對(duì)醫(yī)院基建檔案管理的思考

【摘要】簡述醫(yī)院基建檔案的主要內(nèi)容，存在的問題，提出了提高醫(yī)院基建檔案管理水平的辦法。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;基建檔案;管理
        在基本建設(shè)過程中由圖紙、圖表、照片、錄像等載體形成的材料稱之為基建檔案。它真實(shí)地記載了醫(yī)院建設(shè)歷史，客觀地反映了各類建筑物、各種管線的建設(shè)情況，是醫(yī)院管理的重要組成部分。
        1醫(yī)院基建檔案的主要內(nèi)容 
        醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容一般可分為依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收文件、基建財(cái)務(wù)文件、監(jiān)理文件、結(jié)算審計(jì)報(bào)告等。
        2基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用 
        2.1憑證作用:基建檔案是國有資產(chǎn)管理的重要憑證,是無形資產(chǎn)，也是基建項(xiàng)目的真實(shí)記錄與重要的依據(jù)，是醫(yī)院各種建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)、檢修活動(dòng)的直接記錄，反映了醫(yī)院基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀，承載了醫(yī)院建設(shè)大量的信息，真實(shí)地記錄了醫(yī)院基建當(dāng)時(shí)的歷史情況。 
        2.2參考作用：人們通過查閱基建檔案資料，掌握歷史材料、研究和探究醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的規(guī)律，在新建、擴(kuò)建和再建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中可提供參考借鑒作用，充分提高工作效率，避免重復(fù)建設(shè)與投資。 
        2.3重復(fù)利用：檔案的價(jià)值在于不斷的重復(fù)利用，醫(yī)院基建檔案同樣具備多次利用的特征，重復(fù)利用不僅可以加快速度，還可以節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi)與成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。 
        2.4增值作用：檔案在各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中可以直接或間接地產(chǎn)生效益，這種效益來自檔案增值的結(jié)果。醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中產(chǎn)生的增值效果最直接最明顯，在新建、擴(kuò)建工程中使工程建設(shè)少走彎路少花錢，在改建、維修工程項(xiàng)目上通過基建檔案的充分利用可節(jié)省人力、物力、財(cái)力。
        3當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題 
        3.1管理明顯滯后：計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)的發(fā)展，加快了檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，然而，基建檔案在管理手段上仍處于手工操作；在檔案收集整理上不及時(shí)不規(guī)范；在檔案管理人員上存在對(duì)基建檔案業(yè)務(wù)不熟悉，操作不熟練，管理不到位等問題，基建檔案不能適應(yīng)快速發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)需要，致使應(yīng)歸檔的材料未歸檔，導(dǎo)致基建檔案資料缺失。
        3.2歸檔質(zhì)量明顯偏低：基建材料、圖紙?jiān)谑┕み^程中隨意丟放，保管不善，造成磨損污染嚴(yán)重，還有些材料被多次涂改，造成檔案收集、編制質(zhì)量不高，不符合歸檔規(guī)范要求，質(zhì)量偏低。 
        3.3有效約束機(jī)制明顯缺乏：基建檔案管理工作中缺乏嚴(yán)格的約束機(jī)制，導(dǎo)致檔案工作不實(shí)，管理人員敷衍了事，歸檔不全，尤其是重要文件如土地證、產(chǎn)權(quán)證、竣工圖等重要文件的不全，將對(duì)今后的基建管理工作造成被動(dòng)。 
        3.4查閱明顯不方便:少數(shù)檔案人員對(duì)檔案的來龍去脈不甚了解，對(duì)收集到的資料不能及時(shí)進(jìn)行整理分類，往往簡單裝訂，隨意放置，不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,給檔案查閱利用帶來極大的不便。
        4完善醫(yī)院基建檔案應(yīng)對(duì)之策 
        4.1強(qiáng)化施工方檔案責(zé)任:基建檔案材料形成的周期長、涉及面廣、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，必須對(duì)施工單位實(shí)施的工程項(xiàng)目運(yùn)作進(jìn)行保證和約束，工程建設(shè)項(xiàng)目完成后，不論是總承包還是分承包，都應(yīng)按照《城建檔案歸檔條例》及《醫(yī)院檔案歸檔條例》的要求，負(fù)責(zé)整理好所承包工程的基建文件材料，統(tǒng)一向醫(yī)院建設(shè)部門提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案�；�建部門要把住文件材料形成的質(zhì)量關(guān)，為日后辦理建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、產(chǎn)權(quán)登記，以及建筑物維修、改造和擴(kuò)建提供第一手資料。        4.2提高檔案管理部門科學(xué)化管理水平 
        4.2.1提高檔案人員綜合素質(zhì):從事基建檔案管理人員，除具備扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)知識(shí)技能外，還應(yīng)懂得基建方面的工作程序以及相關(guān)法規(guī)政策。醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件讓檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)，使之適應(yīng)崗位需要，適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要。
        4.2.2增強(qiáng)基建部門的責(zé)任意識(shí):醫(yī)院基建部門是進(jìn)行基建規(guī)劃的執(zhí)行者，又是基建檔案材料的形成者，基建部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)基建檔案材料的收集歸檔工作。應(yīng)進(jìn)一步明確基建檔案人員工作職責(zé)，強(qiáng)化基建檔案歸檔意識(shí)，嚴(yán)格考核；檔案管理部門要及時(shí)指導(dǎo)基建檔案材料的收集與歸檔，并經(jīng)常就基建檔案相關(guān)工作互動(dòng)，通過職能部門共同努力確�；�建檔案材料及時(shí)歸檔。
        4.2.3做好“三個(gè)同步”:基建部門應(yīng)把基建檔案工作納人基建規(guī)劃、計(jì)劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個(gè)同步：下達(dá)工程計(jì)劃任務(wù)與基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行；工程建設(shè)實(shí)施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程交工驗(yàn)收與提交整套合格竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。對(duì)材料編制不夠完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的，都要及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。工程交工驗(yàn)收時(shí)，必須要有醫(yī)院檔案部門參加驗(yàn)收；如果竣工檔案歸檔不全，檔案部門不能驗(yàn)收，有關(guān)部門也不能辦理正式交工驗(yàn)收手續(xù)。 
        4.3實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理:醫(yī)院基建檔案的管理工作，已進(jìn)人從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向逐步采用先進(jìn)技術(shù)管理的階段。如果管理手段停滯不前，將不能有效保護(hù)及利用基建檔案為醫(yī)院服務(wù)，應(yīng)盡早參與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，適應(yīng)基建檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，使基建檔案管理及利用更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。 
        5小結(jié)
        醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，也是醫(yī)院整體規(guī)劃和管理的重要內(nèi)容，是醫(yī)院歷史記錄和今后改建、擴(kuò)建工作的重要憑證和依據(jù)。強(qiáng)化基建檔案管理工作的連續(xù)性、真實(shí)性和完整性，不僅十分必要，而且十分迫切。
參考文獻(xiàn)
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