Word中插入?yún)⒖嘉墨I方法及標(biāo)準(zhǔn)參考文獻格式
參考文獻應(yīng)用方法
寫論文時，參考文獻的引用是一件很麻煩的事，每個雜志要求的文獻格式是不一樣的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。根據(jù)排列順序，主要分為兩種：一是按插入順序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章內(nèi)容如果要改動(包括移動、插入或刪除)，對參考文獻在最后的排序影響不大，編號也好改。但如果是按插入順序排序(國內(nèi)的絕大部分雜志和國外的許多雜志都是這樣的)，則文章如有改動，參考文獻的增刪和重新排序的工作就會變得很煩瑣，而且容易出錯。有的編輯對這方面的要求很嚴(yán)格，把參考文獻的格式作為筆者是否認真的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。所以，參考文獻是我們寫論文時不容忽視的一個環(huán)節(jié)。
如果能運用Word中插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排序的論文中參考文獻的排序問題。方法如下：
1.光標(biāo)移到要插入?yún)⒖嘉墨I的地方，菜單中“插入”——“腳注和尾注”。
2.對話框中選擇“尾注”，編號方式選“自動編號”，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾”。
3.如“自動編號”后不是阿拉伯?dāng)?shù)字，選右下角的“選項”，在編號格式中選中阿拉伯?dāng)?shù)字。
4.確定后在該處就插入了一個上標(biāo)“1”，而光標(biāo)自動跳到文章最后，前面就是一個上標(biāo)“1”，這就是輸入第一個參考文獻的地方。
5.將文章最后的上標(biāo)“1”的格式改成正常(記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻以后就是移動的位置，這個序號也不會變)，再在它后面輸入所插入的參考文獻(格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡化)。
6.對著參考文獻前面的“1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I的地方，可以繼續(xù)寫文章了。
7.在下一個要插入?yún)⒖嘉墨I的地方再次按以上方法插入尾注，就會出現(xiàn)一個“2”(Word已經(jīng)自動為你排序了)，繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻。
8.所有文獻都引用完后，你會發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻前面一條短橫線(頁面視圖里才能看到)，如果參考文獻跨頁了，在跨頁的地方還有一條長橫線，這些線無法選中，也無法刪除。這是尾注的標(biāo)志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。
9.切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。
10.在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
11.再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。
12.切換回到頁面視圖，參考文獻插入已經(jīng)完成了。這時，無論文章如何改動，參考文獻都會自動地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會自動消失，絕不出錯。
13.參考文獻越多，這種方法的優(yōu)勢就體現(xiàn)得越大。
14、在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要制作尾注，再次引用此文獻時點“插入︱交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號(帶格式)”，然后選擇相應(yīng)的文獻，插入即可。
15、如果需要在[1]前面加入?yún)⒖嘉墨I，讓這個[1]變成[2]，只要在需插入的地方，“插入”→“腳注和尾注”→“尾注”→選“節(jié)的結(jié)尾”→“確定”。則下面參考文獻的(其實是尾注)會自動變，文中的編號也自動變。
16、交叉引用的編號不會變，而需要選中后按 F9 鍵才會更新;或者打開“打印預(yù)覽”，再關(guān)閉，也會更新。
參考文獻著錄規(guī)則【GB7714-87】
A. 期刊
[序號]主要責(zé)任者.文獻題名[J].刊名，出版年份，卷號(期號)：起止頁碼.
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C.會議論文集
[序號]析出責(zé)任者.析出題名[A].見(英文用In)：主編.論文集名[C].(供選擇項：會議名，會址，開會年)出版地：出版者，出版年：起止頁碼.
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D.專著中析出的文獻
[序號]析出責(zé)任者.析出題名[A].見(英文用In)：專著責(zé)任者.書名[M].出版地：出版者，出版年：起止頁碼.
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E.學(xué)位論文
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F.報告
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G.專利文獻
[序號]專利所有者.專利題名[P].專利國別：專利號，發(fā)布日期：
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H.國際、國家標(biāo)準(zhǔn)
[序號]標(biāo)準(zhǔn)代號.標(biāo)準(zhǔn)名稱[S].出版地：出版者，出版年：
[1]GB/T 16159—1996.漢語拼音正詞法基本規(guī)則[S].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，1996：
I.報紙文章
[序號]主要責(zé)任者.文獻題名[N].報紙名，出版年，月(日)：版次.
