試論電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的理論與實(shí)踐

　　摘要：本文對(duì)電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的理論與實(shí)際應(yīng)用做了簡要探討。

　　關(guān)鍵詞：電子商務(wù)　數(shù)字檔案館服務(wù)

　　1、電子商務(wù)理念與數(shù)字檔案館服務(wù)

　　1.1 電子商務(wù)

　　1.1.1 電子商務(wù)的概念與模式 在英文中主要有兩個(gè)詞與電子商務(wù)相對(duì)應(yīng)：EB(electronicbusiness)、EC(electronic commerce)。EB稱廣義的電子商務(wù)(亦稱電子業(yè)務(wù)或電子商業(yè))，由IBM公司于1997 年第一次正式使用，是許多IT企業(yè)和學(xué)者支持的觀點(diǎn)。EC稱狹義的電子商務(wù)(亦稱電子交易)，在世界貿(mào)易組織(WTO)及其成員國討論電子商務(wù)的政策性文件中就使用EC。

　　1.1.2 與傳統(tǒng)商務(wù)相比，電子商務(wù)的優(yōu)勢 第一，交易虛擬化通過Internet為代表的計(jì)算機(jī)，整個(gè)交易全部都是虛擬化設(shè)置。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行貿(mào)易往來，雙方負(fù)責(zé)人自貿(mào)易談判、簽約再到確定交易等一系列程序，不再需要當(dāng)面進(jìn)行，均可利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)。第二，降低了交易的成本。我們用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息傳遞所產(chǎn)生的費(fèi)用比電話、信件、傳真所支出要低的多。而且電子商務(wù)還可以減少一些之前傳統(tǒng)商務(wù)所必要的開支，如：中介費(fèi)、信息成本、文件處理費(fèi)、廣告服務(wù)費(fèi)、印刷費(fèi)、傳播費(fèi)、還有店面的租金費(fèi)等。第三，減少中間不必要因素。傳統(tǒng)貿(mào)易方式的費(fèi)用過高、安排速度慢、容易出現(xiàn)誤差等缺陷已經(jīng)不存在。同時(shí)，電子商務(wù)很大程度上縮短了交易的時(shí)間，使交易雙方可以直接進(jìn)行貿(mào)易往來，所以，在某種概念上改變了社會(huì)經(jīng)濟(jì)整體運(yùn)行的方式。使整個(gè)交易過程更加方便快捷有效。第四，交易的透明化。在整體交易過程中，交易雙方從洽談、簽約到貨款的支持、交貨通知等都在電子屏幕上有所顯示，雙方可清晰看到，所以顯得比較透明化。

　　1.1.3 數(shù)字檔案館服務(wù)概述 何為數(shù)字檔案館信息服務(wù)呢，是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案館利用計(jì)算機(jī)、通訊以及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)來完成檔案信息采集、處理、存儲(chǔ)、傳遞以及提供利用等活動(dòng)，從而達(dá)到“為檔案信息用戶提供所需數(shù)字檔案信息產(chǎn)品和服務(wù)、滿足檔案信息用戶解決現(xiàn)實(shí)問題的檔案信息需求”這一目的的過程。

　　1.1.4 電子商務(wù)理念對(duì)數(shù)字檔案館服務(wù)的影響 電子商務(wù)是從傳統(tǒng)模式向網(wǎng)絡(luò)模式轉(zhuǎn)化的最終產(chǎn)物，帶來了現(xiàn)代辦公模式的變化，也是人類進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的補(bǔ)充力量所在。這種信息化和電子化趨勢在檔案管理工作中產(chǎn)生了很有價(jià)值的影響意義，同時(shí)也給人類帶來了方便。數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)有一明顯的行業(yè)特性，它依靠網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行數(shù)字化信息的搜索、保存以及傳遞，提供信息、收付資金、以及傳遞商品在這一過程中不可避免地存在著。

　　1.2 數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展與實(shí)施

　　利用電子商務(wù)的支持，數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)活動(dòng)方能得以順利開展與實(shí)施。數(shù)字檔案館提供了一項(xiàng)自動(dòng)化程度很高的網(wǎng)絡(luò)作業(yè)環(huán)境，這就必然要充分利用網(wǎng)絡(luò)的高效率來提供相應(yīng)的服務(wù)。在電子商務(wù)解決方案的支持下，利用電子商務(wù)交易系統(tǒng)來開拓業(yè)務(wù)工作的范疇、優(yōu)化數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)流程，從而提高了服務(wù)質(zhì)量以及工作業(yè)務(wù)的水平。

　　1.3 數(shù)字檔案館中電子商務(wù)服務(wù)的意義

　　電子商務(wù)所特有的開放性、高效性、以及互動(dòng)性改變了檔案信息的相對(duì)封閉狀態(tài)。數(shù)字檔案館利用電子商務(wù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的商品化、市場化。電子商務(wù)提高檔案信息化發(fā)展的速度，更直接更方便的使檔案利用者與檔案管理工作者交流，其收益還可以彌補(bǔ)檔案館以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金欠缺，讓二者能充分利用現(xiàn)有條件來實(shí)現(xiàn)技術(shù)和設(shè)備的提高，以提供優(yōu)質(zhì)的社會(huì)服務(wù)。

　　2、數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)

