新建本科院校教學檔案的優(yōu)化管理
論文關(guān)鍵詞：新建本科院�！〗虒W 優(yōu)化 論文摘要：教學檔案服務于高校的教學工作，是高校檔案的主體和重心。分析了教學檔案在高校教學和管理中的作用和地位以及目前教學檔案工作中存在的問題和不足，為充分發(fā)揮教學檔案的作用，更好地服務于高校的教學改革和教學研究等工作，新建本科院校必須加強和優(yōu)化高校教學檔案的管理。
近年來，隨著事業(yè)的蓬勃發(fā)展，許多高校紛紛合并升格，學生人數(shù)劇增，檔案的數(shù)量也隨之增加。如何優(yōu)化教學檔案的管理，已成為新建本科院校的當務之急。筆者就新建本科院校教學檔案管理的意義、存在的問題及解決的途徑談些看法。
一、優(yōu)化新建本科院校教學檔案管理的意義
教學是高校教育的核心內(nèi)容，教學檔案是衡量高校教學質(zhì)量、學術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。教學檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。
（一）教學檔案是教學工作的真實記錄和參考依據(jù)
教學檔案是高校教學業(yè)務部門在教學管理、教學實踐、教育研究活動等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是高校教學活動的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務包括學生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學活動實踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學錄像等，這些以影像為表現(xiàn)形式并輔以簡要文字說明的記錄，具有紀實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學活動中有力的輔助手段，在學校檔案工作中占據(jù)重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實地反映了高校的教學歷史全貌[1]。通過抽調(diào)審閱教學檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業(yè)設計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學工作的基本情況，同時還可作為教學管理考核的基本參照依據(jù)。
（二）教學檔案是進行教學科研的前提和基礎
教學工作離不開教學檔案。教學檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學校每個院系的實際教學水平。對歷年學生的測試成績及教師教學檢查的分析，可以看出教學水平的提高與否；對歷年試題的檢查，學生違紀情況分析，能直觀地反映出教學管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應增強教學工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視[2]，以此來促進教學管理，提高教學水平。
（三）教學檔案有助于推動教師隊伍建設
教師業(yè)務檔案是教學檔案的重要組成部分。隨著素質(zhì)教育的不斷推進，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進行，教師業(yè)務檔案發(fā)揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了教師的業(yè)務能力、學術(shù)水平和工作業(yè)績；在整體上，體現(xiàn)了學校的師資素質(zhì)、隊伍結(jié)構(gòu)和辦學水平。因此，認真搞好教師業(yè)務檔案的建立、保管和利用工作，將推動學校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設。教師業(yè)務檔案中客觀真實地記載著學歷、考核成績、業(yè)務水平，使校領(lǐng)導對教師的綜合評價有了可信的參考依據(jù)，這樣就能公正有序地進行教師的職稱評定、工資晉級、人事調(diào)整等相關(guān)事宜，進而對教師的切身利益進行決策，并有效激勵每位教師的事業(yè)心、進取心，提高教師群體的穩(wěn)定性，激發(fā)教師隊伍的創(chuàng)造力。
二、新建本科院校教學檔案管理存在的問題
目前新建本科院校檔案館雖然已購置了、打印機等設備，基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索等主要服務功能的計算機管理，但檔案信息網(wǎng)絡化建設還任重道遠，多數(shù)新建本科院校的教學檔案不全、不實，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。
（一）檔案規(guī)章制度滯后，陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有準確的定位。新建本科院校雖然學校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數(shù)新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數(shù)新建本科院校制定了教學檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒有及時修改和補充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰(zhàn)，需執(zhí)行本科院校的新規(guī)定，檔案工作的開展處于尷尬的兩難境地。
（二）檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象
教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規(guī)范和科學的管理方法。教學檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運轉(zhuǎn)過程，應當依據(jù)檔案法規(guī)和標準實施科學化的管理。由于高校教學檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分教學檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不規(guī)范或者收集不完整等，其共性特征表現(xiàn)為：重收存，輕整理；重共性材料，輕個性材料；多頭歸檔，重復設檔。這些現(xiàn)象嚴重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的、物力和財力浪費。
