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辦公自動化論文
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辦公自動化論文篇【一】
1系統(tǒng)需求與功能設(shè)計分析
高校辦公自動化系統(tǒng)是利用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的微網(wǎng)辦公系統(tǒng)，它涉及了計算機網(wǎng)絡(luò)，計算機應(yīng)用管理和網(wǎng)絡(luò)的組建等很多知識。一個網(wǎng)站的建設(shè)，首先應(yīng)該從功能出發(fā)，功能是網(wǎng)站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能夠明確的表達一個網(wǎng)站的主題及這個網(wǎng)站主要是做什么用的，本課題設(shè)計的網(wǎng)絡(luò)主要用做辦公（2）能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的功能（3）能夠有一個清晰的網(wǎng)站結(jié)構(gòu)。本系統(tǒng)嚴格按照以下流程進行，力求開發(fā)一個實用的辦公系統(tǒng)。首先定義設(shè)計辦公系統(tǒng)的目的是設(shè)計一個能滿足一個學(xué)校隨時隨地進行辦公的常用辦公系統(tǒng)；構(gòu)思系統(tǒng)需要實現(xiàn)的功能有行政管理、公共信息、個人郵箱、個人助理、系統(tǒng)管理、交流中心、超級管理；按各功能模塊的功能編寫代碼；接下來進行后臺數(shù)據(jù)庫的設(shè)計；進而對網(wǎng)站的外觀進行設(shè)計；其次進行實際頁面的制作；然后對所制作的網(wǎng)站進行測試，以確保它符合最初設(shè)定的目標(biāo)；最后將系統(tǒng)網(wǎng)站進行發(fā)布。發(fā)布后還需要進行維護工作，內(nèi)容更新。另外，還要確定系統(tǒng)的用戶層次，本系統(tǒng)可以支持三種用戶：一是系統(tǒng)管理員；二是普通會員；三是超級會員（領(lǐng)導(dǎo)）。并設(shè)計各類用戶的管理界面和使用權(quán)限。
2數(shù)據(jù)庫設(shè)計
本系統(tǒng)采用的是Access數(shù)據(jù)庫，來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計和查詢以及調(diào)用等功能。Access是一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，被集成在Office中，它比其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)更加簡單易學(xué)，而且它的`功能足夠強大完全可以滿足一般的數(shù)據(jù)管理及處理需要。在分析和設(shè)計階段需要進一步的細化，將用例模型細化為更詳細的用例圖，以便得到更具體的目標(biāo)。根據(jù)上一節(jié)需求分析得到的頂層用例模型，許多用例都可以細化為若干個小的更詳細的用例。下面只給出其中幾個用例的子用例圖，其它的用例圖不再列舉。在面向?qū)ο蠼＜夹g(shù)中，我們將客觀世界的實體映射為對象，并歸結(jié)成一個個的類。類、對象和它們之問的關(guān)聯(lián)是面向?qū)ο蠹夹g(shù)中最基本的元素。類和對象模型分別用類圖和對象圖表示，類圖顯示了系統(tǒng)從邏輯上看存在的類及它們之間的關(guān)系，揭示系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。類圖是定義其它圖的基礎(chǔ)。對象是客觀世界的實體，而類是對一類具有相同特征的對象的描述。通過分析問題域和用例圖，我們抽象出領(lǐng)域中的概念，定義其含義及相互關(guān)系，從而分析出系統(tǒng)類，并盡量以應(yīng)用領(lǐng)域的術(shù)語來命名類，使模型更符合客觀事實，方便理解和交流，也便于修改。類一般為名詞。類圖中允許出現(xiàn)的模型元素只有類和它們之間的關(guān)系。類與類的關(guān)系可以用某種表示關(guān)系的連線，把它們連接起來。類與類之間的關(guān)系通常有關(guān)聯(lián)、通用化(繼承)、依賴和精化等四種關(guān)系。
3系統(tǒng)的實現(xiàn)
本界面需要設(shè)計四個控件：用戶賬號、用戶密碼、登錄、申請帳號。在客戶端，用戶輸入其賬號和密碼，然后建立與服務(wù)器的連接，告訴服務(wù)器我要登錄，服務(wù)器收到后開始讀取數(shù)據(jù)庫，然后與用戶輸入的信息比較，如果客戶收到成功信息就打開主窗口，否則提示出錯。修改資料，在該菜單中，用戶可以對自己以前的注冊登錄資料進行修改。進入主頁點擊“個人助理”中的“修改資料”。個人通訊錄，主要是為了便于學(xué)校中的每一名領(lǐng)導(dǎo)或者老師同學(xué)都可以快速準(zhǔn)確的查找到自己想聯(lián)系的人的詳細信息。日程安排，主要是用來安排提醒今天以后任何一個時間段將要完成的工作任務(wù)，以便可以及時提醒使用者計劃安排的內(nèi)容，從而可以按時完成。其次，可以讓工作人員每天記錄下今后的工作情況且寫好明日的工作計劃，明日計劃是要求工作人員做好明天的工作計劃，培養(yǎng)他們按計劃行事的良好習(xí)慣，考慮到出差等因素，對于當(dāng)天沒有能及時記日記的工作人員，可在補記中記錄，但補記只能補二天的記錄，以保證日程就是日記的特點，對于日程中有錯誤等情況，可以在修改中及時修改自己的日程安排。
4結(jié)論
辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用是提高高校行政管理工作的效率和質(zhì)量的重要舉措，對學(xué)校發(fā)展有著非常重大的意義。高校辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，應(yīng)該在充分調(diào)研、縝密分析，結(jié)合自身實際，建設(shè)符合自身實際的系統(tǒng)，并在不斷發(fā)展中逐漸完善系統(tǒng)功能，以保證系統(tǒng)的最大效率的應(yīng)用及其應(yīng)有的作用。另外，系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)還要實事求是，充分開發(fā)利用現(xiàn)有資源，根據(jù)實際情況循序漸進。高校辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高高校辦公效率，也是適應(yīng)未來辦公發(fā)展的必然趨勢，應(yīng)充分認識到普及辦公自動化系統(tǒng)的重要性和必要性，盡早推廣實施，使高校行政管理邁上一個嶄新的臺階。
