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高校輔導(dǎo)員管理學(xué)生檔案之我見
學(xué)生檔案管理工作非一朝一夕之事，它是一個連續(xù)不斷的過程。那么，高校輔導(dǎo)員如何管理學(xué)生檔案呢?
摘要：高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長過程的重要信息，體現(xiàn)了學(xué)生每個階段的能力和不同的素質(zhì)。高校的不斷擴(kuò)招帶來學(xué)生人數(shù)的增加和學(xué)生檔案工作的繁重，這使得高校中一部分輔導(dǎo)員就充當(dāng)了兼職檔案員。因此，正確分析輔導(dǎo)員管理學(xué)生檔案的利弊所在，對于改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作有著重要的意義。
論文關(guān)鍵詞：高校輔導(dǎo)員,兼職檔案員,學(xué)生檔案管理
高校學(xué)生檔案是學(xué)生走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項重要憑證，有著難以替代的作用。近年來，由于高校的不斷擴(kuò)招，使得學(xué)生人數(shù)急劇增加，隨著而來的學(xué)生檔案工作日益繁重，這使得高校中一部分輔導(dǎo)員就充當(dāng)了學(xué)校兼職檔案員。作為輔導(dǎo)員來從事學(xué)生檔案管理工作，可謂利弊參半。
一、輔導(dǎo)員管理學(xué)生檔案的有利之處
1.緩解專職檔案員的工作壓力。當(dāng)前高校檔案信息量劇增，僅依靠有限編制的專職檔案員已是力不從心。專職檔案人員需要集中更多精力在貫徹執(zhí)行檔案政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作、利用檔案促進(jìn)高校部門工作，大力收集和開發(fā)檔案信息資源。檔案材料的收集、整理、入館之前鑒定就要更多依靠兼職檔案員的力量來完成。建立由輔導(dǎo)員任職的兼職檔案員隊伍，可以最大限度地緩解專職檔案員的工作壓力，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的完善。
2.提升學(xué)生檔案的質(zhì)量。大學(xué)四年里，與學(xué)生接觸最多的是輔導(dǎo)員，了解學(xué)生最多的是輔導(dǎo)員，與家長接觸最多的是輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員對學(xué)生的各項資料文件的來源去處掌握的較清楚。他們最先接觸第一手資料，能夠保證文件材料的齊全、完整、分類科學(xué)合理，能更準(zhǔn)確判斷文件材料的保存價值。因此，由輔導(dǎo)員來進(jìn)行學(xué)生檔案管理，可以迅速快捷的收集各類材料，補充完善學(xué)生的各類檔案資料，從而提升學(xué)生檔案的質(zhì)量。
3.有效促進(jìn)學(xué)生管理工作。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、各種社會實踐、家庭社會關(guān)系和經(jīng)濟(jì)狀況。輔導(dǎo)員可以充分借用這些信息來進(jìn)行學(xué)生管理工作。例如每學(xué)年結(jié)束，輔導(dǎo)員可以利用學(xué)籍表上的相關(guān)信息對學(xué)生進(jìn)行分析比較，表揚先進(jìn)鼓勵落后，以促進(jìn)良好班風(fēng)學(xué)風(fēng)的建設(shè)。
二、輔導(dǎo)員管理學(xué)生檔案的不足所在
