的門(mén)診收據(jù)收回，但并不能將其作廢。(因?yàn)榧本溶?chē)收據(jù)為手工書(shū)寫(xiě)，并未輸入微機(jī)，而醫(yī)�；颊叩拈T(mén)診收據(jù)，由于需按月到醫(yī)保公司結(jié)算，所以并不能隨便作廢。)然后將收回收據(jù)的全部收費(fèi)項(xiàng)目按醫(yī)保急診急救患者收費(fèi)系統(tǒng)的要求重新錄入，這樣操作后重新打印出的醫(yī)保急診急救患者的收據(jù)就自動(dòng)生成其特有的格式。既應(yīng)支付給患者多少報(bào)銷(xiāo)金額。由于正常門(mén)診醫(yī)保患者所發(fā)生的費(fèi)用也由同一人在同一界面混合操作，所以這就產(chǎn)生一個(gè)問(wèn)題，既該部分收入為重復(fù)收入。會(huì)計(jì)制單時(shí)，先按照混入急診急救患者報(bào)銷(xiāo)的重復(fù)收入的收入?yún)R總表確認(rèn)收入，然后再依據(jù)附其后面的收回的原始收據(jù)以及據(jù)此重新錄入的新收據(jù)作沖減收入處理。特別需要提出的是：①收款員繳款時(shí)提交的收入?yún)R總表中只提供作廢收據(jù)張數(shù)，而不提供作廢收據(jù)號(hào)碼。②由于該業(yè)務(wù)為新增業(yè)務(wù)，有關(guān)財(cái)務(wù)人員并未就此進(jìn)行過(guò)認(rèn)真研究。會(huì)計(jì)制單時(shí),未認(rèn)真核對(duì)有關(guān)項(xiàng)目的勾稽關(guān)系。③由于醫(yī)保公司費(fèi)用結(jié)算日期與該單位的結(jié)賬日期不同，該業(yè)務(wù)期末未進(jìn)行對(duì)帳。④該收款員原為財(cái)務(wù)科出納員，轉(zhuǎn)崗到收款處從事醫(yī)保門(mén)診收費(fèi)、醫(yī)保急診急救患者費(fèi)用錄入及付款，所以熟悉此項(xiàng)工作的整個(gè)操作流程。從以上敘述中很明顯可以看出該單位該項(xiàng)業(yè)務(wù)，從操作流程的設(shè)計(jì)到日常財(cái)務(wù)監(jiān)管都存在嚴(yán)重漏洞，最終導(dǎo)致該收款員利用財(cái)務(wù)監(jiān)管漏洞，采取先錄入后作廢，將已經(jīng)作廢的收據(jù)混入正常收據(jù)中上交到財(cái)務(wù)科，作沖減收入處理，來(lái)套取現(xiàn)金，共計(jì)貪腐公款將近5萬(wàn)元。
我們通過(guò)以上敘述來(lái)具體分析該單位在財(cái)務(wù)管理中究竟存在哪些問(wèn)題及如何改進(jìn)、改進(jìn)的依據(jù)。
首先，門(mén)診收入和急診急救報(bào)銷(xiāo)是屬于收、支兩種不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)。是應(yīng)該按其性質(zhì)分別核算而不應(yīng)該混合在一起。會(huì)計(jì)核算辦法明確規(guī)定收入、支出科目分別核算和管理。這就需要確定一項(xiàng)業(yè)務(wù)屬于何種性質(zhì)。急診急救醫(yī)�；颊邎�(bào)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)，雖然表面上看，單據(jù)的錄入與門(mén)診收費(fèi)的方式一樣，但其實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)支出的業(yè)務(wù)，是不應(yīng)該與收入混合在一起核算的。如果該業(yè)務(wù)從開(kāi)始就與門(mén)診收入分別核算，那么就不會(huì)發(fā)生收款員貪腐公款的情況。針對(duì)于此，該單位及時(shí)改正，按收支兩條線(xiàn)分別核算，分設(shè)崗位操作。
其次，該業(yè)務(wù)錄入和付款由同一人操作，違反了不相容職務(wù)(崗位)相互分離原則。所謂不相容職務(wù)，是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的職務(wù)(崗位)。不相容職務(wù)(崗位)主要包括：授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)記錄與財(cái)產(chǎn)保管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查、制單與付款等。對(duì)于不相容的職務(wù)如果不實(shí)行相互分離的措施，就容易發(fā)生舞弊等行為。比如，前所述，急診急救患者報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的錄入和付款既屬于不相容的兩個(gè)崗位，如果由同一人擔(dān)任，而賬務(wù)處理上不合規(guī)，財(cái)務(wù)管理上又缺乏監(jiān)督，既出現(xiàn)該職工利用財(cái)務(wù)監(jiān)管漏洞，采取先錄入后作廢，從中套取現(xiàn)金，貪腐公款的情況。如果沒(méi)有其他崗位或人員的監(jiān)督、制約，就容易發(fā)生舞弊行為。不相容職務(wù)(崗位)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，因此，單位在設(shè)計(jì)、建立內(nèi)部控制制度時(shí)，首先應(yīng)確定哪些崗位或職務(wù)是不相容的;其次要明確規(guī)定各個(gè)機(jī)構(gòu)和崗位的職責(zé)權(quán)限，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機(jī)制。該單位針對(duì)于此，已經(jīng)重新設(shè)計(jì)操作流程，將原本就屬于兩個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)分別操作，分設(shè)崗位。在醫(yī)�？圃O(shè)專(zhuān)人錄入已經(jīng)審核后符合報(bào)銷(xiāo)條件的單據(jù)，在規(guī)定的日期到收款處，專(zhuān)人復(fù)核、專(zhuān)人付款。