淺談遠(yuǎn)程開放教育學(xué)生學(xué)籍管理探索
論文關(guān)鍵詞:開放教育 學(xué)籍管理 信息化
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論文摘要:學(xué)籍管理是教學(xué)管理中的重要組成部分，文章分析了成人高等教育學(xué)籍管理的現(xiàn)狀，針汁目前電大開放教育學(xué)籍管理的特點以及面臨的問題，從多個角度提出了如何解決這些問題的看法。論述了開放教育學(xué)籍管理在電大實施戰(zhàn)略中的重要意義。
“學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取，并按規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考人學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。成人教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項非常重要的工作，但是又和普通教育不同，成人教育的學(xué)生相對分布松散，學(xué)生層次差異較大，使得成人教育的學(xué)籍管理較普通教育管理難度更大。正如一些專家所指出的:“重視學(xué)籍管理，明確成人教育學(xué)籍管理的基本原則和內(nèi)容，進(jìn)一步完善管理體制，加強(qiáng)學(xué)籍管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，保證教育質(zhì)量，具有重大的現(xiàn)實意義。
現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新的教育模式，它利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的手段使得傳統(tǒng)教育向教育的開放性、廣泛性和終身性發(fā)展。目前中央廣播電視大學(xué)的開放教育就是現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一種模式，其本質(zhì)是人人享有終身接受教育的權(quán)利。意味著:教育對象的開放;教育觀念開放;教育資源開放;教育過程開放。正是由于這些特點電大的開放教育實行完全學(xué)分制管理，具有允許學(xué)生自主選課，選擇學(xué)習(xí)時間及個性化考試等特點，體現(xiàn)了對學(xué)生個性化服務(wù)的教學(xué)管理制度。但正是這種教學(xué)管理模式給傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式帶來了新的挑戰(zhàn)。
一、開放教育學(xué)籍管理主要內(nèi)容
1.新生人學(xué)注冊管理:學(xué)生人學(xué)參加電大統(tǒng)一的人學(xué)測試，經(jīng)過資格審核后報教育部學(xué)生司備案，同時將新人學(xué)的學(xué)生基本信息導(dǎo)入教務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)一生成學(xué)號，建立開放教育學(xué)生基本電子學(xué)籍檔案。
2.學(xué)籍異動工作管理:所謂學(xué)籍異動是指學(xué)生因工作調(diào)動，搬遷等原因申請的轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)。學(xué)籍異動經(jīng)學(xué)員自己提出申請，經(jīng)過教學(xué)點和省電大批準(zhǔn)上報中央電大備案同時建立電子異動記錄檔案。
3.課程注冊管理:學(xué)生人學(xué)后每個學(xué)期在專業(yè)規(guī)則的指導(dǎo)下根據(jù)自己的實際情況選擇本學(xué)期需要學(xué)習(xí)的課程進(jìn)行注冊學(xué)習(xí)。各教學(xué)點根據(jù)學(xué)生的課程注冊信息開設(shè)課程并將數(shù)據(jù)匯總上報省電大，省電大匯總各地市數(shù)據(jù)上報中央電大。課程注冊是每個學(xué)期教務(wù)管理工作的核心，是教材征訂，教學(xué)、考試安排及收費的基礎(chǔ)和依據(jù)。
4.畢業(yè)、學(xué)位審核:指學(xué)生修滿教學(xué)計劃規(guī)定的學(xué)分后，達(dá)到畢業(yè)年限由教學(xué)點上報到省電大進(jìn)行畢業(yè)資格審核，省電大審核后將結(jié)果上報中央電大進(jìn)行終審，最后由中央電大為學(xué)生頒發(fā)畢業(yè)證書，達(dá)到學(xué)位條件的學(xué)生授予學(xué)位。
二、開放教育學(xué)籍管理的主要特點
1.個性化管理:現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育的特點是教育不受空間和時間的限制，教學(xué)上利用多媒體和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，教學(xué)形式上由原來以教為主變成以學(xué)為主，學(xué)生根據(jù)自己的情況選擇學(xué)習(xí)方式和學(xué)習(xí)時間進(jìn)行自主學(xué)習(xí)和個別化學(xué)習(xí)等。根據(jù)上述特點電大目前的學(xué)籍管理制度實行的是完全學(xué)分制的管理模式，允許學(xué)生自由選課，淡化了傳統(tǒng)的班級管理，逐步實現(xiàn)了從傳統(tǒng)的班級管理到學(xué)生的個別化管理。
