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淺談高校電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制
摘要：文章從會(huì)計(jì)系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)出發(fā)，分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的影響，為保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，就高校如何完善在會(huì)計(jì)電算化核算體系下的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制（下文稱電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制）的幾點(diǎn)措施。關(guān)鍵詞：高校 會(huì)計(jì)電算化 會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制
近年來(lái)，隨著電子計(jì)算機(jī)的普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)各高校的會(huì)計(jì)核算基本實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化。計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬，改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方式，從而對(duì)手工記賬模式下的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制體系產(chǎn)生了一系列的沖擊，使高校內(nèi)部會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制與會(huì)計(jì)核算電算化的矛盾日益凸顯。為保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，本文通過(guò)分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的影響，提出完善電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的幾點(diǎn)措施。
一、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制概述
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是為確認(rèn)、匯總、分析、分類、記錄和報(bào)告單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并保持相關(guān)資產(chǎn)和負(fù)債的受托責(zé)任而建立的各種會(huì)計(jì)記錄手段、會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)核算程序、會(huì)計(jì)報(bào)告制度和會(huì)計(jì)檔案管理等的總稱。會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制是單位實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)控制活動(dòng)的重要手段，是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，關(guān)鍵控制點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：
1.會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任控制。要求高校建立會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部規(guī)定各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作崗位的職責(zé)和權(quán)限，把有關(guān)規(guī)定、要求等具體落實(shí)到每一會(huì)計(jì)工作崗位，以責(zé)定權(quán)，責(zé)權(quán)分明，嚴(yán)格考核，有獎(jiǎng)有懲，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。
2.會(huì)計(jì)檔案控制。會(huì)計(jì)檔案是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在會(huì)計(jì)核算中的綜合反映，會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求高校財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目、查閱、交接和有效利用等形成一整套的規(guī)章制度。
3.會(huì)計(jì)信息控制。要求對(duì)高校的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都要及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地予以反映并進(jìn)行監(jiān)督，從而保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。
�。�1）會(huì)計(jì)憑證控制要求高校所有的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)都必須獲得合法的原始憑證，經(jīng)專人審核符合真實(shí)性、完整性要求后才能作為編制記賬憑證的依據(jù)，還要在記賬憑證的填寫(xiě)、記賬、過(guò)賬、傳遞、簽章等方面加以控制，保證會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性和完整性；（2）會(huì)計(jì)賬簿控制要求高校按國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，按時(shí)間順序?qū)徍藷o(wú)誤的記賬憑證內(nèi)容分類記入賬簿，并在會(huì)計(jì)賬簿啟用、登記、更正、對(duì)賬和結(jié)賬等各環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，使單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)得到全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄；（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告控制要求高校嚴(yán)格以審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)賬簿為編制依據(jù)，準(zhǔn)確、完整、及時(shí)反應(yīng)高校一定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況和事業(yè)發(fā)展成果。
二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的影響
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，由電子計(jì)算機(jī)代替手工記賬、算賬，改變了傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)核算方式而大幅度提高會(huì)計(jì)工作效率，同時(shí)也給會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.增加了會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的對(duì)象。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)是通過(guò)授權(quán)、審批、不相容職務(wù)相分離等方法對(duì)財(cái)務(wù)人員實(shí)施控制。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，財(cái)務(wù)人員只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核、錄入記賬憑證數(shù)據(jù)，賬簿記錄、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理。這樣，會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制由對(duì)人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人和計(jì)算機(jī)的控制。 2.擴(kuò)大了會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的范圍。由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制不僅僅是對(duì)經(jīng)濟(jì)交易處理的控制，還包含了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)過(guò)程中的控制，如系統(tǒng)程序修改控制、網(wǎng)絡(luò)安全的控制等。
3.增加了會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的難度。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中嚴(yán)格的會(huì)計(jì)憑證制度、會(huì)計(jì)賬簿控制和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告控制，保留了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)交易處理的痕跡。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，部分經(jīng)濟(jì)交易的處理過(guò)程、錯(cuò)誤的更正幾乎沒(méi)有痕跡，從而增加了會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的難度。
三、完善高校電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制
有些實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的高校只追求會(huì)計(jì)核算的工作效益，使各高校普通存在的財(cái)務(wù)人員緊缺問(wèn)題得到緩解，常常忽視了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的建設(shè)，弱化了會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制在內(nèi)部控制中的作用。筆者就如何在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下完善會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制建設(shè)，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，提出下列幾點(diǎn)建議：
1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、修改的控制。自行開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)系統(tǒng)或購(gòu)買商品化軟件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審批后組織實(shí)施。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)處理過(guò)程必須遵守《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》等國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，同時(shí)應(yīng)遵循《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。為適應(yīng)會(huì)計(jì)核算、管理、監(jiān)督工作的要求需要對(duì)使用中的系統(tǒng)進(jìn)行修改、升級(jí)的過(guò)程必須嚴(yán)格控制，計(jì)算機(jī)的操作人員不能參與系統(tǒng)的修改、升級(jí)工作。會(huì)計(jì)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、修改的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須詳細(xì)記錄并打印后存檔。
2.建全會(huì)計(jì)系統(tǒng)操作管理制度。不相容職務(wù)相分離是手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的重要手段，會(huì)計(jì)電算化后除原始數(shù)據(jù)的收集、審核外均由會(huì)計(jì)系統(tǒng)處理，因此必須建立會(huì)計(jì)系統(tǒng)操作管理制度來(lái)規(guī)范每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制，才能保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全運(yùn)行，一般包括以下內(nèi)容：（1）計(jì)算機(jī)編制記賬憑證、登記賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算的全過(guò)程不能由一個(gè)人操作，應(yīng)當(dāng)按照不相容職務(wù)相分離的原則制定計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，并在會(huì)計(jì)系統(tǒng)用戶管理的設(shè)置和具體的操作中嚴(yán)格執(zhí)行。（2）原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須經(jīng)過(guò)審核、復(fù)核人員簽章后才能錄入計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)錄入員對(duì)輸入數(shù)據(jù)有疑問(wèn)的應(yīng)及時(shí)核對(duì)，不能擅自修改。（3）記賬憑證必須經(jīng)過(guò)審核人員審核簽章后才能由計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)登記會(huì)計(jì)賬簿，如發(fā)現(xiàn)記賬憑證內(nèi)容有誤，需按會(huì)計(jì)核算有關(guān)規(guī)定編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正等憑證進(jìn)行修改，并做好數(shù)據(jù)備份工作。
3.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理。為了保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的管理，一般包括以下內(nèi)容：（1）機(jī)房要安裝安全供電系統(tǒng)、防火、防輻射和防電磁波干擾等設(shè)備，無(wú)關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機(jī)房，操作人員開(kāi)機(jī)后不能擅自離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)。（2）機(jī)房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)，不準(zhǔn)把外來(lái)的軟盤(pán)帶進(jìn)機(jī)房拷貝，禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲，計(jì)算機(jī)要安裝防病毒卡和反病毒軟件，定期檢測(cè)并清除病毒。
4.完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的改變和管理范圍的擴(kuò)大，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也相應(yīng)提高，打印輸出的憑證、賬簿、報(bào)表及其電子文檔應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行保管，會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、修改等形成的所有文檔資料均應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求管理，對(duì)存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)妥善保管。
參考文獻(xiàn)：
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