[5]謝希德.創(chuàng)造學(xué)習(xí)的思路[N].人民日報，1998，12(25)：10
J.電子文獻
[序號]主要責(zé)任者.電子文獻題名[文獻類型/載體類型].：電子文獻的出版或可獲得地址(電子文獻地址用文字表述)，發(fā)表或更新日期/引用日期(任選) ：
[21]姚伯元.畢業(yè)設(shè)計(論文)規(guī)范化管理與培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)[EB/OL].：中國高等教育網(wǎng)教學(xué)研究，2005-2-2： 附：參考文獻著錄中的文獻類別代碼
普通圖書：M 會議錄：C 匯編：G 報紙：N 期刊：J 學(xué)位論文：D 報告：R 標(biāo)準(zhǔn)：S 專利：P 數(shù)據(jù)庫：DB 計算機程序：CP 電子公告：EB 1 參考文獻的功能與作用
(1)參考文獻是科技論文的重要組成部分，它不僅能為作者的論點提供有力的論據(jù)，而且可以精練文字節(jié)約篇幅，增加論文的信息量，具有很高的信息價值。
(2)論文作者在其課題的選題論證、實驗研究、以及總結(jié)和書寫論文的過程中，都要參閱和利用大量的科學(xué)文獻，由于作者在撰寫論文時，不可能將所有引用前人成果都詳盡地復(fù)述，只能將其主要引用文獻注明出處列于文后。
(3)參考文獻注明了被引理論、觀點、方法、數(shù)據(jù)的來源，反映了論文的真實科學(xué)依據(jù)，沒有參考文獻的科學(xué)論文，應(yīng)視為作者忽略了科學(xué)工作的繼承性，也反映了作者科學(xué)學(xué)風(fēng)和態(tài)度的欠缺。
(4)引用一定數(shù)量的參考文獻，既表明學(xué)科的繼承性和作者對他人勞動成果的尊重，也 為編輯部、審稿專家和讀者提供了鑒別論文價值水平的重要信息。
(5)參考文獻為讀者和審閱專家提供了與論文有關(guān)的文獻題錄，便于檢索，以達到共享信息資源和推動科技進步的作用。
(6)著錄參考文獻有助于科技信息人員進行信息研究和文獻計量學(xué)研究。
2參考文獻著錄的一般原則
2.1 只著錄最必要、最新的參考文獻 著錄的文獻要精選，僅限于著錄作者在論文中直接引用的文獻。
2.2 只著錄公開發(fā)表的文獻 公開發(fā)表是指在國內(nèi)外公開發(fā)行的報刊或正式出版的圖書上發(fā)表。在供內(nèi)部交流的刊物上發(fā)表的文章和內(nèi)部使用的資料，尤其是不宜公開的資料，均不能作為參考文獻著錄。國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議上交流的論文一般也不宜作為參考文獻著錄。
2.3 采用規(guī)范化的著錄格式
論文作者應(yīng)熟練掌握、嚴(yán)格執(zhí)行國標(biāo)GB7714-87《文后參考文獻著錄規(guī)則》。
3參考文獻的標(biāo)注方法——順序編碼制
國標(biāo)GB7714-87《文后參考文獻著錄規(guī)則》規(guī)定：“引用文獻的標(biāo)準(zhǔn)方法可以采用‘順序編碼制’，也可采用‘著者一出版年制’。”我國大多數(shù)科技期刊采用順序編碼制。
順序編碼制是按文章正文部分(包括圖、表及其說明)引用的先后順序連續(xù)編碼。在文中參考文獻的序號均置于方括號內(nèi)，并視具體情況把序號作為上角標(biāo)，或者作為語句的組成部分。應(yīng)注意：凡不是句子組成部分的文獻序號及其方括號，須作為右上角標(biāo)處理。引用多篇文獻時，只須將各篇文獻的序號在方括號內(nèi)全部列出，各序號間用“，”，如遇連續(xù)序號，可在起止序號中間加“～”。在文后參考文獻表中，各條文獻按序號排列，序號編碼不再加方括號。 【注意】：最后一個規(guī)定與本�！吨笇�(dǎo)手冊》不同。我們聽學(xué)校的。 4 參考文獻著錄中需要注意的幾個問題
(1)個人作者(包括譯者、編者)著錄時一律姓在前，名在后，由于各國(或民族)的姓名寫法不同，著錄時應(yīng)特別注意。名可縮寫為首字母(大寫)，但不加編寫點(·)。
緬甸、印度尼西亞人名多為一個字，如 Sukarno(印尼)文獻著錄為(以下用“→”表示) Sukarno。緬甸人名前的“吳”、“德欽”為尊稱，書寫時為“吳努”，西文為U Nu， U Thant → Nu U和 Thant U。
