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試談信息化管理助力企業(yè)發(fā)展
摘要：企業(yè)信息化建設(shè)在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著重要作用，并扮演了必不可少的角色，被越來(lái)越多的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者所認(rèn)可，其效率的高低直接影響到企業(yè)的收益，其提供數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性直接影響領(lǐng)導(dǎo)的決策方向，這對(duì)企業(yè)帶來(lái)的是不可估量的效益。因此，信息化的程度將直接影響企業(yè)的管理水平，并助力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
關(guān)鍵詞：信息化;ERP;企業(yè);生產(chǎn);經(jīng)營(yíng);助力;內(nèi)控
隨著信息化的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)的功能不斷得到完善和強(qiáng)大，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)對(duì)信息系統(tǒng)的依賴越來(lái)越大了，其信息化的程度逐步成為判斷企業(yè)是否現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)之一。因此，各企業(yè)都在加強(qiáng)信息技術(shù)在生產(chǎn)、管理和銷售等環(huán)節(jié)的應(yīng)用，以提高企業(yè)的效率，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
企業(yè)信息化是企業(yè)為了有效管理人力、財(cái)力、物力等資源，利用現(xiàn)代化的工具和手段，實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的過(guò)程。信息化管理是融入了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的信息系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理，信息系統(tǒng)是在整合了企業(yè)的管理制度、組織文化后，結(jié)合先進(jìn)的業(yè)務(wù)流程，通過(guò)信息技術(shù)，建立信息系統(tǒng)項(xiàng)目和后續(xù)運(yùn)營(yíng)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理提供工具。信息系統(tǒng)不是一次性就完成的，是按照管理的模式經(jīng)過(guò)多次提升和改善逐步形成，適合企業(yè)文化、管理模式和業(yè)務(wù)模式。企業(yè)存在各種為實(shí)現(xiàn)高效管理的管理信息系統(tǒng)MIS(Management Information System)，如采購(gòu)管理、生產(chǎn)管理、庫(kù)存管理、銷售管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源、設(shè)備管理等，且管理層為了方便掌控企業(yè)的總體情況，還專門(mén)把各專業(yè)系統(tǒng)的信息統(tǒng)一布署到一個(gè)統(tǒng)一的界面，通過(guò)權(quán)限制約，滿足各管理層查詢相關(guān)業(yè)務(wù)的情況，有的企業(yè)在集成各系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，整合了一套合署辦公系統(tǒng)，在其系統(tǒng)內(nèi)包涵了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的最新?tīng)顟B(tài)，上至董事長(zhǎng)，下至業(yè)務(wù)員，均可在系統(tǒng)上找到適合自己的信息，這就是信息系統(tǒng)的整合作用，為企業(yè)的發(fā)展提供了基礎(chǔ)。
管理信息系統(tǒng)可以按照不同的領(lǐng)域分為ERP(Enterprise Resource Planning)系統(tǒng)、生產(chǎn)制約系統(tǒng)、生產(chǎn)過(guò)程中信息管理系統(tǒng)等，其中ERP系統(tǒng)，是現(xiàn)在流行、使用最廣泛的系統(tǒng)，它是近代在國(guó)際上通行的、以現(xiàn)代化的先進(jìn)管理思想為基礎(chǔ)的、應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的管理系統(tǒng)，它為企業(yè)提供了決策、計(jì)劃、制約和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估等全方位的管理平臺(tái)，其定位在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理或成本制約的層次上。
