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淺析如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務(wù)工作
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論文摘要：由教育部與國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局聯(lián)合發(fā)起的“高等學(xué)校學(xué)科創(chuàng)新引智計(jì)劃”實(shí)施五年來(lái)，通過(guò)聘請(qǐng)海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干來(lái)基地從事短期科研合作、人才培養(yǎng)，取得了很多成果。本文從一位學(xué)院外事秘書(shū)，即最基層服務(wù)者的角度，結(jié)合在基地工作中實(shí)際情況，闡述如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務(wù)工作的一些體會(huì)，旨在能夠?qū)?chuàng)新引智基地的相關(guān)政策制定者和高校同行今后的工作有一定的借鑒和輔助作用。
為進(jìn)一步推進(jìn)科教興國(guó)、人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略，充分發(fā)揮海外高層次人才在高校合作科研方面的作用，2005年，教育部與國(guó)家外國(guó)專(zhuān)家局聯(lián)合實(shí)施“高等學(xué)校學(xué)科創(chuàng)新引智計(jì)劃”。計(jì)劃的總體目標(biāo)是瞄準(zhǔn)國(guó)際學(xué)科發(fā)展前沿，圍繞國(guó)家目標(biāo)，結(jié)合高等學(xué)校具有國(guó)際前沿水平或國(guó)家重點(diǎn)發(fā)展的學(xué)科領(lǐng)域，以國(guó)家重點(diǎn)學(xué)科為基礎(chǔ)，以國(guó)家、省、部級(jí)重點(diǎn)科研基地為平臺(tái)，從世界前100位的大學(xué)及科研機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)學(xué)科隊(duì)伍中，引進(jìn)、匯聚1000余名海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干，配備一批國(guó)內(nèi)一流的學(xué)科創(chuàng)新引智基地，努力創(chuàng)造具有國(guó)際影響的科技成果，提升學(xué)科的國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力，提高高等學(xué)校的整體水平和國(guó)際地位。五年來(lái)，在引智計(jì)劃政策和資金支持下，全國(guó)陸續(xù)建成126個(gè)“高等學(xué)校學(xué)科創(chuàng)新引智基地”，這些基地的建成極大程度地促進(jìn)了我國(guó)高校國(guó)際交流與合作工作的開(kāi)展，有力地推動(dòng)了高校的國(guó)際化進(jìn)程，在學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面起到舉足輕重的作用。
天津大學(xué)綠色化學(xué)化工學(xué)科創(chuàng)新引智基地作為2006年首批參與計(jì)劃的26個(gè)引智基地之一，圍繞能源、資源、環(huán)境等與國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)的領(lǐng)域開(kāi)展國(guó)際合作研究，通過(guò)聘請(qǐng)海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干來(lái)基地從事科研合作、人才培養(yǎng)，開(kāi)辟了國(guó)內(nèi)以化工學(xué)科優(yōu)勢(shì)為依托，建設(shè)高校學(xué)科創(chuàng)新引智基地的先河。
