高校教學(xué)檔案信息化管理

　　【論文摘 要】高校教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，教學(xué)檔案管理信息化可以有效促進教學(xué)管理水平的提高。本文對教學(xué)檔案管理信息化提出了有效的方法，并針對存在的問題提出了相應(yīng)對策。 

高校教學(xué)檔案是高等院校對教學(xué)實施過程、教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師管理、實驗室管理的真實記錄，是在日常的教學(xué)活動中所形成的具有保存價值的原始記錄，可全面反映高等院校教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，也是評估教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。教學(xué)檔案管理是高校檔案管理工作的一個重要部分。隨著各個高等院校的教學(xué)水平評估的展開，教學(xué)檔案管理日趨重要。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化、化、網(wǎng)絡(luò)化管理方法的推進，實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理是提高教學(xué)檔案的管理水平，是提高高校教學(xué)管理水平的重要途徑。
　一、教學(xué)檔案管理的特點
　　教學(xué)檔案是教學(xué)過程中形成的原始，其特點如下：
1．教學(xué)原始性材料分類多，數(shù)量大。
教學(xué)檔案有來自上級各主管部門對教學(xué)工作、教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、實驗等方面的工作安排、管理制度、規(guī)定條例等，也有各教學(xué)單位對教學(xué)過程記錄的原始材料、教學(xué)工作安排的工作文件，還有教研室活動、教研室建設(shè)、學(xué)生活動、學(xué)生管理原始記錄和相關(guān)材料，分類較多；由于涉及到的內(nèi)容多、范圍大、人數(shù)多，因此檔案數(shù)量相對較大。
2．教學(xué)檔案整理的周期性比較強
教學(xué)過程以學(xué)期為單位開展，原始材料的產(chǎn)生具有較強的周期性，因此，教學(xué)檔案整理歸檔應(yīng)按學(xué)期進行，形成周期性的檔案。
3．教學(xué)檔案學(xué)科專業(yè)性強
除了學(xué)生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專業(yè)性都比較強，在人才培養(yǎng)過程中，需要按不同的專業(yè)特色實施教學(xué)，各種教學(xué)活動存在很大的差異性，因此，不同學(xué)科專業(yè)院系的教學(xué)檔案的整理具有很強的學(xué)科專業(yè)特性。
4．教學(xué)檔案資料的形式多樣化
各個院系教學(xué)活動的形式多種多樣，有課堂教學(xué)、課外教學(xué)、課內(nèi)實驗、校內(nèi)實訓(xùn)、校外實習(xí)、野外考查、調(diào)研等。不同的教學(xué)活動所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，有紙質(zhì)材料、照片、光盤、標(biāo)本、樣本等，這種多樣性檔案原始資料，可以真實確切地反映多樣性教學(xué)活動的面貌，更能體現(xiàn)檔案的作用和價值。
二、教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
　　教學(xué)檔案管理由各個教學(xué)院系獨立完成，由于缺乏統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理，管理的信息化還處于初級階段，沒有充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理效率。
第一，以紙質(zhì)檔案為中心，管理對象是紙質(zhì)載體檔案，檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)大多是手工進行。
第二，電子檔案保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便。
第三，電子檔案保存比較分散，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沒有依靠強大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行系統(tǒng)集成，資源不能共享，導(dǎo)致很多檔案重復(fù)建檔，利用率低，利用手段單一。
第四，電子檔案查詢利用過程中，沒有有效的安全保障措施，在受到計算機病毒攻擊時，會使計算機系統(tǒng)癱瘓，電子檔案存儲目錄結(jié)構(gòu)遭到破壞，造成數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時會造成災(zāi)難性的錯誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全破壞。
第五，教學(xué)檔案管理獨立于校園網(wǎng)進行，沒有采用有效手段來協(xié)調(diào)各部門統(tǒng)一完成，不但造成校園網(wǎng)資源浪費，而且浪費大量的資源進行重復(fù)建設(shè)。
　三、教學(xué)檔案信息化管理方法
　　考慮到教學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，結(jié)合實際工作需要，進行了初步的探索，逐步實現(xiàn)信息化建設(shè)。
1．構(gòu)建有效多級網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案管理平臺，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，提高管理效率和檔案的利用率。
通過采用基于Web的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教學(xué)主管部門、教學(xué)院系、教研室的多級管理體系。Web系統(tǒng)的優(yōu)勢在于實施、維護簡單，特別是在校園網(wǎng)內(nèi)運行，通過設(shè)置訪問控制列表，可較好的實施安全管理策略，保證系統(tǒng)運行的安全性，提高整個系統(tǒng)運行效率。
2．系統(tǒng)采用多級存儲體系，提高檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性。
數(shù)據(jù)存儲采用磁盤、磁盤陣列、磁帶庫的多級存儲體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多級存儲，保證數(shù)據(jù)的安全。有效的實施RAID技術(shù)，一般情況下通過RAID 1（磁盤鏡象結(jié)構(gòu)）來確保數(shù)據(jù)安全，在條件允許的情況下通過RAID 5（分布式奇偶校驗的獨立磁盤結(jié)構(gòu)）方式，即可保證數(shù)據(jù)有較高的安全性，同時可以提高數(shù)據(jù)讀取的性能。
