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檔案管理與辦公自動(dòng)化的融合論文
摘 要：辦公自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的產(chǎn)物，它隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨之不斷發(fā)展，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，尤其是比較繁瑣檔案管理工作，無論是在工作效率，還是管理水平都有大幅度的提高，因此，探討如何將檔案管理與辦公自動(dòng)化相融合，對(duì)于我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展有著非常深遠(yuǎn)的意義。本文分析了加強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化的意義，并從六個(gè)方面就如何加強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化提出了若干建議。
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；辦公自動(dòng)化
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的參與，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為維持社會(huì)生活正常運(yùn)行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領(lǐng)域，因計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，而變得異常高效、節(jié)能，說計(jì)算機(jī)技術(shù)為企事業(yè)單位的日常辦公帶來一場(chǎng)巨大的革命一點(diǎn)也不為過，同時(shí)這也為辦公自動(dòng)化引入檔案管理領(lǐng)域打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動(dòng)強(qiáng)度是為大家所知的，因此，檔案管理領(lǐng)域引入辦公自動(dòng)化技術(shù)，對(duì)于企事業(yè)單位必然會(huì)產(chǎn)生促進(jìn)作用。
1.加強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化的意義
每一份檔案對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展都有著特殊的意義，不但要對(duì)其進(jìn)行妥善保存，而且還要長(zhǎng)時(shí)間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經(jīng)常面臨著水、火、蟲等災(zāi)害的威脅，單位經(jīng)常投入大量的經(jīng)費(fèi)來加強(qiáng)這方面的管理，同時(shí)也因檔案規(guī)模大，無法對(duì)其逐一進(jìn)行備份，每年都會(huì)有部分檔案因上述問題而導(dǎo)致?lián)p壞，給單位的發(fā)展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經(jīng)常、反復(fù)的進(jìn)行查閱，這就無法避免的對(duì)原件造成了磨損，同時(shí)也有被遺失的風(fēng)險(xiǎn)。部分單位已經(jīng)選擇利用掃描錄入的方式對(duì)檔案進(jìn)行電子化處理，但是對(duì)于電子檔案的保護(hù)、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進(jìn)一步探討。就目前檔案管理辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀來看，存在著標(biāo)準(zhǔn)化滯后，管理軟件繁多，沒有進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高�，F(xiàn)階段迫切解決的問題并不是硬件設(shè)施建設(shè)的問題，而是如何使硬件設(shè)備正常發(fā)揮出功能的問題。網(wǎng)絡(luò)化、信息化，已經(jīng)成為社會(huì)各界所廣泛關(guān)注的問題，它也是人類社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)，檔案管理必須要順應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，利用好各種優(yōu)勢(shì)，做好自身建設(shè)。
2.將檔案管理與辦公自動(dòng)化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度
一項(xiàng)工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度有非常重大的關(guān)系，所以，檔案管理人員必須要積極主動(dòng)的做好檔案管理的宣傳與匯報(bào)工作，以便得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意條件下，通過專題講座、培訓(xùn)教育以及發(fā)放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠?qū)n案管理信息化有一個(gè)必要的認(rèn)識(shí)，以爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)、員工對(duì)檔案管理工作有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)和理解，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化打下基礎(chǔ)。
2.2統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
想要做好檔案管理辦公自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：首先，加強(qiáng)檔案管理體制建設(shè)。據(jù)筆者了解，現(xiàn)階段我國(guó)很多單位的檔案管理與文件管理是分開進(jìn)行的，分別隸屬于兩個(gè)管理部門，這就使得檔案管理部門無法對(duì)文件的前期進(jìn)行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對(duì)管理體制加以規(guī)范。單位可以考慮在內(nèi)部對(duì)檔案管理與文件管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)管理，促進(jìn)兩者同步發(fā)展。使檔案管理部門能夠?qū)ξ募那捌谔幚磉M(jìn)行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責(zé)范圍之內(nèi)，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎(chǔ)。其次，規(guī)范檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理。最后，對(duì)技術(shù)操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的過程中，必須要考慮到兼容性、實(shí)用性以及高效性，對(duì)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置，比如數(shù)據(jù)的安全標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)以及非同一類型的數(shù)據(jù)實(shí)施轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)等等，只有對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，才能夠提高工作效率，降低錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)率。
2.3完善對(duì)電子檔案的監(jiān)督管理職能
單位在選擇檔案系統(tǒng)管理軟件的過程中，必須要選擇已經(jīng)通過檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)證，可以廣泛使用的系統(tǒng)軟件。單位內(nèi)部在安裝管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，必須要有上級(jí)檔案管理部門參與驗(yàn)收工作。在對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存?zhèn)溆谩Ｒ簿褪钦f，從系統(tǒng)軟件購買到安裝使用整個(gè)過程都必須進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)
在硬件設(shè)施建設(shè)方面，保證各部門之間硬件設(shè)施的兼容性與匹配性，保證計(jì)算機(jī)在安全環(huán)境下運(yùn)行，同時(shí)確保信息在傳送過程中的穩(wěn)定性與安全性。在軟件設(shè)施建設(shè)方面，要及時(shí)對(duì)安全漏洞進(jìn)行修補(bǔ)，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時(shí)開放，以防止計(jì)算機(jī)病毒、hacker對(duì)系統(tǒng)的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸?shù)母咝浴?/p>
2.5對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離
在單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間設(shè)置一道物理隔離層，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全性、有效性的前提。第一個(gè)保護(hù)層是路由器，路由器要將所有的IP地址進(jìn)行屏蔽，再有選擇的對(duì)部分地址接入到辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。第二個(gè)保護(hù)層是防火墻。絕對(duì)大部分的防火墻都有認(rèn)證機(jī)制的，防火墻包括以五個(gè)基本功能，即：對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、信息實(shí)施過濾；對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的訪問進(jìn)行有效管理；封堵禁止操作的業(yè)務(wù)；對(duì)通過防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行有效記錄；對(duì)攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的行為進(jìn)行檢測(cè)與提醒。
2.6加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
任何一個(gè)體系的執(zhí)行，最終都會(huì)落實(shí)到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化更好融合的一個(gè)重要前提。檔案管理人員除了要具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，純熟的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要具有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，不斷努力學(xué)習(xí)，更新自己的知識(shí)架構(gòu)，與時(shí)俱進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)事故時(shí)有發(fā)展，電腦病毒日益泛濫，hacker的入侵技術(shù)也在不斷更新，這些都會(huì)對(duì)要案信息管理構(gòu)成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術(shù)，努力提高自己的綜合素質(zhì)，為檔案管理工作以及單位事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。
3.總結(jié)：
綜上所述，經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)人們對(duì)檔案管理的需求，辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)有其必然性，它必將會(huì)在提高檔案管理工作效率，以及工作質(zhì)量方面發(fā)揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度；統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；完善對(duì)電子檔案的監(jiān)督管理職能；加強(qiáng)硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)；對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效隔離；加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等方面入手。
參考文獻(xiàn)：
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