ERP通過(guò)對(duì)企業(yè)的各種資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，并協(xié)調(diào)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向開(kāi)展企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，全方位地提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，從而取得較好的經(jīng)濟(jì)效益。 ERP系統(tǒng)是以業(yè)務(wù)流程管理為核心的管理信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)將企業(yè)的核心業(yè)務(wù)劃分成若干相對(duì)獨(dú)立、相互關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)流程，它們組成了企業(yè)的主價(jià)值鏈，支持著企業(yè)的運(yùn)作。以流程為核心的管理思想克服了傳統(tǒng)企業(yè)那種被職能部門(mén)分割的現(xiàn)象，將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)，如銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等連結(jié)成一個(gè)有機(jī)的整體，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了橫向和縱向的集成，并在供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了高度集成，每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的三流合一，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的運(yùn)作更加流暢，加快了業(yè)務(wù)處理活動(dòng)的反應(yīng)速度，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。為實(shí)現(xiàn)最大的效益，系統(tǒng)在各環(huán)節(jié)設(shè)置了風(fēng)險(xiǎn)制約點(diǎn)，以防止企業(yè)效益流失。
以下是通過(guò)銷售業(yè)務(wù)的管理，來(lái)詳細(xì)說(shuō)明信息系統(tǒng)是如何在業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)制約的。
企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)是在購(gòu)買(mǎi)原材料、生產(chǎn)之后產(chǎn)生利潤(rùn)的最后關(guān)口，如果制約住其風(fēng)險(xiǎn)，則相應(yīng)的就爭(zhēng)取到了最高利益，因此，在銷售的各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)制約就顯得尤為重要。在之前的銷售中，其風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在銷售之后形成的應(yīng)收賬款上，后續(xù)只能做回籠貨款的工作，其在售前和售中制約風(fēng)險(xiǎn)只能靠人為的手段進(jìn)行，而在現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)中的銷售，實(shí)現(xiàn)了多方位、多功能的風(fēng)險(xiǎn)制約技術(shù)和手段，在售前、售中、售后進(jìn)行全線制約。比如，在售前，經(jīng)過(guò)詢價(jià)、報(bào)價(jià)后，按照具體情況后續(xù)可以與客戶簽訂銷售合同或者直接簽訂銷售業(yè)務(wù)意向書(shū)，為后續(xù)銷售業(yè)務(wù)奠定基礎(chǔ)。為了對(duì)售前的管理，ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)了相應(yīng)的詢價(jià)、報(bào)價(jià)、合同等業(yè)務(wù)流程與實(shí)際業(yè)務(wù)相適應(yīng)。對(duì)于銷售業(yè)務(wù)的開(kāi)始，ERP系統(tǒng)有對(duì)應(yīng)的銷售訂單業(yè)務(wù)流程為其做支撐，且在銷售業(yè)務(wù)的開(kāi)始處，系統(tǒng)便自動(dòng)集成了檢查客戶預(yù)付款和產(chǎn)品庫(kù)存的情況，以判斷此筆業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)大小及是否可以滿足客戶要求，即如果預(yù)付款不足，則會(huì)對(duì)企業(yè)造成風(fēng)險(xiǎn)，如果庫(kù)存不滿足，后續(xù)的業(yè)務(wù)無(wú)法正常進(jìn)行，則會(huì)降低客戶滿意度，這樣對(duì)企業(yè)的信譽(yù)度會(huì)產(chǎn)生不良影響，所以，如果客戶預(yù)付款和庫(kù)存足夠，則后續(xù)的業(yè)務(wù)可以順利進(jìn)行。在發(fā)貨環(huán)節(jié)，系統(tǒng)可以按照實(shí)際發(fā)貨數(shù)量繼續(xù)檢查貨款和庫(kù)存情況，之后給客戶開(kāi)發(fā)票、清賬業(yè)務(wù)，這些均是系統(tǒng)自動(dòng)檢查相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)制約。這在沒(méi)有系統(tǒng)之前，通過(guò)人工手段執(zhí)行是很難做到準(zhǔn)確無(wú)誤的，但運(yùn)用信息系統(tǒng)后，只需財(cái)務(wù)收款，庫(kù)管員入庫(kù)后，銷售業(yè)務(wù)員就可以直接在系統(tǒng)創(chuàng)建銷售單據(jù)，之后出庫(kù)員按照發(fā)貨單的數(shù)量進(jìn)行出庫(kù)并確認(rèn)，財(cái)務(wù)人員按照前序單據(jù)開(kāi)發(fā)票，財(cái)務(wù)清賬人員按照業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和收款情況直接清賬即可。這整個(gè)過(guò)程中，系統(tǒng)均實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和金額數(shù)據(jù)的自動(dòng)集成，減少了數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的工作量，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高了工作效率。在這一系列業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限不相容策略規(guī)避了業(yè)務(wù)中存在的各種理由，為貨款及時(shí)回籠，提高經(jīng)濟(jì)效益，提供了及時(shí)可靠的保障。
