淺談修辭在秘書口語表達(dá)中的運用
提要]:文章從交流語境、交流對象、交流內(nèi)容三個方面分析了修辭在秘書口語表達(dá)中的運用。
關(guān)鍵詞: 修辭;秘書;口語表達(dá)。
有人說“能說會道”是秘書的看家本領(lǐng),這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說,但卻經(jīng)常要說話,匯報情況,提出建議,傳達(dá)指示,接待來訪,協(xié)調(diào)工作等等,大量使用的是口語表達(dá)。因此,口語表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。
那么,秘書該如何進(jìn)行口語表達(dá)才能獲得最佳的效果,才能進(jìn)行成功的交際呢?近年來,有不少有關(guān)秘書方面的著作對此進(jìn)行了闡述,歸納起來,大致有以下幾點:意思明白;誠實;語言生動;口齒清楚;條理分明,表達(dá)準(zhǔn)確;說話得體;正確等等。
在探討秘書口語表達(dá)時,僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,為此,在秘書口語表達(dá)中加強(qiáng)對修辭的研究是十分必要的。
中國現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出:“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義。”成功的言語交際,往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出:“語言運用是一個動態(tài)運行的過程,在這一過程中,無論是言語表達(dá)者,還是言語接受者,都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的。”同時,在這一過程中,“要求言語表達(dá)者調(diào)整語言,以適應(yīng)言語接受者”。 在上述案例中,老板之所以“明顯地不高興”,是因為小玲的回答沒有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語言,比如“我去查一下”或“我去問一問”,那么交際的效果可能要好得多。
在秘書的口語表達(dá)中,掌握一定的修辭藝術(shù),會有效地提高語言表達(dá)能力,從而實現(xiàn)有效的溝通。
一、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時,要注意與其所處的環(huán)境相一致。
即“話隨境發(fā),要求言語表達(dá)者根據(jù)語言環(huán)境來發(fā)話。
這里,語言環(huán)境對言語表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語的結(jié)構(gòu)體,只有當(dāng)言語表達(dá)者所講的話適應(yīng)語境時,才能發(fā)話,不注意這一點,倉促發(fā)話,就會影響交際的效果”。例如,在公眾場合,當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯誤決定時,如果秘書立即提出意見,顯然會傷害到上司的自尊心,必然會引起言語的接受者——上司的強(qiáng)烈反感,進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場合,例如只有上司和秘書兩人在場,這時秘書如果立即提出意見,同時注意自己的措辭,如“這個決定您是否還需要再考慮一下呢?”那么這時上司必然會很樂意接受,理想的交際效果會更容易達(dá)到。
二、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時,要根據(jù)不同的交流對象來確定合適的表達(dá)方式。
在秘書工作中,秘書要經(jīng)常與眾多的不同對象進(jìn)行交流,如與上司、與客戶、與同事等等,如何與不同的交流對象達(dá)到理想的交際效果,這就要求秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時,要根據(jù)交流對象的變換,隨時調(diào)整自己的語言,既客氣禮貌,又恰如其分。如,秘書在接待客戶來訪時,如果來訪者是一般的普通客戶,那么秘書可以按照慣例,說:“先生,您預(yù)約了嗎?麻煩請您登記,這是公司的規(guī)定。”如果來訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶,秘書若以這樣的語言來接待對方,對方可能會認(rèn)為你不歡迎他,從而引起雙方交流的沖突。
三、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時,要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來確定合適的表達(dá)方式。
秘書的工作涉及方方面面,針對不同的內(nèi)容,秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。
(一)委婉式。
當(dāng)交流的內(nèi)容有可能對言語接受者的心理造成消極影響,此時,采取不直截了當(dāng)而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達(dá)的內(nèi)容說出來,以使言語接受者更易于接受。
銷售部送來的本季度銷售報告中只羅列了銷售數(shù)據(jù),沒有分析銷售額大幅度下降的原因,上司對此不滿意,讓秘書于雪把報告退回銷售部重寫。于雪把報告交給銷售部經(jīng)理時,向銷售部經(jīng)理一個勁說總經(jīng)理如何如何不滿意。開始銷售部經(jīng)理還微笑著傾聽,但聽著聽著,銷售部經(jīng)理心里開始后不舒服了,進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒,不再聽于雪說什么,反而開始計較于雪的措詞。盡管他知道自己的報告沒寫好,但他給自己找了各種借口,于雪說一句他頂一句,最后兩人不歡而散。
在上述案例中,如果于雪說話委婉一些,比如先表達(dá)對對方的體諒,說一些市場競爭太激烈、整個行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類的話,之后再委婉地說明“總經(jīng)理不滿意,要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷售部經(jīng)理可能會是另外一種態(tài)度,溝通的目的自然就達(dá)到了。
(二)直截了當(dāng)式。
當(dāng)交流的內(nèi)容比較緊急、重大,要求對方必須立即予以接受時,秘書在表達(dá)時就不要拐彎抹角,而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書通知各部門經(jīng)理下午兩點召開緊急會議,秘書在表達(dá)時可以這樣說;“×經(jīng)理,今天下午兩點在××會議室召開會議,主題是××××,希望您準(zhǔn)時參加,不能缺席。”
(三)贊譽(yù)式。
當(dāng)秘書對交流的內(nèi)容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時,適當(dāng)?shù)貙β犜捜说姆、物品、興趣等表示贊賞,使他在心理上感到一種滿足感,從而更樂于接受秘書所要交流的內(nèi)容。當(dāng)然,這種方式在運用時要注意適度。
如秘書要同事幫他準(zhǔn)備會議室,他可以這樣說;“喲,做了新發(fā)型了啦!這個發(fā)型使你看上去很精神……,能否將××會議室準(zhǔn)備一下,下午總經(jīng)理開會要用。”
(四)迂回式。
當(dāng)秘書對交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式,如交流的內(nèi)容涉及到公司的機(jī)密等,秘書采取此方式既不失禮節(jié),又能保護(hù)公司的機(jī)密。
如公司的一位員工問秘書:“聽說公司下周要進(jìn)行人事調(diào)整,誰有可能擔(dān)任銷售部經(jīng)理?”“有能力的人。”秘書回答道。
古人云:“辭不可不修,說不可不善”。修辭在秘書口語表達(dá)中的運用是十分廣泛的,這就要求秘書在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語言修養(yǎng),掌握一定的修辭方法,以提高駕馭語言 的 能 力 。
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