會(huì)計(jì)信息化背景下高校網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的問(wèn)題及對(duì)策
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人與人之間溝通方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，微信逐漸成為了目前人們溝通的主要方式。那么，會(huì)計(jì)信息化背景下，高校網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)還存在哪些問(wèn)題呢?
高校網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的主要流程為：高校教職工登錄學(xué)校網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)→根據(jù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的類(lèi)型，填寫(xiě)相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)→選擇經(jīng)費(fèi)編碼、預(yù)算指標(biāo)以及結(jié)算方式等信息→填報(bào)信息核對(duì)無(wú)誤后保存并送審→打印網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單，履行相應(yīng)的簽字審批手續(xù)后，連同原始票據(jù)一同送至財(cái)務(wù)部門(mén)初審窗口→初審?fù)ㄟ^(guò)后，由會(huì)計(jì)人員對(duì)教職工填制的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行審核通過(guò)后，生成記賬憑證。
一、高校網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的特點(diǎn)
(一)提高了報(bào)銷(xiāo)的工作效率
對(duì)于報(bào)賬人員來(lái)說(shuō)不再需要排隊(duì)等候報(bào)銷(xiāo)，履行完網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的流程后，便可隨時(shí)在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)查詢(xún)報(bào)銷(xiāo)的進(jìn)度，減少了報(bào)賬人員報(bào)銷(xiāo)所用的時(shí)間，也緩解了報(bào)銷(xiāo)排大隊(duì)的情況;對(duì)于會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置了超預(yù)算、超范圍的審核規(guī)則，預(yù)算額度、預(yù)算指標(biāo)與經(jīng)濟(jì)科目的匹配等都由系統(tǒng)控制，會(huì)計(jì)人員只需做好相關(guān)票據(jù)的審核工作，降低了會(huì)計(jì)核算的差錯(cuò)率，提高了財(cái)務(wù)工作的效率。
(二)提高了經(jīng)費(fèi)使用的效率
報(bào)賬人員在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)填寫(xiě)的報(bào)銷(xiāo)金額要在經(jīng)費(fèi)可用額度范圍內(nèi)，如果超出相應(yīng)的額度，填寫(xiě)的報(bào)銷(xiāo)單將無(wú)法保存。報(bào)賬人員也可以通過(guò)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)查詢(xún)相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，及時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)的去向、查詢(xún)經(jīng)費(fèi)可用額度，合理安排開(kāi)支，提高了經(jīng)費(fèi)的使用效率[1]。同時(shí)，報(bào)賬人員只有在部門(mén)或項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的負(fù)責(zé)人授權(quán)后才可以進(jìn)行相應(yīng)的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)，這也在一定程度上規(guī)避了經(jīng)費(fèi)被盜用或錯(cuò)用的風(fēng)險(xiǎn)。
(三)提升了財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平
網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)實(shí)現(xiàn)了從“報(bào)銷(xiāo)難、排長(zhǎng)隊(duì)”到“無(wú)等候報(bào)銷(xiāo)”的轉(zhuǎn)變，報(bào)賬人員無(wú)需再耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去排隊(duì)等候報(bào)銷(xiāo)，大大的拉近了財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員之間的距離，提升了報(bào)賬人員對(duì)財(cái)務(wù)政策的理解。同時(shí)，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的增多也為財(cái)務(wù)工作人員提供了一個(gè)相對(duì)安靜、和諧的工作環(huán)境。不僅提高了廣大師生對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的滿意度，也提升了財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平。
二、高校網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)存在的問(wèn)題
(一)部分報(bào)賬人員不適應(yīng)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)
推行網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)，需要報(bào)賬人員了解網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的操作流程、授權(quán)機(jī)制、報(bào)銷(xiāo)模塊等相關(guān)信息，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單的所有信息的填寫(xiě)都需要由報(bào)賬人員來(lái)完成，有些報(bào)銷(xiāo)單填寫(xiě)的內(nèi)容也比較復(fù)雜，例如差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，需要報(bào)賬人員填寫(xiě)出差行程、計(jì)算差旅補(bǔ)助等。
有些報(bào)賬人員對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)操作系統(tǒng)不適應(yīng)或是忙于教學(xué)與科研，不愿花費(fèi)太多的時(shí)間去學(xué)習(xí)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)。
因此，他們?nèi)匀粫?huì)選擇傳統(tǒng)的排隊(duì)等候的報(bào)銷(xiāo)方式，這也在一定程度上限制了網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的推廣。
(二)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)返工率高，信息反饋不暢通
報(bào)賬人員選擇網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)后，無(wú)需在財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)等候。
會(huì)計(jì)人員在審核的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到報(bào)賬人員粘貼的票據(jù)不合規(guī)、報(bào)銷(xiāo)簽字審批手續(xù)不全、指標(biāo)與經(jīng)濟(jì)科目選擇不符等問(wèn)題。
