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淺議醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件特點(diǎn)及應(yīng)用中若干問題
[論文關(guān)鍵詞] 醫(yī)院 軟件 特點(diǎn) 若干問題
[論文摘要]醫(yī)院應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件給財(cái)務(wù)工作者帶來很多方便,同時也有一些不足。本文針對醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)及在實(shí)際應(yīng)用中的若干問題介紹一些經(jīng)驗(yàn)并提出個人見解,以期對醫(yī)院人員使用財(cái)務(wù)軟件時有所幫助。?
隨著技術(shù)的快速發(fā)展,財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)用越來越廣泛。醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件在及信息處理中的迅速普及,給我們帶來極大的方便和效益。然而,目前我們使用的財(cái)務(wù)軟件仍存在著一些不足。下面筆者對醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用特點(diǎn)及出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討。
一、醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用的特點(diǎn)
眾所周知,醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件是醫(yī)院化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中的核心,其功能的完善程度將直接影
響醫(yī)院財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量。隨著我國建設(shè)的高速發(fā)展,醫(yī)院的財(cái)務(wù)活動發(fā)生了深刻的變化,會計(jì)電算化得到長足的發(fā)展,財(cái)務(wù)軟件日趨完善。醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件的出現(xiàn),使日常枯燥的會計(jì)核算和程序大大簡便,工作量大大減輕�？傎~、明細(xì)賬的自動登錄,財(cái)務(wù)報(bào)表的自動生成等,這些優(yōu)點(diǎn)受到了廣大財(cái)務(wù)人員的歡迎。應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化,帶來了會計(jì)史上一場技術(shù)革命。與傳統(tǒng)的手工會計(jì)相比,醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件主要有以下3個方面特點(diǎn):
1.提高醫(yī)院會計(jì)數(shù)據(jù)處理的時效性、準(zhǔn)確性以及會計(jì)核算的水平和質(zhì)量,減輕會計(jì)人員的勞動強(qiáng)度。醫(yī)院使用財(cái)務(wù)軟件之后,除了原始票據(jù)的審核到記賬憑證的編制仍需要人工處理之外,會計(jì)循環(huán)中的記賬、算賬和報(bào)表的編制等均由系統(tǒng)自動實(shí)現(xiàn),憑證一旦錄入系統(tǒng),馬上就能在賬簿和報(bào)表中得到反映,從而能夠及時提供會計(jì)信息。由于我們業(yè)務(wù)量較大,過去手工制單需二人以上,且科目匯總易出差錯,找錯較煩瑣,使用財(cái)務(wù)軟件后現(xiàn)由一人制單,錄入憑證始末號科目匯總自動完成。其次,由于會計(jì)循環(huán)中的大量數(shù)據(jù)處理工作均由計(jì)算機(jī)自動完成,所以不但能將會計(jì)人員從繁雜、單調(diào)的事務(wù)中解脫出來,而且減少手工會計(jì)經(jīng)常出現(xiàn)的抄寫、計(jì)算錯誤,使會計(jì)處理的結(jié)果更加準(zhǔn)確、真實(shí)和可靠,從而提高了會計(jì)核算水平和質(zhì)量。
2.提高醫(yī)院水平,為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供快速、準(zhǔn)確的依據(jù)。醫(yī)院應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件能夠輕松地編制出收入支出明細(xì)分析對比表及業(yè)務(wù)收支分析對比表,使相關(guān)人員一目了然地了解醫(yī)院收入支出各明細(xì)同期增、減情況及增、減比例,了解醫(yī)院財(cái)務(wù)狀況、資金流向等,從而找出醫(yī)院的主要經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)和新的經(jīng)濟(jì)突破點(diǎn),并促使醫(yī)院充分挖掘內(nèi)部潛力,積極增收節(jié)支,提高了資金使用的效益和經(jīng)濟(jì)效益。
3.提高醫(yī)院經(jīng)營管理水平,使財(cái)務(wù)會計(jì)管理由事后管理向事先預(yù)測、事中控制轉(zhuǎn)變,為實(shí)現(xiàn)管理信息化打下良好的基礎(chǔ)。雖然財(cái)務(wù)軟件仍然以會計(jì)恒等式和會計(jì)循環(huán)為基礎(chǔ),但已經(jīng)簡化了賬簿體系和會計(jì)循環(huán),消除了手工會計(jì)信息處理的許多技術(shù)環(huán)節(jié),并由此改善了信息處理的質(zhì)量,提高了經(jīng)營管理水平。醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件能實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)的多元分類,隨時提供各種分類核算的匯總和明細(xì)信息。
二、醫(yī)院軟件應(yīng)用中出現(xiàn)的若干問題
醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用,對實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化、提高醫(yī)院質(zhì)量、提升醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。然而,在使用財(cái)務(wù)軟件的過程中,仍出現(xiàn)這樣或那樣的問題。每當(dāng)財(cái)務(wù)軟件出現(xiàn)問題時,即便是專業(yè)人員也不敢輕易去修改。因?yàn)?大家都清楚,一旦財(cái)務(wù)軟件出現(xiàn)崩潰,后果不堪設(shè)想。本文以用友財(cái)務(wù)軟件為例,介紹一下日常醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件使用中出現(xiàn)的若干問題。
1.已經(jīng)啟用系統(tǒng)情況下,在某科目的下級已有余額的科目中設(shè)置二級明細(xì)科目,系統(tǒng)不允許或方法麻煩。比如:
科目名稱 科目代碼?
