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醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)和利用

時間:2023-03-10 08:24:22 論文范文 我要投稿
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醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)和利用

【摘要】目的 基建工程檔案是高;窘ㄔO(shè)管理中一項重要的管理內(nèi)容,隨著高;窘ㄔO(shè)規(guī)模的不斷擴大和因改善辦學(xué)條件而出現(xiàn)的舊房改造翻新,對基建工程檔案管理的要求日益提高。文章闡述了基建工程檔案的特點和組成的內(nèi)容,分析了基建工程檔案在高校發(fā)展和基建管理中的重要作用;指出了基建工程檔案建設(shè)的要求和重復(fù)利用的方法。
【關(guān)鍵詞】高校 基建工程檔案 基建管理
        基建工程檔案也稱工程建設(shè)檔案,是指在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的、有保存和利用價值的竣工圖紙、文字記錄、工程價款結(jié)算書、審計結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)經(jīng)濟技術(shù)資料。它是工程建設(shè)及竣工驗收、交付使用的必備條件,也是對工程進行管理、改建、擴建、修繕的重要資料。隨著醫(yī)院基建工程的迅速發(fā)展,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善,基建工程檔案作為一個獨立的檔案管理門類,也越來越受到醫(yī)院檔案管理部門的重視,搞好基建工程檔案建設(shè),提高檔案的實用價值顯得非常重要。
        1    醫(yī)院基建工程檔案特點
        醫(yī)院基建工程檔案是在工程項目建設(shè)過程中累積成套的資料。工程項目的檔案材料是有機聯(lián)系的整體,圍繞一個工程項目的基本建設(shè)活動形成了一個互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實施過程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生,并被傳送到相關(guān)的部門和資料的需要者,形成工程項目實施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價值性、滯后性、共享性外,還具有工程技術(shù)個性特征,它具有原始數(shù)據(jù)來源的分散性,加工處理的多樣性和其時間、空間的差異性,以及基建工程檔案要求的事實性、專業(yè)性和重復(fù)使用性[1]。
        基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個屬性,一是具有使用價值,二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率,節(jié)省人力、物力、財力,縮短設(shè)計、施工、結(jié)算周期;同時為醫(yī)院的基建提供有價值的信息,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的依據(jù)。只有充分了解和認識醫(yī)院基建工程檔案的價值,才有可能從實際出發(fā),進行具體分析,發(fā)現(xiàn)其使用價值,充分發(fā)揮基建工程檔案的社會效益和經(jīng)濟效益,更好地為醫(yī)院教育和科研服務(wù)。
        2    醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成
        醫(yī)院基建工程檔案構(gòu)成內(nèi)容可分為工程準備階段檔案、工程設(shè)計檔案、工程施工檔案、工程竣工結(jié)算經(jīng)濟檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成[2]。根據(jù)基建檔案形成的特點,為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性,應(yīng)實行檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理的原則。①工程準備階段檔案包括項目建議書,可行性研究報告,批準的立項報告,土地征用、拆遷補償文件,批準的醫(yī)院規(guī)劃圖,有關(guān)部門測繪的地形圖、用地紅線圖,以及開工前必須的各種文件,如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設(shè)計檔案包括委托設(shè)計合同,地質(zhì)勘探資料,施工圖紙,圖紙會審記錄,設(shè)計修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報告,施工組織設(shè)計,技術(shù)交底,隱蔽工程驗收記錄,混凝土工程施工記錄,主體結(jié)構(gòu)驗收記錄,鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告,工程竣工驗收報告和工程質(zhì)量評定報告等。④工程竣工結(jié)算經(jīng)濟檔案包括招標文件,中標通知書,投標文件(或工程概、預(yù)算書),竣工結(jié)算審核書,工程量計算書,審計報告和審計工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字敘述的簡單維修、裝修內(nèi)容,招投標文件,工程結(jié)算審核書,工程量計算書,審計報告和審計工作底稿等。
