信息傳輸技術在辦公自動化中的應用的
摘要:計算機技術的蓬勃發(fā)展,給辦公環(huán)境帶來了一場深刻的革命,現(xiàn)代計算機信息傳輸技術的發(fā)展,又使辦公環(huán)境向著現(xiàn)代化辦公大樓的目標—智能大廈(大廈內有:辦公自動化系統(tǒng)OA;通信自動化系統(tǒng)CA;大樓自動化管理系統(tǒng)BA。具有這三種功能的大樓,統(tǒng)稱為3A智能大廈。)邁進了一步,無紙化辦公時代已經來臨。筆者在國內面向公眾服務的ISP(Internet Sverver Provider即互聯(lián)網絡服務商)出現(xiàn)前后,就信息傳輸在辦公自動化中的應用作過一些償試,得到一些經驗,在此拋磚引玉,以便與水利水電工程地質計算機應用技術協(xié)作網的專家及本刊讀者進行交流。
關鍵詞:計算機 信息傳輸 辦公自動化 應用
計算機技術的蓬勃發(fā)展,給辦公環(huán)境帶來了一場深刻的革命,現(xiàn)代計算機信息傳輸技術的發(fā)展,又使辦公環(huán)境向著現(xiàn)代化辦公大樓的目標—智能大廈(大廈內有:辦公自動化系統(tǒng)OA;通信自動化系統(tǒng)CA;大樓自動化管理系統(tǒng)BA。具有這三種功能的大樓,統(tǒng)稱為3A智能大廈。)邁進了一步,無紙化辦公時代已經來臨。筆者在國內面向公眾服務的ISP(Internet Sverver Provider即互聯(lián)網絡服務商)出現(xiàn)前后,就信息傳輸在辦公自動化中的應用作過一些償試,得到一些經驗,在此拋磚引玉,以便與水利水電工程地質計算機應用技術協(xié)作網的專家及本刊讀者進行交流。
1、享受ISP提供的Internet服務是信息傳輸?shù)暮唵斡行窘?/strong>
現(xiàn)代社會正在進入信息時代,人們對信息的需求日益增強,特別是計算機技術和通訊技術的有機結合,促進了現(xiàn)代信息技術的發(fā)展,從而對社會的信息需求又起到了支持和推動作用。Internet 就是這種技術的典型代表,它從根本上解決了分散數(shù)據(jù)庫的集中檢索。在國外,利用計算機網絡提供信息服務的市場發(fā)展十分迅速,尤其近幾年,以HTML語言為基礎的WWW技術的廣泛應用,使信息服務進入前所未有的發(fā)展熱潮,并朝著多媒體方向發(fā)展。在我國,1987年9月22日,由北京計算機應用研究所建立的我國第一個Internet電子郵件節(jié)點,向全世界發(fā)出了第一封自北京的電子郵件,1994年5月,我國實現(xiàn)了和Internet 的TCP/IP連接,從而開通了Internet 的全功能服務,多個全國范圍的計算機信息網絡項目相繼啟動,使Internet 在我國得以迅猛發(fā)展。目前,全國各大中城市都已有多家面向公眾服務的ISP,如北京的Chinanet、China Online、CERnet、InfoHighway Space,上海的公共信息網(又稱“上海熱線”),廣州的“視聆通”等,向公眾提供了諸如信息查詢、電子郵件、綜合信息服務等多項業(yè)務。用戶只要有一臺電腦,配一內置或外置Modem(或Fax/Modem),并擁有一條市內電話線,就可以到你認為合適的ISP處辦理入網手續(xù),享受Internet服務。不同的ISP提供的查詢、瀏覽、E-mail等功能的使用方法,大同小異,可參看相應的ISP提供的用戶手冊,不再贅述。通過網上實踐,在選擇ISP 時注意以下問題就可以了。
(1) 服務器中繼線,中繼線少會使用戶在登錄時等的很不耐煩;
(2) 服務費,各ISP收取的服務費標準及計費方法都有不同,可擇優(yōu)選取;
(3) 繳費方便與否,繳費方式及繳費網點的遠近也是選擇ISP的重要因素。
2、沒有入網條件,如何實現(xiàn)遠距離信息傳輸