其他 123
衛(wèi)生材料 12301 (已有余額)
衛(wèi)生材料(醫(yī)用材料處) 1230101
衛(wèi)生材料(設(shè)備處) 1230102
在已設(shè)置的下級明細(xì)科目衛(wèi)生材料中,再按科室(設(shè)備處、醫(yī)用材料處)設(shè)置二級明細(xì)科目,系統(tǒng)不允許,或要等到年末結(jié)轉(zhuǎn)之后即在年初才能設(shè)置,如果在年中設(shè)置已有余額的科目,就必須得對已經(jīng)錄入憑證的相關(guān)科目進(jìn)行修改。此方法太麻煩,不適合業(yè)務(wù)量較大的用戶,給我們科室核算等諸多方面帶來很多不利。
2.科目匯總時,如果不輸入憑證始末號就無法預(yù)覽。憑證錄入后每一憑證分冊不能在同一界面相應(yīng)地切換,要預(yù)覽必須每次輸入憑證起始號和憑證末尾號,給使用者帶來極大不便。為了方便使用,我們不得不單獨(dú)制作表格把每一分冊始末號記錄下來,以便預(yù)覽和對賬(因?yàn)椴糠质止べ~與電腦賬同時并用)。
3.在月末進(jìn)行管理費(fèi)用分?jǐn)倳r出現(xiàn)手工計(jì)算結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)問題。每月醫(yī)院要將管理費(fèi)用的發(fā)生數(shù)全部分?jǐn)偨o醫(yī)療支出和品支出,其中分?jǐn)偟倪@兩個科目是根據(jù)一定結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)的,醫(yī)療支出的結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)是:醫(yī)療人數(shù)/(醫(yī)療人數(shù)+藥品人數(shù)),藥品支出與此類似。這個結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)如果是固定的,那么無須設(shè)置結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù),只需按照正常的分配來定義;如果人數(shù)經(jīng)常變動,導(dǎo)致分?jǐn)偟慕Y(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)也經(jīng)常改變,這時就要不斷地去調(diào)整和更改設(shè)置。由于我們每月醫(yī)、藥人員數(shù)有所變動,每次進(jìn)行手工計(jì)算結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù),再把計(jì)算的結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù)輸入、保存,然后再生成憑證。使用電腦為何用手工計(jì)算呢?是否應(yīng)該借鑒一下其他軟件的優(yōu)點(diǎn)?
