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淺談加強研究生學位檔案管理工作的思考
摘要：研究生學位檔案,是研究生學習期間的真實記錄,是證明研究生獲得學位的重要材料。研究生學位檔案管理工作是各研究生培養(yǎng)單位的一項重要工作。目前各研究生培養(yǎng)單位的研究生學位檔案的管理工作還存在許多問題,例如認識不到位、重視程度不夠、工作不規(guī)范等等。對目前各研究生培養(yǎng)單位研究生學位檔案管理工作中存在的問題進行分析,提出改進和做好研究生學位檔案管理工作的建議,為各研究生培養(yǎng)單位進一步做好研究生學位檔案管理工作提供依據。
關鍵詞：研究生 學位檔案 管理
引言
研究生學位檔案是研究生在校學習的真實記錄,這些檔案材料對研究生畢業(yè)以后的就業(yè)、工作、學習等都將起到十分重要的作用。各研究生培養(yǎng)單位也把歷屆研究生的學位檔案信息, 作為教學、科研、管理工作的重要資源。因此,對于研究生培養(yǎng)單位來說,做好研究生學位檔案的管理工作也是一項有著重要意義的工作。與研究生教育的快速發(fā)展相比,各研究生培養(yǎng)單位的研究生學位檔案管理工作卻遠遠落后于蓬勃發(fā)展的研究生教育形勢。
1、目前研究生學位檔案管理中存在的問題
研究生的培養(yǎng)不同于本科生的培養(yǎng),其過程涉及環(huán)節(jié)比較多,需存檔的材料也就比較多。近幾年,我國的學位與研究生教育有了跨越式的發(fā)展,研究生類別及數量都有了成倍的增加。研究生學位檔案的工作量有了較大幅度的增加,檔案管理工作壓力也越來越大,存在的問題也就日益突出。
1.1認識不到位,重視程度不夠
各研究生培養(yǎng)單位對于研究生學位檔案管理工作的重要性認識還不到位,沒有引起領導及管理人員的充分重視。大家在談起檔案管理工作來,都認為很重要,但真正落實起來或者在具體的工作中卻沒有充分認識其重要性。對于研究生的檔案管理,簡單地認為就是把與研究生有關的材料整理存檔,對于有關檔案管理的法律、法規(guī)及工作要求沒有認真貫徹執(zhí)行。在工作中,表現為責任心不夠強,工作有失規(guī)范。
1.2存檔要求不明確,存檔材料混亂
與本科生的培養(yǎng)工作相比,研究生的培養(yǎng)工作涉及培養(yǎng)環(huán)節(jié)多且較復雜。研究生的培養(yǎng)更側重對個體的培養(yǎng),因此涉及存檔材料比較多。研究生畢業(yè)后要查詢相關材料,所以存檔材料的內容十分重要。目前,研究生培養(yǎng)單位對學位存檔材料還存在著不明確的狀況,對于研究生的哪些材料應該存檔,哪些材料不應該存檔不清楚,有些非常重要的材料沒有存檔,有些不重要的材料反而存檔了。
1.3檔案管理手段滯后
研究生學位檔案作為一種信息資源,涉及材料多,尤其是近幾年研究生類別及數量的快速增加,給研究生學位檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。目前,大多數研究生培養(yǎng)單位的檔案管理還在沿用以往傳統(tǒng)的、手工管理方式,工作量大、效率低、容易出錯,檔案管理人員也無暇顧及對存檔工作的研究、開發(fā)與利用,查閱檔案準確率低、查全率低,檔案管理工作的軟硬件建設投入不足,無法適應研究生教育的快速發(fā)展,也就不能很好地服務于研究生教育。
2、改進研究生學位檔案管理工作的建議
1)加強業(yè)務培訓,提高工作人員素質,規(guī)范管理工作。研究生學位檔案管理工作是一項政策性較強的工作。研究生學位檔案管理工作涉及人員多,有各培養(yǎng)單位的研究生秘書、答辯秘書、研究生管理部門人員以及檔案管理人員等等。加強對研究生檔案的管理人員的培訓,認真學習、領會學位檔案管理的政策法規(guī)及業(yè)務規(guī)范,定期組織相關人員座談交流,對于做好研究生檔案的管理工作起著重要的作用。嚴格管理研究生檔案,使之完整、規(guī)范和安全是每一位檔案管理人員的職責。通過培訓,提高研究生檔案管理人員的其責任心及職業(yè)道德,明確工作職責和工作業(yè)務,進一步規(guī)范管理工作。
2)統(tǒng)一建檔標準,明確存檔材料。研究生學位檔案所涉及的材料比較多,主要包括個人培養(yǎng)計劃,成績單,實踐活動材料,論文開題、論文評閱、答辯以及學位授予材料,學位論文,獎懲情況等等。各單位應根據國家有關規(guī)定并結合本單位的特點,統(tǒng)一建檔標準,對歸檔內容認真分析,嚴格篩選,建立健全收集、歸檔、立卷內容,做到檔案材料收集齊全,檔案材料不缺項、不缺頁,確保每份學位檔案材料填寫清楚、齊全,簽字、蓋章不遺漏,不出現漏編、重編等問題。
3)運用現代化管理手段,提高管理工作效率。隨著研究生教育的快速發(fā)展,大量的研究生學位檔案信息需要處理,利用現代化的管理手段已經成為不爭的事實。目前大多數高校已建有辦公自動化系統(tǒng)和局域網,為研究生學位檔案管理的信息化奠定了良好的基礎�？茖W化、現代化的管理手段是規(guī)范研究生學位檔案管理工作、提高工作效率、服務水平及質量的保障。各研究生培養(yǎng)單位應加大投入,為研究生檔案管理工作配備必要的、充足的、先進的設施及設備,尤其是要配備專用的計算機,并引進先進的管理軟件用于研究生學位檔案的管理工作。
4)提高服務意識,做好服務工作。研究生學位檔案管理工作一項重要目的就是用于日后的查看,調閱;方便、快捷地查詢研究生學位檔案是今后檔案管理工作的努力方向。如果研究生學位檔案管理工作不能很好地提供應該的服務,存檔的材料再全、再好,也沒有實際意義。各研究生培養(yǎng)單位應積極采取措施,不斷增強學位檔案管理人員的綜合素質和職業(yè)道德水平,進而不斷提高服務意識、服務水平,使研究生學位檔案管理工作更好地服務于研究生教育和社會發(fā)展。
21世紀是信息時代,是知識經濟時代,社會對知識將更加重視,研究生學位檔案管理工作也將發(fā)揮更大的作用。做好研究生學位檔案管理工作,更好地服務于研究生教育,服務于社會發(fā)展,將是研究生學位檔案管理人員義不容辭的責任。這就需要各研究生培養(yǎng)單位研究生管理人員及檔案管理人員不斷提高自身綜合素質及修養(yǎng);更新工作觀念;積極探索工作思路、工作方法;廣泛開展研究生檔案管理的研究工作,及時發(fā)現問題,分析問題,進而解決問題;掌握先進的管理技術及手段,提高服務意識、服務水平,努力做好研究生學位檔案管理工作。
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