從數(shù)據(jù)庫(kù)角度學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)電算化論文
［摘要］ “數(shù)據(jù)庫(kù)”與“會(huì)計(jì)電算化”是電算化會(huì)計(jì)專業(yè)的必修課，在學(xué)習(xí)過程中，學(xué)生總覺得前者難，后者易。筆者認(rèn)為，通過探討它們之間的關(guān)系，在教學(xué)過程中將二者綜合起來(lái)，可以使“數(shù)據(jù)庫(kù)”課程變得簡(jiǎn)單易懂，從而深化學(xué)生對(duì)“會(huì)計(jì)電算化”這門學(xué)科的理解和認(rèn)識(shí)，提高學(xué)生學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)的興趣。
�。坳P(guān)鍵詞］ 數(shù)據(jù)庫(kù)； 會(huì)計(jì)電算化； 學(xué)習(xí)興趣
會(huì)計(jì)電算化專業(yè)的學(xué)生在學(xué)習(xí)“會(huì)計(jì)電算化”這門必修課之前，要學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)。對(duì)于中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生來(lái)講，“數(shù)據(jù)庫(kù)”這門課不太容易理解。在會(huì)計(jì)電算化的教學(xué)中，教學(xué)內(nèi)容側(cè)重于會(huì)計(jì)軟件的操作，簡(jiǎn)單易懂；而數(shù)據(jù)庫(kù)不單單是操作問題，它還有大量枯燥的數(shù)據(jù)庫(kù)原理。筆者從事“會(huì)計(jì)電算化”和“數(shù)據(jù)庫(kù)”課程的教學(xué)工作多年，針對(duì)學(xué)生的這些問題，在教學(xué)過程中從Ａｃｃｅｓｓ數(shù)據(jù)庫(kù)的操作開始，聯(lián)系其與會(huì)計(jì)電算化的關(guān)系，舉一反三，引導(dǎo)學(xué)生對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的學(xué)習(xí)興趣，既達(dá)到了數(shù)據(jù)庫(kù)的學(xué)習(xí)目的，又增強(qiáng)了他們對(duì)會(huì)計(jì)電算化的理解。
首先，明確數(shù)據(jù)庫(kù)的含義，從數(shù)據(jù)庫(kù)的角度深入理解電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的概念。
中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生沒有必要學(xué)習(xí)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)理論及編程，但是學(xué)會(huì)數(shù)據(jù)庫(kù)的基本概念和操作卻大有益處。Ａｃｃｅｓｓ數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)簡(jiǎn)單實(shí)用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，它是Ｏｆｆｉｃｅ的組件之一。它的強(qiáng)大功能主要體現(xiàn)在：數(shù)據(jù)表操作簡(jiǎn)單、易學(xué)易懂；可以通過向?qū)?chuàng)建表、查詢、窗體及報(bào)表；可以有效管理、分析數(shù)據(jù)等。通過學(xué)習(xí)Ａｃｃｅｓｓ數(shù)據(jù)庫(kù)的基本知識(shí)來(lái)了解電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是非常實(shí)用的，可以起到事半功倍的效果。
數(shù)據(jù)庫(kù)是按照一定關(guān)系組織起來(lái)的有聯(lián)系的數(shù)據(jù)集合，在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，所有的數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個(gè)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、管理嚴(yán)密的信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通常是指記錄下來(lái)的會(huì)計(jì)事實(shí)，是產(chǎn)生會(huì)計(jì)信息的源泉。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)數(shù)量龐大，分布在企業(yè)不同的業(yè)務(wù)部門，涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，需要經(jīng)過會(huì)計(jì)部門的不斷加工、處理才能形成有用的'會(huì)計(jì)信息，因此，會(huì)計(jì)是一個(gè)信息系統(tǒng)，它所服務(wù)的對(duì)象是現(xiàn)代企業(yè)組織，它向與企業(yè)利益相關(guān)的各個(gè)方面?zhèn)鬟f以財(cái)務(wù)信息為主的經(jīng)濟(jì)信息。那么，怎樣把二者結(jié)合起來(lái)呢？
會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要包括會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，從手工會(huì)計(jì)核算上來(lái)看，它們之間的聯(lián)系是：
