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小議企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用

時(shí)間:2023-02-20 04:45:49 會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì) 我要投稿
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小議企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用

  會(huì)計(jì)檔案的建立和管理,無(wú)論對(duì)提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴(yán)格會(huì)計(jì)制度,還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè),都起著不可估量的作用。那么,企業(yè)會(huì)計(jì)檔案如何管理呢?

小議企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與應(yīng)用

  摘要:會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)管理中起著舉足輕重的作用,隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)工作中不斷出現(xiàn)新情況、新問(wèn)題,會(huì)計(jì)檔案管理和運(yùn)用也就不可避免地出現(xiàn)了一些尷尬對(duì)峙。做為會(huì)計(jì)檔案管理人員,對(duì)于在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、想對(duì)策、提建議也就成了義不容辭的責(zé)任。

  關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案管理運(yùn)用

  一、會(huì)計(jì)檔案的作用

  1.憑證作用。會(huì)計(jì)檔案如實(shí)記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動(dòng)的全過(guò)程,利用它對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)管理、開(kāi)展專項(xiàng)工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

  2.依據(jù)作用。會(huì)計(jì)檔案又是會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查的主要依據(jù)。利用它可以進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的數(shù)量分析,并針對(duì)實(shí)際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。

  3.史料作用。通過(guò)對(duì)歷年會(huì)計(jì)檔案的研究,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)管理規(guī)律性特點(diǎn),總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡,加以借鑒,從而制定出可行性計(jì)劃、決策。

  二、會(huì)計(jì)檔案管理與實(shí)際運(yùn)用間存在的問(wèn)題與對(duì)策

  筆者經(jīng)過(guò)幾年對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理,認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理與運(yùn)用存在著一些尷尬對(duì)峙。淺敘如下:

  1.帳簿與憑證的對(duì)應(yīng)管理

  現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年,而其對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年,也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀,可相應(yīng)帳簿卻要獨(dú)自再行保管10年,而憑證是帳簿的原始依據(jù),這樣一來(lái)獨(dú)存的帳簿無(wú)疑就成了無(wú)本之木、無(wú)源之水。

  對(duì)策:配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。

  2.會(huì)計(jì)檔案中其它類的工資、獎(jiǎng)金的管理與實(shí)際

  工資、獎(jiǎng)金的保管期限是15年,而近年來(lái)卻有多起利用是工資、獎(jiǎng)金做為工齡錯(cuò)誤、遺失的唯一原始憑證(考勤表也可,而實(shí)際其又不在歸檔范圍中,故并未保存),使得我單位的工資、獎(jiǎng)金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫(kù)存而根據(jù)實(shí)際需要卻不能銷毀的尷尬。

  這一問(wèn)題的解決需要社會(huì)保險(xiǎn)、勞資、檔案等多個(gè)部門(mén)協(xié)商解決。

  3.財(cái)務(wù)機(jī)制資料與檔案裝具矛盾

  自2003年始我公司的財(cái)會(huì)帳簿、報(bào)表等改用“用友”軟件機(jī)制,可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會(huì)計(jì)檔案保管的裝具(標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒)一致。這也給管理帶來(lái)了很大不便,為了它的25年、15年壽命,我們不得不小心謹(jǐn)慎地再加工(去其邊角卻又不能傷其筋骨)。

  對(duì)策:制作時(shí)即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

  4.延期收集的必需及問(wèn)題

  會(huì)計(jì)檔案的收集為第三年,即考慮到財(cái)務(wù)工作實(shí)際的需要,在本會(huì)計(jì)年度結(jié)束后,其當(dāng)年產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)自行保管一年,以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要,之后次年再交于單位檔案部門(mén)正式進(jìn)入檔案管理階段,這其中就有了一個(gè)實(shí)際問(wèn)題—檔案的未及時(shí)收集(這是目前全國(guó)統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外),這樣經(jīng)過(guò)了一年后,檔案的收集齊全、完整,以及資料的破損、損耗等將很難把握。

  這就需要財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)協(xié)同動(dòng)作,財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)所暫管的上年度會(huì)計(jì)檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理;檔案部門(mén)也要經(jīng)常督促檢查,切勿有不在檔案庫(kù)房就不歸我負(fù)責(zé)的認(rèn)識(shí)和想法。

  5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)

  會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí),對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)賬應(yīng)獨(dú)立抽出,另行立卷,列入“其它會(huì)計(jì)檔案”,由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項(xiàng)完結(jié)五年后,或至超過(guò)法定期限—這時(shí)其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅,方可進(jìn)行銷毀。

  由此可見(jiàn),會(huì)計(jì)檔案(尤其是會(huì)計(jì)憑證,因?yàn)槠錇樵搭^)的銷毀與否,不能僅僅以保管期限為界,還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。

  6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價(jià)值等因素

  實(shí)際中,憑證的證據(jù)作用、查考價(jià)值是不會(huì)隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的,對(duì)欠債不還的企業(yè),哪怕已經(jīng)列入呆賬,債權(quán)人也可以保持對(duì)其隨時(shí)追索的權(quán)力;而涉及經(jīng)濟(jì)、民事、刑事等法律案件糾紛的時(shí)候,憑證更是隨時(shí)可以作為至關(guān)重要的呈堂證物,而一旦被銷毀,其損失難以彌補(bǔ)。

  因此,在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下,會(huì)計(jì)憑證是否能夠銷毀,還要考慮其社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束,這里也蘊(yùn)含著許多難以人為預(yù)料的因素。

  7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會(huì)造成另外一些困惑

  首先,隨著檔案的不斷增長(zhǎng),檔案部門(mén)要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財(cái)力,建設(shè)檔案庫(kù)房、購(gòu)買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理,這對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理來(lái)說(shuō),無(wú)疑是一個(gè)較重的負(fù)擔(dān)。其次,已過(guò)期的和未過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案混同保管,難以區(qū)分保管價(jià)值,無(wú)法對(duì)重要會(huì)計(jì)檔案實(shí)行重點(diǎn)保管,從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

  對(duì)于以上種種,不是檔案員本身可以單獨(dú)解決的,需要多方面的協(xié)調(diào)和動(dòng)作,因此,這種尷尬對(duì)峙還會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)存在。

  會(huì)計(jì)檔案的建立和管理,無(wú)論對(duì)提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴(yán)格會(huì)計(jì)制度,還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè),都起著不可估量的作用。因此,我們檔案管理人員要在做好對(duì)其的管理中,發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題,進(jìn)一步探索管理新模式,使會(huì)計(jì)檔案更好地為企業(yè)的改革與發(fā)展服務(wù)。真正做到,會(huì)計(jì)檔案放在檔案部門(mén)企業(yè)“放心”,財(cái)務(wù)人員“省心”,查找利用起來(lái)“舒心”。

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