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論ERP會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的實(shí)時(shí)控制

時(shí)間:2022-12-01 14:26:40 論文范文 我要投稿
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論ERP會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的實(shí)時(shí)控制

  【論文關(guān)鍵詞】 ERP 信息系統(tǒng) 會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制

  【論文摘要】 隨著Internet的高速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,企業(yè)生存和發(fā)展的外部發(fā)生了巨大的變化,企業(yè)信息化進(jìn)程逐步推進(jìn),企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning,即ERP)信息管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用。該系統(tǒng)的核心是在企業(yè)內(nèi)部通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈實(shí)現(xiàn)有效管理,要求通過企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的及時(shí)傳輸,實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)信息的實(shí)時(shí)控制。因此研究ERP環(huán)境下的實(shí)時(shí)控制,對(duì)從傳統(tǒng)會(huì)計(jì)控制向會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制過渡具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)普及和商務(wù)的興起,ERP軟件開發(fā)應(yīng)用日益廣泛,企業(yè)信息化程度逐步加深。利用先進(jìn)的信息技術(shù)改革傳統(tǒng)會(huì)計(jì),滿足信息時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)控制的要求,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程,提升內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系質(zhì)量,成為會(huì)計(jì)信息化管理研究的必然。

  一、ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制理論

事后算賬的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)往往在信息披露上存在一定的滯后性,“實(shí)時(shí)”則是指追求最有效的會(huì)計(jì)信息處理,一個(gè)控制系統(tǒng)如果其結(jié)果能夠立即作用或影響正在被控制的過程,即可被稱為實(shí)時(shí)控制系統(tǒng)。會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人員利用信息技術(shù)手段,對(duì)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)比和分析,通過、調(diào)節(jié)和約束促進(jìn)經(jīng)營活動(dòng),以實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)經(jīng)營效益的目標(biāo)。
企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning,即ERP)系統(tǒng)是一種企業(yè)管理思想的體現(xiàn),是一種全新的管理思想和管理模式。具有計(jì)劃的一貫性、管理系統(tǒng)性、數(shù)據(jù)共享性、動(dòng)態(tài)應(yīng)變性、模擬預(yù)見性、物流與資金流統(tǒng)一性等特征。數(shù)據(jù)的采集和業(yè)務(wù)處理互相融合互相支持,形成一個(gè)信息共享、有機(jī)結(jié)合的全方位管理板塊。ERP系統(tǒng)的核心是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),它與生產(chǎn)、銷售、人事、管理等子系統(tǒng)相互融合,集財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、會(huì)計(jì)和于一體,提供著預(yù)測(cè)、決策、計(jì)劃、控制所需的大量信息。這就要求傳統(tǒng)會(huì)計(jì)控制要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的改變,積極發(fā)展會(huì)計(jì)的實(shí)時(shí)控制理論。
目前,信息處理速度的加快為沒有時(shí)滯的實(shí)時(shí)控制提供了技術(shù)平臺(tái),傳輸網(wǎng)絡(luò)化為現(xiàn)代企業(yè)集中控制提供了可能。ERP系統(tǒng)中,通過各模塊的實(shí)時(shí)傳遞,將整個(gè)系統(tǒng)集成一體,供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)信息統(tǒng)一,實(shí)時(shí)地提供了反應(yīng)企業(yè)運(yùn)用狀況的貨幣量、實(shí)物量和時(shí)間量信息。