2.管理的信息化和現(xiàn)代化:為滿足學(xué)生個性化學(xué)習(xí)需要，電大學(xué)籍管理工作中充分地利用了計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進(jìn)手段開發(fā)了多個教務(wù)管理和學(xué)籍管理的系統(tǒng)軟件，提高了工作效率和管理水平，轉(zhuǎn)變了管理觀念、改革了傳統(tǒng)的管理方式實現(xiàn)學(xué)籍管理手段的現(xiàn)代化和信息化。
三、目前電大學(xué)籍管理中存在的問題
雖然開放教育的學(xué)籍管理使用了先進(jìn)的管理手段，但是由于實行學(xué)生自主選課，個別化管理，也給學(xué)籍管理工作帶來了一些問題:
1.入學(xué)注冊數(shù)據(jù)帶來的問題:人學(xué)的電子注冊數(shù)據(jù)是學(xué)籍管理中的一個重要的環(huán)節(jié)，教育部實行學(xué)籍學(xué)歷電子注冊后，人學(xué)的電子注冊數(shù)據(jù)是學(xué)生人學(xué)資格、畢業(yè)審核、學(xué)歷上網(wǎng)的主要數(shù)據(jù)來源和依據(jù)，但是由于招生人學(xué)時間緊，教學(xué)點分散，操作人員疏忽等原因帶來了人學(xué)電子注冊數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)的不完整、不準(zhǔn)確直接影響學(xué)生畢業(yè)證書的頒發(fā)和學(xué)歷證書的網(wǎng)上認(rèn)證，給后續(xù)的一系列工作帶來了很大的麻煩。
1.自主選課和課程注冊帶來的問題:完全學(xué)分制允許學(xué)生自主選課打破了傳統(tǒng)的班級管理的方式，但是部分學(xué)生自主選課時不根據(jù)專業(yè)規(guī)則要求存在多選、漏選、誤選的情況。另外由于開放教育辦學(xué)層次、專業(yè)和課程的多樣性，同一門課程在不同專業(yè)規(guī) 則中的學(xué)分和收費標(biāo)準(zhǔn)的不同給學(xué)籍管理的選課和注冊工作帶來了很大難度，學(xué)籍管理人員需要花費大量的時間統(tǒng)計、核實和修正學(xué)生的選課注冊數(shù)據(jù)。由于課程的設(shè)置和專業(yè)規(guī)則制定的不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn)性，使得課程注冊工作流程過于繁瑣，制約了完全學(xué)分制的實行。
2.成績和畢業(yè)審核的問題:開放教育的教務(wù)管理實現(xiàn)了考試過程和成績管理工作的計算機(jī)信息化管理，大大減輕了考試工作人員的工作任務(wù)，但是由于辦學(xué)層次和專業(yè)的多樣性，出現(xiàn)部分相近名稱課程的ID(課程代碼，ID不同則代表不同課程)不同但是試卷相同的情況，而計算機(jī)系統(tǒng)只認(rèn)ID不認(rèn)中文名稱，造成部分學(xué)生考試完后成績得不到認(rèn)證。這給學(xué)籍管理中的畢業(yè)審核工作帶來了麻煩也影響到了畢業(yè)證書發(fā)放的進(jìn)度。
四、通過對開放教育學(xué)籍管理工作分析，我們從實踐出發(fā)本著以人為本，一切為了學(xué)生利益的思想對學(xué)籍管理工作，提出以下改革意見和想法。
1、學(xué)籍管理規(guī)定的詳細(xì)化、公開化和透明化
學(xué)籍管理工作是一個涉及部門比較多的崗位，涉及的因素也很多，各部門的管理人員教師和學(xué)生對學(xué)籍管理制度了解不深，在處理問題的時候不按管理規(guī)定的要求，使得管理效率低下。因此必須制定一套符合電大成人開放教育特點的詳細(xì)學(xué)籍管理規(guī)定和相關(guān)文件匯編，另外建立專門學(xué)籍管理制度和文件查詢網(wǎng)站供學(xué)生和教師查詢，組織相關(guān)人員以各種形式學(xué)習(xí)文件精神，特別是提高學(xué)生對學(xué)籍管理和專業(yè)規(guī)則中的相關(guān)內(nèi)容的了解是減少錯誤的必要手段。達(dá)到規(guī)章制度人人熟悉，文件精神深人人心的效果，做到制度的詳細(xì)化、公開化和透明化。
2、規(guī)范課程的設(shè)置和專業(yè)規(guī)則的制定
對開放教育的課程開設(shè)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，包括必修和選修課，盡量做到能合并的課程進(jìn)行合并，同一課程在不同專業(yè)應(yīng)使用同樣的教材和試卷等，避免引起混淆。規(guī)范課程在不同專業(yè)中的學(xué)分設(shè)置等。對專業(yè)規(guī)則的制定嚴(yán)格把關(guān)，做到相對穩(wěn)定。逐步使課程注冊工作由過去的按年級專業(yè)制定收費標(biāo)準(zhǔn)過渡到以課程為收費標(biāo)準(zhǔn)。
3、加強(qiáng)學(xué)生選課工作的輔導(dǎo)和檢查制度
