合同管理及企業(yè)法律風(fēng)險管控

時間：2023-02-25 07:27:24 MBA論文我要投稿

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合同管理及企業(yè)法律風(fēng)險管控

　　摘要：隨著我國市場經(jīng)濟繁榮發(fā)展和對外開放的不斷深入，企業(yè)經(jīng)營中涉及的合同類型呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多樣化發(fā)展趨勢，面臨的法律風(fēng)險不斷增加。高風(fēng)險合同比例逐年上升，出現(xiàn)諸如跨國、多方式結(jié)算和大型投資等各種形式。本文立足于法律風(fēng)險管控工作，通過合同管理制度研究提出了企業(yè)法律風(fēng)險管控的有效方法。

　　關(guān)鍵詞：合同管理;法律風(fēng)險;企業(yè)經(jīng)營;風(fēng)險管控

　　一、合同各階段的風(fēng)險管控

　　合同管理是企業(yè)法律風(fēng)險管控的重要內(nèi)容，也是企業(yè)管理制度的重要組成部分。企業(yè)基于對于安全運營的需求，對這項工作非常重視，企業(yè)由單純重視訴訟管理，轉(zhuǎn)為重視日常合同管理。合同管理各階段的法律風(fēng)險，需要切實有效的管控。

　　(一)合同簽訂階段的法律風(fēng)險控制

　　1.合同簽訂階段的法律風(fēng)險：合同相對人是各種經(jīng)濟體制、所有制形式以及不同國家的民事主體，企業(yè)經(jīng)營過程中存在大量的“風(fēng)險交易”。應(yīng)當(dāng)警惕從簽訂階段就存在的法律風(fēng)險，從內(nèi)部看：合同簽訂出現(xiàn)問題將嚴(yán)肅處理責(zé)任人;從外部看，我國刑法規(guī)定了簽訂、履行合同失職被騙罪等罪名，觸犯刑律將依法承擔(dān)刑事責(zé)任。簽約過程中構(gòu)成締約過失責(zé)任或簽約后出現(xiàn)違約行為，還要承擔(dān)民事責(zé)任。合同簽訂應(yīng)當(dāng)授權(quán)專業(yè)法律人員管理，全程進(jìn)行法律風(fēng)險管控，重視相關(guān)法律規(guī)范與司法解釋。

　　2.部門聯(lián)合會簽制度：企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)合會簽，是法律風(fēng)險管控的核心制度，各部門依照管理職能緊密銜接、相互制約、獨立決策，共同參與合同審批流程。聯(lián)合會簽制度應(yīng)當(dāng)科學(xué)高效、公開透明，防止出現(xiàn)商業(yè)賄賂或謀取非法利益等內(nèi)部法律風(fēng)險。結(jié)合實踐，較為科學(xué)的聯(lián)合會簽流程一般涉及：(1)采購或銷售部門發(fā)起簽約申請，提交合同草本、會簽單、審核上報相對人資信材料;(2)考核部門審閱價格、進(jìn)行成本和利潤分析，制作經(jīng)營報表;(3)會簽部門依次審批、分管經(jīng)理批示，例如：技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)督、倉庫、交接車間等涉及履行部門;(4)財務(wù)部門核實應(yīng)收賬款，管理收放款業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)資產(chǎn)放行證件;(5)合同管理部門負(fù)責(zé)全程法律風(fēng)險管控，辦理用印并、負(fù)責(zé)合同檔案管理。

　　(二)合同履行中的風(fēng)險管控

　　1.財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控：合同履行階段的財務(wù)風(fēng)險監(jiān)控，包括對資金問題主動調(diào)查活動，不是出現(xiàn)經(jīng)濟損失后的消極反應(yīng)。合同管理部門對財務(wù)部進(jìn)行賬目監(jiān)控，經(jīng)營業(yè)務(wù)中的賒銷賬款等資金使用進(jìn)行例行核查。發(fā)現(xiàn)存在履行瑕疵及時處理，避免履行中出現(xiàn)抗辯權(quán)事由而導(dǎo)致法律風(fēng)險。發(fā)現(xiàn)不能按期回款情況，行使抗辯權(quán)并及時溝通解決。發(fā)現(xiàn)相對人出現(xiàn)嚴(yán)重的資產(chǎn)或商業(yè)信譽問題，行使不安抗辯權(quán)。按照法律事務(wù)管理辦法對責(zé)任人督辦問責(zé)，規(guī)避企業(yè)法律風(fēng)險，登記履行情況對客戶進(jìn)行信譽評級，依照信用等級分別評議賒銷額度和賒銷時限。

