高職院校電子檔案管理工作思考
導(dǎo)語(yǔ)：隨著數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，高職院校的檔案管理工作，也面臨著一定的挑戰(zhàn)。院校運(yùn)用電子模式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高了工作效率，但在其管理的過(guò)程中，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。
一、引言
隨著技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的院校，利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行一定的管理工作。檔案，不僅是學(xué)生學(xué)習(xí)的見(jiàn)證，以后工作的憑借，也是學(xué)校本身發(fā)展的見(jiàn)證。檔案的有效管理，有利于學(xué)生的發(fā)展，也有利于整個(gè)院校的高效運(yùn)行，因此，高職院校也應(yīng)該結(jié)合時(shí)代的需求，不斷提升檔案管理力度，使其發(fā)展更加有序。
二、檔案管理遇到的問(wèn)題
高職院校運(yùn)用電子化的形式，對(duì)檔案進(jìn)行管理，改變以往的紙質(zhì)管理，加強(qiáng)管理的信息化，促進(jìn)工作效率的提升，而且也有利于數(shù)據(jù)的保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問(wèn)題：文件不可讀，由于電子化的管理模式，運(yùn)用的是電腦技術(shù)，這些技術(shù)會(huì)受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)文件不可讀現(xiàn)象，而且會(huì)導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)的丟失，影響檔案整體管理。[1]再有，重視力度的問(wèn)題，管理人員對(duì)電子化的模式，重視力度不大，只是將其認(rèn)為是數(shù)據(jù)、文件的副本，他們還是較為重視紙質(zhì)文件。
管理人員在這樣的意識(shí)指導(dǎo)下，沒(méi)有對(duì)電子檔案進(jìn)行打印、復(fù)印工作的處理，導(dǎo)致部分重要文件的丟失，影響整體的管理工作。[2]最后，安全問(wèn)題，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，有些人會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)竊取一些重要的文件，為其謀取利益，這樣的行為，中國(guó)也采取強(qiáng)有力的手段加以遏制，但是此種現(xiàn)象依然存在，因此，就會(huì)給院校的電子化檔案管理帶來(lái)很大的安全問(wèn)題。[3]
三、提升管理的對(duì)策分析
第一，對(duì)電子模式進(jìn)行科學(xué)化的管理。由上面的論述可知，電子模式在系統(tǒng)升級(jí)或者環(huán)境變化等情況下，會(huì)導(dǎo)致文件的不可讀。針對(duì)這一問(wèn)題，要對(duì)電子管理模式，進(jìn)行科學(xué)化的管理。具體而言，在電子模式化下，推行著錄文件儲(chǔ)存的方式，以確保文件的可讀性。另外，管理人員需要注意的是，如果電腦系統(tǒng)升級(jí)，要對(duì)文件、數(shù)據(jù)等進(jìn)行打印、復(fù)印等相關(guān)處理，以保證一些重要的信息，不會(huì)丟失，避免影響后期工作的狀況出現(xiàn)。院校也要與軟件公司進(jìn)行一定的合作，引進(jìn)較為先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，做好防火墻的工作，確保高職院校的信息安全。
相關(guān)的管理人員，也應(yīng)該履行好自身的工作，將電子的信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，避免信息的雜亂。院校應(yīng)當(dāng)注意檔案安全問(wèn)題，從技術(shù)上，提升系統(tǒng)的安全性能，避免信息的丟失，或者被利用現(xiàn)象的出現(xiàn)，從管理上，加大管理，保護(hù)信息安全。高職院校還應(yīng)該完善相關(guān)的制度體系，首先，從檔案管理員工來(lái)說(shuō)，要不斷提升其技術(shù)水平;各個(gè)部門之間也應(yīng)該相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督;并且，院校還應(yīng)該實(shí)施相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰的措施，提高員工對(duì)檔案的重視力度，保護(hù)檔案信息的安全。最后，日常管理規(guī)范上，員工要對(duì)檔案戶頭進(jìn)行管理，對(duì)檔案進(jìn)行整理工作，使之更加有序，利于后期查找。
