會(huì)計(jì)電算化使用方法和技巧論文
全國(guó)移動(dòng)通信公司都使用新中大財(cái)務(wù)軟件,現(xiàn)將在使用中獲得的方法和技巧介紹給大家。本文主要講述帳務(wù)處理和會(huì)計(jì)報(bào)表中的有關(guān)方法和技巧。
一、帳務(wù)處理
(一)權(quán)限控制
財(cái)務(wù)主管應(yīng)對(duì)每個(gè)會(huì)計(jì)員的操作進(jìn)行控制。進(jìn)入系統(tǒng)管理中的權(quán)限管理,根據(jù)工作的需要對(duì)每位操作員進(jìn)行權(quán)限控制。對(duì)于制單人員,給予查詢(xún)權(quán)、錄入修改權(quán)、打印權(quán),對(duì)出納員應(yīng)給予帳務(wù)查詢(xún)權(quán)、銀行及對(duì)帳權(quán)和出納權(quán)(審核權(quán)),以便出納模塊和日常帳務(wù)模塊相互核對(duì)和日常收付憑證進(jìn)行出納,如果需要對(duì)某人進(jìn)行部分科目權(quán)限控制,首先在權(quán)限設(shè)置對(duì)話(huà)框中選擇“科目權(quán)限”,選擇部分科目,然后在權(quán)限管理對(duì)話(huà)框中選擇“科目權(quán)限表”,設(shè)置該人所對(duì)應(yīng)的科目代碼和名稱(chēng)。為了使科目設(shè)置更具有科學(xué)性,應(yīng)將科目設(shè)置權(quán)給予主管人員,以防其他人員增減科目名稱(chēng);為了保證數(shù)據(jù)安全可靠,不被外人盜竊,應(yīng)將數(shù)據(jù)備份權(quán)和恢復(fù)權(quán)賦予特定人員。對(duì)于審核員,應(yīng)給予審核權(quán),若要對(duì)某人某些科目金額上限審核權(quán)控制,首先給予其審核權(quán),然后進(jìn)入“權(quán)限管理一審核授權(quán)控制”,錄入相應(yīng)條件,比如金額在5000元以下的付款,該審核員具有審核權(quán),超過(guò)5000元,該審核員無(wú)此審核權(quán)。若要查詢(xún)某人的工作情況,可以從操作日志中查詢(xún)。
(二)初始設(shè)置
憑證類(lèi)型采用分三類(lèi)(收、付、轉(zhuǎn)),有利于憑證分類(lèi)、查詢(xún),也有利于現(xiàn)金流量表的編制。若要對(duì)各部門(mén)收入、成本費(fèi)用考核,部門(mén)核算方式應(yīng)選“核算到部門(mén)”;在科目設(shè)置中,為了使科目設(shè)置更加簡(jiǎn)練,便于記憶,比如全球通月租費(fèi),將科目代碼51010101設(shè)為部門(mén)核算,就可以知道各部門(mén)全球通月租費(fèi)收入,不需要將各部門(mén)月租費(fèi)收入再往下設(shè)明細(xì)科目(如:通信業(yè)務(wù)收入一全球通收入一月租費(fèi)一XX部門(mén))。部門(mén)設(shè)置采用代碼分級(jí)制,比如采用三位制,第一位表示部門(mén)性質(zhì),后兩位表示各部門(mén),若第一位上的“1”表示管理部門(mén),后兩位“01,,表示綜合部,“02”表示財(cái)務(wù)部,則綜合部的代碼為“101,”財(cái)務(wù)部的代碼為“102”,若第一位上的“2”表示生產(chǎn)部門(mén),后兩位數(shù)“01”表示交換中心,“02”表示基站維護(hù)中心,則交換中心的代碼為“201,”基站維護(hù)中心的代碼為“202”。這樣分類(lèi)便于記憶各部門(mén)代碼。
(三)基礎(chǔ)設(shè)置
在日常帳務(wù)處理中首先要對(duì)憑證處理進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置,憑證錄入方式選項(xiàng)的默認(rèn)日期為“當(dāng)天”,這樣保證制單日期與業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生日期相符:選擇“金額借貸自動(dòng)平衡”,有了借方數(shù),不需要再計(jì)算貸方數(shù),簡(jiǎn)化計(jì)算;憑證存入提示,應(yīng)將“附件未錄入提示”選上,有利于提醒未錄入的附件,與會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作相符。憑證處理方式選項(xiàng)中,應(yīng)選上“只能由制單人本人修改”有利于加強(qiáng)制單人的責(zé)任制;選擇“能刪除中間憑證”方便憑證處理;選擇“在憑證存入前檢查憑證的合法性”,有利于降低憑證錄入錯(cuò)誤率。
(四)快速處理
