淺談知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代呼喚秘書(shū)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)
論文關(guān)鍵詞：秘書(shū)工作 知識(shí)結(jié)構(gòu) 自我調(diào)節(jié)
論文摘要：伴隨知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，國(guó)內(nèi)外企業(yè)對(duì)秘書(shū)的要求越來(lái)越高。本文論述了秘書(shū)如何更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提升自身的職業(yè)能力，來(lái)滿足當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的職業(yè)需要。
秘書(shū)的正式定義為“專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員”。秘書(shū)在日常工作中經(jīng)常要與單位各個(gè)部門和人員打交道，對(duì)單位的日常工作和整體狀況要有比較全面的了解。另外秘書(shū)職業(yè)也是一個(gè)單位的窗口，和其他公司的主管部門、大客戶都有聯(lián)系，在工作中頻繁與外界接觸。尤其隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，在新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來(lái)之際，秘書(shū)職業(yè)更能鍛煉人，培養(yǎng)人。秘書(shū)工作再也不是傳統(tǒng)觀念中簡(jiǎn)單的電話接線員、接待員，以及收收發(fā)發(fā)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)的文員，工作涵蓋面更廣，要求更高更嚴(yán)，掌握簡(jiǎn)單的秘書(shū)知識(shí)已難以滿足工作的需要。21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，新的時(shí)代要求秘書(shū)工作制度化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，擔(dān)任秘書(shū)的人員應(yīng)不斷充實(shí)自己，提高自己，應(yīng)該時(shí)刻保持拾遺補(bǔ)缺、不斷更新、不斷優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
一、應(yīng)具備一定的信息素養(yǎng)
信息素養(yǎng)(Information Literacy)的本質(zhì)是全球信息化需要人們具備的一種基本能力，即能夠判斷什么時(shí)候需要信息，如何去獲取信息，如何去評(píng)價(jià)和有效利用所需的信息。在現(xiàn)代社會(huì)，秘書(shū)人員具備較高的信息素養(yǎng)十分重要。秘書(shū)應(yīng)該能夠熟練地使用各種信息工具，充分利用網(wǎng)絡(luò)、媒體接收來(lái)自不同渠道的文件資料，根據(jù)自己的工作內(nèi)容有效地收集各種公共決策信息，并對(duì)收集的信息進(jìn)行歸納、分類、鑒別、遴選、分析綜合、抽象概括和表達(dá)，在多渠道多方位收集信息的交互作用的基礎(chǔ)上，迸發(fā)創(chuàng)造思維的火花，產(chǎn)生新信息的生長(zhǎng)點(diǎn)，從而掌握并創(chuàng)造新信息，達(dá)到收集信息的終極目的。只有這樣，才能夠做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供各種有用有效的信息資料，幫助領(lǐng)導(dǎo)不斷充實(shí)完善工作信息和對(duì)決策進(jìn)行輔助取舍，起到一定的補(bǔ)充提醒作用。
二、應(yīng)具備較強(qiáng)的辦公自動(dòng)化能力
辦公自動(dòng)化（Office Automation）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物。它是集人、機(jī)器（設(shè)備）、信息資源三者為一體，構(gòu)成了服務(wù)于各種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)。眾多企業(yè)認(rèn)識(shí)到盡快進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。秘書(shū)作為辦公室的重要角色，辦公自動(dòng)化能力是最重要的，尤其是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，有人提出已經(jīng)進(jìn)入了無(wú)紙化辦公，因此熟悉電腦操作和辦公自動(dòng)化設(shè)備是秘書(shū)最基本的素質(zhì)之一。秘書(shū)辦公自動(dòng)化能力包括熟練使用計(jì)算機(jī)處理各種文字?jǐn)?shù)據(jù)等材料，如Word文本的編輯和使用，Excel表格軟件的高級(jí)應(yīng)用，PPT的制作和使用。當(dāng)然僅僅使用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備還不夠，還需要掌握一些多媒體的使用技能，以及網(wǎng)絡(luò)信息傳輸、網(wǎng)絡(luò)安全、網(wǎng)絡(luò)銀行、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等多種應(yīng)用技能。這樣的秘書(shū)才能跟上時(shí)代的節(jié)拍，才能為科學(xué)管理和決策服務(wù)，達(dá)到提高行政效率的目的。
三、具備良好的現(xiàn)代公關(guān)工作能力
秘書(shū)工作作為單位的一個(gè)對(duì)外窗口，在對(duì)外交流過(guò)程中，要求具有良好的公關(guān)意識(shí)，更加出色地完成秘書(shū)工作的各項(xiàng)任務(wù)。因此現(xiàn)代秘書(shū)要時(shí)刻保持塑造組織形象的意識(shí)，保障各種信息暢通的意識(shí)，樹(shù)立服務(wù)公眾的意識(shí)，顯示真誠(chéng)互惠的合作意識(shí)。秘書(shū)具有公關(guān)知識(shí)十分重要，這包括要掌握公共關(guān)系基本理論知識(shí)，公共關(guān)系實(shí)務(wù)知識(shí)，相關(guān)學(xué)科的知識(shí)。公共關(guān)系是一門新興的學(xué)科，有較強(qiáng)的綜合性和多學(xué)科交叉性，同傳播學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、廣告學(xué)、信息學(xué)等相關(guān)學(xué)科有著密切的聯(lián)系。因此秘書(shū)人員應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)這些學(xué)科進(jìn)行廣泛涉獵。只有掌握了豐富的相關(guān)學(xué)科知識(shí)，才能站在一個(gè)綜合、系統(tǒng)的高度，以更加開(kāi)闊的視野去分析、策劃和開(kāi)展公共關(guān)系工作。