學(xué)科創(chuàng)新引智基地作為中外雙方進(jìn)行科研合作、學(xué)術(shù)交流的平臺(tái)，旨在為海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干和國(guó)內(nèi)科研骨干提供良好的合作環(huán)境，使他們能夠順利并且身心愉悅地投入工作。那么，如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務(wù)工作，如何使基地的功能得到最大程度地發(fā)揮，使海外優(yōu)秀人才“引得進(jìn)、留得住、用得好”，就成了一個(gè)值得探討的問(wèn)題。
高等學(xué)校是創(chuàng)新引智基地建設(shè)的依托單位，一般由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，由科技處、人事處、國(guó)際合作與交流處、財(cái)務(wù)處及相關(guān)下屬學(xué)院共同參與日常工作和建設(shè)。在學(xué)院這個(gè)層面，從事教學(xué)和科研的骨干教師是與海外人才交流合作的主體，引智的成果也將會(huì)在他們身上得以顯現(xiàn)，但他們往往容易忽略那些程序上的細(xì)節(jié)問(wèn)題，加之中外雙方理念、文化、語(yǔ)言上的差異，出現(xiàn)分歧或不愉快就難以避免了。為了減少此類(lèi)情況的出現(xiàn)，學(xué)院外事助理或外事秘書(shū)就必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高責(zé)任感，本著“外事無(wú)小事，事事需請(qǐng)示”的原則，在遵守各項(xiàng)法律法規(guī)的前提下，合理地安排、協(xié)調(diào)、處理好這類(lèi)外事活動(dòng)，給來(lái)訪人員留下良好的印象，為日后更加深入地開(kāi)展交流合作謀求可能，爭(zhēng)取更多的機(jī)會(huì)。
一、防微杜漸、提前預(yù)防
無(wú)論是海外學(xué)術(shù)大師，還是學(xué)術(shù)骨干，在來(lái)訪之前都會(huì)與基地方面有關(guān)教師或工作人員聯(lián)系溝通，安排日程。基地海外引智人員的工作性質(zhì)與普通外教有本質(zhì)上的區(qū)別，他們來(lái)訪的目的并不是來(lái)給學(xué)生授課，也沒(méi)有與基地簽訂勞動(dòng)合同，所以，來(lái)訪前雙方通過(guò)電子郵件聯(lián)系時(shí)，就應(yīng)該為其詳細(xì)地解釋相關(guān)的法律、法規(guī)，明確其來(lái)基地工作期間享有的權(quán)利和所要履行的義務(wù)。在溝通過(guò)程中（尤其是初次來(lái)訪之前），有些人會(huì)對(duì)某些規(guī)定或條款諸如涉及薪酬、外匯支付、稅收、保險(xiǎn)、居留等問(wèn)題問(wèn)得很細(xì)，很“摳”，對(duì)我們來(lái)講甚至“不可思議”，對(duì)此，外事助理或外事秘書(shū)要充分理解他們的心情，不厭其煩地與之反復(fù)溝通，反復(fù)研究，本著“宜細(xì)不宜粗”的原則，才能達(dá)成共識(shí)，得到雙方滿意的結(jié)果。一旦雙方認(rèn)可，基地方面必須嚴(yán)格履行承諾，才能保證來(lái)訪人員安心開(kāi)展工作，收到良好的效果，使得國(guó)家資源得到最大限度地利用。
另外，基地工作人員應(yīng)充分了解來(lái)訪人員的文化背景尤其是飲食上的喜好和禁忌。例如，穆斯林通常不吃豬肉，并且不喝酒；一些信奉觀音的佛教徒在飲食中尤其禁吃牛肉，這點(diǎn)要招待港澳臺(tái)及海外華人同胞時(shí)尤要注意；英美國(guó)家的人通常不吃寵物、稀有動(dòng)物、動(dòng)物內(nèi)臟、動(dòng)物的頭部和腳爪。在宴請(qǐng)外賓時(shí)，盡量少點(diǎn)生硬需啃食的菜肴，因?yàn)樗麄冊(cè)谟貌椭胁惶珪?huì)將咬到嘴中的食物再吐出來(lái)，這也需要顧及到。往往像炸春卷、煮元宵、蒸餃子、獅子頭、宮爆雞丁等，在我們看來(lái)雖不是佳肴美味，但因?yàn)榫哂絮r明的中國(guó)特色，所以受到很多外賓的推崇。當(dāng)然，菜品的選擇還要考慮到來(lái)訪者的年齡、身體狀況等其它因素，在不造成浪費(fèi)的前提下，充分體現(xiàn)我們的誠(chéng)意和盛情，使來(lái)訪人員有賓至如歸的感覺(jué)。
