加快高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想

        加快高職院校檔案信息化建設(shè)的進程，是一個復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程。要做好這項工作，不僅需要各級領(lǐng)導、各個部門在資金、人力等方面的大力支持與配合，而且更需要高職院校檔案部門、檔案工作人員的不懈努力和不斷創(chuàng)新。
        一、更新觀念，實現(xiàn)管理方式的現(xiàn)代化
        作為高職院校的檔案管理者，應(yīng)站在學校改革與發(fā)展的高度，從更深層次上思考信息化給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)。不斷解放思想，更新觀念，積極尋求檔案工作與學校中心工作的結(jié)合點，在較高層面上籌劃本校檔案信息化建設(shè)方略。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式是手工操作的，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計算機技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形式，跟上現(xiàn)代化的步伐。所以檔案工作者必須更新長期以來形成的管理理念和方式。過去人們注重的檔案實體只作為保管單位進行簡易組合，以便于保管、保護和統(tǒng)計，而檔案信息才是檢索、傳輸?shù)闹饕獙ο�。只有脫離實體才便于作深層次加工、貯存，才能實現(xiàn)計算機檢索和在網(wǎng)上傳輸。這是整個檔案管理業(yè)務(wù)鏈條上最基礎(chǔ)的一環(huán)，這一環(huán)節(jié)上認識的更新、方式的改革，對從整體上實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化至關(guān)重要。
        二、制定檔案工作業(yè)務(wù)標準
        檔案工作標準化是實施高職院校檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，必須從一開始就堅持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準和規(guī)范的原則，制定一套切實可行的符合本校實際的管理辦法與制度，這是檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。
        檔案基礎(chǔ)工作標準化、規(guī)范化，首先是歸檔材料完整、準確。只有將完整的檔案資料作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入計算機，在軟件的支持下，計算機對輸入數(shù)據(jù)進行整理加工，才能使檔案得到充分利用。其次是著錄標準要準確，實現(xiàn)自動化標引，避免因為人的因素差異而造成標引著錄標準前后不一致的問題，使每一項數(shù)據(jù)項都能準確地、唯一地表現(xiàn)被反映的事物。第三，要建立一個通用性強，大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，從而保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進行，為實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。
        在檔案工作標準化問題上，要切實加強對國家級和山東省（所屬省）的各類標準規(guī)范的貫徹落實，尤其是山東省的各類技術(shù)標準和規(guī)范，以保證校檔案信息化與省檔案信息化建設(shè)在同一個平臺上發(fā)展，最大范圍地實現(xiàn)檔案信息共享。要以國家檔案局頒布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等技術(shù)標準和規(guī)范以及山東省頒布的相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合本校實際，制定出一系列完善的電子檔案工作的標準與規(guī)范。 
同時，必須制定相應(yīng)的管理制度，做到事事有依據(jù)、人人有責任。與技術(shù)標準和規(guī)范相互配合，形成規(guī)范化的管理體系，保障校檔案信息化建設(shè)安全、有序地開展，確保在信息化建設(shè)過程中始終有章可循、有法可依。       三、加快檔案隊伍建設(shè)
        高職院校現(xiàn)有的檔案隊伍大多知識結(jié)構(gòu)單一，計算機等新興技術(shù)力量薄弱，知識技術(shù)更新緩慢，高學歷、復(fù)合型人才嚴重不足，顯然己愈來愈不能適應(yīng)技術(shù)含量、責任風險等不斷增大的檔案工作。當務(wù)之急是要為專職檔案工作者的知識更新、業(yè)務(wù)水平的提高創(chuàng)造條件。如舉辦業(yè)務(wù)學習、業(yè)務(wù)培訓、跨地區(qū)交流、專題講座、學術(shù)研究、實際操作、參觀學習等形式，加強檔案人員在計算機、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識和技術(shù)方面的培訓，注重電子檔案接收、保管等方法和技術(shù)的學習。與此同時，還要對不同專業(yè)、年齡、職稱的檔案工作者進行優(yōu)化組合，盡量將各大院校檔案專業(yè)的畢業(yè)生充實到檔案隊伍中，吸引計算機、電子等應(yīng)用型和復(fù)合型的人才到本行業(yè)中來。
        四、利用校園網(wǎng)，實現(xiàn)高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
        高職院校檔案軟件管理系統(tǒng)，要接入校園網(wǎng)才有生命力。隨著各高校辦公自動化的不斷深入，檔案室單獨的檔案管理軟件己不能適應(yīng)辦公自動化的要求。必須接入學校的校園網(wǎng)，利用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)校內(nèi)信息的共享和傳輸?shù)臄?shù)字化。實現(xiàn)電子文件的歸檔、查詢，從而實現(xiàn)和國家主管機關(guān)、各院校之間的的信息交流。這已成為高校實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然趨勢。
        五、加大信息系統(tǒng)的綜合開發(fā)和利用
        高職院校檔案部門應(yīng)該利用多種途徑和形式主動提供檔案利用和服務(wù)，包括接待查閱、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)印本、制發(fā)檔案證明、開展咨詢服務(wù)、檔案室藏介紹、舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。通過這些工作，既可擴大檔案利用范圍，提高檔案的利用率，也可引起人們對檔案重要性的認識，實現(xiàn)由傳統(tǒng)提供個體服務(wù)向提供群體服務(wù)的方向發(fā)展，由半封閉無條理的資料庫向現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。從而贏得領(lǐng)導部門和有關(guān)方面對檔案信息化建設(shè)的支持。
        六、加強教學檔案建設(shè)，突出高職院校室藏特色
        在網(wǎng)絡(luò)不斷完善的今天，建設(shè)特色室藏，提供特色服務(wù)，是高職院校檔案室賴以生存、得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。高職院校的專業(yè)設(shè)置有別于普通高校的特點，既有高職特色又有行業(yè)特色，專業(yè)性很強，應(yīng)加快建立本校重點學科、龍頭專業(yè)的特色數(shù)據(jù)庫檔案。同時高職院校培養(yǎng)的學生是高技能應(yīng)用型人才，其檔案內(nèi)容要特別注重收集體現(xiàn)其實際動手能方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級證書等，只有這樣才能使高職院校檔案室具有高職特色。 

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