信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理系統(tǒng)研究的現(xiàn)狀綜述

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　　一、引言

信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理系統(tǒng)研究的現(xiàn)狀綜述

　　全面預(yù)算管理是企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略規(guī)劃和動(dòng)態(tài)控制的方法和手段，是兼具控制、激勵(lì)、評(píng)價(jià)等功能為一體的管理機(jī)制。伴隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境復(fù)雜多變和難以預(yù)料。利用信息化手段進(jìn)行預(yù)算管理，不僅可以有效改進(jìn)全面預(yù)算管理體系，而且可以提高預(yù)算編制、控制、分析與考核等方面的地位和作用。

　　二、信息化全面預(yù)算管理的概述

　　1.信息化的全面預(yù)算管理體系

　　信息化的全面預(yù)算管理體系則是指在ERP系統(tǒng)平臺(tái)上構(gòu)建的企業(yè)全面預(yù)算管理子系統(tǒng)以及相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)和管理制度等。它和以往的企業(yè)預(yù)算管理體系相比有著新的顯著的特點(diǎn)和不同。

　　2.信息化的全面預(yù)算管理的必要性

　　面對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的多元化和縱深發(fā)展，企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)預(yù)算的要求也會(huì)愈來(lái)愈高，如何建立科學(xué)高效的財(cái)務(wù)預(yù)算以此來(lái)規(guī)劃和指導(dǎo)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展是對(duì)預(yù)算管理工作提出的新要求。一方面，通過(guò)信息化建設(shè)可以使企業(yè)對(duì)未來(lái)的發(fā)展做出整體有效的規(guī)劃，同時(shí)提高企業(yè)危機(jī)管理的能力，優(yōu)化企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平;另一方面，通過(guò)在預(yù)算實(shí)施過(guò)程中的信息化指導(dǎo)可以使企業(yè)對(duì)經(jīng)營(yíng)過(guò)程做到及時(shí)控制，準(zhǔn)確糾正存在的偏差，高效地保障了財(cái)務(wù)預(yù)算指標(biāo)在實(shí)踐中的落實(shí)。

　　三、信息化條件下的全面預(yù)算管理研究述評(píng)

　　1.預(yù)算編制功能需求分析

　　(1)預(yù)算編制方法

　　時(shí)遇輝、蘇選良(2005)在預(yù)算編制方法的選擇上，提倡編制“零基預(yù)算”消除預(yù)算水分。田芬(2007)在《關(guān)于ERP環(huán)境下預(yù)算管理系統(tǒng)的思考》指出，從預(yù)算方法上講，它不但應(yīng)該支持一般的零基預(yù)算、固定預(yù)算，而且應(yīng)該支持滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算、概率預(yù)算等。陳丹鳳、薛南枝(2011)在《信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理系統(tǒng)的構(gòu)建》提出，在預(yù)算編制方法功能設(shè)計(jì)上，應(yīng)給予企業(yè)選擇的空間，在優(yōu)化作業(yè)流程的基礎(chǔ)上，編制預(yù)算可降低預(yù)算編制的人為操縱因素，比較容易與信息系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，并作為企業(yè)持續(xù)改進(jìn)的依據(jù)，但采用作業(yè)預(yù)算對(duì)企業(yè)的管理水平要求較高。

　　(2)預(yù)算編制流程及審批

　　辛歆(2013)在《基于信息化平臺(tái)的企業(yè)全面預(yù)算管理體系建設(shè)研究》中寫(xiě)到，我們?cè)诨谛畔⒒脚_(tái)重新架構(gòu)企業(yè)全面預(yù)算體系時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)處于提供服務(wù)支持的位置，預(yù)算應(yīng)由承擔(dān)實(shí)現(xiàn)具體管理目標(biāo)責(zé)任的責(zé)任主體負(fù)責(zé)編制，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)人員應(yīng)做的只是參謀、建議和協(xié)助工作。真正的數(shù)據(jù)來(lái)源是企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的分解，是企業(yè)每一個(gè)人的工作所需資源的匯總。從某種角度說(shuō)，全面預(yù)算也是全員預(yù)算，如果每個(gè)人都關(guān)心預(yù)算，都支持預(yù)算，工作的開(kāi)展就會(huì)有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　(3)預(yù)算編制數(shù)據(jù)來(lái)源

