word自動生成目錄和參考文獻的技巧

時間：2024-10-20 04:48:33 參考文獻我要投稿

word自動生成目錄和參考文獻的技巧

　　漫長的學習生涯中，是不是聽到知識點，就立刻清醒了？知識點就是一些�？嫉膬热�，或者考試經(jīng)常出題的地方。相信很多人都在為知識點發(fā)愁，以下是小編精心整理的word自動生成目錄和參考文獻的技巧，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　word自動生成目錄和參考文獻的技巧

　　word自動生成目錄

　　1、點擊“視圖”中“大綱”，將所在文檔切換成大綱形式，然后設置所要設定目錄的大綱級別。點擊左上角“正文文本”框進行選擇級別，一般論文格式為1、2、3級目錄。設定好后，在“視圖”中選擇“普通”形式，再切換回來。

　　2、打開正文文本，點“插入”分別選“分隔符”“分頁符”，即會插入新的一頁，可把目錄放在此頁，方法是：將鼠標放在左上角，點擊“插入”→“引用”→“索引和目錄”→“目錄”選擇想要的模式→“確定”即完成。文本內容格式可根據(jù)論文要求設置，在“格式”中選擇“樣式和格式”即可設置。

　　WORD自動生成目錄教程

　　假如文章中標題格式為

　　第一節(jié)……大標題(一級)

　　1.1……小標題(二級)

　　1.1.1—……小標題下的小標題(三級)

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　　第N節(jié)……大標題(一級)

　　n.1……小標題(二級)

　　n.1.1—……小標題下的小標題(三級)

　　自動生成文章目錄的操作：

　　一、設置標題格式

　　1.選中文章中的所有一級標題;

　　2.在“格式”工具欄的左端，“樣式”列表中單擊“標題1”。

　　仿照步驟1、2設置二、三級標題格式為標題2、標題3。

　　二、自動生成目錄

　　1.把光標定位到文章第1頁的首行第1個字符左側(目錄應在文章的前面);

　　2.執(zhí)行菜單命令“插入/引用/索引和目錄”打開“索引的目錄”對話框;

　　3.在對話框中單擊“目錄”選項卡，進行相關設置后，單擊“確定”按鈕，文章的目錄自動生成完成。

　　友情提示：

　　目錄頁碼應該與正文頁碼編碼不同。

　　把光標定位在目錄頁末，執(zhí)行“插入/分隔符/下一頁/確定”操作，在目錄與正文之間插入分頁符;

　　執(zhí)行“視圖/頁眉和頁腳”命令，把光標定位到正文首頁的頁腳處，單擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“鏈接到前一個”按鈕正文頁腳與目錄頁腳的鏈接;

　　執(zhí)行“插入/頁碼”命令，在“格式”中選擇頁碼格式、選中“起始頁碼”為“1”，單擊“確定。

　　至此完成正文的頁碼插入。

　　目錄如果是多頁，插入頁碼時可以選擇與正文頁碼不同的頁碼格式。當然，如果目錄只有一頁，沒有必要插入頁碼。

　　如果沒看懂可以看下面圖文教程

　　步驟：(以下內容在WORD2003中操作，其它版本W(wǎng)ORD略有差別，但大同小異。)

　　1.在[格式]中選[樣式與格式]

　　2.出現(xiàn)右邊的一條“樣式格式”欄，這里面主要就是用到標題1，標題2，標題3。把標題1，標題2，標題3分別應用到文中各個章節(jié)的標題上。例如：文中的“第一章制冷概論”我們就需要用標題1定義。而“1.1制冷技術的發(fā)展歷史”就用標題2定義。如果有1.1.1×××那就用標題3來定義。

　　3.當然標題1，標題2，標題3的屬性(如字體大小，居中，加粗，等等)可以自行修改的。修改方法：右鍵點擊“標題1”選“修改”，會彈出修改菜單，您可以根據(jù)自己的要求自行修改

　　4.用標題1，2，3分別去定義文中的每一章節(jié)。定義時很方便，只要把光標點到“第一章制冷概論”上，然后用鼠標左鍵點一下右邊的標題1，就定義好了;同樣方法用標題2，3定義1.1;1.1.1;依此類推，第二章，第三章也這樣定義，直到全文節(jié)尾。

　　5.當都定義好后，我們就可以生成目錄了。把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選[插入]--[引用]--[索引和目錄]

　　6.選第二個選項卡[目錄]，然后點右下的確定。就OK了。

　　上圖就是自動生成的目錄

　　7.當你重新修改文章內容后，你需要更新一下目錄，方法是：在目錄區(qū)域內，點右鍵，選[更新域]

　　8.當選[更新域]后，會出現(xiàn)上圖的選框，選第二個“更新整個目錄”點確定。就OK了

　　word自動生成參考文獻

　　1、光標移到論文中要插入?yún)⒖嘉墨I的地方，菜單中“插入”→“腳注和尾注” →對話框中選擇“尾注”，編號方式選“自動編號”，所在位置選“節(jié)的結尾”。 “自動編號”后選擇阿拉伯數(shù)字。

　　2、確定后在該處就插入了一個上標“1”，而光標自動跳到文章最后，前面就是一個上標“1”，第一個參考文獻輸入成功。

　　3、然后加入上標中的小括號，隨之在論文中需要加入文獻的地方復制粘貼即可，上標數(shù)字隨文獻的增加會自動排序，非常爽!

