企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)重視的幾方面問題
摘要：近年來，我國企業(yè)信息化建設(shè)和應(yīng)用水平明顯提高。但隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模擴(kuò)大，產(chǎn)業(yè)鏈條不斷延伸，經(jīng)營業(yè)態(tài)多元化，企業(yè)面臨的內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境日趨復(fù)雜。特別是對于大型企業(yè)而言，公司治理結(jié)構(gòu)、集團(tuán)管控模式、經(jīng)營和地域的差異性等因素導(dǎo)致的“信息不對稱”問題，對于提高企業(yè)決策效率、加強(qiáng)內(nèi)部控制產(chǎn)生很大的影響。從認(rèn)識、規(guī)劃、實施、運行、管理等方面著重分析實施信息化失敗的一些共性問題，希望對企業(yè)的信息化建設(shè)提供幫助。
關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)，信息系統(tǒng)，信息孤島，數(shù)據(jù)集成，編碼體系
一、企業(yè)對信息化的認(rèn)識誤區(qū)
(一)期望值過高
有的企業(yè)盲目追求“大而全”、“先進(jìn)性”，實現(xiàn)“跨越式發(fā)展”、“一步到位”;有的企業(yè)片面夸大信息化的作用，以為建設(shè)了信息系統(tǒng)，一切問題就迎刃而解了�；谶@樣的認(rèn)識來選擇軟件，造成信息系統(tǒng)脫離企業(yè)實際，應(yīng)用效果不佳。不僅信息化成本高，無法達(dá)到提高管理效率的目的，而且也令信息化建設(shè)的作用備受質(zhì)疑。
(二)信息系統(tǒng)與軟件混為一談
信息系統(tǒng)由軟件、硬件與人員三部分組成。其中對信息化建設(shè)最重要的因素是人員，即能熟練操作信息系統(tǒng)、深刻理解軟件所蘊含的管理思想的人員。如果存在不端正認(rèn)識，以為購買了先進(jìn)版本的軟件，信息系統(tǒng)就先進(jìn)完善了，對實踐工作的指導(dǎo)思想就會發(fā)生嚴(yán)重偏離。
(三)管理規(guī)范和流程與信息化無關(guān)
真正實施信息化成功的企業(yè)都有這樣的體會：企業(yè)的企業(yè)文化、組織架構(gòu)、權(quán)責(zé)體系、管理規(guī)范、流程和審批權(quán)限等，表面上與信息化建設(shè)聯(lián)系不大，實質(zhì)對信息化建設(shè)成敗影響重大，甚至是事關(guān)成敗。信息系統(tǒng)在一定程度上優(yōu)化和固化了企業(yè)的管理規(guī)范與流程，反之，管理規(guī)范與流程是否理順是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和必要前提。
(四)將信息化視為單純的IT項目
信息系統(tǒng)的應(yīng)用主體在管理領(lǐng)域，其包含了特定的管理理念，將這些管理理念同企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行整合是實施信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。因此，信息系統(tǒng)實施特別強(qiáng)調(diào)技術(shù)、管理與人的集成。
二、企業(yè)信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃的典型表現(xiàn)
(一)缺乏量化的信息化戰(zhàn)略和具體實施步驟
我國許多企業(yè)制定的信息化戰(zhàn)略中，概念多、目標(biāo)多、定性的內(nèi)容多;責(zé)權(quán)分工少、具體實施措施少、定量的內(nèi)容少。缺乏量化的規(guī)劃、具體實施步驟、權(quán)責(zé)分工和獎懲考核制度，“戰(zhàn)略”就成了“空中樓閣”，結(jié)果自然大打折扣。
(二)缺乏預(yù)留空間，無法支撐新的業(yè)務(wù)、流程和組織擴(kuò)展
信息系統(tǒng)建設(shè)需耗費大量資金和人力，對企業(yè)管理理念及流程將會帶來重大變革。由于企業(yè)自身的快速發(fā)展，業(yè)務(wù)模式、組織架構(gòu)、管理流程也會隨之發(fā)生較大變化，如果不為這種變化預(yù)留充分的拓展空間，將來就會陷入“進(jìn)退維谷”的境地。因此，整體規(guī)劃、分步實施對于保證信息化長期成功意義重大。
(三)信息化目標(biāo)未與企業(yè)戰(zhàn)略結(jié)合
企業(yè)戰(zhàn)略包括業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和管理戰(zhàn)略。信息化目標(biāo)既要結(jié)合業(yè)務(wù)實際，有適度的前瞻性，又要體現(xiàn)企業(yè)的管理理念、管控戰(zhàn)略，使之系統(tǒng)化、流程化。
(四)孤立的財務(wù)信息系統(tǒng)，而非企業(yè)整體信息系統(tǒng)的孤島模式
這是信息化建設(shè)初級階段的典型特征。而且財務(wù)系統(tǒng)更偏重于會計核算系統(tǒng)，更多地把信息系統(tǒng)視為節(jié)省人工的工具。當(dāng)企業(yè)的內(nèi)外部經(jīng)營形勢日益復(fù)雜，管理者對信息的需求更加多樣化、深度化，孤立的財務(wù)系統(tǒng)，甚至?xí)嫼怂阆到y(tǒng)就難以滿足管理要求。