  二、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中實(shí)時(shí)控制的內(nèi)控方法
  
(一)傳統(tǒng)手工環(huán)境與ERP環(huán)境中內(nèi)部控制的區(qū)別
首先,與傳統(tǒng)手工環(huán)境相比,ERP環(huán)境中的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)變數(shù)更大,設(shè)計(jì)內(nèi)控體系時(shí)需針對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)制定具有高度適應(yīng)性的措施以滿足需要。
其次,較傳統(tǒng)手工環(huán)境,ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流與信息流同步進(jìn)行,既實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部控制執(zhí)行和信息采集合二為一的集成,也為事前、事中檢查和事后糾正的控制整合提供了條件。
再次,ERP系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)根據(jù)企業(yè)設(shè)置的控制標(biāo)準(zhǔn)在各業(yè)務(wù)控制點(diǎn)實(shí)施客觀控制,人工主觀控制大大減少,加強(qiáng)了企業(yè)的控制力度。
(二)ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的主要方法
將傳統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相互融合,在軟件中集成優(yōu)化,才能進(jìn)一步滿足ERP環(huán)境中會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的需要。
首先,分離ERP環(huán)境中的不相容職務(wù),將系統(tǒng)管理員、操作員、外來用戶等不同的操作者設(shè)定不同的權(quán)限。對(duì)負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理維護(hù)工作的系統(tǒng)管理員采用多人操作的內(nèi)部牽制方式,避免其利用職權(quán)擅自更改信息,進(jìn)行業(yè)務(wù)舞弊;管理員賦予操作員權(quán)限時(shí),堅(jiān)決執(zhí)行不相容職務(wù)分離的內(nèi)控原則,避免將需要分離的職務(wù)權(quán)限授予一人,重要的崗位可以設(shè)置兩個(gè)或兩個(gè)以上相同權(quán)限的操作員,實(shí)行崗位輪換制相互牽制;對(duì)于外來用戶,只提供查詢功能。
其次,為了解決企業(yè)管理中的監(jiān)管力度不足和信息不對(duì)稱等問題,需打破傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程,建立起財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的數(shù)據(jù)集成控制處理。企業(yè)集團(tuán)總部可以實(shí)行集團(tuán)信息的綜合應(yīng)用,在子公司內(nèi)設(shè)置業(yè)務(wù)流程管理的ERP,連接各子公司的部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),將會(huì)計(jì)信息的采集下放至各業(yè)務(wù)作業(yè)中,輸入系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)信息也自動(dòng)在各業(yè)務(wù)作業(yè)中完成加工,同一作業(yè)不同方面的會(huì)計(jì)信息快速綜合化地呈現(xiàn)于監(jiān)管之下。系統(tǒng)不僅能夠?qū)崟r(shí)報(bào)告會(huì)計(jì)信息,進(jìn)行預(yù)算實(shí)時(shí)管理,還可以實(shí)現(xiàn)信息共享,實(shí)時(shí)集中控制企業(yè)財(cái)務(wù)狀況。
再次,與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)不同,ERP系統(tǒng)中的大量數(shù)據(jù)都保存在存儲(chǔ)介質(zhì)上,業(yè)務(wù)軌跡查詢困難,應(yīng)通過設(shè)置系統(tǒng)日志保留資料,加大內(nèi)部控制。日志系統(tǒng)記錄操作用戶使用軟件、調(diào)用程序、訪問文件和目錄的起止時(shí)間,以及對(duì)文件數(shù)據(jù)的增刪改與復(fù)制的操作等,日志系統(tǒng)中資料增多后需有轉(zhuǎn)存和備份等維護(hù),保存完整詳實(shí)的審計(jì)線索,以滿足企業(yè)內(nèi)部稽查和外部審計(jì)的需要。
此外,傳統(tǒng)內(nèi)部控制中包括風(fēng)險(xiǎn)控制,在ERP下,企業(yè)也要在系統(tǒng)中建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和識(shí)別系統(tǒng),當(dāng)遭遇企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)該系統(tǒng)立刻啟動(dòng),實(shí)時(shí)地進(jìn)行分析風(fēng)險(xiǎn)、調(diào)動(dòng)資源、制定應(yīng)急方案,事后進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn),以達(dá)到不斷提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防御和風(fēng)險(xiǎn)的水平。

  三、會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制體系的架構(gòu)