首先取得反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證，然后根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證登記反映會(huì)計(jì)要素增減變化的記賬憑證，再根據(jù)記賬憑證登記賬簿，最后根據(jù)賬簿信息編制會(huì)計(jì)報(bào)表。電算化會(huì)計(jì)則強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出這一流程，會(huì)計(jì)信息由輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、保存會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理與轉(zhuǎn)換以及輸出會(huì)計(jì)信息構(gòu)成，它是一種有序排列的結(jié)構(gòu)。因此，把數(shù)據(jù)庫(kù)基本知識(shí)與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，學(xué)習(xí)一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)操作，可以讓學(xué)生明確學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)的意義，了解會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的開發(fā)原理。
其次，學(xué)習(xí)、認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)表，幫助學(xué)生認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所包含的基本內(nèi)容及存儲(chǔ)方式。創(chuàng)建了一個(gè)“庫(kù)”之后要在里面存放數(shù)據(jù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，這就是“數(shù)據(jù)表”，它是數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)表是按行和列組織起來(lái)的數(shù)據(jù)集合，一般具有特定的主題，可以將任何可用的數(shù)據(jù)放在表中。例如，在會(huì)計(jì)核算中首先要根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，在一張記賬憑證中不僅包含經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、內(nèi)容摘要，還包含了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)引起的會(huì)計(jì)要素的增減變化，即會(huì)計(jì)科目的內(nèi)容和數(shù)量的變化等，所有這些數(shù)據(jù)都可以放在一張數(shù)據(jù)表中，那么，這些數(shù)據(jù)如何在數(shù)據(jù)表中表現(xiàn)出來(lái)呢？
現(xiàn)實(shí)世界中客觀存在的事物一般都有多個(gè)屬性特征，一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生在會(huì)計(jì)記錄中可以表現(xiàn)為“發(fā)生時(shí)間”、“內(nèi)容摘要”、“會(huì)計(jì)科目”、“金額”、“附件張數(shù)”、“責(zé)任人簽名”等屬性。目前廣泛使用的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)由一系列二維表組成，二維表由行和列組成，表中的每一列表示數(shù)據(jù)的某一個(gè)屬性，在數(shù)據(jù)表中稱為“字段”；表中的每一行表示一個(gè)具體的屬性值，在數(shù)據(jù)庫(kù)表中稱為“記錄”。把發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄在記賬憑證中，主要包括“年月日”（即經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間）、“摘要”、“會(huì)計(jì)科目名稱”、“借方金額”、“貸方金額”等內(nèi)容，它們是一張數(shù)據(jù)表中的幾個(gè)字段，它們從不同方面表明了一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的屬性，在數(shù)據(jù)表中表現(xiàn)為不同的列；而這項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的具體內(nèi)容則以“行”的形式表現(xiàn)在表中，有多少筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就有多少這樣的“行”，它們被稱為數(shù)據(jù)表中的“記錄”。大量的記賬憑證就是通過這樣的“表”表現(xiàn)出來(lái)的。如果開發(fā)一個(gè)會(huì)計(jì)核算信息系統(tǒng)，首先就要設(shè)計(jì)表現(xiàn)和保存這些數(shù)據(jù)的“數(shù)據(jù)表”。如果操作財(cái)務(wù)軟件，就要明白輸入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保存在哪里了，它們是怎樣被保存的。