        3   醫(yī)院基建工程檔案的作用
        要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè),首先要全面、深入地認識醫(yī)院基建工程檔案的作用,建檔的目的是為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù),檔案離開了“作用”其價值就無從體現(xiàn)。
        3.1 對同類工程設(shè)計具有重復(fù)利用和參考價值 醫(yī)院基建工程檔案是從過去建院過程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預(yù)算、竣工結(jié)算和各項記錄等技術(shù)資料轉(zhuǎn)化而來,它客觀地記載了當時的歷史情況,反映醫(yī)院基本建設(shè)的完整過程。尤其是工程設(shè)計檔案的最大特點是可以重復(fù)利用,這是基建工程檔案通用性強的特征決定的,例如一些醫(yī)技樓,
        病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復(fù)使用或借鑒以往的施工圖;üこ淘O(shè)計檔案一般已經(jīng)過了施工考驗,承受了實踐的檢驗。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料,不僅可以加快速度,還可以提高設(shè)計質(zhì)量減少設(shè)計成本[3]。
        3.2 對日常維修具有參考借鑒和利用價值 高校基建工程檔案對日常維修中的實用價值在于檔案利用,檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對修、購專項資金投資估算和立項申報,維修工程招標時的工程量清單編制及竣工價款的結(jié)算等均需利用基建工程檔案,基建工程檔案的利用價值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結(jié)算檔案中的工程結(jié)算書中相關(guān)工程項目造價加以調(diào)整,就是一份準確的投資估算;利用設(shè)計檔案的竣工圖紙對維修內(nèi)容和要求進行詳細說明,就是一套完整的維修施工圖紙;利用工程竣工結(jié)算經(jīng)濟檔案中的工程量計算書和審計工作底稿,維修工程價款結(jié)算可以做到快速準確。地下管網(wǎng)的改造、維修和新建工程地基開挖,更離不開基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案,學(xué);A(chǔ)設(shè)施的維護與管理需要基建檔案提供詳細信息。
        4   醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)
        醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用,必須搞好基建工程檔案的建設(shè),要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上,需要做好以下幾個方面的工作。       4.1 提高人員素質(zhì),增強檔案意識 要增強檔案意識,改變“在檔案收集時你送我要,在檔案利用上你查我調(diào)”的狀態(tài),檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員,而應(yīng)是檔案的形成者、管理者,要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習(xí)慣。要加強基建工程檔案管理人員的素質(zhì)訓(xùn)練,選拔有事業(yè)心和責(zé)任感、具有一定專業(yè)知識的人員擔(dān)任檔案管理工作,同時考慮到基建工程檔案的特殊性,要從基建管理和檔案管理兩方面進行培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
        4.2 完善管理機制,健全崗位責(zé)任制 在重視基建工程進度、質(zhì)量、造價等環(huán)節(jié)的同時,要建立和完善基建檔案管理的有效機制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征,它的內(nèi)容多、種類雜、收集時間長,故必須建立崗位責(zé)任制,責(zé)任到人,分工合作,獎勵先進,鞭策落后,這是一項難度較大的管理工作,它需要多方配合方能落到實處。施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作,包括開工、竣工報告,施工組織設(shè)計,技術(shù)交底,隱蔽工程驗收記錄,圖紙會審紀錄,設(shè)計修改通知、定位放線測量記錄,材料出廠合格證,材料質(zhì)量鑒定書,混凝土工程施工記錄,主體結(jié)構(gòu)驗收記錄,鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗報告,工程竣工驗收報告和工程質(zhì)量評定報告等。監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動中形成的具有價值的文件,如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質(zhì)量檢查記錄、檢查報告、工程質(zhì)量等級評定材料,包括分項工程、分部工程、單位工程質(zhì)量等級評定、基礎(chǔ)處理基礎(chǔ)工程施工記錄、現(xiàn)場監(jiān)理例會記錄、監(jiān)理月報、監(jiān)理指令,沉降觀察記錄各種驗收文件等。