檔案管理與辦公自動化的融合論文
摘 要：辦公自動化是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的產(chǎn)物，它隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨之不斷發(fā)展，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會生活的各個領(lǐng)域，尤其是比較繁瑣檔案管理工作，無論是在工作效率，還是管理水平都有大幅度的提高，因此，探討如何將檔案管理與辦公自動化相融合，對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展有著非常深遠的意義。本文分析了加強檔案管理自動化的意義，并從六個方面就如何加強檔案管理自動化提出了若干建議。
關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；辦公自動化
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，社會生活的各個領(lǐng)域都已經(jīng)離不開計算機技術(shù)的參與，計算機已經(jīng)成為維持社會生活正常運行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領(lǐng)域，因計算機技術(shù)的加入，而變得異常高效、節(jié)能，說計算機技術(shù)為企事業(yè)單位的日常辦公帶來一場巨大的革命一點也不為過，同時這也為辦公自動化引入檔案管理領(lǐng)域打下了堅實的基礎(chǔ)。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動強度是為大家所知的，因此，檔案管理領(lǐng)域引入辦公自動化技術(shù)，對于企事業(yè)單位必然會產(chǎn)生促進作用。
1.加強檔案管理自動化的意義
每一份檔案對于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著特殊的意義，不但要對其進行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著水、火、蟲等災(zāi)害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費來加強這方面的管理，同時也因檔案規(guī)模大，無法對其逐一進行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導(dǎo)致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復(fù)的進行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風(fēng)險。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對檔案進行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現(xiàn)狀來看，存在著標準化滯后，管理軟件繁多，沒有進行統(tǒng)一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高。現(xiàn)階段迫切解決的問題并不是硬件設(shè)施建設(shè)的問題，而是如何使硬件設(shè)備正常發(fā)揮出功能的問題。網(wǎng)絡(luò)化、信息化，已經(jīng)成為社會各界所廣泛關(guān)注的問題，它也是人類社會發(fā)展的主要趨勢，檔案管理必須要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，利用好各種優(yōu)勢，做好自身建設(shè)。
2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度
一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的.做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領(lǐng)導(dǎo)的同意條件下，通過專題講座、培訓(xùn)教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠?qū)n案管理信息化有一個必要的認識，以爭取到領(lǐng)導(dǎo)、員工對檔案管理工作有一個充分的認識和理解，為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、信息化打下基礎(chǔ)。
2.2統(tǒng)一規(guī)范，加強標準化建設(shè)
想要做好檔案管理辦公自動化的標準化建設(shè)，可以從以下幾個方面進行考慮：首先，加強檔案管理體制建設(shè)。據(jù)筆者了解，現(xiàn)階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規(guī)范。單位可以考慮在內(nèi)部對檔案管理與文件管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)管理，促進兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門能夠?qū)ξ募那捌谔幚磉M行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責范圍之內(nèi)，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎(chǔ)。其次，規(guī)范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進行標準化處理。最后，對技術(shù)操作進行標準化。檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標準進行規(guī)范化設(shè)置，比如數(shù)據(jù)的安全標準、接口標準以及非同一類型的數(shù)據(jù)實施轉(zhuǎn)化的標準等等，只有對整個系統(tǒng)進行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的機率。
2.3完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能
單位在選擇檔案系統(tǒng)管理軟件的過程中，必須要選擇已經(jīng)通過檔案管理相關(guān)機構(gòu)認證，可以廣泛使用的系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部在安裝管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存?zhèn)溆谩Ｒ簿褪钦f，從系統(tǒng)軟件購買到安裝使用整個過程都必須進行嚴格的監(jiān)督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)
在硬件設(shè)施建設(shè)方面，保證各部門之間硬件設(shè)施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環(huán)境下運行，同時確保信息在傳送過程中的穩(wěn)定性與安全性。在軟件設(shè)施建設(shè)方面，要及時對安全漏洞進行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機病毒、hacker對系統(tǒng)的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸?shù)母咝浴?/p>
2.5對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行有效隔離
在單位辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置一道物理隔離層，是辦公自動化系統(tǒng)安全性、有效性的前提。第一個保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。第二個保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息實施過濾；對進、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問進行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對通過防火墻的信息內(nèi)容進行有效記錄；對攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為進行檢測與提醒。
2.6加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
任何一個體系的執(zhí)行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學(xué)習(xí)，更新自己的知識架構(gòu)，與時俱進，為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)事故時有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，hacker的入侵技術(shù)也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構(gòu)成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻出自己的力量。
3.總結(jié)：
綜上所述，經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現(xiàn)有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度；統(tǒng)一規(guī)范，加強標準化建設(shè)；完善對電子檔案的監(jiān)督管理職能；加強硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)；對系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行有效隔離；加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面入手。
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