完全學(xué)分制后允許學(xué)生自主選課，但是學(xué)生對專業(yè)課程不甚了解存在先選和誤選情況。應(yīng)該建立完善的選課制度，不是把這個工作簡單地交給學(xué)生，而應(yīng)在每個專業(yè)設(shè)立多位專業(yè)教師作為輔導(dǎo)員，公開聯(lián)系方式，在公開網(wǎng)站上對所有專業(yè)的課程內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，對課程學(xué)習(xí)的先后順序進(jìn)行說明，使得每個學(xué)生在詳細(xì)了解本專業(yè)課程設(shè)置以后再安排專業(yè)輔導(dǎo)員指導(dǎo)他們進(jìn)行選課。另外每個教學(xué)點的管理人員要詳細(xì)核對學(xué)生的選課結(jié)果，如有錯誤及時進(jìn)行修正。
4、加強(qiáng)學(xué)籍檔案資料的管理
學(xué)籍檔案包括個人檔案和整體檔案。個人檔案是為每個學(xué)生設(shè)立的檔案信息如學(xué)生基本信息表、學(xué)籍卡等，整體檔案是針對某個年級專業(yè)的學(xué)生設(shè)立的檔案如錄取花名冊和畢業(yè)生花名冊、成績冊等。學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教務(wù)管理的基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性工作，因此保存好原始資料并建立學(xué)生電子檔案庫是學(xué)籍管理的重要工作。在實際操作的過程中每個學(xué)期派專人收集學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料并歸類編號按順序存放，同時根據(jù)紙質(zhì)檔案通過開發(fā)的系統(tǒng)管理軟件建立和完善電子檔案以方便信息的查詢和發(fā)布。
5、改革畢業(yè)審核工作流程
畢業(yè)審核環(huán)節(jié)處于教務(wù)管理工作的“出口”位置，直接關(guān)系到學(xué)校的聲譽(yù)和教務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。由于中央電大系統(tǒng)學(xué)生數(shù)量龐大，每個學(xué)期畢業(yè)證書辦理日期都較長，為使畢業(yè)生在最快的時間拿到畢業(yè)證書，改革畢業(yè)審核工作流程，加快畢業(yè)審核進(jìn)度是學(xué)籍管理的重要工作。
因此每個學(xué)期考試結(jié)束后，應(yīng)立刻對當(dāng)期需要畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)初審，將名單盡快發(fā)放到教學(xué)點核對，同時梳理相關(guān)問題，與考務(wù)和專業(yè)規(guī)則管理部門制定專門的畢業(yè)審核工作流程制度進(jìn)行聯(lián)動，發(fā)揮系統(tǒng)和技術(shù)的優(yōu)勢，對反映的問題作出及時有效的處理。開設(shè)專門的綠色通道加快畢業(yè)審核信息的上傳和下達(dá)。
6、不斷開發(fā)管理軟件，加強(qiáng)學(xué)籍管理的信息化建設(shè)
加強(qiáng)信息化的建設(shè)，加大對信息化建設(shè)的投人。根據(jù)實際工作的需要組織相關(guān)管理部門進(jìn)行情況的匯總和系統(tǒng)分析，聯(lián)合開發(fā)部門及時地制作處理相關(guān)任務(wù)的軟件項目，提高管理的工作效率。例如我們專門制作了“教務(wù)信息發(fā)布系統(tǒng)”、“教務(wù)數(shù)據(jù)上傳和下載系統(tǒng)”、“畢業(yè)生信息核對系統(tǒng)”、“在籍學(xué)生基本信息核對和修改系統(tǒng)”等。提高工作效率，加強(qiáng)計算機(jī)信息技術(shù)的知識和相關(guān)軟件使用的培訓(xùn)，使每個部門的管理人員熟悉業(yè)務(wù)流程和軟件的操作流程是提高學(xué)籍管理水平的重要環(huán)節(jié)。
7、提高學(xué)籍管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)水平
工作需要學(xué)籍管理人員總是與檔案管理軟件和數(shù)據(jù)處理軟件打交道，因此學(xué)籍管理人員需要對現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)有一定程度的了解，定期的培訓(xùn)是必不可少的。定期組織學(xué)籍管理人員進(jìn)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相關(guān)課程的學(xué)習(xí)，在學(xué)校管理制度上作出相關(guān)規(guī)定鼓勵學(xué)籍管理人員和其他管理人員積極參考計算機(jī)等級證書，參加相關(guān)軟件開發(fā)項目的研發(fā)，與網(wǎng)絡(luò)中心的教師組織知識交流活動可以快速地提高管理人員的信息技術(shù)水平，使之更能適應(yīng)現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育的教學(xué)和教務(wù)管理工作。
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