姓前名后：見于中國人(漢族等)，日本人(但用拉丁字符轉(zhuǎn)寫時常用名前姓后的寫法)、朝鮮人、越南人、匈牙利人。名前姓后：見于原蘇聯(lián)人、英國人、捷克人、丹麥人、芬蘭人、意大利人、挪威人、波蘭人、瑞典人、法國人、荷蘭人、德國人、葡萄牙人、西班牙人、埃及人、阿拉伯人、美國人、加拿大人、巴西人等。
英國、美國、加拿大人。如J C Smith→Smith J C;連姓如 E. C. Bate-Smith→Bate-smith E C;父子、幾世如 F. W. Day， Jr(小)→Day F W Jr， A. B. TollⅢ→Toll A B Ⅲ。
法國人姓前有冠詞ie， la， les或前置詞de， du， de la， des，文獻著錄時放在姓前。如 Jules LeGoff→LeGoff J ; Guy de Maupas-sant→de Maupassant G。
德國人和荷蘭人姓前有詞頭、詞組或其縮寫詞，應(yīng)寫在姓前。如 Paul von Hindenburg→von Hindenburg P; Hans zurHorst-Meyer→zur Horst-Meyer H。
葡萄牙人和巴西人姓前有詞頭 do，da，dos，das，應(yīng)寫在姓前。如 Silvio do Amaral→do Amaral S.
西班牙人名常包括其父母姓，書寫時父姓在母姓之前。如 Casimir Gomez Ortega→ Gomez-Ortega C; Juan Perez y Fernan-dez→Perez y Fernandez j; Gonzalo Ley h(higo， "其子"之意)→Ley G h。
埃及人和阿拉伯人，姓前有前綴或其變體，如 ed， ibn， ahedl， abdoul，abu， abou， aboul或el，文獻著錄時用連接號與姓相連。如 Aly Abdel Aziz→Abdel-Aziz A; Kamel el Metwali→el-Metwali K。無前綴或其變體者，如 Hassan Fahmy Kahlil KhalilH F。
泰國人，如 Somsokdi Duangjai→Duangjai S。
(2)作者(主要責(zé)任者)為3人或不多于3人應(yīng)全部寫出，之間幾“，”號相隔;3人以上只 列出前3人，后加“等”或相應(yīng)的文字如“et al”，“等”或“et al”前加 “，”號。
(3)每篇論文所引用的參考文獻一般不宜超過8條。
(4)文后參考文獻著錄時刊名不用書名號(《》)。
5 參考文獻的核對
為了使文內(nèi)引文標(biāo)注與參考文獻表編排格式標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，可按下列項目檢查核對， 以免發(fā)生遺漏或差錯;
(1)參考文獻格式是否合乎要求?
(2)正文引文的標(biāo)注方法是否正確?
(3)是否采用連續(xù)編碼制，其編碼是否按順序出現(xiàn)，有無缺漏?
(4)正文引文與參考文獻表是否對應(yīng)?
(5)參考文獻表中各條參考文獻著錄項目是否齊全?有無缺項，排列是否符合規(guī)定?
(6)作者姓名是否姓在前，名在后?
(7)題名、刊名(或書名)有無遺漏或書寫錯誤?外文應(yīng)大寫的字母是否按規(guī)定書寫?
(8)出版地、出版者、出版年是否齊全準(zhǔn)確?
(9)標(biāo)點符號是否合乎標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定?
更高一些的要求示例
注：1.期刊、學(xué)位論文、會議論文集、專利、標(biāo)準(zhǔn)、科技報告等中文參考文獻須翻譯成英文，并與相應(yīng)中文文獻同時列出。
2.英文書名、英文刊名和英文會議論文集名需要加粗。
3.文章名除首字母和專有名詞外，其余均小寫。
4.外國人名：姓前名后，姓全部大寫，名只寫首字母，且大寫，不需要使用表示省略的點號，姓和名之間也不需要用逗號隔開，格式如NOVA R;中國人名：姓前名后，姓全部大寫，名首字母大寫，格式如TONG Xiao-dong, WANG Jun等。
5.文獻有三個以上作者時，前三個作者寫全，從第四個作者開始省略，用“等”或“et al”代替。
1.普通圖書
[1] 鄭大鐘. 線性系統(tǒng)理論[M]. 北京：清華大學(xué)出版社，1990.
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