Internet 在中國的發(fā)展雖然迅速,但仍屬剛剛起步,與發(fā)達國家相比仍有較大差距。國內面向公眾服務的ISP多集中在大中城市,網絡覆蓋面受到限制,而水利行業(yè)的特點是廣大水利工作者都在中小城鎮(zhèn),甚至窮鄉(xiāng)避壤,短期內根本不可能享受到Internet服務。另外,有的地方即使有ISP,面對其高昂的費用、繁瑣的入網和繳費手續(xù)、不良的服務質量,全行業(yè)貧困的水利工作者,特別是處于基層的廣大地質勘測人員,也只能是望而卻步。在這種情況下,能否實現(xiàn)遠距離信息傳輸呢? 筆者通過實踐回答是:在安裝了FAX/MODEM的計算機上應用必要的通訊軟件,可以進行遠距離信息傳輸,而且可以做到傳輸速度快、操作方法簡便。
2.1 遠距離信息傳輸?shù)暮x
筆者所介紹的信息傳輸?shù)暮x,主要是指一臺計算機向遠程的另一臺計算機或傳真機發(fā)送傳真、一臺計算機接收遠程計算機或傳真機發(fā)送的傳真、兩臺計算機之間屏幕對話及兩臺計算機之間實現(xiàn)文件傳輸即EDI(Electronic Data Interchange 電子數(shù)據(jù)交換)技術。
2.2 遠距離信息傳輸?shù)谋匾布?/p>
信息傳輸雙方都必須有一臺計算機、一個內置或外置FAX/MODEM、一條電話線,如要用傳真機收發(fā)傳真,還要有一部傳真機。
2.3 遠距離信息傳輸通訊軟件
目前市場上通訊軟件很多,當你購買FAX/MODEM時,商家就會附一份通訊軟件。筆者曾試用過多種軟件,也淘汰了不少軟件,例如,為使用中文版通訊軟件,用了高級遠程通信軟件(Xcom version 4.12),由于其操作系統(tǒng)是基于DOS,結果顯然是被淘汰了。WINFAX、QuickLink等軟件,或因界面不友善、或因配置太繁雜、或因操作不簡煉、或因功能不齊全,均棄之不用了。后安裝了BitWare for Windows Version 3.24 F/D ,經使用雖為英文軟件,但綜合感覺良好。現(xiàn)將該軟件介紹給讀者,以促使計算機在辦公自動化中更廣泛的得以應用。
3、通訊軟件BitWare for Windows Version 3.24 F/D 簡介
BitWare for Windows Version(簡稱BWV) 3.24 F/D 是美國CHEYENNE公司1995年推出的基于WINDOWS操作系統(tǒng)的遠程通訊軟件。經筆者實踐,其最大特點是對計算機設備要求不高,遠程通信功能較全,使用方法簡便,用戶界面友好。
3.1 BWV 3.24 F/D 的運行環(huán)境
筆者認為在能運行WINDOWS 操作系統(tǒng)的計算機上均可滿足該軟件的運行要求,經在不同檔次的計算機上測試,在486/33 計算機上配傳輸速率為2400波特率的MODEM,已可滿足文件傳輸要求。該軟件可在中英文WINDOWS3.X、WINDOWS95系統(tǒng)下運行。
3.2 BWV 3.24 F/D的安裝
BWV 3.24 F/D的安裝非常簡單,只需運行安裝盤上的SETUP.EXE程序,即可依據(jù)其提供的安裝向導進行安裝。
3.3 BWV 3.24 F/D的主要功能
該軟件主要有三大功能:發(fā)送傳真、接收傳真和EDI功能。
3.3.1發(fā)送傳真功能
1)用WINDOWS應用程序(例如WORD、EXCEL)直接發(fā)送傳真,方法非常簡單,就象打印文本一樣。
2)BITWARE 直接發(fā)送傳真,將傳真文件直接由BITWARE發(fā)送。
3)發(fā)送簡短信息,例如傳真封面。
4)發(fā)送一組傳真。例如要將傳真發(fā)給不同的接收者,可在電話薄中將接收者定義為一組,用此功能可依次給每一接收者自動發(fā)送傳真。