3．檢索工具多樣化，采用案卷檢索和全文檢索相結(jié)合的方式，提高查詢的效率和準(zhǔn)確度。
檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案的手段，是和利用檔案的工具。為了更加有效的進行檔案檢索，除了設(shè)置常用的分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄以外，還需要設(shè)置全文檢索，將檔案中的各種事物名稱、檔號、關(guān)鍵字等進行編排，通過輸入特定的詞來實現(xiàn)全庫數(shù)據(jù)檢索，可有效提高檢索效率，增強系統(tǒng)的實用性。
4．檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化分級實施，分學(xué)期完成。
由于教學(xué)檔案的分類多，檔案的產(chǎn)生涉及的部門較多，檔案數(shù)據(jù)的采集必須按不同的部門分別同步進行。對教學(xué)管理部門、教學(xué)單位、教研室等不同級別的處室分別規(guī)定數(shù)字化檔案的范圍，同步實施檔案數(shù)據(jù)采集，有效避免重復(fù)勞動或相互推諉。由于教學(xué)檔案的量較大，必須以學(xué)期為單位進行歸檔立卷，并有效的實施數(shù)據(jù)的化；對于類似學(xué)生活動等較為頻繁開展的活動需要縮短歸檔的周期。
5．檔案收集時，采用“雙套制”，在進行紙質(zhì)、實物檔案的歸檔的同時，還要有效的完成檔案的電子化。
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)示，所以對于有憑證作用的文件必須以紙質(zhì)形式保存；由于電子檔案的載體不穩(wěn)定性，加上電子檔案的易修改性，所以紙質(zhì)檔案的保存很有必要。歸檔時采用不同的編目方法，資質(zhì)檔案和電子檔案都必須在備注部分加以說明，注明對應(yīng)的電子檔案和紙質(zhì)檔案的檔案編號，以便利用時相互參照。
6．檔案的查閱采用分權(quán)分級流程審核方式，保證檔案的保密性。
由于教學(xué)檔案的查閱利用會涉及到教學(xué)管理的各個部門，而檔案的保密性針對不同的檔案內(nèi)容會有不同的要求，所以必須進行分級別、按權(quán)限進行查閱；對于低級別權(quán)限的用戶需要查閱高保密檔案時，必須嚴(yán)格執(zhí)行流程審批制度，層層落實責(zé)任，確保檔案信息的安全。
7．檔案管理采用專兼職結(jié)合，提高管理效率。
由于教學(xué)檔案的數(shù)量較大，給立卷歸檔和數(shù)字化帶來了很大的難度，如果僅有專職檔案管理員統(tǒng)一完成會有較大難度，必須采用專兼職結(jié)合，專職檔案員負責(zé)檔案歸檔的統(tǒng)一規(guī)劃、立卷、審核、等工作，兼職檔案員負責(zé)具體材料的裝訂歸檔，并完成檔案的數(shù)字化工作。
四、教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)存在問題的對策
　　教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于電子檔案建設(shè)會增加管理人員的工作量，在實施過程中存在較大阻力，我們必須克服困難，落實責(zé)任，保證建設(shè)的進程。
1．加強教學(xué)管理人員的檔案建設(shè)意識和信息化管理的意識
加強檔案意識，進一步增強做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，教學(xué)管理者發(fā)揚兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、默默無聞的優(yōu)良傳統(tǒng)的同時，要把檔案信息資源的利用價值與教職工的切身利益結(jié)合在一起，把檔案的服務(wù)意識貫穿在整個檔案的建設(shè)過程中，真正使教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)是利用最新的信息技術(shù)來服務(wù)檔案管理，信息化強調(diào)的不僅是軟硬件，更強調(diào)人、管理、技術(shù)之間的有機集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者對信息化有正確理解和足夠重視是信息化成功實施的關(guān)鍵。
2．不斷提高教學(xué)檔案管理者的能力
教學(xué)管理人員和教學(xué)檔案管理員計算機應(yīng)用能力會直接影響教學(xué)檔案信息化的進程。特別是教學(xué)管理人員存在年齡差異性、學(xué)歷差異性，導(dǎo)致計算機應(yīng)用能力參差不齊，對新知識接受能力也不同。因此必須針對不同人群制定不同培訓(xùn)計劃，以保證管理人員團隊的綜合能力的提高。
3．加強制度建設(shè)，把電子檔案建設(shè)落實到管理人員的業(yè)務(wù)考核中。
由于電子化教學(xué)檔案建設(shè)種類多、數(shù)量大、任務(wù)重，必須要求廣大教學(xué)管理者全員參與、專兼結(jié)合。為保證實施的有效性，在信息化的過程中需要加強制度建設(shè)，把建設(shè)任務(wù)制度化，并形成可以量化或者物化的指標(biāo)，作為教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)考核內(nèi)容。把建設(shè)任務(wù)與崗位責(zé)任有機結(jié)合，這樣才能夯實任務(wù)、落實責(zé)任，確保建設(shè)任務(wù)有效完成。
4．加大計算機硬件設(shè)備投入的力度
信息化建設(shè)中，除了需要大量的計算機以外，更需要配置較好的數(shù)字化設(shè)備，包括高速掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等，這些設(shè)備的需求也是電子化檔案建設(shè)的特色。
　五、總 結(jié)
高校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，加強教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)是強化教學(xué)管理的需要，是深化教學(xué)改革的需要，也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。但是教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是一項長期持續(xù)的工作，需要不斷提高信息化管理意識，不斷應(yīng)用最新的信息技術(shù)，不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，提高管理效率，更好的為教學(xué)服務(wù)。
參考文獻
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