往來(lái)個(gè)人代碼設(shè)置采用5位制,前3位表示部門(mén),后2位表示人名,比如:綜合部王剛,其代碼為“10101”,前3位“101”表示綜合部,與部門(mén)設(shè)置相符,后2位“01”表示“王剛”。這樣設(shè)置便于記憶,在日常往來(lái)帳錄入中,直接錄入其代碼即可。
不常用的科目和多級(jí)科目助記化,對(duì)于那些不常用的科目,比如“壞帳準(zhǔn)備”,在設(shè)置科目或修改科目時(shí),在助記碼中填寫(xiě)“wzjb”,又如“長(zhǎng)期借款一應(yīng)付利息”,在助記碼中填入“cqjk-lx”。對(duì)于多級(jí)科目,比如“通信業(yè)務(wù)收入一全球通一數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)收入一手機(jī)上網(wǎng)”,在助記碼中填入“5-wap”,“5”表示“收入類(lèi)”,“wap”表示“手機(jī)上網(wǎng)”。對(duì)于一些常用摘要,可以采用助記碼,比如“差旅費(fèi)”設(shè)為“clf”。摘要助記碼程序設(shè)計(jì)需要進(jìn)一步放進(jìn),比如“付王剛差旅費(fèi)”,在憑證錄入的摘要欄中,只要錄入含有“clf”字段,就能顯示出“差旅費(fèi)”字:段,即錄入“付王剛clf”。
對(duì)每月按一定比例或一個(gè)數(shù)值結(jié)轉(zhuǎn)的憑證可設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證,比如每月結(jié)轉(zhuǎn)營(yíng)業(yè)稅金,在“日常帳務(wù)一憑證設(shè)置一設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證”中選擇“定義結(jié)轉(zhuǎn)公式”,在對(duì)話(huà)框中,錄入分錄號(hào)、憑證類(lèi)型、分錄名稱(chēng),金額來(lái)源公式中不需要錄入“=”,可以錄入運(yùn)算符號(hào),為了使借貸必相等,在其中一行錄入“phs ()”函數(shù)。
借:主營(yíng)業(yè)務(wù)稅金及附加(公式:die(5101)*0.03)
貸:應(yīng)交稅金—應(yīng)交營(yíng)業(yè)稅(公式:Phs ())
設(shè)置完畢,可以在“憑證處理—生成自轉(zhuǎn)帳憑證”運(yùn)行。
年終科目結(jié)轉(zhuǎn),方法一:以財(cái)務(wù)主管身份進(jìn)行帳務(wù)處理系統(tǒng),然后進(jìn)入“系統(tǒng)管理—其他控制—年結(jié)科目清零設(shè)置”。將損益類(lèi)科目結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)。方法二:在“日常帳務(wù)—憑證設(shè)置—設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證”中選擇“直接選擇結(jié)轉(zhuǎn)科目”,錄入分錄號(hào)、分錄名稱(chēng)、憑證類(lèi)型、憑證摘要等,“憑證借方”需要根據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)性質(zhì),比如將通信業(yè)務(wù)收入轉(zhuǎn)入本年利潤(rùn),“憑證借方”選“轉(zhuǎn)出方”,“結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容”選“貸方期末余額”,若將成本費(fèi)用轉(zhuǎn)入本年利潤(rùn),“憑證借方”選“轉(zhuǎn)入方”,“結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容”選“借方期末余額”,最后存入。
(五)打印
1、憑證打印(打印機(jī)以 HP5000為例)。首先選擇HP5000打印機(jī),查看打印機(jī)屬性選擇“紙張—自定義”,寬度設(shè)為260毫米,高度設(shè)為180毫米,再選擇“基本—橫向”。再進(jìn)入“帳務(wù)處理系統(tǒng)—日常帳務(wù)—基礎(chǔ)設(shè)置—憑證打印設(shè)置”,根據(jù)區(qū)公司要求采用自定義格式�，F(xiàn)以包頭分公司為例,收款憑證選擇“自定義格式5”,付款憑證選擇“自定義格式8”,轉(zhuǎn)帳憑證選擇“自定義格式7”,然后在該臺(tái)終端機(jī)上將三種憑證打印格式設(shè)好,然后將本終端的c: gzwprtfmf5、prtfmf7和prtfmf8,拷貝其他終端相應(yīng)目錄下,然后將打印機(jī)的屬性按照以上所述要求配置,即可完成各終端憑證打印格式設(shè)置。