基建部門應(yīng)收集作為基建職能部門在進行建設(shè)過程中與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的相關(guān)工程建設(shè)的文件、函件,如設(shè)計文件、招投標文件,政府有關(guān)職能部門批文等。審計部門應(yīng)收集在審計過程中對施工單位所提供的審計資料的真實性、完整性、可靠性的確認資料,市場材料價格確認資料、收集工程量計算書、結(jié)算過程的初審意見、核對后意見,終審意見及完整的結(jié)算審計報告及審計底稿等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責(zé)范圍,對于施工過程的經(jīng)濟技術(shù)資料不能一味依賴施工單位收集提供,形成人人關(guān)心檔案,自覺收集、保管、愛護檔案的習(xí)慣。
        4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入,引進現(xiàn)代化管理技術(shù),為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。計算機的運用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發(fā)展,基建檔案管理工作面臨的一個主要問題就是將工程圖紙電子化?梢笤O(shè)計單位提供電子版竣工圖紙,把設(shè)計變更完整地在圖紙上進行反映,對以前大量的有保存價值的圖紙檔案,可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案,如有條件可進一步對文件進行矢量化,以便于直接利用[4]。對于工程竣工結(jié)算等資料必須做到電子存檔。
        4.4 規(guī)范建檔程序。密切協(xié)作關(guān)系 在每項工程開工前,檔案管理人員都要做好資料收集的前期準備工作,要保證資料收集與工程建設(shè)同步進行,在工程建設(shè)前期,檔案人員要及時了解工程的總體安排,對需要收集的資料做到心中有數(shù);在施工過程中,基建檔案人員要深入施工現(xiàn)場。要加強對基建管理單位檔案工作的指導(dǎo)、督察,并定期對檔案進行階段性清查清欠,對沒有及時歸檔的部分,要列出清單及時索取,借用檔案的要及時督促歸檔,以防因借用人對檔案保管不善而造成丟失損壞。
        4.5 科學(xué)分類。系統(tǒng)立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環(huán),立檔說明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同,產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣,隨之而來的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象,而應(yīng)考慮項目特點及其內(nèi)在聯(lián)系,要依照有關(guān)規(guī)定和要求進行案卷整理,合理劃分,并按重要程度和工作程序依次排列,方便管理,方便查閱。
        4.6 重視維修改建資料歸檔,不斷完善基建檔案 工程投入使用后,由于各種原因,建筑物的改造、裝修時有發(fā)生,如門窗拆換、隔墻拆除或新砌,弱電系統(tǒng)增加,強電部分改造等,這些有的有圖紙,有的用文字敘述,對于這些都應(yīng)進行有關(guān)資料的整理,該補圖的補圖,該拍照的拍照,該寫備忘錄的就寫備忘錄,連同維修、改建工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理,使學(xué)校的基建工程檔案不斷的充實完善,有利于今后查閱和重復(fù)利用。
        5   結(jié)束語
        基建工程檔案是醫(yī)院的寶貴財富,是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄,反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和固定資產(chǎn)的整體水平,隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大、辦院條件的改善,醫(yī)院的基本建設(shè)檔案會大量產(chǎn)生,隨之而來的維修工程也會大量增加,檔案的開發(fā)利用價值會不斷顯現(xiàn),醫(yī)院基建工程檔案的管理是醫(yī)院基建管理的基礎(chǔ),在醫(yī)院基本建設(shè)中起著不容忽視的作用,只有加強其建設(shè),認識其重要性,才能更好的發(fā)揮它的作用。 
參 考 文 獻
[1]王傳宇.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)[M].北京:檔案出版社,1986:28
[2]朱曉青.醫(yī)院基建檔案的收集和利用問題的探討[J].溫州大學(xué)學(xué)報,2002,18,(2):95-96.
[3]徐條珍.試論醫(yī)院基本建設(shè)檔案的價值功能[J].蘇州大學(xué)學(xué)報(工科版),2002,12,(6):177-178.
[4]李芳.論電子文件的歸檔管理[J].河南社會科學(xué),2004,18,(5):149-50.

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