中職學(xué)校電子檔案管理策略

　　論文關(guān)鍵詞：中職 電子檔案 規(guī)范管理
　　論文摘要：網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到采,對學(xué)校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文擬通過對中職學(xué)校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析,探尋適合中職學(xué)校檔案管理的有效策略。
　　
　　隨著信息社會化的發(fā)展,電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點,正逐步代替紙質(zhì)文件,這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志,也是評估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。在職業(yè)院校學(xué)校檔案管理工作中,如何配合職業(yè)教育發(fā)展的需求,做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變,適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的環(huán)境,已成為目前學(xué)校檔案工作者越來越關(guān)注的話題。
　　
　　一、中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀
　　
　　(一)重視程度不夠,管理不規(guī)范
　　1　制度不完善,管理隨意性強(qiáng)。中職學(xué)校部門多,教育教學(xué)管理工作繁雜,如涉及到教務(wù)方面的工作有:教學(xué)計劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績管理、學(xué)籍管理等等。由于工作繁雜,資料繁多,有些部門在計算機(jī)上起草制作的文件,經(jīng)常被忽視,沒有采取很好的保護(hù)措施,甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作,使其與打印出來的紙質(zhì)文件不相同,從而失去了歸檔保存的意義。
　　2　歸檔程序不明確,存儲載體不安全。目前很多中職學(xué)校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確,存儲過于分散,未實現(xiàn)集中脫機(jī)保管,計算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題,電子文件可能丟失;一些學(xué)校的電子文件只是簡單地保存在計算機(jī)硬盤存儲器上,或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質(zhì),一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題�；蜍洿疟P遭到損壞,極有可能造成電子文件遭到破壞,甚至全部丟失的嚴(yán)重后果。
　　3　歸檔不鑒定,真?zhèn)尾槐鎰e。歸檔電子文件的真假與價值,需要做辨別及鑒定,如果電子存檔只是將計算機(jī)上所有的文件都存到光盤上,這樣歸檔,一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的,另一方面是使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中,給歸檔的管理帶來諸多不便。
　　
　　(二)專業(yè)人才缺乏。設(shè)備落后
　　中職學(xué)校電子文件的歸檔工作,不但必須具有一支具備一定的檔案專業(yè)知識、較好的計算機(jī)操作技能的人才隊伍,還要引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備,及相應(yīng)的管理軟件,這樣才能充分發(fā)揮專業(yè)人才的作用。
　　
　　二、中職學(xué)校電子檔案管理對策
　　
　　(一)健全規(guī)章制度,完善管理體系
　　1　明確分工,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實事求是地記錄學(xué)校各項工作、活動,記錄教師工作業(yè)績、學(xué)生情況等等,這些是學(xué)�？偨Y(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進(jìn)行決策、處理各種問題最有價值的參考資料,是教師評先晉級的憑證,學(xué)生成長的記錄。因此中職學(xué)校要明確學(xué)校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工,形成科學(xué)的檔案管理體系,發(fā)揮檔案積極作用,促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。
　　2　規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié),檔案收集工作如何,對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的收集歸檔是否有序規(guī)范,不僅會影響檔案的完整性,而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說,電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié),是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索的要求時,或者從保留文件重要修改過程的信息考慮,則應(yīng)對其進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,則應(yīng)及時收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系,尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件,應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。并應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。
　　3　嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔,是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件,經(jīng)過整理確定檔案屬性后,從計算機(jī)的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上,拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲載體上,以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,如果是電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認(rèn)證工作,運(yùn)用“雙套式”管理模式,將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份,并分別歸檔管理,形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。
　　目前在學(xué)校檔案管理中,為了便于保管和利用,兩套同版本的電子文件,一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管,另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。為確保電子文件的真實性,歸檔電子文件的格式,應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn),如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式,數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件,圖像文件宜采用JPG格式等,在對電子文件進(jìn)行歸檔的同時,應(yīng)注意對電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進(jìn)行說明,必要時運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
　　4　健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此,電子公文管理工作要得到強(qiáng)化,就必須建立相應(yīng)的核查制度,定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查,重點檢查歸檔文件是否完整,公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等等。
　　5　規(guī)范公文制作和控制程序。對形成的新的公文檔案要指定一個終端(專人或部門),各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送,確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu),便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實用”的原則,盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限,對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留,不可任意進(jìn)行刪除處理。
　　6　嚴(yán)格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,便于開發(fā)利用,學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批,嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明查閱目的。明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。
　　
　　(二)加大投入力度,充實硬件設(shè)備
　　中職學(xué)校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機(jī)刻錄設(shè)備,對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級。搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。
　　
　　(三)加強(qiáng)隊伍建設(shè),適應(yīng)技術(shù)發(fā)展
　　從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。一要注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才,充實檔案干部隊伍,建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍。如電子’計算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)人才,接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才,對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入,對在職人員進(jìn)行各種形式的再教育,使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能,以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。
　　
　　【參考文獻(xiàn)】
　　
　　[1]譚錚培,記電子文件鑒定的特殊性[J],檔案與建設(shè),2002(1)
　　[2]馬學(xué)華,高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討[J],黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2008(1)
　　[3]倪曉敏,淺談電子文件與電子檔案管理[J],機(jī)電兵船檔案,2006(5)
　　[4]韓杰,淺談電子文件和電子檔案管理的幾個問題[J],安陽師范學(xué)院學(xué)報,2003(6)
 

論文相關(guān)查閱：畢業(yè)論文范文、計算機(jī)畢業(yè)論文、畢業(yè)論文格式、行政管理論文、畢業(yè)論文       

【中職學(xué)校電子檔案管理策略】相關(guān)文章：

服務(wù)營銷策略在中職學(xué)校管理中的應(yīng)用11-18

如何加強(qiáng)中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理02-22

談中職學(xué)校數(shù)學(xué)教學(xué)現(xiàn)狀與改進(jìn)策略研究11-19

中職學(xué)校課堂問題行為的產(chǎn)生及應(yīng)對策略11-18

中職學(xué)校電子商務(wù)專業(yè)的實踐教學(xué)11-19

中職學(xué)校專業(yè)教師教育素質(zhì)培養(yǎng)策略11-19

對中職學(xué)校電子專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行入門教育研究11-18

從教育評估談中職學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)12-06

中職學(xué)校心理健康教育的策略論文（精選6篇）03-30

電子營銷策略論文03-13