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淺談高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的管理
論文關(guān)鍵詞: 高等學(xué)!∝(cái)務(wù) 電子檔案
論文摘要: 對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案,進(jìn)行有效地收集、整理和保存,為今后提供快捷、方便的利用服務(wù),是高等學(xué)校會計(jì)電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié),也是當(dāng)前高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。
在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天,處于知識前沿的高等學(xué)校的會計(jì)電算化已廣泛普及。由會計(jì)電算化產(chǎn)生的,蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì),就是財(cái)務(wù)電子檔案。它不僅體積小,容量大,且易于查閱和傳遞,而倍受“青睞”。做好這些財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作,進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用,充分發(fā)揮其便利、快捷的特性,成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。
一、財(cái)務(wù)電子檔案特點(diǎn):
財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財(cái)務(wù)電子檔案,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,有了許多新的特點(diǎn):
1、財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式?纱尜A于可讀寫的磁性介質(zhì)中,還可直接刻錄為不可擦寫的光盤,也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
3、財(cái)務(wù)電子檔案的體積小,容量大,占用存儲空間小,但對存儲條件要求較高。
4、財(cái)務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀,需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn);但易于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。
5、財(cái)務(wù)電子檔案的高科技信息含量大,要求較高素質(zhì)水平的管理人員。
6、財(cái)務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)會計(jì)檔案,還包括會計(jì)電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。
二、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理的狀況
高等學(xué)校會計(jì)電算化生成了財(cái)務(wù)電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案,既沒有前人的管理模式可參照,又沒有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以,早期的管理中往往有些不盡如人意的地方,主要表現(xiàn)在:
1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計(jì)生成的是電子輸出檔案,即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰,又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制,經(jīng)日曬、風(fēng)化,字跡極為模糊,有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版本的更新,造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下,生成的磁性數(shù)據(jù)資料,雖保存完好,但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在,現(xiàn)今程序又不能兼容,多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn),形同虛設(shè)。
3、老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新,造成了新、舊運(yùn)行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運(yùn)行的win3、win95等,已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運(yùn)行。
隨著會計(jì)電算化的不斷發(fā)展,財(cái)務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多,更多替代了原有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的功能和效用,財(cái)務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金,用于必要的保護(hù)、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn),其財(cái)務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。
三、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理
財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對財(cái)務(wù)電子檔案實(shí)施有效管理,包括四個環(huán)節(jié)即財(cái)務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。
(一)財(cái)務(wù)電子檔案的收集
1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小,按月、季或年度來設(shè)定;也可以視具體項(xiàng)目周期長短,實(shí)行分段、分項(xiàng)或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。
2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì),備份所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),存貯于磁性介質(zhì),并刻錄于光盤,確保備份的一致有效,必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì);同時應(yīng)在磁性介質(zhì)上,附加其運(yùn)行的語言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識,作為以后復(fù)現(xiàn)時的參照。
3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時,應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運(yùn)行程序,以備舊資料的往復(fù)查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份,確保無誤后,再做謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)換。
4、制定硬件更新的收集程序。詳細(xì)記錄微機(jī)主板的級次、型號,內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等,有時還可記錄下微機(jī)的品牌和使用起、止期。更新后,視儲存條件的許可,盡可能留存一套完整的設(shè)備,預(yù)防意外。
5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿,詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料,區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人,以便于后續(xù)追詢。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊,區(qū)分責(zé)任。
(二)財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存
財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵,關(guān)系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財(cái)務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理,而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性,實(shí)施不同的整理與保存措施。
1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜,以防消磁,丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份,應(yīng)載明操作員姓名、運(yùn)行環(huán)境和形成時間,連續(xù)順序編號,再分放于不同儲柜,以防意外。
2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高,需要專用的防塵儲柜;光盤的保護(hù)膜應(yīng)完好無損,防止的盤面磨損、刮擦;每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼,避免擠壓損毀,不可讀取。
3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本,多是打印輸出,字跡由墨粉形成,見光、受潮易模糊、淡化,因此要注意避光和防潮,置于背光、干燥處。
財(cái)務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性,管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的,保持清潔,定期通風(fēng),控濕溫,創(chuàng)造良好的儲存環(huán)境,使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài),以期最佳利用效果。
(三)財(cái)務(wù)電子檔案的利用
財(cái)務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn),也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財(cái)務(wù)電子檔案具有密集性和微化性,需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體,方能充分發(fā)揮其效能。
1、財(cái)務(wù)電子檔案的查閱。
查詢帳目,可直接利用微機(jī)檢索,參照版本記錄標(biāo)識,打開相應(yīng)程序和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行讀取,省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改,所以要專設(shè)查閱微機(jī),提供只讀方式查閱界面,防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面,保證另一盤面的無介入、封存性。
2、財(cái)務(wù)電子檔案的計(jì)算與分析。財(cái)務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集,通過微機(jī)計(jì)算,集成產(chǎn)生多項(xiàng)分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多,范圍廣,存有潛在危險,因此應(yīng)指定專業(yè)人員,在內(nèi)控專用機(jī)器上調(diào)閱、操作,避免實(shí)在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境,以免不同軟件帶來的誤差,生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出,可以直接打印、復(fù)制或傳送,為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。
隨著數(shù)字化、信息化時代的到來,財(cái)務(wù)電子檔案會有不斷的新發(fā)展,檔案管理工作者要緊跟時代步伐,不斷更新知識結(jié)構(gòu),使財(cái)務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。
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