淺析建設(shè)物資二級庫房 加強(qiáng)醫(yī)院成本控制
摘要：加強(qiáng)物資管理是控制醫(yī)院成本的一大抓手，文章分析了醫(yī)院建設(shè)二級庫房的必要性，對在哪些科室建設(shè)二級庫房及需要注意的問題提出了建議。
關(guān)鍵詞：二級庫房 成本控制 醫(yī)院管理
新醫(yī)改方案明確提出：“定期開展醫(yī)療服務(wù)成本測算，科學(xué)考評醫(yī)療服務(wù)效率”、“加強(qiáng)成本核算和控制”。新的《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》規(guī)定，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的主要任務(wù)之一，就是“加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理，實(shí)行成本核算，強(qiáng)化成本控制，實(shí)施績效考評，提高資金使用效益”。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，成本管理已經(jīng)成為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理重要工作之一，而物資管理更是具有重要地位，不僅因?yàn)樗幤�、材料等物資占醫(yī)療收支的比重很大，而且物資保障的便捷性、及時(shí)性直接影響到診療流程和服務(wù)效率①。
一、二級庫房的概念
1.醫(yī)院一般都設(shè)有物資倉庫，購買的物資必須辦理驗(yàn)收、入庫手續(xù)，統(tǒng)一存放于此，各科室再從此領(lǐng)取物資。這樣的物資倉庫我們稱之為一級庫房，一級庫房應(yīng)該是每家醫(yī)院都有的。而在日常工作中，除醫(yī)院物資一級庫房以外，一些科室需要集中請領(lǐng)，并提供給多個(gè)科室或病人使用，如供應(yīng)室，還有一些科室只供本科室使用，但使用量相當(dāng)大，在需要使用物資前，一般會(huì)憑經(jīng)驗(yàn)將一定時(shí)間內(nèi)可能需要使用的物資一次申請購買，在辦理入庫手續(xù)后又一次性領(lǐng)取。實(shí)際上這部分物資全部存放于相應(yīng)科室，因此又產(chǎn)生了一個(gè)科室的小庫房，如檢驗(yàn)科。因這些原因形成的庫房我們稱之為二級庫房。
2.多數(shù)醫(yī)院除了直接用于病人的藥品可以以病人藥費(fèi)的記賬直接減少藥品庫房外，衛(wèi)生材料、其他材料以及非直接作用于病人的藥品試劑，均是由使用科室根據(jù)需要向一級庫房申請領(lǐng)取，領(lǐng)到科室的物資就由科室人員誰用誰取、隨用隨取，科室負(fù)責(zé)人在估計(jì)用得差不得多的時(shí)候，向一級庫房申請領(lǐng)取。如此反復(fù)，既沒有比較明確的管理規(guī)范，也沒有定期盤點(diǎn)制度，甚至在醫(yī)院進(jìn)行清產(chǎn)核資時(shí)，也因?yàn)槠錈o賬可查而較少為管理層所關(guān)注，這些物資的管理與控制更多的是憑所在科室人員的自覺性。建設(shè)二級庫房就是要對這部分物資的入庫、存儲、出庫、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。
二、建設(shè)物資二級庫房的必要性
1.新的《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》指出，“成本管理是指醫(yī)院通過成本核算和分析，提出成本控制措施，降低醫(yī)療成本的活動(dòng)”，加強(qiáng)對醫(yī)院物資的管理是勢在必行。庫房管理作為整個(gè)醫(yī)院管理的重要組成部分，一直是醫(yī)院管理中比較薄弱的環(huán)節(jié)之一，新醫(yī)改對醫(yī)院管理提出了更高要求，如何加強(qiáng)醫(yī)院庫房管理與建設(shè)，如何以最小的成本獲得盡可能大的經(jīng)濟(jì)效益，如何以比較低廉的價(jià)格為病人提供更好的服務(wù)，是每一個(gè)醫(yī)院必須追求的目標(biāo)。加強(qiáng)物資管理無疑是醫(yī)院成本控制的重點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)，實(shí)用性也很強(qiáng)，二級庫房的建設(shè)，可以為建立科學(xué)的物資管理流程提供良好的基礎(chǔ)。
