文書檔案整理過程中應(yīng)注意的原則
[摘 要]在文書檔案的管理中，文書檔案的整理是一個(gè)非常關(guān)鍵的工作環(huán)節(jié)，所以要想更好的提高工作質(zhì)量，就一定要對(duì)文書檔案整理過程中應(yīng)該把握的原則予以更加清晰的認(rèn)識(shí)，只有這樣，文書檔案整理的效果才會(huì)更好，工作的效率也會(huì)更高，本文主要分析了文書檔案整理過程中應(yīng)注意原則，以供參考和借鑒。
[關(guān)鍵詞]檔案;原則;整理
在檔案管理工作中，文書檔案整理占據(jù)著非常關(guān)鍵的位置，它也是檔案工作中不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有不斷的提高文書檔案整理工作的質(zhì)量，才能更好的提高檔案查閱和利用效率的提高，所以在檔案工作中，工作人員一定要仔細(xì)、認(rèn)真的將這項(xiàng)工作順利的完成。
一、重視檔案管理和利用的便利性
(1)注意不同檔案的保管期限、單位整理、裝訂
在整理工作中，應(yīng)該按照文件材料自身的特點(diǎn)和使用價(jià)值的大小來確定其保管的期限，國(guó)家檔案局已經(jīng)做出了相關(guān)的規(guī)定，規(guī)定指出，文書檔案的保管期限主要有兩大類，一類是永久保存，一類是定期保存。前者就是說在不發(fā)生特殊的狀況下，檔案的保存期限可以無限期延長(zhǎng)。定期保存的檔案在年限上分成兩種，一種是保存十年，一種是保存30年。
大家都知道整理單位一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等都按其原來的裝訂方式，一個(gè)自然本(冊(cè))為一件。
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后;計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件。若定稿無重要修改手跡或無領(lǐng)導(dǎo)批示的，定稿無須保存的，正本在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?(大家應(yīng)注意的是發(fā)文稿紙;領(lǐng)導(dǎo)簽字后，必須加蓋單位公章)，正文在前，附件在后，原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;有文件處理單位的來文，文件處理單在前，正文在后。
方式與用材的選擇：應(yīng)歸檔的文件，可根據(jù)件內(nèi)文件的厚薄而定，文件較薄的全縣統(tǒng)一，可采用無糧漿糊等方式粘貼文件左上角，件內(nèi)文件較厚的，用原來三孔一線的裝訂方式，裝訂時(shí)按1：8：6：的尺寸，以文件的左側(cè)為裝訂邊進(jìn)行裝訂;去掉金屬物后文件應(yīng)取左邊和下側(cè)對(duì)齊，線兩頭分別留線背后打死結(jié)。
(2)保證檔案形成機(jī)關(guān)和部門之間建立良好的關(guān)系
在充分的保證文件之間形成有機(jī)聯(lián)系的前提下，將上級(jí)機(jī)關(guān)，同一級(jí)的機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)應(yīng)該管理的材料進(jìn)行科學(xué)的劃分，將同一類的進(jìn)行妥善的整理，但是需要注意的是對(duì)于一些聯(lián)系非常密切的文件，如果其不屬于同一個(gè)部門，不能隨意將其分開，如果要分開，必須要請(qǐng)示上級(jí)主管部門，得到上級(jí)主管部門的批示以后才能將其分割開。
(3)做好檔案利用中的保密工作
在檔案保密性上，總是采用一種觀點(diǎn)去看待它是不正確的，但是這并不意味著檔案的使用者就不對(duì)重要的檔案進(jìn)行保密，在實(shí)際的工作中，應(yīng)該強(qiáng)化檔案使用者的保密意識(shí)，同時(shí)還要做出嚴(yán)格的保密規(guī)定，讓檔案信息的使用者知道什么樣的情況下需要對(duì)檔案信息進(jìn)行保密，保密的范圍又是什么。
二、要保持檔案的自然聯(lián)系
(1)維護(hù)檔案原有的歷史聯(lián)系
檔案是對(duì)歷史的最為真實(shí)和客觀的反映，所以在檔案工作中，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理的緣由之一就是要將事物原本的面貌更加真實(shí)客觀的還原。
(2)保持檔案信息的來源聯(lián)系
檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的過程中，由不同的黨委構(gòu)成的，在檔案接收的時(shí)候也必須要體現(xiàn)出檔案自身的形成單位，這也就說明，每一個(gè)檔案都是有其出處的，在文書檔案的來源方面應(yīng)該注意到的一點(diǎn)就是注意保持文書檔案自身的形成機(jī)關(guān)或者時(shí)生效機(jī)關(guān)，這也是工作中需要注意的'一個(gè)重要內(nèi)容。
(3)注意檔案承載物的形式聯(lián)系
一般情況下，檔案都是又很多文書材料構(gòu)成的，但是對(duì)文書材料內(nèi)容進(jìn)行承載的物質(zhì)卻存在著一定的差別，同一個(gè)內(nèi)容，可以用文字的形式展現(xiàn)出來，也可以用聲音和圖像的形式展現(xiàn)出來，這樣也就形成了文字稿和錄音帶以及錄像帶等多種文字資料。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案工作中也得到了非常廣泛的應(yīng)用，所以也出現(xiàn)了電子文件的形式，在文書檔案管理的過程中，電子文書檔案和紙質(zhì)文書檔案在管理的方法上存在著非常大的差別，所以在實(shí)際的工作中也需要對(duì)其進(jìn)行研究，做好電子檔案保護(hù)工作。
(4)尊重檔案反映的內(nèi)在聯(lián)系
在文書檔案工作中，我們所填寫的文字材料實(shí)際上都是為了可以更好的解決單位運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中存在的問題，在單位進(jìn)行了一些重要的活動(dòng)之后也會(huì)形成文字材料，這些檔案的內(nèi)容都是有著十分緊密的聯(lián)系的，有些材料甚至是相互補(bǔ)充的，也是因?yàn)槲淖植牧仙洗嬖谥浅Ｃ黠@的內(nèi)在聯(lián)系，所以在實(shí)際的工作中也逐漸體現(xiàn)出了文字材料的整體性，不同的案卷雖然不劃歸為一類，但是其內(nèi)在的聯(lián)系是不能忽視的，在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過程中也應(yīng)該得到高度的重視，只有做好了這一點(diǎn)，才能更好的在工作中提高工作的效率和質(zhì)量。
(5)考慮檔案形成的時(shí)間聯(lián)系
檔案中的各種文字材料實(shí)際上都是在一定的歷史時(shí)期所形成的，所以，同一個(gè)時(shí)期形成的檔案在反應(yīng)的內(nèi)容上一定存在著某些共同點(diǎn)，將同一時(shí)期的檔案放在一定位置可以很好的展現(xiàn)出這一過程中存在的問題，這對(duì)整體管理工作質(zhì)量的提升都有著十分重要的推動(dòng)作用。
三、尊重、利用檔案的原有基礎(chǔ)
原有的檔案能夠反映歷史面貌。歷史的原始記錄和客觀的有機(jī)聯(lián)系，使檔案能夠如實(shí)反映本單位社會(huì)活動(dòng)過程和歷史原貌，繼而使檔案對(duì)于工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有重要的憑證或參與作用。
檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不斷變化，原有的案卷總是無法符合新要求。然而，過去的案卷反映了過去的歷史環(huán)境和技術(shù)水平，反映了過去的真實(shí)歷史面貌，起到了歷史憑證作用。
四、結(jié)語
檔案整理工作在檔案管理工作中是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，它也是檔案工作得以順利展開的前提，所以工作人員一定要對(duì)這一過程中出現(xiàn)的各種問題予以總結(jié)，同時(shí)還要掌握工作中應(yīng)該堅(jiān)持的原則，只有這樣，檔案整理工作的質(zhì)量才能得到有效的提升。
參考文獻(xiàn)：
[1]李萍.淺談檔案管理的保密工作[J].陜西檔案.2012(03)
[2]陳碧燕.淺談企業(yè)科技檔案的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù).2012(03)
【文書檔案整理過程中應(yīng)注意的原則】相關(guān)文章：
3.游學(xué)過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)
5.合伙創(chuàng)業(yè)應(yīng)注意的7條原則
6.淺析投標(biāo)過程中應(yīng)注意的若干事項(xiàng)
7.檔案整理的意義
8.檔案整理的概念