三、企業(yè)信息化規(guī)劃層面與方向
(一)信息化規(guī)劃層面
1.戰(zhàn)略層面。包括明確公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、所處的競爭環(huán)境及信息化在公司戰(zhàn)略中的定位。
2.技術(shù)層面。包括評估公司的IT基礎(chǔ)設(shè)施和人員能力;IT架構(gòu)，包括平臺、架構(gòu)、應(yīng)用軟件、流程、數(shù)據(jù)等。
3.管理層面。包括組織架構(gòu)設(shè)置、匯報體系、崗位、技能分類;IT管控模式，包括IT制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、IT投資決策程序、安全管理等。
(二)信息化規(guī)劃方向
2011年，《加強(qiáng)央企信息化通知》指出：企業(yè)應(yīng)堅持整體規(guī)劃、科學(xué)適用、成本效益、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化等原則，統(tǒng)一制定集團(tuán)信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化總體目標(biāo)和分階段任務(wù)，有計劃分步驟組織實施，做到與集團(tuán)整體信息化規(guī)劃同步、系統(tǒng)集成、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享。對于信息化水平較高的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)與國際先進(jìn)企業(yè)接軌，結(jié)合企業(yè)實施“走出去”戰(zhàn)略，持續(xù)優(yōu)化財務(wù)信息系統(tǒng)功能，推進(jìn)全球業(yè)務(wù)信息化、財務(wù)服務(wù)集中化;對于信息化水平一般、尚處于建設(shè)和完善過程中的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息資源整合和不同信息系統(tǒng)的集成，力爭在“十二五”期間建成功能完善、財務(wù)與業(yè)務(wù)相統(tǒng)一、運行高效安全、覆蓋集團(tuán)全部子企業(yè)和所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的財務(wù)信息系統(tǒng);對于信息化基礎(chǔ)較為薄弱的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)制定適合企業(yè)經(jīng)營管理特點的系統(tǒng)框架、軟件平臺和實施方案，兼顧技術(shù)先進(jìn)性和操作實用性，考慮未來擴(kuò)展性和系統(tǒng)兼容性，做好軟件系統(tǒng)選型和網(wǎng)絡(luò)布局。
四、企業(yè)信息化建設(shè)建議措施
(一)實施過程
1.選擇優(yōu)秀的項目實施顧問
優(yōu)秀的項目實施顧問對項目的成功至關(guān)重要。對項目實施顧問的評判不僅要關(guān)注其IT背景與經(jīng)驗，還需對所從事行業(yè)進(jìn)行了解，如果做過相同或相似行業(yè)的IT項目，那么以往項目的實施經(jīng)驗或是教訓(xùn)對企業(yè)無疑是一筆寶貴的財富。企業(yè)必須和實施顧問作深度交流，綜合判斷其各項能力，包括財務(wù)管理能力、對業(yè)務(wù)流程的理解能力、對計算機(jī)技術(shù)的綜合運用能力、溝通能力及培訓(xùn)能力等。
2.成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組
信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，橫向涵蓋企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面，縱向貫穿各個級次。需要對企業(yè)的制度體系、管理框架、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行梳理與優(yōu)化，涉及的部門多、實施周期長、工作量大。企業(yè)“一把手”親自掛帥，在整個實施過程中“常抓不懈”，把握關(guān)鍵點與進(jìn)度控制，加之上下認(rèn)同，充分調(diào)動各方面資源，這是成為項目成功的重要保障。相反，一把手工程若流于形式，變?yōu)?ldquo;形象工程”，則項目實施效果將大打折扣。
3.聘請第三方咨詢
近年來，第三方信息系統(tǒng)咨詢在國內(nèi)發(fā)展很快，這是由于企業(yè)與軟件公司的利益角度不同，企業(yè)對軟件公司產(chǎn)品的理解存在“信息不對稱”。企業(yè)在選擇時，須重點關(guān)注其在同行業(yè)內(nèi)是否具有優(yōu)勢，是否成功實施過類似項目，不能只看名聲，還要評估實施團(tuán)隊。
4.重視系統(tǒng)整合，避免“信息孤島”