2.降低庫存，提高資金使用效率。實(shí)行一級庫房管理往往只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)分析判斷各個(gè)科室大約需要儲備多少物資,往往因?yàn)閷唧w情況的不了解與科室實(shí)際使用情況存在一定的差距。建立二級庫房管理則更加貼近科室的實(shí)際使用情況，使用科室能更好地掌握什么時(shí)間需要補(bǔ)充什么物資、補(bǔ)充多少，從而大大減少物資的庫存，降低物資占用的儲備資金，提高資金的使用效率。建立二級庫房后，科室負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)了解物資的庫存量、入庫量、使用量，為其加強(qiáng)科室成本管理提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，能較好地調(diào)動(dòng)其參與成本控制的積極性。
3.增加期間成本的可比性。一級庫房管理時(shí)，在科室辦理領(lǐng)用手續(xù)后，就直接全額計(jì)入科室當(dāng)期支出，事實(shí)上每個(gè)科室每個(gè)期末仍然存在庫存物資，有的科室?guī)齑媪窟�很大，個(gè)別科室甚至為了調(diào)節(jié)各個(gè)期間的獎(jiǎng)金，故意多領(lǐng)或少領(lǐng)物資，每個(gè)月的物資消耗波動(dòng)幅度很大，與醫(yī)療收入根本就不配比。實(shí)行二級庫房管理，科室領(lǐng)用的物資在消耗前仍作為庫存物資管理，真實(shí)地反映了物資的實(shí)際消耗情況，能與醫(yī)療收入很好地配比反映，成本核算與分析的數(shù)據(jù)更加真實(shí)可靠，有利于加強(qiáng)成本控制。
4.加強(qiáng)盤點(diǎn)，堵塞物資管理中的漏洞。醫(yī)院是一個(gè)開放場所，雖然科室的物資不是人人可以接觸，但可以接觸的人群還是很多的，除了醫(yī)生、護(hù)士外，護(hù)工、保潔人員、支持轉(zhuǎn)運(yùn)人員、保安等都可以接觸到，如果科室對物資疏于管理，就存在相當(dāng)大的漏洞。建立二級庫房后，對于二級庫房物資的管理是參照一級庫房進(jìn)行管理的，加強(qiáng)定期和不定期盤點(diǎn)，在人員調(diào)動(dòng)、價(jià)格調(diào)整等時(shí)都必須盤點(diǎn)，都會(huì)增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任心，盤點(diǎn)的差異會(huì)督促科室查明損失的原因，從而改進(jìn)管理方法以堵塞物資管理上的漏洞。
5.所有物資入庫，管理更全面。醫(yī)院由于其業(yè)務(wù)的特殊性，有一些物資如骨科用鋼板，不需要采購所有的規(guī)格型號，而是由供應(yīng)商在醫(yī)院里備貨，醫(yī)生根據(jù)病人的具體情況進(jìn)行選擇，選擇使用后再憑發(fā)票到一級庫房辦理入庫、出庫手續(xù)。事實(shí)上倉庫保管員可能都沒有見到實(shí)物，對于未用的物資，如果供應(yīng)商不及時(shí)辦理退貨手續(xù)，科室物資管理再稍有松懈，勢必造成領(lǐng)用物資與供應(yīng)商的備貨物資混存，時(shí)間長了往往多由醫(yī)院買單，這樣的過程往往缺乏監(jiān)督，必須由有很強(qiáng)自律性的人經(jīng)辦才不會(huì)出問題。而二級庫房建立后，在供應(yīng)商提供所有產(chǎn)品前，就要議定價(jià)格，根據(jù)其提供的產(chǎn)品規(guī)格、型號、數(shù)量辦理入庫手續(xù)，使用掉的物資及時(shí)辦理出庫，對不需再用的備用物資及時(shí)辦理退庫手續(xù)，庫存物資就能比較全面地反映在醫(yī)院所有的物資存庫情況，有利于科室負(fù)責(zé)人對未用物資引起足夠的重視。