1.學(xué)生檔案管理意識不強。樹立和強化檔案意識是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)。但是由于輔導(dǎo)員平時承擔(dān)著大學(xué)生思想政治教育、心理輔導(dǎo)、學(xué)生生活指導(dǎo)、就業(yè)指導(dǎo)等工作，平時幾乎沒時間進(jìn)行學(xué)生檔案管理。再加上輔導(dǎo)員的檔案管理工作只是作為兼職工作來進(jìn)行，在提升職務(wù)和職稱方面相對滯后于專業(yè)人士，使得作為兼職檔案員的輔導(dǎo)員工作積極性不高，不重視該項工作，一般從新生入校到畢業(yè)，只有在畢業(yè)生離校時才集中整理一次[1]。學(xué)生檔案長期無人查閱，很多應(yīng)該及時歸檔的材料都沒有被裝入，學(xué)生檔案里只是收集了一些最基本的資料，很多能反映學(xué)生個性與特長的材料都未被歸檔，從而使得學(xué)生檔案“千篇一律”，不能全面反映出學(xué)生的狀態(tài)和全貌。
2.規(guī)章制度不健全導(dǎo)致責(zé)任不清。受傳統(tǒng)“重教學(xué)、輕管理”的教學(xué)理念的影響，部分高校忽視管理隊伍的建設(shè)，尤其是作為兼職檔案員的這些輔導(dǎo)員的管理。高校輔導(dǎo)員的本職工作是進(jìn)行大學(xué)生思想政治教育，在監(jiān)督考評上也主要是以輔導(dǎo)員的考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核，與檔案管理牽涉不大，這就使得許多作為兼職檔案員的輔導(dǎo)員游離于檔案管理行列之外，究其原因，是沒有制定明確的規(guī)章制度，沒有給這些兼職檔案員一個明確的責(zé)任與分工，說明哪些事該干，哪些事不該干[2]。
3.輔導(dǎo)員檔案管理業(yè)務(wù)技能不過硬。作為一名合格的檔案管理者，需要具備相關(guān)的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)及與時俱進(jìn)的創(chuàng)新素質(zhì)。但是由于輔導(dǎo)員最初不是作為檔案員進(jìn)行培訓(xùn)與管理的，使得他們檔案管理素質(zhì)在不同程上存在欠缺。再加上學(xué)校在監(jiān)督與培訓(xùn)這些兼職檔案員時力度不夠，一些輔導(dǎo)員沒接受過專業(yè)的檔案管理方面的教育，連基本的檔案知識都不具備就“上崗”，管理理念陳舊落后，管理方法比較傳統(tǒng)，一切按經(jīng)驗辦事，缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新欲望。
上述原因直接造成了學(xué)生檔案質(zhì)量的下降，也間接造了成學(xué)生尤其是畢業(yè)生對自己的人事檔案不重視。學(xué)生檔案管理中存在的問題直接帶來了畢業(yè)生檔案的不齊全，不規(guī)范，等到用人單位審查時發(fā)現(xiàn)問題多多，從而耽誤畢業(yè)生的一系列事情，影響畢業(yè)生就業(yè)。
三、輔導(dǎo)員做好學(xué)生檔案管理工作對策研究
通過上述分析，我們應(yīng)看到，高校輔導(dǎo)員作為兼職檔案員進(jìn)行學(xué)生檔案管理可謂是各有利弊。但是，現(xiàn)如今學(xué)生數(shù)量的不斷增加和學(xué)生檔案的日益重要又讓我們不得不利用輔導(dǎo)員這一群體來進(jìn)行學(xué)生檔案管理。因此，如何充分有效地利用輔導(dǎo)員進(jìn)行學(xué)生檔案管理應(yīng)是每一所高校都應(yīng)考慮的現(xiàn)實問題。
1.制定詳細(xì)規(guī)章制度明確責(zé)任分工
學(xué)生檔案管理存在的問題之一就是責(zé)任不清，而責(zé)任不清的一個重要原因就是缺少明確的規(guī)章制度來給兼職檔案員一個明確的責(zé)任分工。輔導(dǎo)員作為兼職檔案員往往太忙，時間不夠用，為了完成相應(yīng)任務(wù)，找一些人幫忙，敷衍了事，造成了學(xué)生檔案收集、整理的不全面、不規(guī)范。因此，制定詳細(xì)的規(guī)章制度來明確輔導(dǎo)員作為兼職檔案員的責(zé)任分工，那樣輔導(dǎo)員就不是“身兼數(shù)職”，在規(guī)定時間完成規(guī)定的任務(wù)，從而使得歸檔更加快捷與通暢，也減輕了輔導(dǎo)員的負(fù)擔(dān)。
2.增大學(xué)生檔案管理監(jiān)督和培訓(xùn)力度