企業(yè)在不同時期實施不同的系統(tǒng)，由于在運行環(huán)境、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息編碼規(guī)則、業(yè)務(wù)流程定義等方面執(zhí)行不同的標(biāo)準(zhǔn)，成為系統(tǒng)無法信息共享和集成的根本原因。傳統(tǒng)IT環(huán)境中，各部門建立各自的獨立異構(gòu)系統(tǒng)，重復(fù)消耗資源，造成服務(wù)器和存儲設(shè)備數(shù)量過多、物理位置分散，既降低了系統(tǒng)靈活性、數(shù)據(jù)完整性和可用性，也增加了整個IT基礎(chǔ)設(shè)施的擁有成本、管理和支持成本。異構(gòu)系統(tǒng)之間難以共享數(shù)據(jù)和資源，數(shù)據(jù)之間不能暢通傳輸，整個企業(yè)的IT成為多個應(yīng)用孤島和數(shù)據(jù)孤島。一是應(yīng)制定切實可行的信息規(guī)劃。二是要及時升級集成平臺。集成平臺是可以適用于不同系統(tǒng)之間信息共享的通信工具，即通過應(yīng)用集成技術(shù)將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、公共數(shù)據(jù)、應(yīng)用軟件、硬件和各種標(biāo)準(zhǔn)整合起來，在企業(yè)不同應(yīng)用系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫集成。三是要形成企業(yè)應(yīng)用集成(EAI)。從應(yīng)用集成的對象劃分，可以分為面向數(shù)據(jù)的集成和面向過程的集成;從應(yīng)用集成所使用的技術(shù)劃分，可以分為平臺集成、數(shù)據(jù)集成、組件集成、應(yīng)用集成、過程集成、業(yè)務(wù)集成六個層次;從企業(yè)組織角度劃分，可分為水平組織之間的集成、垂直組織之間的集成、不同組織之間系統(tǒng)的集成。
(二)系統(tǒng)運行過程
信息系統(tǒng)只有投入使用才能有效發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)規(guī)范管理，提升管理能力，提高管理效率的作用。各企業(yè)應(yīng)當(dāng)克服“重建設(shè)、輕應(yīng)用”的傾向，切實抓好系統(tǒng)的應(yīng)用管理。對已經(jīng)具備上線運行條件的系統(tǒng)或模塊，應(yīng)當(dāng)組織力量及時投入使用，做好數(shù)據(jù)遷移和系統(tǒng)初始化工作，確保數(shù)據(jù)資料連續(xù)完整和系統(tǒng)正常運行，并加強(qiáng)系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)和運行維護(hù)，定期對系統(tǒng)的軟硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測，對數(shù)據(jù)進(jìn)行同城和異地災(zāi)備，并根據(jù)運行中出現(xiàn)的新情況、新問題及新需求，持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化，增強(qiáng)系統(tǒng)的適應(yīng)性、擴(kuò)展性和安全性。
目前企業(yè)信息化實施不成功，很多是由于缺乏科學(xué)的方法論所導(dǎo)致的。狹義的信息化系統(tǒng)實施概念是將信息系統(tǒng)視為單純的技術(shù)項目;廣義的信息化系統(tǒng)實施概念不以信息系統(tǒng)安裝完成及投入使用為終結(jié)，而是將整個信息系統(tǒng)生命周期看作信息系統(tǒng)實施過程。目前較為流行的是結(jié)構(gòu)化生命周期開發(fā)方法，即用系統(tǒng)工程的思想和方法，結(jié)構(gòu)化、模塊化地對生命周期進(jìn)行分析和設(shè)計。將整個開發(fā)過程分為五個階段：一是規(guī)劃階段，主要任務(wù)是明確系統(tǒng)開發(fā)的要求;二是系統(tǒng)分析階段，主要任務(wù)是對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與功能進(jìn)行分析，理清業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程，提出新系統(tǒng)的邏輯方案;三是系統(tǒng)設(shè)計階段，主要任務(wù)是確定系統(tǒng)的總體的設(shè)計方案，劃分子系統(tǒng)功能，進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計，如處理模塊、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、輸入輸出界面、編碼的設(shè)計;四是系統(tǒng)實施階段;五是系統(tǒng)運行階段。
實施方法論是一整套結(jié)構(gòu)化的實施規(guī)范，包括基本原則、實施階段、建模工具、實施主體、實施工具、培訓(xùn)文檔、技術(shù)和服務(wù)支持等。其意義在于可以提高工作效率和項目實施質(zhì)量，避免無序和混亂。并要注意，一是正確理解和分析不同層次的管理人員對信息系統(tǒng)的需求。二是以是否能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)管理需求為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)選擇，即需實用而有“適當(dāng)前瞻性”的，而并非“最先進(jìn)”的。三是配置應(yīng)用系統(tǒng)模塊，確定報表程式和集成接口程式。四是進(jìn)行系統(tǒng)支援，包括數(shù)據(jù)安全、容錯方案、容災(zāi)系統(tǒng)等。