6.方便病人，改善服務(wù)流程。由于一些醫(yī)用物資的特殊性，有的必須憑處方由病人付費(fèi)領(lǐng)取后再使用，這樣就給病人帶來了很大的不便，為解決這個(gè)問題，有些醫(yī)院建立了“虛擬庫房”，改善了服務(wù)流程。但實(shí)際上為不影響病人使用，往往隨便輸入虛擬庫房的物資入庫數(shù)量，對虛擬庫房沒有參照庫房管理，作為一種過渡性措施，隨意性很大。二級庫房的建設(shè)，既可以像虛擬庫房一樣方便病人，又可以從真正意義上將物資管理起來。
三、建議采取二級庫房管理的科室
1.集中領(lǐng)取，供多個(gè)科室使用的科室。供應(yīng)室作為一個(gè)保障部門，需要集中申請領(lǐng)取無菌物品，并提供給多科室使用，同時(shí)還要對回收的物品進(jìn)行清點(diǎn)、打包、補(bǔ)充損耗，消毒后再次提供給多科室使用。手術(shù)室是醫(yī)院外科的重要樞紐，需要大量的器材及一次性消耗物品，其中高值耗材又占相當(dāng)比例。導(dǎo)管室與手術(shù)室相似，也是提供多科室共同作業(yè)的場所，其所領(lǐng)取的物資，包括大量的高值耗材也是提供給多個(gè)科室使用。因此，在供應(yīng)室、手術(shù)室、導(dǎo)管室必須建立二級庫房。
2.在檢查檢驗(yàn)中自身消耗大量物資的科室。影像科在檢查中大量使用X光膠片、造影劑，檢驗(yàn)科在檢查中大量消耗化學(xué)試劑，由于不能直接收費(fèi)的原因，特別是化學(xué)試劑的消耗無法與收入直接掛鉤，是管理上的難點(diǎn)。正因?yàn)槿绱耍谟跋窨�、檢驗(yàn)科及其他類似的科室更應(yīng)建立二級庫房，以監(jiān)督其消耗與收入是否配比。
3.直接使用于病人的科室。各臨床科室和病區(qū)是使用大量醫(yī)用耗材的部門，直接面對病人，物資消耗多，進(jìn)出人員多，是容易產(chǎn)生管理漏洞的地方，建立二級庫房，可以提高醫(yī)護(hù)人員的責(zé)任意識、成本意識、參與管理意識，從而減少物資流失。
四、二級庫房管理需要注意的問題
1.建立、健全規(guī)章制度，明確業(yè)務(wù)流程。建設(shè)物資二級庫房的管理模式，必須建立、健全相應(yīng)的規(guī)章制度，包括驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)用、出庫、盤點(diǎn)、責(zé)任追究等制度，確定并優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確各級人員的職責(zé)及二級庫房的核算方式，保證二級庫房的物資賬物相符、賬賬相符、賬表相符，防止二級庫房管理流于形式，成為原來科室直接收收付付的替代品。二級庫房的管理要規(guī)范化、科學(xué)化、流程化，只有這樣才能規(guī)范物資采購流轉(zhuǎn)行為，減少使用中的各種損失，堵塞物資管理中的各種漏洞，降低物資消耗成本。
2.共享信息數(shù)據(jù)，提高管理效率。要真正發(fā)揮二級庫房的作用，在建立并正常運(yùn)行一級庫房管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，必須實(shí)行二級庫房與一級庫房的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使一級庫房的出庫自動(dòng)轉(zhuǎn)化為二級庫房的入庫，同時(shí)與醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)相協(xié)調(diào)，HIS系統(tǒng)的材料收費(fèi)能同步轉(zhuǎn)化為物資管理系統(tǒng)的物資消耗。另外，要及時(shí)將消耗數(shù)據(jù)反映到會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)與成本管理系統(tǒng)中，保證各種數(shù)據(jù)的有效性和實(shí)時(shí)性，既方便科室使用又提高了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。只有各信息系統(tǒng)實(shí)行無縫鏈接、數(shù)據(jù)共享，提高管理效率，二級庫房的建設(shè)才能方便實(shí)用、深得人心，從而大大降低醫(yī)院成本。
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