學(xué)校相關(guān)部門監(jiān)督和培訓(xùn)不到位也是導(dǎo)致輔導(dǎo)員忽視學(xué)生檔案管理的一個方面。定期開展檔案講座，宣傳檔案的重要性，這有利于提高輔導(dǎo)員對檔案的認(rèn)識。定期對學(xué)生檔案進(jìn)行檢查，有利于督促輔導(dǎo)員及時進(jìn)行歸檔，查漏補缺，提高學(xué)生檔案的利用率，把“死”的檔案變“活”[3]，從而更好地為廣大師生服務(wù)。定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案員尤其是兼職檔案員進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，相互取長補短，增強檔案員尤其是作為兼職檔案員的輔導(dǎo)員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
3.輔導(dǎo)員不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)
從輔導(dǎo)員自身角度來說，除了通過參加學(xué)校的各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)來提升自身素質(zhì)外，也需要自己主動學(xué)習(xí)和改進(jìn)管理方法。“工欲善其事，必先利其器”[4]，輔導(dǎo)員應(yīng)主動加強自身學(xué)習(xí)，具備基本的職業(yè)道德和檔案管理知識。同時，輔導(dǎo)員也應(yīng)不斷增強創(chuàng)新意識，更新傳統(tǒng)的檔案管理方式，結(jié)合本校實際注意收集那些能體現(xiàn)學(xué)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，增加學(xué)生心理、信用、個性、和特長等檔案資料，使學(xué)生檔案準(zhǔn)確、客觀地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，真正反映出大學(xué)四年學(xué)生的成長過程。
4.加強學(xué)生對自身檔案的認(rèn)識與重視
學(xué)生檔案管理存在的一些問題中，也有一些是因為畢業(yè)生自身對檔案的重視程度不夠引起的。因此，加強對學(xué)生的檔案教育非常有必要。在新生入學(xué)之初，輔導(dǎo)員可以利用新生建檔的時機(jī)向?qū)W生宣傳相關(guān)的檔案知識，讓學(xué)生在一進(jìn)入大學(xué)就意識到檔案的重要性。通過相關(guān)教育讓學(xué)生在思想上、行動上對檔案重視起來，并協(xié)助輔導(dǎo)員班主任進(jìn)行檔案材料的收集與整理，等到畢業(yè)時輔導(dǎo)員整理起來就能得心應(yīng)手。學(xué)生參與相關(guān)檔案的收集與整理，一方面有利于減輕相關(guān)工作人員的負(fù)擔(dān)，另一方面也能讓學(xué)生意識到檔案的重要性，不斷完善自身檔案材料，在畢業(yè)時得到一個真實、全面、個性的自我。
學(xué)生檔案管理工作非一朝一夕之事，它是一個連續(xù)不斷的過程。作為兼職檔案員的輔導(dǎo)員，如何充分合理地利用時間與資源進(jìn)行學(xué)生檔案管理，并依托學(xué)生檔案管理來促進(jìn)學(xué)生管理工作，也是體現(xiàn)自身工作能力與素養(yǎng)的一個重要憑借與依托。因此，輔導(dǎo)員需要不斷提升自身素質(zhì)，在圓滿完成專職工作的同時，做好兼職檔案員這一時代賦予我們的任務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]江歆楠.學(xué)生檔案管理的問題和對策[J].中國科技博覽，2010，(17)：251.
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[3]張韻.對高校兼職檔案員隊伍建設(shè)的思考[J].職業(yè)時空，2010，06(6):68-69.
[4]官莉萍.對輔導(dǎo)員做好高校兼職檔案員的若干思考[J].安徽文學(xué)(評論研究)，2008，(5)：270.
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