　　王惠穎(2009)分析了ERP系統(tǒng)的集成性對(duì)全面預(yù)算數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，提到ERP可提供全面預(yù)算物料文件的A類(lèi)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)核算的B類(lèi)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)核算的C類(lèi)數(shù)據(jù)，但沒(méi)有提供政策性E類(lèi)數(shù)據(jù)，未來(lái)調(diào)整和實(shí)際差異的F類(lèi)數(shù)據(jù)，文本信息的G類(lèi)數(shù)據(jù)。因此，將ERP與預(yù)算管理融合時(shí)，應(yīng)增設(shè)數(shù)據(jù)錄入功能，常規(guī)經(jīng)濟(jì)模型，并提供在不同預(yù)算版本間數(shù)據(jù)拷貝功能，以此來(lái)提高預(yù)算實(shí)時(shí)性和有效性。

　　任宇雄(2011)認(rèn)為預(yù)算數(shù)據(jù)可以從內(nèi)部的ERP系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)直接獲取，如會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)、政策性數(shù)據(jù)等，也可以通過(guò)與外部企業(yè)合作伙伴的數(shù)據(jù)接口獲取市場(chǎng)信息，如上游供應(yīng)商的供應(yīng)計(jì)劃數(shù)據(jù)和下游批發(fā)商的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等。

　　由寶劍在《論現(xiàn)代醫(yī)院全面預(yù)算管理信息化建設(shè)》中指出，預(yù)算編制中數(shù)據(jù)錄入的工作量很大，對(duì)應(yīng)不同預(yù)算編制方法，系統(tǒng)采用盡量簡(jiǎn)化的錄入方式。尤為重要的是，系統(tǒng)必須提供檢測(cè)預(yù)算平衡的功能，即各個(gè)部門(mén)的預(yù)算數(shù)與匯總數(shù)的平衡、年度預(yù)算與季度、月度預(yù)算之間的平衡等。從企業(yè)內(nèi)部來(lái)看，預(yù)算管理系統(tǒng)應(yīng)做好與各個(gè)ERP子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，以便直接從其他子系統(tǒng)獲取需要的數(shù)據(jù)。

　　2.預(yù)算控制和預(yù)算調(diào)整需求分析

　　(1)完善的安全控制機(jī)制。由寶劍(2008)指出，系統(tǒng)應(yīng)包含未來(lái)的戰(zhàn)略規(guī)劃，以及經(jīng)營(yíng)的核心數(shù)據(jù)，必須確保其保密性;還要考慮多人共同操作一套系統(tǒng)存在的權(quán)限控制問(wèn)題。此外，系統(tǒng)提供完善的操作日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能，從技術(shù)角度為系統(tǒng)正常運(yùn)行提供保障。

　　胡穩(wěn)安、及俊川、焦文彬(2010)研究了B/S模式的預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，運(yùn)用菜單控制和內(nèi)容控制，特別顯示了角色權(quán)限在安全控制機(jī)制中的作用。

　　(2)預(yù)算控制分事前控制、事中控制和事后控制。時(shí)遇輝、蘇選良(2005)指出，在企業(yè)實(shí)施了ERP以后，為進(jìn)行預(yù)算全過(guò)程控制提供了條件和可能，要加強(qiáng)事前和事中控制的力度，將控制的重點(diǎn)前移，以期達(dá)到更加主動(dòng)控制預(yù)算資金的預(yù)算管理效果。

　　高樂(lè)光(2009)指出，信息系統(tǒng)是使預(yù)算控制得以有效進(jìn)行的手段。預(yù)算管理系統(tǒng)通過(guò)同其他子系統(tǒng)的集成應(yīng)用，歸集相關(guān)發(fā)生數(shù)據(jù)額，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行處理時(shí)自動(dòng)根據(jù)預(yù)警控制條件實(shí)時(shí)檢查預(yù)算情況，如果超出或達(dá)到預(yù)算控制條件則予以提示，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算的事前控制。

　　陳丹鳳、薛南枝(2011)提出在預(yù)算控制方面，控制模式應(yīng)是一種雙重形式，即實(shí)現(xiàn)一般業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)自行控制與特殊業(yè)務(wù)的人工參與控制。在自行控制上，設(shè)置嚴(yán)格控制和非嚴(yán)格控制兩層級(jí)別，輸入環(huán)節(jié)是最為嚴(yán)格的控制。此外，系統(tǒng)還應(yīng)設(shè)置根據(jù)外部環(huán)境變化和內(nèi)部日常經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)變化的預(yù)警機(jī)制。

　　(3)預(yù)算系統(tǒng)應(yīng)具有對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督和控制的功能。田芬提出，預(yù)算特別是預(yù)算的控制，編制本身不是目的，控制才是目的，而且應(yīng)該是一種適時(shí)控制。而適時(shí)控制需要有一個(gè)日常發(fā)生數(shù)據(jù)的采集問(wèn)題，在ERP環(huán)境下，可以通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)中各業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)集成運(yùn)行的方式實(shí)現(xiàn)。