在具體工作中還要時(shí)刻注意樹(shù)立單位良好形象的意識(shí)，因?yàn)槊貢?shū)經(jīng)常出現(xiàn)在重大的、關(guān)鍵的場(chǎng)合，客觀上承擔(dān)了公共關(guān)系的職責(zé)。還要具有廣結(jié)良緣的意識(shí)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)，必須與股東、員工、社區(qū)、競(jìng)爭(zhēng)者、消費(fèi)者、原料供應(yīng)商、經(jīng)銷商、代銷商、甚至是金融機(jī)構(gòu)、新聞媒體等多種人群、多個(gè)部門打交道。一個(gè)廣結(jié)良緣的單位和個(gè)人，能夠代表或者協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)部門真誠(chéng)地和他們友好相處，與各類單位建立并保持良好關(guān)系，為單位結(jié)交到越來(lái)越多的朋友，在工作中才能得到內(nèi)外公眾的合作。這些能力雖然從書(shū)本上難以系統(tǒng)全面地學(xué)到，但是秘書(shū)應(yīng)該在實(shí)踐中慢慢積累，提高自己的公關(guān)能力。
四、企業(yè)管理及法律法規(guī)知識(shí)
企業(yè)作為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主體，受到外部市場(chǎng)壓力以及內(nèi)在市場(chǎng)動(dòng)力的影響，面臨諸多的風(fēng)險(xiǎn)和變數(shù)，為了避免更大的風(fēng)險(xiǎn)，就應(yīng)該未雨綢繆，防范化解。作為企業(yè)的重要員工，秘書(shū)更應(yīng)該掌握一定的法律知識(shí)，如果沒(méi)有較高法律政策方面的知識(shí)修養(yǎng)，往往給工作帶來(lái)不利，甚至還會(huì)造成嚴(yán)重后果。因此，企業(yè)秘書(shū)作為企業(yè)的樞紐級(jí)人員，法律知識(shí)是必備的基礎(chǔ)知識(shí)，他們必須做到知法、懂法、守法、護(hù)法，才能成為企業(yè)名副其實(shí)的“參謀助手”。當(dāng)然，法律政策體系規(guī)模龐大，秘書(shū)人員可結(jié)合工作需要，先掌握一般的法學(xué)和政策理論基礎(chǔ)，然后有針對(duì)性地學(xué)習(xí)有關(guān)的法律政策知識(shí)。首先要熟悉、了解與本企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī)，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi)；其次要熟悉并了解現(xiàn)行法律、政策在本企業(yè)是否已經(jīng)用足，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)在法律允許的范圍內(nèi)拓寬生產(chǎn)領(lǐng)域和經(jīng)營(yíng)渠道，搞活經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；再次，還要密切注意本企業(yè)的權(quán)益是否受到非法侵害，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)。另外，涉外法律知識(shí)在現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)中也越來(lái)越重要，簽訂涉外經(jīng)濟(jì)合同更應(yīng)具有嚴(yán)格的法律規(guī)定。現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)必須熟練掌握涉外法律知識(shí)，既要了解我國(guó)的法律，也要掌握國(guó)際上相關(guān)國(guó)家的有關(guān)法律規(guī)定。與此同時(shí)，還要掌握國(guó)際上隨時(shí)變化著的情況，如中國(guó)加入WTO后，秘書(shū)還要掌握WTO法等一些法律知識(shí)。
五、掌握與工作相關(guān)的其他知識(shí)
現(xiàn)在秘書(shū)工作內(nèi)容越來(lái)越豐富，而且因單位性質(zhì)不同，除一些基礎(chǔ)工作外，秘書(shū)工作也不盡相同。這就要求不同單位的秘書(shū)人員，從自身工作實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性地選擇學(xué)習(xí)一些與自己工作息息相關(guān)的知識(shí)，更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。就事業(yè)單位而言，首先要掌握一定的保密知識(shí)�，F(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，給大家工作帶來(lái)方便快捷的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的泄密隱患，所以學(xué)習(xí)一定的網(wǎng)絡(luò)保密知識(shí)，提高自己的保密意識(shí)，在工作中嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密規(guī)定，在保護(hù)國(guó)家秘密的同時(shí)，也保護(hù)好自己。另外，掌握一定的涉外知識(shí)，隨著中國(guó)加入世貿(mào)組織，國(guó)際溝通的日益頻繁，也為單位走出去提供了更多更好的機(jī)會(huì)和渠道，秘書(shū)人員懂得一些涉外知識(shí)也是適應(yīng)這一潮流的需要。
總之，現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)應(yīng)不斷地自我調(diào)節(jié)知識(shí)結(jié)構(gòu)，加深加固基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，把握好秘書(shū)所應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并用發(fā)展的觀點(diǎn)豐富自己的知識(shí)，提高自己的能力，挖掘自己的潛力，真正成為像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人，像政治家一樣有靈敏的頭腦，熟悉了解各項(xiàng)工作，解決各類棘手問(wèn)題，不斷提高自己工作能力，把秘書(shū)工作做好、做精、做細(xì)。
參考文獻(xiàn)：
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