（三）檔案信息化程度偏低，資源開發(fā)利用不夠
當今化檔案信息已日益成為信息服務的重要載體，檔案信息化程度偏低將會直接導致教學檔案資源的開發(fā)利用效率不高。教學檔案管理由于涉及的專業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁，各教學部門若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，則會給全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開發(fā)利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。同時，教學檔案利用的好與壞，也從一個側(cè)面反映了高校辦學水平的高低。
三、如何優(yōu)化新建本科院校教學的
教學檔案是高校檔案的重要組成部分，其作用十分重大。優(yōu)化和加強高校教學檔案的管理，是新建本科院校檔案建設工作重要的一環(huán)。
（一）高度重視，建立健全教學檔案管理制度
教學檔案是高校教學工作情況的真實具體反映，是衡量高校教學水平的重要依據(jù)。由于檔案工作自身的性質(zhì)和特點，檔案部門常處于被公眾所忽視的位置，新建本科院校各個部門應高度重視檔案工作，在人員和經(jīng)費上加大投入，建立健全教學檔案管理制度，加強檔案工作的宣傳，把檔案信息資源網(wǎng)絡化建設納入學校的議事日程和整體發(fā)展規(guī)劃，使檔案工作的發(fā)展與學校的教學科研等各項工作的發(fā)展同步前進，使檔案機構(gòu)設置、庫房建設、技術(shù)人員配備以及檔案現(xiàn)代化必需的經(jīng)費和技術(shù)裝備等真正落到實處。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，達到檔案管理質(zhì)量的提高，才能更好地為教學、科研以及各項工作服務。
（二）清理補充，作好現(xiàn)有教學檔案的分類整理
高等學校教學檔案資料的收集、整理、歸檔、、分析等工作是個連續(xù)性的動態(tài)管理過程，其管理的效能直接影響著檔案的質(zhì)量[3]。目前，新建本科院校的教學檔案盡管存在著材料缺失和管理混亂的情況，但仍然儲藏著大量的本校教學方面的原始資料，需要我們?nèi)ネ诰�、清理，并有針對性地進行整理、分類和必要的補充。教學檔案的分類必須遵循教學檔案形成的規(guī)律，盡量保持教學檔案的完整性和系統(tǒng)性。常見的分類方法有兩種：一是時間分類法，以年代來區(qū)分、排列、管理檔案，強調(diào)檔案的時間特征；另一種是性質(zhì)分類法，即按照材料內(nèi)容所反映問題的性質(zhì)來分類。最常用的方法是將兩者結(jié)合起來，即在體現(xiàn)一定的時間性的基礎上按教學檔案的性質(zhì)分類，既展示與時序交替的過程，又保持檔案資料內(nèi)在特征的有機聯(lián)系，使整個案卷組成一個有機整體，同時，各部分又具有相對獨立性，從而建立一個“完整、準確、系統(tǒng)、安全、有效”的檔案體系。
（三）重視培養(yǎng)，加快檔案技術(shù)人才隊伍建設
現(xiàn)階段不少新建本科院校教學檔案資料管理方式陳舊，多處于手工管理階段，院系檔案人員大多由兼任，教學檔案信息資源開發(fā)相對滯后，工作效率低。這樣落后的管理方式，勢必難以適應發(fā)展和高校教學工作檢查的要求，這就要充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，提升教學檔案管理的信息化。
因為網(wǎng)絡化管理要求檔案員具有較強的計算機、信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡管理等基本技能；新的檔案載體的出現(xiàn)，需要檔案員具有較高的專業(yè)保護意識和特殊技術(shù)保護水平；檔案開放和信息劇增，需要檔案員具備較高的鑒別檔案、獲取信息、篩選信息、反饋信息的鑒別能力和編研能力。新建本科院校檔案館要通過采取向外引進和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合、組織培訓和參觀交流相結(jié)合等方法來提高檔案人員的素質(zhì)，逐步建立一支數(shù)量充足、知識年齡職稱結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)覆蓋面廣的高素質(zhì)復合型檔案人才隊伍，以滿足高校檔案信息網(wǎng)絡化建設的需要。
（四）利用網(wǎng)絡，提高教學檔案資源利用率
當今，檔案資源信息化、檔案信息網(wǎng)絡化、檔案管理現(xiàn)代化已成為當代檔案管理工作的發(fā)展方向。為適應新形勢的發(fā)展，新建本科院校必須建立一套完整規(guī)范的校、院、系檔案管理系統(tǒng)，充分利用、縮微、光盤等先進技術(shù)與手段，變靜態(tài)管理為動態(tài)管理，將“死檔案”變成“活檔案”，將文字檔案變成電子檔案。同時，加強教學檔案信息資源的開發(fā)與利用。新建本科院校檔案部門要圍繞教育教學中心，努力更新思想觀念，加強檔案信息的需求研究，把重要的教學檔案信息編制成專題材料，一方面通過檔案網(wǎng)頁、校園網(wǎng)及其相關(guān)網(wǎng)絡豐富檔案信息量；另一方面擴大信息編研的范圍，加大開發(fā)檔案信息的深度。高校檔案部門要積極與其他職能部門協(xié)作，合理調(diào)配與充分整合分散的信息資源，建立高校檔案信息資源庫。比如:科研部門負責科研論著數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，教務部門承擔試題庫、電子課件、學籍異動等教學專題庫的建設任務。通過檔案文獻資源信息化建設，充分發(fā)揮網(wǎng)絡輻射作用，擴大檔案文獻資源交流渠道，實現(xiàn)新建本科院校檔案文獻信息資源共建共享，使檔案文獻信息資源建設達到新的水平。
結(jié)語
傳統(tǒng)的教學檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)無法跟上快速發(fā)展的形勢，新建本科院校著手組建一套完整的校、院、系電子檔案系統(tǒng)已勢在必行。我們要在日常教學和管理工作上認真扎實地做好教學檔案的收集和整理工作，優(yōu)化檔案管理，強化服務功能，充分發(fā)揮教學檔案的作用，促進新建本科院校檔案工作與其他各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
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