5)以傳真文件格式存儲文件,以便將來轉發(fā)、重發(fā)或瀏覽、打印等。
6)其它如傳真預覽、打印功能等。
3.3.2接收傳真功能
1)自動接收傳真:將BITWARE置于接收傳真狀態(tài)后,繼續(xù)你在其它WINDOWS應用程序的工作,當有傳真來時,可自動接收傳真。
2)拔出電話來接收傳真:如果有一電話接在FAX/MODEM上,就可自己拔出電話并用手動接收功能來接收傳真。這種功能貌似多余,但在以下幾種情況下還不得不用此功能。
1.接收傳真前需要與發(fā)送者交談;
2.對方電話是由接線生接轉的分機;
3.接收來自“后臺傳真”服務的傳真。
3)自動向前傳真功能:例如你在A處辦公,因事到B處,當有傳真至A處時,A處的BITWARE接到傳真,可在設定的等待時間過后,自動將傳真發(fā)往設定的B處。
4)自動接收和分頁打印功能:BITWARE有兩種方式提醒你已收到一封傳真,一種是懸卦式文字框,另一種是聲音提示,并自動將收到的傳真按A4紙分頁打印出來。
3.3.3 EDI功能
EDI技術是BWV 3.24 F/D 最實用的功能,也是在未入網的情況下實現(xiàn)遠程文件交換的一種有效而簡單的方法,它傳輸?shù)奈募梢允请娮訑?shù)據(jù)表格、WOERD或其它格式文本,甚至是應用程序。利用BWV 3.24 F/D 實現(xiàn)遠程文件傳輸主要有以下幾種方法:
方法1.兩臺計算機之間實現(xiàn)遠距離文件傳輸
1)與遠程計算機建立連接。單擊“TELEPHONE BOOK”,選擇想呼叫的遠程計算機的號碼后,單擊“DIAL”即開始呼叫遠程計算機,自動應答后,即建立連接,此后雙方可用鍵盤“對話”,當在屏幕上看到對方輸入的信息后,說明已建立連接。
2)接收方準備接收文件。單擊“RECEIVE FILE”后出現(xiàn)傳輸協(xié)議選擇X-Modem、Y-Modem、Z-Modem等,建議選擇Z-Modem。
3)發(fā)送方準備發(fā)送文件。單擊“SEND FILE”后出現(xiàn)傳輸協(xié)議選擇X-Modem、Y-Modem、Z-Modem等,建議選擇Z-Modem后單擊“OK”,出現(xiàn)傳送文件選擇,選擇傳送文件所在的驅動器、目錄、文件(可選擇多個文件)后單擊“SEND”,即出現(xiàn)文件傳輸狀態(tài)對話框,顯示傳輸一個或多個文件的過程,選擇“CANCEL”可終止傳輸。
方法2、以主機模式實現(xiàn)遠距離文件傳輸
用BWV 3.24 F/D 設置為主機模式后,在離開計算機后,如果有遠程計算機呼叫時,機器可自動建立連接,遠程計算機可以顯示“歡迎信息”并要求輸入口令(如果在主機模式上設置了要求輸入口令的話),此后,遠程計算機可以對主機進行UPLOAD(發(fā)送文件)或DAWNLOAD(接收文件),發(fā)送或接收的文件只能在 BFPRO\XFER目錄下。
注意:如果BWV 3.24 F/D 的接收管理器的應答設置為數(shù)據(jù)傳輸模式,當有呼叫時,你不必設為主機模式,接收管理器會自動以主機模式應答,不過此時,接收管理器不能接收傳真和語音信息。
設置為主機模式的方法非常簡單,只需單擊“HOST”,出現(xiàn)自動應答對話框。此后可以使用其它WINDOWS應用程序(通訊程序除外)。
BWV 3.24 F/D在電子數(shù)據(jù)交換方面還有其它一些功能,例如:兩臺用電纜線直接連接而不是用電話線連接的計算機,用BWV 3.24 F/D 可進行數(shù)據(jù)交換,具有傳輸速度快、抗“燥音”干擾強兩大優(yōu)點。它還可以與不同的在線服務網絡建立連接進行文件信息交換、設置為屏幕對話模式進行信息交流等等。
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