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論如何做好電子檔案的管理工作
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【摘要】就電子檔案管理的工作如何改善，如何提升，本文進(jìn)行了簡單的論述，希望能夠通過這些倡議和策略來改善電子檔案管理工作目前的低迷局面。
【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案管理；策略。
計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主要技術(shù)，因?yàn)槠髽I(yè)、單位之間的往來電子文件數(shù)量不斷的增加，這些電子文件既有圖標(biāo)又有文字，而且還有計(jì)算機(jī)軟件和影音等資料，這些都是電子文檔。電子文件經(jīng)過歸檔整理后，就成為了電子文檔，這些電子文檔的應(yīng)用、存儲(chǔ)和傳輸都應(yīng)該要保證期安全性和準(zhǔn)確性，這樣才能夠讓電子檔案具有公信力，才具有利用價(jià)值。因此如何做好電子檔案管理工作是目前的檔案管理工作重要突破點(diǎn)，其對于今后的檔案事業(yè)發(fā)展以及社會(huì)公信力都會(huì)產(chǎn)生極大的影響。
1、檔案管理使用電子文檔所產(chǎn)生的影響
1.1電子文檔成為了過去的紙質(zhì)文檔代替品
計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)，無疑是電子文檔興趣的開始，電子文檔是借助計(jì)算機(jī)終端來將資料進(jìn)行磁盤的記錄，因此其內(nèi)容都是存儲(chǔ)在磁盤、光盤等等電子移動(dòng)介質(zhì)中。電子文檔最大的特點(diǎn)就是共享性，其所有的資料一旦生成就能夠進(jìn)行大量的復(fù)制和傳閱，這樣就將文件和檔案的界限給模糊了。其次，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及策略、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后。交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。但是電子檔案具有即時(shí)性，在修改的同時(shí)就產(chǎn)生了，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)等電子介質(zhì)中。所以計(jì)算機(jī)是電子檔案的基礎(chǔ)，如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
1.2電子文檔的應(yīng)用可以對文檔進(jìn)行自由組合
利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文檔進(jìn)行自由組合，可以實(shí)現(xiàn)電子文檔信息與載體的可分離，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，而電子文檔可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速.有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行如紙質(zhì)文件的分類整理。
1.3電子文檔的應(yīng)用對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上.如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文檔從起草。修改到印發(fā)都在汁算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改.便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。
1.4電子文檔的應(yīng)用對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文檔的產(chǎn)生，后者愈益受到昔遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看理由，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文檔在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。
1.5電子文檔的應(yīng)用對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響，檔案學(xué)理淪研究的內(nèi)容是山研究對象所決定的
以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文檔出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文檔來開展。如電子文檔的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
2、如何改善電子檔案管理工作
2.1電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要求的技術(shù)工作一定要到位
電子文檔引用新的文件材料是很普遍的事情，但是這一過程就需要檔案管理人員能夠?qū)Ω奈募墓ぷ黝I(lǐng)域有深入的了解，可以管理和引導(dǎo)這些電子文件的收集和管理工作，對這些電子文檔的原始性進(jìn)行保障，能夠清晰的知道電子文檔的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。而這些要求都是基于強(qiáng)大的技術(shù)識(shí)別處理上的。對于那些完成歸檔工作的電子檔案，可以修改為只讀屬性，這樣就可以防止電子文檔被隨意的修改，起到了對電子文檔原始性的保護(hù)和鑒別作用，提升電子文檔的可靠性，讓其能夠具備紙質(zhì)文檔的社會(huì)作用。
2.2加思考想認(rèn)知性
首先我們在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作模式下工作，以及形成了固有的思想，對于數(shù)字檔案存在諸多疑慮和顧慮，因此對電子檔案的認(rèn)識(shí)非常的淺薄。即便后來我們開展了檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)，但是僅僅停留于形式和表面，將檔案數(shù)字化、信息化，卻沒有重視其管理，則無疑是只做了一半的工作。不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行管理，就是一種檔案資源的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，加上信息化時(shí)代的信息增加速度過快，很容易陷入惡性循環(huán)的僵局中，因此我們除了要能夠引入電子檔案建設(shè)，還需要加強(qiáng)思想建設(shè)，加思考想認(rèn)知性，對電子檔案管理進(jìn)行研究，去引導(dǎo)檔案管理管理工作科學(xué)化，進(jìn)入良性的循環(huán)軌跡。
2.3做好電子文檔的安全防護(hù)工作
信息技術(shù)需要我們對其安全性、原始性和真實(shí)性進(jìn)行深思，想辦法去保證這些基本條件。計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的安全性是電子文檔安全性的重要內(nèi)容，我們要能夠?qū)㈦娮訖n案的收集、歸檔、整理和利用過程都規(guī)范化，使用身份驗(yàn)證來獲取不同的檔案調(diào)用資格，同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)建設(shè)，能夠減少檔案失竊、丟失的情況，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保存，注意保管室的防火、防盜、防潮。
2.4提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性
電子文檔其不同于紙質(zhì)文檔，對于其原始性比較難以辨別，而且電子文檔的流動(dòng)比較頻繁，如果不能夠做好收集工作，就很可能會(huì)導(dǎo)致電子文檔的丟失。因此為了提升電子文檔的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，我們需要加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)，通過制度來保證這些電子穩(wěn)定的法律效力，讓電子文檔能夠具有價(jià)值。電子文檔易于修改，因此在計(jì)算機(jī)中可能存在不同的版本，這個(gè)時(shí)候就應(yīng)該對這些檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理和管理，確定終稿。
3、結(jié)束語
電子檔案管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，為了能夠提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，我們需要對目前的工作狀態(tài)進(jìn)行總結(jié)，對現(xiàn)有的理由進(jìn)行分析，積極的去改善，去提升工作效率和質(zhì)量。
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