還有一點(diǎn)需要注意的是，必須提前考慮來(lái)訪人員的需要，為其制定來(lái)訪日程，并盡量做到內(nèi)容豐富。有些老師經(jīng)常忽略這一點(diǎn)，認(rèn)為基地請(qǐng)這些學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干來(lái)，就是為了搞學(xué)術(shù)研究，而事實(shí)上很多來(lái)訪人員都是一些國(guó)外知名大學(xué)、科研機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人，他們來(lái)訪的目的往往是希望能夠繼續(xù)拓展在基地的合作深度和廣度，吸引人才，尋求更大的合作空間。來(lái)訪日程中應(yīng)多安排一些學(xué)術(shù)交流、宣講會(huì)、參觀等，使來(lái)訪人員在較短的時(shí)間內(nèi)獲得最多的信息，達(dá)到他們的心理需求。從基地方面講，這樣做也有利于工作人員充分準(zhǔn)備接待活動(dòng)，使工作有條不紊地展開(kāi)，避免忙中出錯(cuò)。·
二、健全制度，動(dòng)態(tài)調(diào)整
高校海外引智工作會(huì)涉及到科研、人事、外事、教學(xué)、財(cái)務(wù)等多個(gè)層面，具有一定的復(fù)雜性，所以必須有健全的規(guī)章制度，才能保證計(jì)劃的有效執(zhí)行。一個(gè)問(wèn)題往往不是靠單一部門(mén)就可以解決，加之中外文化和語(yǔ)言上的差異，經(jīng)常會(huì)使來(lái)訪人員感覺(jué)到“和中國(guó)人打交道很困難”。從情理上講，也不可能讓他們自己出面和這些部門(mén)去直接交涉。作為聯(lián)系中外雙方的紐帶，學(xué)院外事助理或外事秘書(shū)必須兼顧雙方的利益，本著公正、公平的原則去協(xié)調(diào)各部門(mén)間的關(guān)系，得出令中外雙方均能認(rèn)可的處理方案。院級(jí)、校級(jí)乃至國(guó)家級(jí)的部門(mén)之間既要明確分工，又要精誠(chéng)合作，才能將基地的服務(wù)功能功能發(fā)揮到最大程度。
另外，在基地成立之前，引智基地辦公室已經(jīng)根據(jù)外專(zhuān)局的要求，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定過(guò)本校引進(jìn)海外人才的相應(yīng)政策。但是隨著工作的不斷展開(kāi)，相當(dāng)一部分政策和規(guī)定是需要進(jìn)行調(diào)整的，所以外事助理或外事秘書(shū)需要在實(shí)際工作中多觀察、多動(dòng)腦、多總結(jié)，密切跟蹤已有的政策是否符合中外雙方的需要，是否需要進(jìn)行改進(jìn)或調(diào)整；之前規(guī)定的辦事流程是否可以簡(jiǎn)化，使得辦事效率得以提高；有哪些條款容易引起質(zhì)疑，還需要進(jìn)一步細(xì)化和解釋……這些問(wèn)題往往是學(xué)校層面政策制定者更需要了解的，只有他們得到了反饋意見(jiàn)，才能在現(xiàn)有基礎(chǔ)之上不斷健全制度，并且將基層意見(jiàn)和基地的運(yùn)行情況及需要及時(shí)反饋給教育部、外專(zhuān)局，形成上下貫通、整體聯(lián)動(dòng)的海外引智體系，與校外單位共同推進(jìn)工作，爭(zhēng)取打造以引進(jìn)海外人才為核心的“一站式”服務(wù)平臺(tái)，簡(jiǎn)化工作流程，減少“出現(xiàn)問(wèn)題找不到能解決”的情況，提高海外引智工作的有效性和成功率。
三、充分準(zhǔn)備，遇事不慌
無(wú)論我們前期考慮得多么周全，也難免有意外或隨機(jī)事件發(fā)生。諸如天氣、交通擁堵等原因造成的航班晚點(diǎn)；來(lái)訪人員因不能適應(yīng)異國(guó)氣候等變化而生病，致使原定計(jì)劃必須變更或取消；來(lái)訪人員因個(gè)人意愿突然改變計(jì)劃等等。