(三)管理過程
1.強(qiáng)化信息化人才隊伍建設(shè)。企業(yè)在推進(jìn)信息化工作中，應(yīng)當(dāng)高度重視信息化人才隊伍建設(shè)。有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)機(jī)構(gòu)和專門崗位，配備既懂管理又掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才，充實人才隊伍，并建立激勵約束機(jī)制，創(chuàng)建有利于人才發(fā)展的良好環(huán)境，確保人才隊伍穩(wěn)定。
2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。包括制度、流程、科目、客商、審批權(quán)限等內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化使信息可以被正確識別并實現(xiàn)跨平臺溝通，使分門別類的程序能實現(xiàn)真正的模塊化并能完全組合。
3.重視編碼體系的建立與優(yōu)化。軟件對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的，建立編碼使管理有了可以遵循的原則，也為龐大的數(shù)據(jù)確定了可以識別的惟一標(biāo)志方法。不同企業(yè)的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則：
一是惟一性。一個編碼對象僅被賦予一個代碼;二是實用性。編碼體系應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和管理需求，從實用性出發(fā)，掌握好編碼的級次和粗細(xì)程度;三是編碼結(jié)構(gòu)統(tǒng)一;四是符合標(biāo)準(zhǔn)化要求;五是簡便易用性。編碼應(yīng)盡可能好記易用，在滿足要求的前提下應(yīng)盡可能簡短，以提高使用效率。
4.重視流程優(yōu)化。IT技術(shù)只是信息化的手段、載體和實現(xiàn)形式，如果沒有業(yè)務(wù)和管理的優(yōu)化，即使應(yīng)用再先進(jìn)的信息技術(shù)和系統(tǒng)都會使信息化管理的效果“大打折扣”。實踐表明，IT應(yīng)用沒有發(fā)揮潛能的原因之一就是企業(yè)習(xí)慣于沿用業(yè)已存在的方式做事，而不是注重實際和計劃，然后考慮應(yīng)用信息技術(shù)手段來輔助實現(xiàn)。特別是當(dāng)信息系統(tǒng)要求和管理習(xí)慣沖突時，企業(yè)往往不愿意去改變現(xiàn)時存在的不合理流程。即使引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)直接模擬手工業(yè)務(wù)處理流程，也只是固化了落后的管理模式，造成很多不合理或無效的工作，信息化根本達(dá)不到預(yù)想的效果。
5.重視軟件模擬運行。企業(yè)在信息化的實施過程中，總是想迫不及待地開展工作，往往忽略軟件的模擬運行。當(dāng)前的管理軟件已不同于傳統(tǒng)的一般功能性軟件，它是一套功能完善的程序組，其安裝對微機(jī)環(huán)境、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件水平都提出了較高要求。在軟件選型上，企業(yè)和軟件開發(fā)商之間的信息是不對稱的。軟件開發(fā)商為了能順利實現(xiàn)銷售，往往隱瞞軟件的缺點，夸大軟件的優(yōu)點。特別是某些剛推出的“先進(jìn)”版本軟件，在許多方面是不成熟的。軟件開發(fā)商在為客戶實施的過程，也是不斷修改、完善軟件的過程。除非特別必要，企業(yè)在選擇時一定要慎之又慎。即使選擇，也一定要進(jìn)行充分的模擬運行。模擬測試包括軟件的安裝和調(diào)試、流程和功能測試、實用性測試。
6.做好信息系統(tǒng)安全保密工作。信息系統(tǒng)存儲了企業(yè)經(jīng)營活動形成的大量財務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，安全保密至關(guān)重要。企業(yè)要高度重視，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)安全保密規(guī)定及技術(shù)規(guī)范，要從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等方面，在系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)實施與運行維護(hù)全過程中，貫徹安全保密要求，加強(qiáng)安全保密管理，做到保密工作與信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步設(shè)計、同步實施。
綜上所述，信息化建設(shè)無論是從實施周期、專業(yè)跨度、管理級次、影響范圍，還是管理理念的革命、工作習(xí)慣的改變、管理規(guī)范性的提高，都當(dāng)之無愧稱得上是一項系統(tǒng)工程。成功實施信息化建設(shè)，需要企業(yè)加強(qiáng)很多方面的工作。從另一方面講，對企業(yè)也是一項修煉，其管理理念、管理人員的綜合素質(zhì)在信息化建設(shè)過程中必將得到巨大提升。
[參考文獻(xiàn)]
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