　　2.資金動態(tài)核查：合同管理按照資金輸出和資金輸入兩個環(huán)節(jié)核查動態(tài)賬目。對合同履行發(fā)生的資金動態(tài)進(jìn)行賬目核查，當(dāng)天核算、當(dāng)天公布并記錄在案，避免出現(xiàn)隨意更改賬目現(xiàn)象。由合同管理部門監(jiān)督制度實施，代表公司實施資金動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)可疑往來賬目尤其是極端賬目，及時采取必要的法律措施維護企業(yè)利益。監(jiān)管工作前移至履行階段而不是在合同爭議階段，履行過程中的資金變化情況，直接反映出履行中的法律風(fēng)險狀況。企業(yè)應(yīng)當(dāng)立足于資金動態(tài)監(jiān)控，建設(shè)合安全、順暢和高效的風(fēng)險管控模式。

　　(三)合同爭議的解決

　　1.合同管理善意原則：維護企業(yè)利益是企業(yè)風(fēng)險管控的核心目的，出現(xiàn)合同爭議優(yōu)先采用低成本糾紛解決辦法。企業(yè)之間依照善意原則處理問題，主動溝通解決，不能直接追究責(zé)任或者依照合同法主張維權(quán)，使得原本可以協(xié)商解決的爭議走向極端方式。企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟損失，直接責(zé)任人和分管領(lǐng)導(dǎo)因此承擔(dān)管理責(zé)任，應(yīng)當(dāng)避免出現(xiàn)損失，遵循善意原則把爭議解決在履行過程中或者協(xié)商階段，如果爭議出現(xiàn)在責(zé)任追究或訴訟階段將增加企業(yè)法律風(fēng)險。解決爭議以考慮經(jīng)濟利益為關(guān)鍵因素，同時考慮社會影響和企業(yè)長遠(yuǎn)利益。

　　2.避免出現(xiàn)訴訟案件：合同爭議的解決應(yīng)當(dāng)避免出現(xiàn)訴訟案件，這體現(xiàn)出日常合同管理的重要性，只有實行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜粘９芾�，才能有效實現(xiàn)企業(yè)法律風(fēng)險管控。企業(yè)參與訴訟活動可能產(chǎn)生經(jīng)濟損失或不良社會影響，尤其國有企業(yè)參與訴訟，出現(xiàn)政治影響后企業(yè)負(fù)責(zé)人可能因此失去晉升機會、承擔(dān)連帶責(zé)任。即使私營企業(yè)也應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)社會形象，不能濫訴、纏訴。合同管理部門依照合法合理性原則開展法律風(fēng)險管控工作，滿足相對人合理要求靈活處理爭議，維護締約雙方長遠(yuǎn)合作關(guān)系。爭取用緩和方式解決爭議，出現(xiàn)合同沖突，當(dāng)事人可能采取不合作態(tài)度，導(dǎo)致問題陷入尷尬局面。確實無法達(dá)成一致的合同爭議，先發(fā)送律師函通知表示善意提醒。最終決定以訴訟方式處理的爭議，委托專業(yè)律師提起訴訟主張合法權(quán)利。

　　二、合同管理制度與企業(yè)風(fēng)險管控

　　合同管理立足于企業(yè)法律風(fēng)險管控，有效的保障了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定環(huán)境，保障了企業(yè)的經(jīng)營安全和長遠(yuǎn)發(fā)展。面對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，企業(yè)之間依賴合同形式保障各方權(quán)利義務(wù)，合同管理制度在企業(yè)法律風(fēng)險管控中占據(jù)核心地位。提高企業(yè)的合同法律風(fēng)險管理能力會提高企業(yè)整體競爭力，為企業(yè)帶來高利潤的回報。

