論做好文秘工作促進檔案管理工作

時間：2024-08-14 03:26:42 論文范文我要投稿

論做好文秘工作促進檔案管理工作

　　[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理

　　[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔助性、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。

　　一、提高對文秘工作重要性的認識

　　文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

　　一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等;需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答;需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔助性工作。

　　二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預(yù)測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

　　三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

　　二、加強檔案管理勢在必行

　　文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

　　首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率;能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神;為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益�？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

　　其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學(xué)、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

　　三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)

　　文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：

　　一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準確性。

　　二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”(局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng))“一庫”(數(shù)據(jù)庫)建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

　　三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

　　四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

　　五要嚴把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴格把關(guān)。

　　其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負起責(zé)任。

　　四、結(jié)束語

　　作為一名文檔工作人員必須嚴把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全;準確的標志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

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