　　4、將文章后面的上標數(shù)字格式修改成正常格式。辦法是：全選中→點擊鼠標右鍵選“字體”→選中“上標”→選擇需要的字號→“確定”即ok，然后加[]括號(論文要求)，從1開始復制粘貼，阿拉伯數(shù)字會自動排序。

　　5、刪除參考文獻前面存在的短橫線。具體操作：將切換到普通視圖，菜單中選“視圖”→“腳注”，這時下方會出現(xiàn)尾注的編輯欄，在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時選中并刪除出現(xiàn)的短橫線，再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，選中并刪除出現(xiàn)的長橫線，然后切換回到頁面視圖。

　　6、編入?yún)⒖嘉墨I。在下面相對應的位置輸入?yún)⒖嘉墨I內容，這時插入文獻基本完成，無論論文如何改動，參考文獻如何刪減，參考文獻都會自動排好順序，論文內容以及后面的文獻會隨之變動，文獻越多越能體現(xiàn)優(yōu)勢，昨天寫論文的時候開始的初體驗，巨爽!

　　微軟WORD這個軟件大家都很熟悉，但有不少功能我們并沒有用到，其中不乏非常實用的。今兒個我給大家介紹一下如何用WORD自動生成目錄。這對那些用WORD寫書，寫論文的朋友很有幫助。

　　優(yōu)點：用WORD根據(jù)文章的章節(jié)自動生成目錄不但快捷，而且閱讀查找內容時也很方便，只是按住Ctrl點擊目錄中的某一章節(jié)就會直接跳轉到該頁，更重要的是便于今后修改，因為寫完的文章難免多次修改，增加或刪減內容。倘若用手工給目錄標頁，中間內容一改，后面頁碼全要改是一件很讓人頭痛的事情。應該自動生成的目錄，你可以任意修改文章內容，最后更新一下目錄就會重新把目錄對應到相應的頁碼上去。步驟：(以下內容在WORD2003中操作，其它版本W(wǎng)ORD略有差別，但大同小異。)

　　常用參考文獻格式

　　書寫格式

　　2007年8月20日在清華大學召開的“綜合性人文社會科學學術期刊編排規(guī)范研討會”決定，2008年起開始部分刊物開始執(zhí)行新的規(guī)范“綜合性期刊文獻引證技術規(guī)范”。該技術規(guī)范概括了文獻引證的“注釋”體例和“著者—出版年”體例。不再使用“參考文獻”的說法。目前這兩類文獻著錄或引證規(guī)范在中國影響較大，后者主要在層次較高的人文社會科學學術期刊中得到了應用。

　�、盼暮髤⒖嘉墨I的著錄規(guī)則為GB/T 7714-2005《文后參考文獻著錄規(guī)則》，適用于“著者和編輯編錄的文后參考文獻，而不能作為圖書館員、文獻目錄編制者以及索引編輯者使用的文獻著錄規(guī)則”。

　�、祈樞蚓幋a制的具體編排方式。參考文獻按照其在正文中出現(xiàn)的先后以阿拉伯數(shù)字連續(xù)編碼，序號置于方括號內。一種文獻被反復引用者，在正文中用同一序號標示。一般來說，引用一次的文獻的頁碼（或頁碼范圍）在文后參考文獻中列出。格式為著作的“出版年”或期刊的“年，卷（期）”等+“：頁碼（或頁碼范圍）.”。多次引用的文獻，每處的頁碼或頁碼范圍（有的刊物也將能指示引用文獻位置的信息視為頁碼）分別列于每處參考文獻的序號標注處，置于方括號后（僅列數(shù)字，不加“p”或“頁”等前后文字、字符；頁碼范圍中間的連線為半字線）并作上標。作為正文出現(xiàn)的參考文獻序號后需加頁碼或頁碼范圍的，該頁碼或頁碼范圍也要作上標。作者和編輯需要仔細核對順序編碼制下的參考文獻序號，做到序號與其所指示的文獻同文后參考文獻列表一致。另外，參考文獻頁碼或頁碼范圍也要準確無誤。