2、帳簿打印。若打印明細(xì)帳,首先進(jìn)入打印機(jī)屬性對(duì)話(huà)框,將紙張?jiān)O(shè)為B4,基本設(shè)為橫向,然后進(jìn)入日常帳務(wù)—帳簿查詢(xún)打印—明細(xì)帳—多欄明細(xì)帳,選擇科目代碼、確定,選擇子科目,子科目一般最多選5個(gè),選擇格式4,然后確定,再輸入日期范圍即可。
3、報(bào)表打印。首先進(jìn)入報(bào)表處理系統(tǒng),點(diǎn)擊打印,選擇HP laserjet 5000pcl打印機(jī)屬性,然后在屬性對(duì)話(huà)框中將紙張?jiān)O(shè)為B4,基本設(shè)為橫向即可。
二、報(bào)表系統(tǒng)
(一)函數(shù)使用
參數(shù)按省后不省前的原則填寫(xiě)參數(shù),如借方發(fā)生額函數(shù)JFE(科目,月份,部門(mén)代碼,年度,帳套號(hào)),若表示本帳套當(dāng)月借方發(fā)生額,則參數(shù)填寫(xiě)為JFE(科目),若表示本帳套1月份借方發(fā)生額,則參數(shù)填寫(xiě)為JFE(科目,1),若表示本帳套上月借方發(fā)生額,則參數(shù)填寫(xiě)為JFE(科目,month () -1),若不為本帳套的數(shù),則其中月份、部門(mén)代碼、年度參數(shù)可以不填寫(xiě)。但“,”不能省,如:02帳套的當(dāng)月借發(fā)生額JFE(科目,,,,02)。有些函數(shù)其中參數(shù)不能省,如:表間引用函數(shù) REF()中的“單位代碼”,若有分組設(shè)置,則分組代碼不能省。在運(yùn)用表間引用函數(shù)REF(),要注意表間的.計(jì)算順序,如:資產(chǎn)負(fù)債表中的未分配利潤(rùn)是來(lái)源利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表,首先要計(jì)算利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表,然后計(jì)算資產(chǎn)負(fù)債表,才能保證“未分配利潤(rùn)”的金額在兩表中保持一致。
發(fā)生額指本月借方或貸方發(fā)生數(shù),凈額指本月借方減去貸方或貸方減去借方后的余額,累計(jì)發(fā)生額指本年借方或貸方累計(jì)發(fā)生額,累計(jì)凈額指本年借方累計(jì)數(shù)減去貸方累計(jì)數(shù)或貸方累計(jì)數(shù)減去借方累計(jì)數(shù)后的余額。
(二)保護(hù)報(bào)表
1、報(bào)表的單元格里的公式全部設(shè)置完畢后,在一般的情況下不需要修改,應(yīng)將此表保護(hù)起來(lái),以防他人或不小心將報(bào)表改動(dòng)。首先進(jìn)入報(bào)表處理系統(tǒng),然后打開(kāi)某張報(bào)表,點(diǎn)擊“文件—報(bào)表修改口令”,根據(jù)各自要求選擇相應(yīng)條件,輸入口令,然后確認(rèn)。
2、除財(cái)務(wù)主管以外的人看不見(jiàn)自己的報(bào)表的設(shè)置,首先財(cái)務(wù)主管在增加操作員時(shí),將權(quán)限設(shè)置對(duì)話(huà)框的左邊設(shè)置為“能查詢(xún)、修改擁有者為自己的報(bào)表”,權(quán)限設(shè)置對(duì)話(huà)框的右邊可以根據(jù)需要設(shè)置。如果要設(shè)為只能查詢(xún)而不能修改他人報(bào)表,只要將查詢(xún)權(quán)賦予即可。
3、改變計(jì)量單位。若要將以元為計(jì)量單位的報(bào)表改為以千元或萬(wàn)元等計(jì)量單位,首先進(jìn)入報(bào)表處理系統(tǒng),將該報(bào)表打開(kāi),選擇“文件—另存為”,在對(duì)話(huà)框中,將“報(bào)表數(shù)據(jù)”選為“化為千元”或“化為萬(wàn)元”等。
4、修改上級(jí)下傳報(bào)表的保護(hù)。假若上級(jí)已將報(bào)表格式做好,并某些單元格進(jìn)入保護(hù),然后下發(fā)給下一級(jí)。下一級(jí)單位接到報(bào)表后,若想對(duì)報(bào)表的保護(hù)單元格進(jìn)入修改,首先進(jìn)入報(bào)表處理系統(tǒng),選擇“建表”,在對(duì)話(huà)框中選擇“從原有報(bào)表格式中復(fù)制”,根據(jù)需要進(jìn)行選擇,然后確認(rèn),新建報(bào)表即將單元格保護(hù)進(jìn)行解除。
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