　　(一)合同管理的法律風(fēng)險管控體系

　　1.合同管理制度建設(shè)：企業(yè)應(yīng)當(dāng)先簽訂合同后辦理業(yè)務(wù)，例外情況依照公司章程的規(guī)定辦理業(yè)務(wù)，良好的合同管理能夠在法律范圍內(nèi)保護企業(yè)合法權(quán)益,以免受到不必要的經(jīng)濟損失。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定適合本單位實際情況的《合同管理辦法》、《合同管理流程》、《授權(quán)委托管理辦法》、《印章管理辦法》等制度，進(jìn)行體系化的法律風(fēng)險管控。合同管理不是經(jīng)營業(yè)務(wù)的附屬程序，堅決杜絕事后補辦合同行為，業(yè)務(wù)辦理完畢又補辦合同手續(xù)讓整個合同管理制度形同虛設(shè)。雖然無紙質(zhì)合同的實際履行，如符合《合同法》規(guī)定也是有效法律行為，但這種情況使企業(yè)承受巨大法律風(fēng)險：對于合同中標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量最終認(rèn)定方式，以及履行時間、地點、方法等方面的約定容易出現(xiàn)爭議，沒有紙質(zhì)合同作為認(rèn)定和主張的依據(jù)，這些爭議無從確認(rèn)和查證。

　　2.資信調(diào)查與建立信用檔案：合同申辦部門負(fù)責(zé)收集和提交合同相對人資信材料，包括合同履行應(yīng)當(dāng)具備的資質(zhì)證件、營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量證件或法律文書、專利證書等文件。確認(rèn)對方的民事行為能力和民事責(zé)任能力有重要法律意義，這些因素直接影響出現(xiàn)爭議后的法律請求效果。對簽約人的授權(quán)委托授權(quán)書和身份進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免因無權(quán)代理產(chǎn)生法律風(fēng)險。一些企業(yè)沒有謹(jǐn)慎考察相對方主體資格，導(dǎo)致合同歸于無效或效力待定，或者與無履約能力當(dāng)事人簽訂合同導(dǎo)致合同陷入履約障礙。合同簽訂后全程登記履行情況，建立客戶資信檔案并進(jìn)行信用評級。

　　3.合同條款審核：企業(yè)經(jīng)營合同大多是常見類型，依照《合同法》我國承認(rèn)各種符合成立和生效要件的無名合同，締約各方應(yīng)當(dāng)誠信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。經(jīng)營過程中使用的格式條款合同，制定十幾條主要關(guān)鍵條款反復(fù)使用，格式條款不能避免法律風(fēng)險。條款最終由經(jīng)辦人填寫，其中空白項和附則(其他約定)的填寫中存在巨大法律空間，經(jīng)辦人在填寫時，與簽署普通合同有同等法律風(fēng)險。因此，簽署格式條款同樣需要嚴(yán)格審核，無論何種類型合同，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)法律工作人員或律師逐一審查合同條款。

　　4.合同的印章管理：合同印章的使用和管理是簽署合同的關(guān)鍵，依照《合同法》規(guī)定：約定加蓋印章生效的合同，自加蓋印章并符合生效要件時生效。企業(yè)經(jīng)營合同一般約定加蓋行政章或合同專用章，除非特別約定，財務(wù)專用章或部門印章不能用于簽訂合同。合同印章由專門部門保管和使用，未經(jīng)會簽手續(xù)并經(jīng)分管經(jīng)理同意，業(yè)務(wù)員不得隨意使用公司印章。需要攜帶外出的使用的，應(yīng)當(dāng)由經(jīng)理批準(zhǔn)按流程使用并及時歸還。