　　3.預(yù)算差異需求分析

　　田芬(2007)指出，預(yù)算分析首先需要調(diào)用業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，然后在預(yù)算管理信息系統(tǒng)中建立各種數(shù)據(jù)分析方法，包括趨勢(shì)分析表、結(jié)構(gòu)分析表、回歸分析模型、敏感性分析模型等，對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，尋找差異及差異產(chǎn)生的原因。預(yù)算管理系統(tǒng)對(duì)預(yù)算的分解必須足夠細(xì)致，具體到每一月份、每一地區(qū)、每一部門(mén)甚至每一員工，從而保證對(duì)預(yù)算數(shù)和實(shí)際數(shù)的差異原因的分析更加具體，從數(shù)據(jù)上挖掘差異產(chǎn)生的原因，與此同時(shí)，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，從經(jīng)營(yíng)角度尋找產(chǎn)生差異的根源。

　　高樂(lè)光(2009)認(rèn)為預(yù)算信息系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)對(duì)組織結(jié)構(gòu)、預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)算期間及預(yù)算版本多個(gè)維度進(jìn)行查詢(xún)分析。在系統(tǒng)中可以靈活采用指標(biāo)分析、對(duì)比分析、環(huán)比分析、定基分析、分析報(bào)告、指標(biāo)預(yù)警等多種分析方法，為企業(yè)改進(jìn)預(yù)算管理體系和經(jīng)營(yíng)決策提供支持。

　　陳丹鳳、薛南枝(2011)指出，在差異分析模塊，除了支持各個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算數(shù)和實(shí)際數(shù)對(duì)比得出差異數(shù)之外，還應(yīng)該提供更為細(xì)致、靈活的分析功能。例如某個(gè)月份企業(yè)未實(shí)現(xiàn)其銷(xiāo)售目標(biāo)，系統(tǒng)自動(dòng)提示是那項(xiàng)業(yè)務(wù)未實(shí)現(xiàn)其預(yù)算目標(biāo)，進(jìn)而細(xì)化至哪個(gè)部門(mén)、哪個(gè)小組甚至于哪個(gè)銷(xiāo)售人員。如此才能真正了解造成差異的原因，也能更好地實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的問(wèn)責(zé)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。

　　4.預(yù)算考評(píng)與決策支持需求分析

　　從近幾年的文獻(xiàn)內(nèi)容來(lái)看，一方面，涉及到預(yù)算考評(píng)信息化的部分較少，即便有的文章提到了預(yù)算考評(píng)，只簡(jiǎn)單闡述考評(píng)的必要性和優(yōu)勢(shì)。如高樂(lè)光(2009)認(rèn)為信息化條件下預(yù)算考評(píng)能激勵(lì)員工為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)而共同努力。它的實(shí)施是通過(guò)建立考評(píng)模型，獲取一個(gè)預(yù)算周期內(nèi)的預(yù)算和執(zhí)行數(shù)據(jù)，再根據(jù)考評(píng)辦法細(xì)則，自動(dòng)形成考評(píng)結(jié)果。但同時(shí)由于各企業(yè)考評(píng)模型的差異性、考評(píng)辦法的易變性、預(yù)算考評(píng)只是績(jī)效考評(píng)中的一部分而成為一個(gè)難點(diǎn)，許多企業(yè)也沒(méi)有將預(yù)算考評(píng)納入預(yù)算信息系統(tǒng)。

　　另一方面，大部分文獻(xiàn)都提到了全面預(yù)算的決策支持系統(tǒng)建設(shè)，如石寶林(2013)強(qiáng)調(diào)決策在預(yù)算管理信息化中的重要性，因此提出HRIS必須具備有決策支援系統(tǒng)功能，并且需配合公司的策略管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)一步達(dá)到組織的目標(biāo)。

　　四、結(jié)束語(yǔ)

　　在信息一體化發(fā)展的背景下，企業(yè)全面預(yù)算管理迎來(lái)了嶄新的發(fā)展時(shí)期，基于信息化平臺(tái)的全面預(yù)算管理不再是一種理念，一句口號(hào)，許多大型企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理后取得的成績(jī)是有目共睹的。總而言之，在這個(gè)信息化的時(shí)代，通過(guò)預(yù)算管理與信息化相結(jié)合而構(gòu)建出的預(yù)算管理信息化系統(tǒng)不僅會(huì)有益于企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的合理實(shí)施，更是對(duì)于提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)能力大有裨益。

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