為了滿足各級(jí)管理層對(duì)業(yè)務(wù)的及時(shí)監(jiān)控，ERP系統(tǒng)還提供了強(qiáng)大的報(bào)表功能，供各級(jí)人員在系統(tǒng)內(nèi)隨時(shí)了解業(yè)務(wù)的最新動(dòng)態(tài)，并為領(lǐng)導(dǎo)制定后續(xù)業(yè)務(wù)策略提供準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。因此，從這一系列的系統(tǒng)制約和功能上不難發(fā)現(xiàn)，信息系統(tǒng)完全實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的不相容崗位分離原則，符合企業(yè)內(nèi)制約度要求，降低了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，為決策提供了依據(jù)，提高了工作效率。
隨著企業(yè)信息化系統(tǒng)的發(fā)展，一些經(jīng)濟(jì)理論在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)成為了可能，如PDCA循環(huán)管理、JIT庫(kù)存管理、全面質(zhì)量管理等現(xiàn)代化的管理思想在系統(tǒng)內(nèi)由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完善，使其在系統(tǒng)內(nèi)的全面實(shí)現(xiàn)變得容易。例如，在PDCA循環(huán)上升式管理中，是把事后發(fā)現(xiàn)理由變成事前發(fā)現(xiàn)理由，并將發(fā)現(xiàn)的理由在事前解決，在銷售各環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，并通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，整改完成后，繼續(xù)后面的業(yè)務(wù)，在整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中，既進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)制約，也加快了理由解決速度，提高了整體業(yè)務(wù)的工作效率。在JIT零庫(kù)存管理中，一般的信息系統(tǒng)會(huì)在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置安全庫(kù)存，并根據(jù)業(yè)務(wù)情況設(shè)置預(yù)先報(bào)警機(jī)制，通過(guò)需求的實(shí)時(shí)變化更好地實(shí)現(xiàn)真正作用上的JIT管理。全面質(zhì)量管理是在企業(yè)內(nèi)部全員、全部范圍、全部生產(chǎn)過(guò)程的管理，即讓每一個(gè)員工都參與到質(zhì)量管理之中，這種理念在信息系統(tǒng)中可通過(guò)角色設(shè)置、權(quán)限管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等工作攝入到員工工作崗位的的各個(gè)環(huán)節(jié)，以達(dá)到全員參與產(chǎn)品的質(zhì)量管理的目標(biāo)。
總之，信息化管理已然成為企業(yè)發(fā)展的必定趨勢(shì)，信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，整合了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各種數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理層決策提供了可靠準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，系統(tǒng)內(nèi)通過(guò)對(duì)不相容崗位權(quán)限限制，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)制約度要求，加強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)制約，降低了人為因素造成的風(fēng)險(xiǎn)，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各環(huán)節(jié)，結(jié)合了現(xiàn)代的管理思想和企業(yè)的實(shí)際情況，其強(qiáng)大的報(bào)表監(jiān)控功能，為企業(yè)快速發(fā)展提供可靠基礎(chǔ)。因此，企業(yè)信息化管理在企業(yè)中的地位越來(lái)越重要，企業(yè)的發(fā)展與其息息相關(guān)，其對(duì)企業(yè)的助推作用將越來(lái)越明顯。
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