再次，通過數(shù)據(jù)表的操作，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)的屬性，讓學(xué)生更進(jìn)一步理解會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，進(jìn)而能規(guī)范會(huì)計(jì)軟件的操作。
明白了數(shù)據(jù)表的概念之后，還要學(xué)習(xí)一個(gè)重要概念：數(shù)據(jù)的類型。定義數(shù)據(jù)類型的目的是區(qū)別不同數(shù)據(jù)在輸入時(shí)的不同要求，即要遵循的相應(yīng)規(guī)則。例如，在輸入會(huì)計(jì)憑證中的摘要信息時(shí)，要明確輸入的是“文本型數(shù)據(jù)”，就要按照文本型數(shù)據(jù)的輸入要求進(jìn)行操作；輸入借方、貸方的金額時(shí)，就要按照“數(shù)字型數(shù)據(jù)”的輸入要求輸入數(shù)字，而不能輸入文本。
設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)的類型，還要對(duì)不同數(shù)據(jù)類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行屬性的設(shè)計(jì)。如定義數(shù)據(jù)的取值范圍，在數(shù)據(jù)表中就是定義字段的大小。這時(shí)，我們可以通過一些會(huì)計(jì)上的常識(shí)性知識(shí)去理解。如工資的計(jì)算，如果 職工的月工資不會(huì)超過萬(wàn)元，如何在輸入數(shù)據(jù)過程中防止異常數(shù)據(jù)？一張手工會(huì)計(jì)憑證的最大值是多少？這時(shí)很多學(xué)生會(huì)想到數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，進(jìn)一步又去思考小數(shù)點(diǎn)的問題，小數(shù)位的問題等。通過這些實(shí)例，學(xué)生很快明白了數(shù)據(jù)庫(kù)中的問題：
（１） 不同的數(shù)據(jù)可以通過定義其類型進(jìn)行區(qū)分。明確了這一點(diǎn)，學(xué)生在輸入數(shù)據(jù)時(shí)就不會(huì)輸入非法數(shù)據(jù)。例如輸入貨幣指標(biāo)時(shí)不能輸入文本，輸入數(shù)字型的文本就不能進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算。
�。ǎ玻� 不同類型的數(shù)據(jù)其屬性是不同的，可以通過定義其屬性提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。例如，一般情況下輸入會(huì)計(jì)憑證時(shí)不允許逆時(shí)，即輸入下一張憑證時(shí)其業(yè)務(wù)時(shí)間不能小于上一張憑證的業(yè)務(wù)時(shí)間，要對(duì)這一點(diǎn)進(jìn)行正確性驗(yàn)證，可以為其定義有效性規(guī)則。
這些問題都可以反映在會(huì)計(jì)軟件操作的規(guī)范性上，學(xué)生學(xué)習(xí)了數(shù)據(jù)表的相關(guān)操作之后，理解了數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)原理，對(duì)會(huì)計(jì)軟件的規(guī)范化操作要求就有了更深刻的認(rèn)識(shí)。明白了在會(huì)計(jì)軟件操作過程中為什么會(huì)有一些限制，出現(xiàn)操作錯(cuò)誤之后很快就能知道錯(cuò)誤所在。
最后，學(xué)習(xí)了數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)表之后，要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，在這個(gè)學(xué)習(xí)階段，可以通過創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目表與其他表之間的關(guān)系加深對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的認(rèn)識(shí)。
在電算化會(huì)計(jì)軟件的操作中，首先要進(jìn)行賬務(wù)系統(tǒng)的初始化。賬務(wù)系統(tǒng)的初始化是指將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化成適合本單位會(huì)計(jì)核算需要的專用會(huì)計(jì)軟件、將手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)中等一系列的準(zhǔn)備工作。在此除了要設(shè)置具體核算規(guī)則和方法外，還要輸入有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)的教學(xué)中可以此為突破口，通過建立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系，深入講解數(shù)據(jù)之間的勾稽關(guān)系。例如，數(shù)據(jù)庫(kù)中有一個(gè)重要的規(guī)則“參照完整性規(guī)則”，它屬于數(shù)據(jù)庫(kù)的表間規(guī)則系統(tǒng)，用于控制數(shù)據(jù)的一致性。