淺析高校二級學院行政秘書工作

　　【摘要】高校行政秘書是高校行政管理的基層崗位，行政秘書承擔了二級學院辦公室各項工作，是保證二級學院正常運轉(zhuǎn)的中堅力量。本文結(jié)合自身在二級學院辦公室的工作經(jīng)驗，分析了行政秘書的工作性質(zhì)，對如何做好行政秘書工作進行了深入研究。
　　【關鍵詞】高校；二級學院；行政秘書
　　高校二級學院行政秘書是高校二級學院管理隊伍中的一支重要力量，承擔了二級學院中的大量日常工作，包括各方面事務的執(zhí)行、聯(lián)絡、溝通、協(xié)調(diào)等。行政秘書應該理清思路，充分認清自身工作職責，本著為教學科研工作服務，在崗位職責范圍內(nèi)盡最大努力為學院師生創(chuàng)造和諧的氛圍、提供優(yōu)質(zhì)的服務，做到溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)四方，更要發(fā)揮參謀、助手的作用，做好二級學院辦公室的工作。
　　一、行政秘書的工作特點
　　第一，繁雜性。行政秘書的工作涉及到二級學院的方方面面，有著事務繁雜，范圍廣大，頭緒眾多的特點。從會議的布置安排、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領導交待的各項工作；從與教學秘書、學生輔導員及實驗人員的配合到與學院各行職能部門及其它二級學院之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡，通常是多件事情交錯在一起做，這就要求行政秘書耐心細致的工作，不得有半點馬虎。第二，協(xié)調(diào)性。行政秘書的工作涉及的范圍廣，對上有各職能部門和各級領導，對下有教師和學生，對內(nèi)有各行政職能部門和各二級學院，對外有實習基地、合作企業(yè)等相關單位，行政關系呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)狀關系，行政工作要多個方面、多個部門相互配合協(xié)作才能完成，行政秘書處在各個部門、廣大師生的信息交匯點，這就要求行政秘書必須具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力，要真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時傳遞相關信息，落實各項日常工作。第三，服務性。行政秘書要在思想上牢固地樹立服務意識。首先要服務領導。當好領導的參謀助手，協(xié)助領導辦理具體事務，認真及時完成領導布置的各項工作任務，要掌握和熟知領導的工作程序，準確及時的把握領導意圖，做好后勤服務工作，使二級學院的各項工作能夠有條不紊地開展；其次要服務師生。要先其所想，急其所急，切實為師生做好后勤保障工作，為教學活動的順利開展做好準備工作；還要服務各級相關行政部門。要積極配合各行政職能部門，完成學校宏觀各個層面的各項工作。
　　二、行政秘書應具備的素質(zhì)
　　1、具備過硬的政治思想素質(zhì)和良好的工作作風
　　政治思想素質(zhì)是高校行政人員的靈魂，作為直接為教學科研工作和廣大師生服務的行政秘書，政治素質(zhì)顯得尤為重要，必須貫徹黨的路線、方針、政策，必須遵循高校的規(guī)章制度。要具有堅定正確的政治思想覺悟，良好的馬克思主義理論修養(yǎng)，要加強政治理論水平，增強服務的主動性，有效地提高自身的工作水平。其次，高校行政秘書要具有良好的工作作風，要具有良好的精神風貌和思想境界，有強烈的事業(yè)心和高度的工作責任感，作風正派、為人正直、忠于職守、無私奉獻。以端正的工作態(tài)度積極做好二級學院辦公室工作。
　　2、語言文字能力
　�。�1）文字表達能力。行政秘書必須具有一定的書面表達能力和寫作技巧，必須熟知各種行政文書、專用文書的格式和寫法，要掌握必要的行政詞匯和交際辭令，要經(jīng)常學習上級下發(fā)的各類文件，除了吃透上級文件精神外，更要學習文件的謀篇布局、遣詞造句等方法，要做到“筆能成文、言能明義”。語言表達應清楚明白、言簡意賅、生動活潑。要多思多練，日積月累，通過不斷的寫作，做到文思敏捷、下筆如神，寫出的文章觀點鮮明，層次清晰。要向上能如實反映事情的真相，向下能準確表達領導的意圖。
　�。�2）語言表達能力。行政秘書對領導講話要簡明扼要，注意用詞，不能拐彎抹角，含糊不清；對同事或?qū)W生講話要親近隨和，清晰自然，有條不紊。隨著二級學院辦公室與校內(nèi)外交流的增加，行政秘書必須提高自身的語言表達能力，包括普通話水平、英語口語水平、言語措詞等。要在平時的工作中多加注意，勤于練習，努力提高自身的素質(zhì)。
　　三、行政秘書的一些工作優(yōu)化策略
　　1、全面掌握學院基本情況
　　二級學院的行政秘書要對學校和學院的歷史做到心中有數(shù)，對學校和學院的總體發(fā)展規(guī)劃、現(xiàn)階段的中心工作和規(guī)章制度了如指掌，對各種基礎數(shù)據(jù)熟記于心。尤其是對本系院教職工人數(shù)、學生人數(shù)、機構設置、學科專業(yè)、優(yōu)勢亮點（如特色專業(yè)、精品課程、優(yōu)秀教學團隊等）要能了然于胸，這對于日常開展工作有一定輔助性的作用，并能做好領導的左右手，及時向領導提供資料。
　　2、注意工作方法，提高辦事效能
　　面對繁瑣、雜亂的日常事務性工作，行政秘書要講究工作方法和處事策略。平時要善于把各種事情合理歸類，分清輕重緩急，井然有序地去做好各項工作。要把握工作的主要內(nèi)容，擬定具體的措施，做到全面謀劃，胸有成竹。這樣做，有利于進一步明確目標，理清思路，提高效率。
　　3、合理管理日常工作檔案
　　做好日常檔案的管理，可以隨時調(diào)閱所需資料，節(jié)約查找資料的時間，提高日常工作的效率。行政秘書應學習和掌握一定的檔案學知識，對于日常材料要學會及時歸檔，分類保管，做到日常工作檔案管理規(guī)范化。
　　要想成為一名優(yōu)秀的高校二級學院行政秘書，首先要把握好自己的角色定位，明確其自身職責，樹立良好的服務意識，端正工作態(tài)度，勤奮好學，認真掌握工作技能，踏踏實實完成每項工作，為學院發(fā)展貢獻自己的力量，更好地服務院系行政管理層與廣大師生員工。

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