供應(yīng)室管理系統(tǒng)的建立及應(yīng)用

        供應(yīng)室是面對全院各科領(lǐng)取各種器械及物料，每天品種雜，數(shù)量多，因此日清月結(jié)顯得十分重要，但是其核算卻是一項量大而易出錯的工作，往往花費很多時間但取得的效果不好，而電腦的普及為此項工作提供了較為快捷而準(zhǔn)確的方法，筆者利用Access軟件建立了供應(yīng)室管理系統(tǒng)并用于實際，在數(shù)據(jù)管理、查詢及打印等方面實現(xiàn)了方便快速的要求，數(shù)據(jù)統(tǒng)計更是快捷準(zhǔn)確，大大方便了日常工作。
        1  供應(yīng)室管理系統(tǒng)的建立及功能介紹 
        1.1 系統(tǒng)配置與程序設(shè)計環(huán)境  推薦Intel Pentium III或同等的處理器，128MB內(nèi)存，2G可用硬盤空間；Windows XP操作系統(tǒng)；Office2003中文辦公系統(tǒng)。
        1.2 數(shù)據(jù)庫的建立  進(jìn)入Access，選擇“新建數(shù)據(jù)庫”欄中“空Access 數(shù)據(jù)庫”，點擊“確定”，為新建數(shù)據(jù)庫命名“供應(yīng)室管理系統(tǒng)”并選擇存儲路徑后，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫選項欄，點擊“使用設(shè)計器創(chuàng)建表”，并依次設(shè)立編號、領(lǐng)料日期、科室名稱、領(lǐng)料金額等字段，字段的數(shù)量、類型、屬性和有關(guān)說明可根據(jù)使用者的需要調(diào)整，此表保存為“科室領(lǐng)料明細(xì)表”。以同樣方法可建立“領(lǐng)料清單”，字段包括：編號、序號、領(lǐng)料日期、科室名稱、物料名稱、單價、數(shù)量等，同時為了實現(xiàn)科室名稱及物料單價增減變動等的維護(hù)，另外再建立“科室名稱”和“物料單價”兩個表。
        1.3 數(shù)據(jù)的錄入 為了錄入的方便與直觀，利用Access的窗體功能將“科室領(lǐng)料明細(xì)表”設(shè)為主窗體，并調(diào)整字段位置以方便錄入，將“領(lǐng)料清單”設(shè)為子窗體，并在窗體中設(shè)計“添加記錄”、“保存記錄”、“領(lǐng)料查詢”、“返回主菜單”、“刪除選中記錄”、“刪除本面記錄”、“科料信息維護(hù)”、“科室信息維護(hù)”等按鈕，以利于操作的快捷方便，如：點擊“添加記錄”即可轉(zhuǎn)到新數(shù)據(jù)錄入界面，按各個項目依次錄入即可（如圖1）。根據(jù)管理需要，留存簽字的領(lǐng)料單據(jù)十分必要，因此在錄入窗口中還設(shè)置了“打印領(lǐng)料單”按鈕，可以及時打印科室領(lǐng)料清單。 
         
        圖1  數(shù)據(jù)錄入窗體        1.4 數(shù)據(jù)查詢窗體  利用Access的“查詢”功能可建立“科室領(lǐng)料查詢”，通過窗體功能建立以科室名稱及領(lǐng)料日期等字段為關(guān)鍵詞的查詢窗體，查詢結(jié)果則根據(jù)不同需要點擊相應(yīng)按鈕而顯示在三個不同的子窗體中，如輸入“消化科”及時間段，根據(jù)需求可以查詢出消化科在此時間段內(nèi)領(lǐng)料的金額、領(lǐng)料流水帳及明細(xì)單，同時在該窗體中還添加了“打印”功能，以方便使用（如圖2）。而只輸入時間段則可查詢出某時間段全部科室的領(lǐng)料情況，為實現(xiàn)日清月結(jié)提供了可能（如圖3）。 
         
        圖2  打印查詢結(jié)果 
         
        圖3  日清月結(jié)查詢結(jié)果
        2  討論
        2.1 快捷性  科室領(lǐng)料情況錄入一般都是錄入當(dāng)天的領(lǐng)料情況，為了錄入方便，領(lǐng)料日期采用系統(tǒng)默認(rèn)時間，當(dāng)然也可以進(jìn)行修改。而對于科室名稱、物料名稱等字段則通過編寫代碼實現(xiàn)了快捷的錄入方法，即只需錄入相應(yīng)的拼音簡碼即可彈出下拉菜單并指到相應(yīng)內(nèi)容，如科室名稱需錄入“消化科”時，只需輸入“xhk”即可在下拉菜單得到“消化科”，然后點擊回車即可實現(xiàn)錄入。對于物料名稱的錄入也是同樣的方便。
        2.2 智能性  同一物料的單價往往在一定時期內(nèi)是固定不變的，為了錄入的準(zhǔn)確與方便，當(dāng)物料名稱錄入結(jié)束后，相應(yīng)的單價就會自動錄入，而錄入完數(shù)量后相應(yīng)的金額也自動得到，無須再行錄入，具有一定的智能性，也可以使科室間的結(jié)算做到準(zhǔn)確無誤。
        3  結(jié)語
        供應(yīng)室管理系統(tǒng)的建立使供應(yīng)室工作人員從繁瑣的帳務(wù)計算中解脫出來，更提高了工作效率和準(zhǔn)確性，同時在科室領(lǐng)料數(shù)據(jù)的保存及查詢等方面具有一定的作用。本系統(tǒng)的建立簡單易行，便于非計算機專業(yè)的工作者使用。

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