在日常工作中，這些狀況隨時(shí)可能出現(xiàn)，并且因人而異，具有不可預(yù)見(jiàn)性。因?yàn)榉⻊?wù)的對(duì)象是外籍學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干和基地的科研骨干，時(shí)間都很寶貴，遇到這種意外事件難免會(huì)出現(xiàn)焦急、歉疚的心理。這時(shí)，外事助理或外事秘書(shū)首先要保證自己心態(tài)平和，千萬(wàn)不能產(chǎn)生情緒上的波動(dòng)，一方面要做好來(lái)訪者的心理疏導(dǎo)工作，另一方面要及時(shí)向基地參與工作的人員做好解釋工作，獲得他們的理解，再根據(jù)情況的變化適時(shí)、合理地調(diào)整接待日程。如果需要更改航班班次或幫來(lái)訪者聯(lián)系治療、陪護(hù)，情況就會(huì)變得更加復(fù)雜，這時(shí)可以安排語(yǔ)言過(guò)關(guān)、熱心細(xì)致的學(xué)生來(lái)協(xié)助工作，千萬(wàn)不能有“湊合”、“差不多”的想法，因?yàn)檫@種意外如果處理得好，不但可以使損失或?qū)擂螠p少到最小程度，而且會(huì)在外賓身處異鄉(xiāng)、感到無(wú)力的時(shí)候給予他們最及時(shí)的幫助，為中國(guó)人爭(zhēng)取良好的印象，使他們喜歡中國(guó)、喜歡中國(guó)人、相信中國(guó)人，并愿意和中國(guó)人打交道，為日后開(kāi)展進(jìn)一步交流與合作創(chuàng)造可能。
四、人文關(guān)懷，傾注感情
根據(jù)我的個(gè)人體會(huì)，創(chuàng)新引智基地不單單是一個(gè)代表國(guó)家之間學(xué)術(shù)上進(jìn)行合作交流的工作場(chǎng)所，更是外籍學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干和基地的科研骨干進(jìn)行感情碰撞、思想交流的平臺(tái)。
隨著國(guó)內(nèi)高校教育的國(guó)際化進(jìn)程地不斷推進(jìn)，高校教師的海外經(jīng)歷不斷豐富，中外教師之間的聯(lián)系愈加緊密，正在由工作關(guān)系向朋友關(guān)系過(guò)度，這種朋友關(guān)系的建成勢(shì)必會(huì)改善以前單打獨(dú)斗、閉門(mén)造車(chē)的陳舊局面，使教師們的眼光更加開(kāi)闊，在教學(xué)、科研上遇到問(wèn)題時(shí)能夠靈活地到更大范圍內(nèi)尋求解決方案，朋友越多，范圍也就越寬。
為了幫助雙方更順利地建立和諧的關(guān)系，外事助理或外事秘書(shū)需要在工作上傾注更多的感情，加強(qiáng)對(duì)來(lái)訪者的人文關(guān)懷。例如在西方重大節(jié)假日時(shí)安排聯(lián)誼活動(dòng)，當(dāng)然，活動(dòng)的規(guī)模要根據(jù)來(lái)訪人員的數(shù)量和基地的承載能力而定。我們?cè)?jīng)接待過(guò)美國(guó)德州農(nóng)機(jī)大學(xué)化工系三位教授帶十八名本科生來(lái)基地進(jìn)行為期三周的訪問(wèn)，并開(kāi)設(shè)合作課程，考慮到師生的心理需求，我們聯(lián)合學(xué)校國(guó)際教育學(xué)院給外國(guó)學(xué)生免費(fèi)開(kāi)設(shè)了中文課程，還利用課余時(shí)間組織中外師生到學(xué)校食堂包餃子、做中國(guó)菜，搞聯(lián)歡；組織海河景觀、古文化街一日游；給外籍學(xué)生安排生日舞會(huì)等。這些活動(dòng)既給中外師生提供了訓(xùn)練語(yǔ)言、增進(jìn)了解的機(jī)會(huì)，又加深了彼此的情誼，使大家成為很好的朋友。課程結(jié)束回國(guó)時(shí)，雙方師生均表現(xiàn)出依依不舍之情，都希望今后能有機(jī)會(huì)再來(lái)中國(guó)，外方也歡迎中國(guó)師生訪問(wèn)該校，這種做法為將來(lái)吸引留學(xué)生、派出學(xué)生出國(guó)進(jìn)修以及鞏固學(xué)校之間的學(xué)術(shù)交流關(guān)系，都是大有好處的。
五、材料齊全，以備查閱