企業(yè)要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)控制目標(biāo),除了接納并推行會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制理論、掌握實(shí)時(shí)控制方法之外,還需構(gòu)建實(shí)時(shí)控制的IT環(huán)境,進(jìn)行會(huì)計(jì)流程的再造,綜合系統(tǒng)地架構(gòu)其會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制體系。
首先,會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的IT環(huán)境通常包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件,網(wǎng)絡(luò)是信息分享的平臺(tái),數(shù)據(jù)庫負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件進(jìn)行企業(yè)信息的采集加工。只有做到集團(tuán)信息集成和企業(yè)間過程集成的企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)才能支持實(shí)時(shí)控制,傳統(tǒng)企業(yè)的部門間信息集成所形成的信息孤島,根本無法滿足會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的前提條件。因此,構(gòu)建會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的IT環(huán)境,研究滿足實(shí)時(shí)控制所需的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu),是實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制的前提。
其次,再造ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)流程。傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)流程是建立在勞動(dòng)力分工的理論基礎(chǔ)之上的,會(huì)計(jì)流程遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)流程,信息的采集加工遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)活動(dòng),對(duì)于業(yè)務(wù)信息的反映,會(huì)計(jì)信息存在嚴(yán)重的滯后性。而且,會(huì)計(jì)信息屬于事后核算,無法對(duì)活動(dòng)實(shí)行實(shí)時(shí)控制,會(huì)計(jì)流程和管理流程相脫離,嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。
再造ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)流程可做到信息的集成性,從會(huì)計(jì)信息的采集、處理和輸出三個(gè)方面而言,業(yè)務(wù)作業(yè)一經(jīng)發(fā)生,各部門的信息子系統(tǒng)便加以收集,并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到數(shù)據(jù)庫中保存,當(dāng)信息使用時(shí),可通過驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)主動(dòng)獲得;ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)核算的整合,實(shí)現(xiàn)雙向信息的迅速溝通;由于再造會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的互動(dòng)性,用戶可以對(duì)信息進(jìn)行定制,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理后生成用戶需要的信息,通過網(wǎng)絡(luò)傳遞出去,滿足企業(yè)和各種信息使用者的需要。要滿足企業(yè)信息用戶的需要,就必須在利用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)延伸和改進(jìn)處理信息的質(zhì)量和實(shí)效性提供可靠保證的同時(shí),也為會(huì)計(jì)人員成為信息專家或理財(cái)專家提供必要的條件。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)收集數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)的自動(dòng)化后,人員可將精力用于支持經(jīng)營控制決策和支持戰(zhàn)略決策,會(huì)計(jì)流程再造的終點(diǎn)也將從出具系列會(huì)計(jì)報(bào)表轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲С謶?zhàn)略決策和經(jīng)營控制的實(shí)時(shí)、有效的信息。
此外,隨著現(xiàn)代企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)控制的要求越來越高,會(huì)計(jì)控制逐步由事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮小⑹虑翱刂,由適時(shí)控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制,由轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y金運(yùn)動(dòng)與業(yè)務(wù)流程控制,由單一要素控制轉(zhuǎn)變?yōu)樽鳂I(yè)鏈控制。會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制可以根據(jù)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的過程,建立供、產(chǎn)、銷及庫存和財(cái)務(wù)的實(shí)時(shí)控制模式,也可根據(jù)企業(yè)集團(tuán)之間的資金運(yùn)動(dòng)建立實(shí)時(shí)控制模式,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)整個(gè)價(jià)值鏈的增值和資金的效能提高。
總之,ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制是信息化管理變革中的新型會(huì)計(jì)控制理論,它存在特有的控制特點(diǎn)和控制方法,并在IT環(huán)境影響下,通過ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)流程的再造和會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制模式的建立,協(xié)同作用各因素,綜合架構(gòu)起實(shí)時(shí)控制體系,爭取最大化地發(fā)揮會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制的作用,支持企業(yè)管理戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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