試論網絡時代的高校檔案信息化管理
[摘要]隨著網絡時代的到來，信息化的管理是必不可少的，那么對我國高校檔案進行信息化的管理也是十分必要的。本文闡述了高校檔案信息化管理的起源于發(fā)展過程，對高校檔案信息化管理系統的組成進行了簡要的論述，并對高校檔案信息化管理存在的問題進行探討，試論網絡時代的高校檔案信息化管理展望了高校檔案信息化管理的初步構想。
[關鍵詞]高校檔案管理;網絡化;信息化管理
在我國高校管理工作中，檔案的管理工作是非常重要，非常復雜的。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，高校檔案管理也逐漸走向信息化，網絡化。高校檔案信息化管理就是說運用網絡的方式將不同地理位置、不同網絡載體的資源進行整合，存儲，達到更加高效，更加方便的實現資源共享。
一、高校檔案信息化管理的行程與發(fā)展
高校檔案信息化管理的必要性。檔案工作形成和發(fā)展的根本原因是社會和高校對于檔案的需求，但是隨著社會變革的發(fā)展，檔案工作并不能跟上時代的步伐。主要原因有三點
(1)隨著人口增長，社會發(fā)展，我國高校檔案形式多樣化，年代的跨越范圍大，涉及的范圍比較寬，檔案文件的數量愈來愈多，若繼續(xù)采用傳統的方式進行整理、分類等工作的話，工作效率會會大大降低，影響了社會和高校的積極性，滿足不了大眾的需求，傳統的檔案存儲方式已經不能適應這一變化，紙質的文件在逐漸被淘汰。
(2)檔案事業(yè)是十分重要的，是我國各個方面發(fā)展的不可缺少的條件，它可以使我們了解過去，把握現在，認識未來。高校的學習和科研活動是離不開參考的，要參考以前的成果與經驗，那么檔案就會起到十分重要的作用。社會和高校用戶對于檔案的實時性，整體性與需求量不斷地提高，傳統方式越來越多地暴露出其自身的缺點。
(3)檔案的記錄方式不僅僅局限于紙質文件，各種新型的信息載體漸漸取代了傳統的方法慢慢轉化為影音化，多樣化等特點。那么，對于檔案管理的工作人員來說，絕大多是人員沒有經過系統專業(yè)的學習和培訓，并且許多高校的檔案管理的設備沒有達到先進的水平，長久以來，繁重零散的工作使工作人員越來越缺乏積極性，從而影響檔案管理的質量，降低了檔案管理的效率。
為了提高檔案分類工作的效率，使使用者能夠方便快捷，高速精準的找出所需要的檔案，體現出檔案的重要作用，為了減輕工作人員的工作壓力和工作量，為了提高檔案的存儲量與準確性，因此對高校檔案進行信息化變革是十分必要的。
二、高校檔案信息化管理的重要性
對高校檔案進行信息化變革是國家信息建設的重要內容，為了使管理水平提高，首先我們要認識到高校檔案信息化的重要性，這樣才能為以后的柯陽生活提供更多的幫助，從而促進社會的發(fā)展。
(1)對高校檔案進行信息化改革有助于發(fā)展更加新型的管理模式。對其進行變革，使其進入到一個全新的發(fā)展模式，在傳統的管理模式中，管理人員要對檔案進行文獻，數字，專題分類等復雜的工作，檔案信息化是人機合一的管理模式，工作人員可以利用計算機進行工作，減去了傳統工作中的繁重復雜的工作，極大地提高了工作效率，為管理模式提供了一個嶄新的發(fā)展方向。
(2)提高了檔案資源的利用率。在傳統管理模式中，要對資料進行一系列的整理，分類等需要耗費大量的時間，降低了檔案的實時性。如果運用計算機進行資源的整合，可以提高信息的實時性，縮短了信息整理的時間，同時可以使用各種方式將信息船體出去，因此可以擴大資源的.使用范圍。
(3)使用者更加方便、有效的利用資源，工作人員將各種形式的檔案進行整理都整合成電子檔案，形成系統的信息庫，是資源可以在網上進行共享，在網絡上使用者可以進行查詢，極大地方便了使用者。
三、高校檔案信息化管理的現狀
3.1數據庫水平低
經過多年發(fā)展，許多高校都形成了一定規(guī)模的數據庫，但是有一些數據庫內容較少，沒有規(guī)范的管理，服務水平低，有些高校的檔案館并不能聯絡到網絡上，沒有實現資源的共享性，降低了數據庫的利用率。
3.2工作人員管理水平較低
在檔案的建設中最主要的因素是人，大多數的管理人員并沒有進行系統的學習與培訓，然而對檔案進行信息化對工作人員提出了更高的要求，對于該項改革需要計算機技術，網絡技術，通訊技術等學科交叉的復合型人才，對于這種人才，館內一般是嚴重缺乏的。并且館內的設備專業(yè)化水平低，不能滿足檔案網絡化信息化的發(fā)展要求。
四、高校檔案信息化管理的建議
4.1加強高校管理隊伍的水平
提高管理團隊的水平是該項改革的關鍵內容，現有的工作人員不能滿足信息化管理隊伍的需要，今次要采用培養(yǎng)和引進兩種方式并重的方法來提高管理隊伍的素質，既要對現有的工作人員進行相關的培訓比如計算機技術，網絡技術，通訊技術等專業(yè)知識。也要及時補充和吸引符合型人才，并且進行交流等活動提高人員的工作和學習的積極性。
4.2加強基礎設施的建設
高校檔案信息化的前提是加強基礎設施的建設，建立電子文檔，對其進行整理，引用，協調電子政務的和檔案信息的共同發(fā)展。實現由傳統的管理模式向現代的信息化管理模式進行過渡，滿足使用者的需求，因此要增加對基礎設施建設的經費投入，為高校檔案信息化改革提供先進的技術支持和足夠的資金保證。
五、結語
高校檔案的信息化是信息資源現代化的重要內容和主要基礎，我們既要了解該改革的必要性與重要性，也要知道該改革的迫切性與復雜性，對于現今階段產生的問題，采用有效方法進行解決，保證高校檔案信息化管理的高效性，實時性，讓更多的師生體會到該變革帶來的方便，提高資源的利用率。
參考文獻：
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[2]胡勝友，談高校檔案館網絡化建設[J]，北京檔案，2001(4)：24-25
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