第二，對(duì)光盤等的保存、保護(hù)工作。在電子模式下，檔案信息一般會(huì)在光盤中進(jìn)行儲(chǔ)存，因此，院校要對(duì)光盤進(jìn)行保護(hù)工作，避免由于存放等導(dǎo)致信息的流失。具體而言：?jiǎn)T工在放置這些光盤的時(shí)候，要輕拿輕放，而且要求直立放置。光盤本身所受到的影響要素較多，如果其表面上出現(xiàn)一定的劃痕，就有可能導(dǎo)致光盤，存在文件損害等狀況。因此，員工要重視光盤的保護(hù)工作，減少光盤的損害。另外，員工還需要注意，光盤在保存時(shí)，對(duì)溫度和濕度也有著一定的要求，一般要放置在低溫的地區(qū)，避免熱量等對(duì)光盤中的文件內(nèi)容的損害。高職院校運(yùn)用電子模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，還應(yīng)該注意分類管理，這些類別主要有教職工、學(xué)生類、設(shè)備類等，將文檔依據(jù)一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行一定的歸檔，不僅有利于信息的有序保存，也為后期查詢提供了方便。
第三，完善員工的隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題。員工的素質(zhì)能力直接影響到管理工作的發(fā)展以及質(zhì)量問(wèn)題。因此，高職院校要采取相對(duì)應(yīng)的措施，完善管理員工的隊(duì)伍建設(shè)，使得檔案的管理能夠更加科學(xué)化、技術(shù)化。具體而言，首先，院校要加大對(duì)員工的培訓(xùn)力度，通過(guò)相關(guān)的理論培訓(xùn)、實(shí)踐培訓(xùn)等，提升員工自身素質(zhì)的增長(zhǎng)。
員工的培訓(xùn)，不僅要對(duì)他們的職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)行一定的培訓(xùn)工作，還要對(duì)其技術(shù)能力的掌握進(jìn)行一定的培訓(xùn)工作，提升員工的技術(shù)水平。同時(shí)，讓員工明白工作中，應(yīng)當(dāng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)，尤其是對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，不僅需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理、更新工作，還要對(duì)信息的存儲(chǔ)加以重視。另外，這些關(guān)鍵點(diǎn)主要包括，系統(tǒng)的軟件、信息的打印、光盤存儲(chǔ)的正確方式等。員工上崗之前，要對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，讓其明白管理工作中需要注意的點(diǎn)，避免由于工作上的失誤，導(dǎo)致相關(guān)問(wèn)題的出現(xiàn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，隨著數(shù)字化時(shí)代的來(lái)臨，高職院校的檔案管理工作，也面臨著一定的挑戰(zhàn)。院校運(yùn)用電子模式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高了工作效率，但在其管理的過(guò)程中，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。例如，系統(tǒng)的升級(jí)、環(huán)境的改變導(dǎo)致文件的不可讀;檔案管理的員工的重視力度普遍不高;信息安全存在著隱患等問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)，影響著電子檔案的可持續(xù)性發(fā)展，因此，高職院校要采取相應(yīng)的對(duì)策，對(duì)這些問(wèn)題加以解決，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。本文主要提出了三條對(duì)策：對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，例如，與軟件公司合作，采用較為先進(jìn)的系統(tǒng)，避免信息的流失;員工要注意光盤的放置工作，避免光盤出現(xiàn)劃痕的現(xiàn)象;高職院校也要提升員工的技術(shù)水平，減少工作上的失誤。最后，也希望本文能夠?yàn)橄鄬?duì)應(yīng)的理論建設(shè)貢獻(xiàn)力量。
參考文獻(xiàn)：
[1]錢坤.高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016(16):182.
[2]錢坤.高職院校電子檔案的管理與保護(hù)探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016(23):322.
[3]王建.試論高職院校電子檔案管理工作發(fā)展[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2013(02):316.
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