在基地建設(shè)及運(yùn)行的過(guò)程中，從來(lái)訪人員的前期邀請(qǐng)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算到后期的成果總結(jié)和經(jīng)費(fèi)決算，都要經(jīng)過(guò)很多道嚴(yán)格的手續(xù)，相應(yīng)地，會(huì)有大量的材料需要隨時(shí)進(jìn)行整理。這些材料也許在來(lái)訪人員離開(kāi)后沒(méi)有任何意義，但作為基地的工作人員，一定要妥善地保存，定期地整理，以備上級(jí)部門(mén)和有關(guān)教師查詢。對(duì)于預(yù)算環(huán)節(jié)中的每一筆經(jīng)費(fèi)支出和執(zhí)行情況，學(xué)院外事助理或外事秘書(shū)有責(zé)任進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，并最終配合進(jìn)行經(jīng)費(fèi)決算，協(xié)助財(cái)務(wù)、外事部門(mén)做好相關(guān)經(jīng)費(fèi)的管理工作，保證經(jīng)費(fèi)的每筆支出都有必要的原因與合理的去處，使國(guó)家資源得到充分、合理地運(yùn)用。
此外，對(duì)于來(lái)訪者可能像基地工作人員索要的各種材料，我們要有充裕的準(zhǔn)備，比如，各項(xiàng)國(guó)家政策性法規(guī)，教育部、外專(zhuān)局相關(guān)規(guī)定，學(xué)校層面的規(guī)章制度等，做到問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)能夠有法可依、有理可講。另外，一定要隨時(shí)準(zhǔn)備創(chuàng)新引智基地的宣傳材料，在合時(shí)宜的情況下積極向來(lái)訪人員介紹基地的政策和運(yùn)行情況，宣傳我們的創(chuàng)新引智基地，并請(qǐng)來(lái)訪人員將書(shū)面介紹材料帶回國(guó)，使更多的人了解我們的學(xué)科創(chuàng)新引智基地，這有利于與外方尋求更多的契合點(diǎn)，吸引更多更好、契合度更高的人才來(lái)基地工作。當(dāng)然，宣傳材料的內(nèi)容要寫(xiě)得豐富，肯定得益于之前對(duì)每為來(lái)訪者的成果報(bào)告的收集和整理，宣傳材料的內(nèi)容要定時(shí)定期地更新，才能保證宣傳的時(shí)效性。
引智工作是高校國(guó)際交流的重要組成部分，是提高高校教學(xué)、科研水平的直接、有效方法之一。通過(guò)聘請(qǐng)海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干與國(guó)內(nèi)高�？蒲泄歉蛇M(jìn)行交流與合作，有利于彌補(bǔ)國(guó)內(nèi)科研領(lǐng)域力量上的不足，幫助我們解決一些科研教學(xué)的瓶頸問(wèn)題，進(jìn)一步推動(dòng)國(guó)內(nèi)高等教育的國(guó)際化進(jìn)程。
以上是作為一名學(xué)院的外事秘書(shū)，一個(gè)創(chuàng)新引智基地的基層工作者，結(jié)合天津大學(xué)綠色化學(xué)化工創(chuàng)新引智基地的運(yùn)行情況和在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中遇到普遍問(wèn)題產(chǎn)生的一些思考，旨在總結(jié)自己過(guò)去一段時(shí)間的工作，希望能夠?qū)?chuàng)新引智基地的相關(guān)政策制定者和兄弟院校同行們今后的工作有一定的輔助作用。
總之，我們我們要跳出引智看引智，跳出學(xué)�？磳W(xué)校，以開(kāi)放的視野、開(kāi)闊的心懷，主動(dòng)吸納借鑒國(guó)內(nèi)外一流高校引智發(fā)展的新理念、新經(jīng)驗(yàn)、新方法，主動(dòng)走出校門(mén)和國(guó)門(mén)，既將引智工作放到全國(guó)、全球的維度中去考慮、去謀劃、去把握，又要將基層工作做精、做細(xì)，使國(guó)外智力與基地智力資源形成強(qiáng)有力的互補(bǔ)，通過(guò)良性互動(dòng)，形成一個(gè)不斷優(yōu)化的學(xué)術(shù)科研體系。
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