　�、菂⒖嘉墨I類型及文獻類型，根據(jù)GB3469-83《文獻類型與文獻載體代碼》規(guī)定，以單字母方式標識：

　　專著M ；報紙N ；期刊J ；專利文獻P；匯編G ；古籍O；技術標準S ；

　　學位論文D ；科技報告R；參考工具K ；檢索工具W；檔案B ；錄音帶A ；

　　圖表Q；唱片L；產(chǎn)品樣本X；錄相帶V；會議錄C；中譯文T；

　　樂譜I；電影片Y；手稿H；微縮膠卷U ；幻燈片Z；微縮平片F(xiàn)；其他E。

　　書寫技巧

　　把光標放在引用參考文獻的地方，在菜單欄上選“插入|腳注和尾注”，彈出的對話框中選擇“尾注”，點擊“選項”按鈕修改編號格式為阿拉伯數(shù)字，位置為“文檔結尾”，確定后Word就在光標的地方插入了參考文獻的編號，并自動跳到文檔尾部相應編號處請你鍵入?yún)⒖嘉墨I的說明，在這里按參考文獻著錄表的格式添加相應文獻。參考文獻標注要求用中括號把編號括起來，以word2007為例，可以在插入尾注時先把光標移至需要插入尾注的地方，然后點擊引用-腳注下面的一個小箭頭，在出現(xiàn)的對話框中有個自定義，然后輸入中括號及數(shù)字，然后點插入，然后自動跳轉到本節(jié)/本文檔末端，此時再輸入?yún)⒖嘉墨I內容即可。

　　在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要制作尾注，再次引用此文獻時點“插入|交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內容為“尾注編號（帶格式）”，然后選擇相應的文獻，插入即可。

　　不要以為已經(jīng)搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之后，參考文獻后還有發(fā)表論文情況說明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結尾，要么在“節(jié)”的結尾，這兩種都不符合我們的要求。解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號（我們不需要它，因為它的格式不對），然后選中所有尾注文本（參考文獻說明文本），點“插入|書簽”，命名為“參考文獻文本”，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書簽。在正文后新建一頁，標題為“參考文獻”，并設置好格式。光標移到標題下，選“插入|交叉引用”，“引用類型”為“書簽”，點“參考文獻文本”后插入，這樣就把參考文獻文本復制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，并用項目編號進行自動編號。

　　到這里，我們離完美還差一點點。打印文檔時，尾注頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。當然，可以通過設置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法，如果你想多學一點東西，請接著往下看。

　　選中所有的尾注文本，點“格式|字體”，改為“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖|腳注”，此時所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，將默認的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標記”。刪除頁眉和頁腳（包括分隔線），選擇“視圖|頁眉和頁腳”，首先刪除文字，然后點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設置”按鈕，在彈出的對話框上點“邊框”，在“頁面邊框”選項卡，邊框設置為“無”，應用范圍為“本節(jié)”；“邊框”選項卡的邊框設置為“無”，應用范圍為“段落”。切換到“頁腳”，刪除頁碼。選擇“工具|選項”，在“打印”選項卡里確認不打印隱藏文字（Word默認）。

　　注：以上在word中的處理是比較常用的做法，不過作者需要了解，投稿稿件是word格式或pdf格式或wps格式，但是很多期刊是用方正排版系統(tǒng)排版的，二者不“兼容”。因此，作者的word投稿只是編輯部排版的原稿，排版問題作者無需太過擔心；而作者如想要編輯部出刊前最后的電子稿（有些作者著急要清樣或已經(jīng)排版的電子稿）其實也沒有太大意義，因為沒有方正的軟件就無法打開這個電子稿。

　　文獻標注

　　參考文獻類型：專著[M]，論文集[C]，報紙文章[N]，期刊文章[J]，學位論文[D]，報告[R]，標準[S]，專利[P]，論文集中的析出文獻[A]

　　電子文獻類型：數(shù)據(jù)庫[DB]，計算機[CP]，電子公告[EB]

　　電子文獻的載體類型：互聯(lián)網(wǎng)[OL]，光盤[CD]，磁帶[MT]，磁盤[DK]

　　A：專著、論文集、學位論文、報告

　　[序號]主要責任者.文獻題名[文獻類型標識].出版地：出版者，出版年.起止頁碼（可選）

　　[1]劉國鈞，陳紹業(yè).圖書館目錄[M].北京：高等教育出版社，1957.15-18.

　　B:期刊文章

　　[序號]主要責任者.文獻題名[J].刊名，年，卷（期）：起止頁碼

　　[1]何齡修.讀南明史[J].中國史研究，1998,(3):167-173.

　　[2]OU J P，SOONG T T，et al.Recent advance in research on applications of passive energy dissipation systems[J].Earthquack Eng,1997,38(3):358-361.

　　C:論文集中的析出文獻