這樣就從源頭上避免了錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)率，做到相互牽制。相互牽制是指一項(xiàng)完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，必須分配給具有互相制約關(guān)系的兩個(gè)或兩個(gè)以上的職位分別完成。在部門(mén)與部門(mén)、員工與員工及各崗位間建立互相驗(yàn)證、互相制約的關(guān)系，屬于單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的一個(gè)重要組成部分。其主要特征是將有關(guān)責(zé)任進(jìn)行分配，使單獨(dú)的一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)對(duì)任何一項(xiàng)或多項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)無(wú)完全的處理權(quán)，必須經(jīng)過(guò)其他部門(mén)或人員的查證核對(duì)。在橫向關(guān)系上，至少要由彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門(mén)或人員辦理以使該部門(mén)或人員的工作接受另一個(gè)部門(mén)或人員的檢查和制約;在縱向關(guān)系上，至少要經(jīng)過(guò)互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級(jí)受上級(jí)監(jiān)督，上級(jí)受下級(jí)牽制。其理論依據(jù)是在相互牽制的關(guān)系下，幾個(gè)人發(fā)生同一錯(cuò)弊而不被發(fā)現(xiàn)的概率，是每個(gè)人發(fā)生該項(xiàng)錯(cuò)弊的概率的連乘積，因而將降低誤差率。
第三，該單位日常財(cái)務(wù)工作在賬務(wù)處理和監(jiān)管上存在重大失誤。由于醫(yī)保業(yè)務(wù)是新增加的業(yè)務(wù)，它具有自己獨(dú)特的特點(diǎn)和勾稽關(guān)系。所以需要有關(guān)賬務(wù)處理會(huì)計(jì)人員認(rèn)真研究并制定出適合本單位的會(huì)計(jì)核算辦法。然而該單位針對(duì)該項(xiàng)新增業(yè)務(wù)并未進(jìn)行深入研究，也未制定相應(yīng)的核算辦法，在醫(yī)保公司結(jié)算時(shí)間與該單位期末結(jié)賬時(shí)間不一致的情況下，該項(xiàng)業(yè)務(wù)不進(jìn)行期末對(duì)賬。這就造成監(jiān)管失控，留有漏洞被人利用。所以，一個(gè)單位制定完善的內(nèi)部控制制度，對(duì)從事相關(guān)崗位的人員具有非常重要的意義。針對(duì)于此，該單位及時(shí)采取相應(yīng)措施。首先，將期末結(jié)賬時(shí)間與醫(yī)保公司調(diào)整一致。其次，積極組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)技能和水平，使之有能力適應(yīng)不斷更新與發(fā)展的新業(yè)務(wù)的需要。第三，調(diào)整相關(guān)崗位，讓熟悉業(yè)務(wù)，有能力有水平的人員從事關(guān)鍵崗位。建立內(nèi)部控制制度主要是為了防止單位的經(jīng)濟(jì)管理發(fā)生無(wú)效率和發(fā)生不法行為，既防止錯(cuò)弊發(fā)生，保證義務(wù)活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行。所以應(yīng)該以預(yù)防為主，查處為輔。在堅(jiān)持預(yù)防為主的前提下采取內(nèi)部稽核、內(nèi)部審計(jì)等方式，加大對(duì)不法或無(wú)效率行為的查處力度，多方面、多渠道堵塞漏洞。有效且完善的內(nèi)部控制制度還應(yīng)該能夠防止意外事件或不良后果的產(chǎn)生，具有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和揭示出已經(jīng)產(chǎn)生的差錯(cuò)、舞弊和其他不規(guī)范行為的能力，確保及時(shí)采取適當(dāng)?shù)募m正措施。任何好的制度都需要好的人來(lái)執(zhí)行，歸根到底，最重要的一點(diǎn)，還是要提高從業(yè)人員的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力。
內(nèi)部控制制度是一個(gè)不斷發(fā)展、變化、完善的過(guò)程，它持續(xù)地流動(dòng)于單位之中，并隨著單位的經(jīng)濟(jì)管理的新情況、新要求適時(shí)改進(jìn)。它不僅限于相關(guān)崗位人員，而是貫穿于單位中各個(gè)層級(jí)的人員共同實(shí)施。內(nèi)部控制制度在形式上表現(xiàn)為一整套相互監(jiān)督、相互制約、彼此聯(lián)結(jié)的控制方法、措施和程序，這些方法、措施和程序有助于及時(shí)識(shí)別和處理風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)，提高經(jīng)營(yíng)管理水平、信息報(bào)告質(zhì)量、資產(chǎn)管理水平和法律遵循能力。而內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度是內(nèi)部控制制度的重要組成部分。所以，建立完善而有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度對(duì)于財(cái)務(wù)管理及單位的正常運(yùn)行具有重要的作用。
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