4.進(jìn)行管理費(fèi)用分?jǐn)偤笫罩ЫY(jié)轉(zhuǎn)時結(jié)轉(zhuǎn)憑證里出現(xiàn)紅字沖分現(xiàn)象(以下簡稱為沖分現(xiàn)象)。有時結(jié)轉(zhuǎn)的憑證中出現(xiàn)多個科目沖分現(xiàn)象。因?yàn)楣芾碣M(fèi)用全部分?jǐn)偨o醫(yī)療支出和藥品支出,即分?jǐn)偤蠊芾碣M(fèi)用分?jǐn)偨o醫(yī)療支出加管理費(fèi)用分?jǐn)偨o藥品支出應(yīng)等于管理費(fèi)用。例如,某一支出的管理費(fèi)用為25元,把它進(jìn)行管理費(fèi)用分?jǐn)�、收支結(jié)轉(zhuǎn),當(dāng)月的結(jié)轉(zhuǎn)系數(shù),醫(yī)療為0.930 6,藥品為0.069 4,那么,經(jīng)管理費(fèi)用分?jǐn)偤笊傻膽{證為:
經(jīng)收支結(jié)轉(zhuǎn)后生成的憑證為:
費(fèi)用分?jǐn)偤蟪霈F(xiàn)多分的現(xiàn)象,就是小數(shù)點(diǎn)取舍問題,用友軟件在收支結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證中采用紅字沖分的方法進(jìn)行了管理費(fèi)用平衡,但支出仍出現(xiàn)多分,這影響了報(bào)表的準(zhǔn)確性。比如,在會計(jì)報(bào)表中的收支結(jié)余,在報(bào)表公式里用收支結(jié)余科目中取數(shù)與用收入減去支出的方法取數(shù)就會出現(xiàn)差分問題。從上面兩個憑證中很直觀地看到紅字沖分只沖掉管理費(fèi)用中某科目多分部分,未在支出的相關(guān)科目里紅字沖分,雖然管理費(fèi)用平衡,但支出多分情況依然存在。以此類推,到了年底就差幾角甚至更多。為了避免這種現(xiàn)象,我們進(jìn)行如下步驟:
第一,管理費(fèi)用分?jǐn)偤笊蓱{證 → 保存、記賬 → 收支結(jié)轉(zhuǎn)后生成憑證。
第二,檢查收支結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證有無紅字沖分科目,發(fā)現(xiàn)有紅字沖分科目,先不保存收支結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證。
第三,利用反記賬、取消審核、取消主管等,對已分?jǐn)偣芾碣M(fèi)用憑證相應(yīng)的多分科目進(jìn)行修改,使管理費(fèi)用與分?jǐn)偤筢t(yī)療支出加品支出完全相等。
以下憑證為結(jié)轉(zhuǎn)之后修改的憑證。
5.賬簿不能跨年度查詢。在實(shí)際工作中財(cái)務(wù)賬簿隨時要進(jìn)行跨年度查詢,而用友財(cái)務(wù)軟件只能跨期間查詢,若要跨年查詢,就必須進(jìn)行重注冊,從而影響了工作效率。
6.報(bào)表不能直接跨年引用。用友報(bào)表給使用者提供了很多便利條件,只要把公式設(shè)定,進(jìn)行表內(nèi)計(jì)算就能完成完整的報(bào)表。但是,所有的報(bào)表不能直接跨年引用,如報(bào)表公式FS("40302",月,"貸","003",2008,,,)中的2008(年度),跨年引用公式時必須修改報(bào)表公式中的年度。另外,報(bào)表中不能設(shè)置頁號,工作表的名稱也不能修改。
三、對醫(yī)院財(cái)務(wù)軟件的幾點(diǎn)建議
用友財(cái)務(wù)軟件為財(cái)務(wù)人員帶來很多好處,但有些細(xì)節(jié)給使用者帶來諸多不便。根據(jù)筆者多年使用財(cái)務(wù)軟件的經(jīng)驗(yàn),本文提出如下建議:
1.某科目已有余額,且要設(shè)置下級科目時,那么設(shè)置時系統(tǒng)自動把它的上級科目的余額轉(zhuǎn)到下級來,不用修改已錄入的憑證。
2.科目匯總預(yù)覽,可以設(shè)置憑證分冊,屏幕左側(cè)是所有憑證分記錄,右側(cè)是當(dāng)前分冊的憑證匯總表。用鼠標(biāo)單擊每一分冊記錄時,屏幕右側(cè)就顯示出相應(yīng)的憑證匯總表,憑證分冊的格式可以通過相應(yīng)的功能進(jìn)行切換。
3.賬簿查詢中增設(shè)年度,不用進(jìn)行重注冊,可以隨時查詢各年度賬簿。
4.費(fèi)用分?jǐn)倳r系統(tǒng)設(shè)置成只要直接輸入醫(yī)療、品人數(shù),就能生成管理費(fèi)用分?jǐn)倯{證。
5.管理費(fèi)用分?jǐn)倳r設(shè)置檢查功能,即分?jǐn)偤筢t(yī)療支出加藥品支出是否等于管理費(fèi)用,再生成憑證。
6.財(cái)務(wù)報(bào)表中的年度設(shè)置成啟用年度加1或減1的方法。
以上提到的問題很多使用者可能已遇到過,或個別問題已經(jīng)解決了。財(cái)務(wù)軟件畢竟是人為設(shè)置的,希望軟件開發(fā)人員應(yīng)多借鑒其他財(cái)務(wù)軟件的優(yōu)點(diǎn),為使用者提供更加完善、簡捷、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)軟件。
參考文獻(xiàn)?
[1] 何靜濤,張煜.用友財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用的若干常見問題及其解決方案[J]. 中國管理信息化,2008(14) .
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