　　(二)聯(lián)網(wǎng)審批流程的法律風(fēng)險管控

　　1.聯(lián)網(wǎng)審批的監(jiān)管優(yōu)勢：現(xiàn)代企業(yè)采用合同聯(lián)網(wǎng)審批流程具有監(jiān)管優(yōu)勢，重視和利用現(xiàn)代科技手段是法律風(fēng)險管控的發(fā)展趨勢。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中上傳的合同電子數(shù)據(jù)長期保留在數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)能立即發(fā)現(xiàn)和記載違規(guī)行為。這種監(jiān)控模式提高了企業(yè)法律風(fēng)險管控效率：法務(wù)部門網(wǎng)上管理人員可以全程監(jiān)督合同業(yè)務(wù)，聯(lián)合會簽部門的辦理情況直接在電腦系統(tǒng)顯示，避免了各部門相互推諉;在網(wǎng)上可以隨時核對合同條款、查閱審批信息，有效減少了工作失誤;由于流程的公開性和互動性，經(jīng)辦人對于提交材料更加謹(jǐn)慎。聯(lián)網(wǎng)審批通過的合同，由經(jīng)辦人確認(rèn)后上報合同管理部門加蓋印章，大幅度提高監(jiān)管效率。

　　2.紙質(zhì)資料的網(wǎng)上流程銜接：紙質(zhì)合同的簽署和監(jiān)管，是企業(yè)法律檔案管理工作的一部分，合同檔案是司法過程中的重要書面證據(jù)，這項工作從形式審查到實質(zhì)審查都直接關(guān)系企業(yè)利益。實行合同管理聯(lián)網(wǎng)管理平臺的企業(yè)，申報的各項數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)合同檔案完全一致，簽署過程中合同文本在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上傳遞和儲存，經(jīng)聯(lián)合審批并上報經(jīng)理批準(zhǔn)后，依照審批情況簽署紙質(zhì)合同，這種公開審批的模式使得決策者更加審慎。各部門有獨立的賬戶和密碼，對合同管理全程有效的管控，各部門相互之間配合、相互監(jiān)督，紙質(zhì)材料與電子文件相互印證一致。

　　(三)合同檔案在法律風(fēng)險管控中的利用

　　1.合同檔案的整理利用：紙質(zhì)同檔案屬于法律風(fēng)險管控的重要文件，監(jiān)管部門審查合同履行全程并立卷存檔，合同回收采取統(tǒng)一的編號和歸檔方法，按照“資本輸出類”和“資本輸入類”對合同檔案進(jìn)行科學(xué)分類。建立合同目錄包括(1)合同文本原件，包括補充協(xié)議、備忘錄等資料;(2)資信檔案，包括各類與合同有關(guān)的證件、質(zhì)量文件、專利文件等資料;(3)部門聯(lián)合會簽單，包括經(jīng)理批示、各部門會簽、履行情況備注等文件;(4)財務(wù)單據(jù)，包括借款單據(jù)、賒銷單據(jù)、銀行單據(jù)等資料;(5)法律文書，包括授權(quán)委托書、履行情況備注等其他法律文件。

　　2.合同業(yè)務(wù)的全程督辦：依照合同檔案進(jìn)行全程督辦，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為依照合同管理辦法問責(zé)。對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，順利履行完畢的合同登記后存入檔案;沒有合適履行的合同注明原因并及時督辦;出現(xiàn)爭議的合同，將合同檔案上報法律事務(wù)部門處理，避免出現(xiàn)超過訴訟時效的情況;進(jìn)入訴訟程序的合同糾紛，委托法律專業(yè)人員或者律師進(jìn)行維權(quán)，建立法律風(fēng)險檔案。通過系統(tǒng)化、全程化的合同管理制度，有效對企業(yè)法律風(fēng)險進(jìn)行管控。

　　三、結(jié)語

　　隨著我國依法治國工作的全面推進(jìn)，企業(yè)更加重視法律風(fēng)險管控工作。雖然現(xiàn)階段有很多工作要進(jìn)行完善，但令人欣慰的是，我國的合同管理水平正在大幅度提高，企業(yè)的法律風(fēng)險管控工作逐步走向科學(xué)化和精細(xì)化。市場經(jīng)濟法制化體是社會的巨大進(jìn)步，也是法律事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要信號。在全體法律人的探索和努力下，基于對于合同管理制度與企業(yè)法律風(fēng)險管控的不斷研究和實踐，將形成更加規(guī)范、誠信、安全、文明的市場環(huán)境，促進(jìn)我國經(jīng)濟繁榮發(fā)展。

　　作者:范曉偉單位:西北政法大學(xué)

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