如果存在票據(jù)不合規(guī)等問(wèn)題時(shí)，報(bào)銷(xiāo)單則需要退回編制人，會(huì)計(jì)人員也會(huì)通過(guò)電話與報(bào)賬人員進(jìn)行溝通，需要報(bào)賬人員在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)重新填制，并遞交到初審窗口。
但在通過(guò)電話溝通的過(guò)程中，也存在著教職工忙于教學(xué)與科研沒(méi)有及時(shí)聯(lián)系到報(bào)賬人或是填寫(xiě)的聯(lián)系方式有誤等問(wèn)題，從而耽擱報(bào)銷(xiāo)。
隨著網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量的增加，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單的返工量也隨之增加，這就需要會(huì)計(jì)人員花費(fèi)大量的時(shí)間去與報(bào)賬人員進(jìn)行溝通，這也在一定程度上影響了報(bào)賬效率。
(三)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的財(cái)務(wù)審批功能不完備
報(bào)賬人員采用網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)后，報(bào)銷(xiāo)單的填制都在網(wǎng)上進(jìn)行，但簽字審批還要按照傳統(tǒng)的審批流程。
不同的經(jīng)費(fèi)、根據(jù)金額的大小都會(huì)履行不同的簽字審批流程，報(bào)賬人員需要等到報(bào)銷(xiāo)單上相關(guān)部門(mén)全部審批通過(guò)后，才可以將報(bào)銷(xiāo)單和原始票據(jù)交到財(cái)務(wù)初審窗口。
由于有些經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)金額較大，需要審批的部門(mén)較多，如果某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，整個(gè)審批過(guò)程花費(fèi)的時(shí)間就會(huì)增加。
由于網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)網(wǎng)上審批功能，這也在一定程度上阻礙了網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的推廣。
三、優(yōu)化高校網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的對(duì)策
(一)加大網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的宣傳和培訓(xùn)工作
面對(duì)新鮮事物都有一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，為了讓報(bào)賬人員更快的熟悉和適應(yīng)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)部門(mén)就要加大對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的宣傳力度，可以通過(guò)學(xué)校和部門(mén)主頁(yè)、學(xué)校公文流轉(zhuǎn)、微信群和QQ群等多種渠道宣傳網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)，并上傳和印發(fā)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)使用手冊(cè)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)操作流程、注意事項(xiàng)等相關(guān)資料，讓廣大師生充分了解網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的快捷和便利。
同時(shí)，也要有針對(duì)性的做好培訓(xùn)工作。
對(duì)于經(jīng)費(fèi)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，主要培訓(xùn)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的授權(quán)審批和查詢(xún)功能等相關(guān)內(nèi)容;對(duì)于學(xué)院及各部門(mén)的報(bào)賬人員，主要培訓(xùn)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的操作流程、經(jīng)濟(jì)科目的選擇以及常見(jiàn)的一些問(wèn)題的解答等。
(二)搭建信息化互動(dòng)平臺(tái)，加強(qiáng)雙方的溝通
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人與人之間溝通方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，微信逐漸成為了目前人們溝通的主要方式。
微信能夠隨時(shí)隨地的接收信息，能夠提供文字、圖片、語(yǔ)音、視頻等多種信息傳遞形式，更容易被廣大師生接受[2]。
通過(guò)搭建微信平臺(tái)，會(huì)計(jì)人員可以將審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給報(bào)賬人員，便于雙方的溝通聯(lián)系。
同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)可以將報(bào)銷(xiāo)相關(guān)規(guī)定、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的操作流程、常見(jiàn)問(wèn)題等發(fā)送到微信平臺(tái)。
報(bào)賬人員也可以對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中遇到的問(wèn)題隨時(shí)進(jìn)行咨詢(xún)。
通過(guò)搭建微信平臺(tái)，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員之間的溝通與交流，增進(jìn)了報(bào)賬人員對(duì)財(cái)務(wù)工作的理解，也提高了網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的成功率。
(三)完善網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的簽字審批功能
網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)簽字審批功能應(yīng)進(jìn)一步完善。
在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中，建立經(jīng)費(fèi)網(wǎng)上簽字審批功能模塊。
簽字審批模塊應(yīng)具有原始票據(jù)影像、網(wǎng)上審批、結(jié)果查詢(xún)等功能，達(dá)到動(dòng)態(tài)審批的效果。
報(bào)賬人員填制完成網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行送審，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)經(jīng)費(fèi)的類(lèi)型、報(bào)銷(xiāo)的額度、所屬部門(mén)等信息將網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的審批模塊，審批人員會(huì)根據(jù)網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的提示，隨時(shí)調(diào)閱網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單和原始票據(jù)影像，在網(wǎng)上完成簽字審批手續(xù)[3]。
報(bào)賬人員也可以在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)隨時(shí)查詢(xún)審批結(jié)果。
通過(guò)網(wǎng)上簽字審批系統(tǒng)的開(kāi)通，審批人可以隨時(shí)隨地進(jìn)行網(wǎng)上審批，提高了網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)單的流轉(zhuǎn)速度，從而提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的效率。
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