　　2.1 數(shù)字檔案館通過電子商務(wù)增加了商機(jī)和活力。數(shù)字檔案館通過電子商務(wù)，擁有了“事業(yè)性”、“公益性”、“福利性”等特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)具有社會(huì)效益的比較傳統(tǒng)性的檔案館所特有的信息服務(wù)形式，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展。突破了老形式化體制，從而提高服務(wù)效率，進(jìn)化操作流程，這些因素是檔案館生存與發(fā)展的必要保證，也是宗旨所在。我們都知道，商務(wù)聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫擁有著互聯(lián)網(wǎng)上最有價(jià)值的信息資源，用戶只需要具備一定的經(jīng)濟(jì)支付能力，之后系統(tǒng)所帶來的簡便、快捷、高效等特性是過去傳統(tǒng)意義上的檔案館無法比擬的。

　　2.2 數(shù)字檔案館中的電子商務(wù)服務(wù)方式

　　2.2.1 繳費(fèi)查檔：這是目前數(shù)字檔案館所提供的一項(xiàng)比較頻繁的電子商務(wù)，它需要客戶繳納一定的費(fèi)用，方能獲得查閱使用數(shù)字檔案館內(nèi)部的一些數(shù)據(jù)的資格與權(quán)利，從而滿足客戶查閱需求。

　　2.2.2 在線交易：所謂數(shù)字檔案館的在線交易，是指數(shù)字檔案館利用網(wǎng)絡(luò)所進(jìn)行的時(shí)時(shí)交易等銷售行為。比如，可以利用網(wǎng)絡(luò)向用戶出售電子檔案信息、音像制品、檔案編研成果、編輯成冊(cè)的相關(guān)資料、個(gè)性化產(chǎn)品等在線服務(wù)。

　　2.2.3 聯(lián)合編目：指的是各大中小型檔案館聯(lián)合編制的程序，里面有各檔案館自己擁有的資源，然后上傳保存到中心數(shù)據(jù)庫，或者從中心數(shù)據(jù)庫下載所需要的檔案資源，從而記錄收納到本地的數(shù)據(jù)庫，來組織編制各種類別、載體的聯(lián)合目錄，從中所產(chǎn)生的費(fèi)用都是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行交易的。聯(lián)合編目使檔案資源的共享更加有效得實(shí)現(xiàn)。

　　2.2.4 增值服務(wù)：檔案館的查詢、編研等工作需要非常專業(yè)技術(shù)，把館藏資源文化利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行編織整合，使各類用戶的特定需求更加有效地得到滿足，而且能運(yùn)用本身的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢、檢索技術(shù)、跨行業(yè)，跨專業(yè)地進(jìn)行查檔，該項(xiàng)成果凝聚了全體檔案工作人員的勞動(dòng)與智慧，也就是所謂的增值信息。如果運(yùn)用電子商務(wù)服務(wù)，

　　這種增值服務(wù)還會(huì)擁有更加廣闊的空間可以進(jìn)行開拓發(fā)展，有著很大的潛力市場可開拓。

　　3、電子商務(wù)理念在數(shù)字檔案館服務(wù)中的應(yīng)用

　　如今，在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的社會(huì)里，電子信息是一項(xiàng)非常重要的商品。信息服務(wù)必須向著商業(yè)化的方向大力發(fā)展。在如此廣泛的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，信息服務(wù)所特有的“廣泛性”、“充分性”、“實(shí)時(shí)性”、“精確性”，比以往的傳統(tǒng)模式更具特色。其一，它能打破信息的壁壘，進(jìn)一步朝著理想市場環(huán)境方向發(fā)展，建設(shè)以用戶為中心的個(gè)性化服務(wù);其二，它更加有助于商務(wù)流程透明化的形成。數(shù)字檔案館信息服務(wù)要想實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)化，就必須要把3方面與檔案業(yè)務(wù)過程相關(guān)的系統(tǒng)緊密集成，而且要把它們?nèi)�部運(yùn)用于互聯(lián)網(wǎng)，這3各方面就是“用戶關(guān)系管理系統(tǒng)”、“信息管理系統(tǒng)”和“資源規(guī)劃管理系統(tǒng)”等。使用戶通過互聯(lián)網(wǎng)，與檔案館的工作人員，內(nèi)外互動(dòng)，做到實(shí)時(shí)信息交流以及知識(shí)間的共享。通過檔案館信息鏈的整體結(jié)合，使得用戶與檔案人員從單的渠道就可以訪問到所需要的信息，然后再利用這些信息做出合理的業(yè)務(wù)決策，達(dá)到最后執(zhí)行決策，這樣一來就給用戶提供了一項(xiàng)定向的、全方位的服務(wù)，同時(shí)，使檔案館內(nèi)部員工知識(shí)得到創(chuàng)新，共享得到充分實(shí)現(xiàn)，從而達(dá)到贏得商務(wù)機(jī)會(huì)并創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的目的。總之，僅管我國數(shù)字檔案館在建設(shè)完善過程中不斷地引進(jìn)電子商務(wù)的一些服務(wù)，可是和國外的數(shù)字檔案館建設(shè)仍然存在較大的距離。所以，我們需要把我國的數(shù)字檔案館建設(shè)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上不斷去完善，借鑒國外數(shù)字檔案館建設(shè)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，提高我國檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平，以及檔案館的管理水平，進(jìn)一步完善管理制度，在檔案館部門自身努力地基礎(chǔ)上，加上全社會(huì)的共同努力，讓我國數(shù)字檔案館的用戶充分享受更加完善、方便快捷的電子商務(wù)服務(wù)。

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