在Ａｃｃｅｓｓ中使用這個(gè)規(guī)則，系統(tǒng)可以確保相關(guān)表中記錄之間的有效性，對(duì)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)表，如果只對(duì)其中的一個(gè)表進(jìn)行插入、更新或刪除操作，就會(huì)影響到數(shù)據(jù)的完整性。以會(huì)計(jì)科目表為例，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算首先要?jiǎng)?chuàng)建“會(huì)計(jì)科目”表，這一張數(shù)據(jù)表非常重要，任何單位在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)制度時(shí)首先要明確其進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所需要的會(huì)計(jì)科目，這是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中它是一個(gè)數(shù)據(jù)字典，填制記賬憑證、登記各種賬簿、編制報(bào)表都要以此為依據(jù)。因此，在一個(gè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)科目表與其他數(shù)據(jù)有著密切的聯(lián)系。
一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)不能只含有一張表，它由一系列表組成，更為重要的是這些表之間是有關(guān)系的，在數(shù)據(jù)庫(kù)中我們把這些關(guān)系分為3種：一對(duì)一關(guān)系、一對(duì)多關(guān)系、多對(duì)多關(guān)系。在創(chuàng)建會(huì)計(jì)科目表的過程中，要讓學(xué)生找出會(huì)計(jì)科目表與反映記賬憑證的數(shù)據(jù)表、反映各種賬簿的數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系。例如，在會(huì)計(jì)科目表中必須創(chuàng)建“會(huì)計(jì)科目編碼”字段、“會(huì)計(jì)科目名稱”，其他可根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建，在此應(yīng)當(dāng)明確“會(huì)計(jì)科目編碼”的含義，在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)，會(huì)計(jì)科目編碼的意義不很明顯，但是在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中會(huì)計(jì)科目編碼是數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，它便于檢索、分類及匯總，可以提高輸入速度，減少工作量。如果在會(huì)計(jì)憑證中輸入了一個(gè)在會(huì)計(jì)科目表中不存在的科目編碼，軟件就會(huì)提示這張憑證輸入錯(cuò)誤，那么，這個(gè)驗(yàn)證是怎么實(shí)現(xiàn)的呢？這就是“參照完整性”規(guī)則在起作用。首先在“會(huì)計(jì)科目”表與“會(huì)計(jì)憑證”表之間通過“會(huì)計(jì)科目編碼”字段創(chuàng)建一個(gè)“一對(duì)多”的關(guān)系，然后實(shí)施“參照完整性”規(guī)則，“會(huì)計(jì)科目編碼”字段在會(huì)計(jì)科目表中是主鍵，在會(huì)計(jì)憑證表中是外鍵，參照完整性規(guī)則要求不能在相關(guān)表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵的值，這樣在輸入會(huì)計(jì)憑證時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)非法數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的有效性。以此類推還可以創(chuàng)建其他表之間的關(guān)系，充分體現(xiàn)了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整。這種關(guān)系的創(chuàng)建，讓學(xué)生很容易理解什么是“關(guān)鍵字”，進(jìn)而理解了會(huì)計(jì)軟件操作中為什么賬簿的數(shù)據(jù)是從記賬憑證中得來(lái)的，而不是手工輸入的。
以上僅僅是“數(shù)據(jù)庫(kù)”與“會(huì)計(jì)電算化”之間相互關(guān)聯(lián)的一些小例子，通過以上學(xué)習(xí)，學(xué)生運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件時(shí)，不僅能規(guī)范化操作，還能知道這樣做的原因，從而激發(fā)其對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)這門課的興趣。他們覺得，原來(lái)數(shù)據(jù)庫(kù)沒有那么難，更深一步來(lái)講，要學(xué)會(huì)用數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件，而不是僅僅會(huì)使用會(huì)計(jì)軟件，那才是會(huì)計(jì)電算化專業(yè)的目標(biāo)。
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