辦公自動化論文篇【二】
在數(shù)字商業(yè)時代的今天，管理意識和管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。過去金字塔式的管理結(jié)構(gòu)現(xiàn)已被打破，逐漸由多層次的管理時期進入扁平化管理時期。管理、監(jiān)督的精度要求不斷提高，用知識創(chuàng)造的工作越來越多。對信息量的要求也隨之增加，溝通數(shù)量和質(zhì)量要求都在提升。如果把管理工作比作一部車，那么管理工具應(yīng)該就是車輪子，是它使得管理工作轉(zhuǎn)動起來，而OA軟件(辦公自動化軟件)就是使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競爭中領(lǐng)先一步。OA軟件是結(jié)合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型，并利用群件技術(shù)開發(fā)的軟件產(chǎn)品。其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個人實現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實踐對群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。
關(guān)鍵詞：辦公自動化軟件管理
一、辦公自動化軟件的應(yīng)用價值
�。ㄒ唬┻B接。通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。
�。ǘ贤�。及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。
�。ㄈ﹨f(xié)同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。
�。ㄋ模┍O(jiān)控。工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的'內(nèi)容之一。
二、辦公自動化軟件的管理價值
增強管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學(xué)的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強溝通以增強管理執(zhí)行力。在實際應(yīng)用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。
（一）建立內(nèi)部通訊平臺。平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。
�。ǘ┙⑿畔l(fā)布平臺。公告、調(diào)查、討論的發(fā)布讓信息準(zhǔn)確無誤地傳遞到各個用戶。
�。ㄈ⿲崿F(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動化。協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。
�。ㄋ模⿲崿F(xiàn)文件管理的自動化。通過OA辦公平臺進行電子公文的發(fā)布，在協(xié)同工作中設(shè)置專門的流程，在文檔管理中建立相應(yīng)的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。
三、辦公自動化軟件在公司的應(yīng)用
�。ㄒ唬┻B接。就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機關(guān)處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機關(guān)處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬辦公場所。
�。ǘ贤�。通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告發(fā)布均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎(chǔ)。
�。ㄈ﹨f(xié)同。協(xié)同是網(wǎng)絡(luò)辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。
（四）監(jiān)控。監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉(zhuǎn)的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉(zhuǎn)情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進行事項跟蹤的設(shè)置。
四、辦公自動化軟件的應(yīng)用體會
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉(zhuǎn)，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當(dāng)于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息發(fā)布平臺使無效會議減少。
其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設(shè)無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通潤滑劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務(wù)、每個職員的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:
第四，規(guī)范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進行。同時，杜絕了越權(quán)操作，防范了經(jīng)營風(fēng)險，增加了監(jiān)督性。最重要的一點是實現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。
五、結(jié)束語
第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)�？萍嫉倪M步使得企業(yè)可以借助計算機技術(shù)提升效益。ERP實現(xiàn)企業(yè)的資源效率，則務(wù)軟件實現(xiàn)企業(yè)的資金效率，辦公自動化軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。
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