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探析英語商業(yè)書信的撰寫原則
摘要:文章首先從我國進(jìn)一步擴(kuò)大對外開放的形勢,說明英語商業(yè)書信在對外商業(yè)活動中的極其重要性,然后提出撰寫英語商業(yè)書信應(yīng)注意的問題,最后反復(fù)強(qiáng)調(diào)商業(yè)英語書信的撰寫原則的重要性,務(wù)必很好地掌握和運(yùn)用它。關(guān)鍵詞:商業(yè)書信;撰寫原則
一、前言
隨著我國對外開放政策的進(jìn)一步貫徹,我國的對外經(jīng)濟(jì)交往和貿(mào)易業(yè)務(wù)必將有更大的發(fā)展。在這些活動中,電子通信是一種先進(jìn)的手段,管理信息系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部管理創(chuàng)造了良好的條件。但書信往來仍不失為一個重要的工具。
商業(yè)英語書信(Business or Commercial English Correspondence)有時只稱為Correspondence,是指交易時所用的通信。在美國,常用Business Writing,它包括書信,電報電話、電傳、報告書、契約書、明信片、回憶錄,只要以商業(yè)英語表達(dá)的,均包含在內(nèi)。商業(yè)英語書信,以常用英語為基礎(chǔ),加入商業(yè)術(shù)語以及商業(yè)習(xí)慣用語所組成。要熟練商業(yè)英語通信,通常從研究商業(yè)書信開始,依次研究其他文體。本文以此為主題來探討其撰寫原則。
二、英語商業(yè)書信的撰寫原則
(一)正確無誤
商業(yè)書信必須寫得正確。正確不僅僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號、拼寫等正確。商業(yè)信件的內(nèi)容敘述得正確,既不能有遺漏,也不能言過其實(shí)。商業(yè)貿(mào)易離不開數(shù)字,對商業(yè)信件中的數(shù)字的正確性要特別加以注意。商業(yè)書信中常常離不開商業(yè)術(shù)語。一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔,意義明確。使用得當(dāng),工作進(jìn)行的順利;使用不當(dāng),就會引起誤解,造成混亂,甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此,必須正確理解和運(yùn)用商業(yè)術(shù)語,力爭商業(yè)信件正確無誤。
。ǘ﹥(nèi)容完整
一封信必須要絕對的完整確實(shí)。當(dāng)答謝來信時,最好提及那封信的日期、主要內(nèi)容,甚至于編號。同時回答來信所提出的全部問題及要求。重要信更須注意完整和嚴(yán)謹(jǐn)。例如,接受對方的報盤時根據(jù)是什么(如報價單,信件等),因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交的合同,此信發(fā)出后,對方收到,即對雙方都有約束力。如果不完整,有漏洞,就有可能引起不必要的糾紛。例如:
The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering L\C,upon receipt of which;we will effect shipment without delay.(你方訂購的貨物已準(zhǔn)備好了。請告知我們什么時候能收到該訂貨的信用證,我們收到信用證,就會立即裝運(yùn))。
。ㄈ┥鷦泳唧w
信要寫得生動、具體和明確。特別是要求對方做出明確反應(yīng)的信,或是報盤承諾等,避免含混模糊、籠統(tǒng)和抽象。不過,并不是所有的商業(yè)信件都要具體。在某些特定的情況下,不但允許一般化,而且籠統(tǒng)些反而更適宜。有時,由于手頭沒有確鑿的事實(shí)和數(shù)字,但為了“外交”、“策略”或交易的需要,也可以避免太具體。有時,為了有意識地讓對方發(fā)表或形成他的意見,或者這些具體事實(shí)或數(shù)字是否列明都無關(guān)緊要,也可以不必具體?傊,該具體的具體,不宜具體的就籠統(tǒng)些,看需要而定。
所謂生動,就是將書信中要闡明的問題,活潑地表達(dá)出來,給看信者留下深刻難忘的印象。如何給讀者好的印象,設(shè)身處地為讀者著想:他需要些什么?他希望些什么?他的利益何在?以及他的問題核心是什么?總之抓住對方的中心問題,把握對方的心理,且盡可能強(qiáng)調(diào)對方的重要性,說服對方,達(dá)到通訊的目的。
。ㄋ模┲t虛有禮貌
我們對外所寫的商業(yè)書信要體現(xiàn)我國外貿(mào)政策,做到不卑不亢、得體脫俗、落落大方。既要遵守國際貿(mào)易習(xí)慣,又要維護(hù)我國利益。借以通過商業(yè)書信來往,發(fā)展與各國人民的友好關(guān)系,開展同各國的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。要謹(jǐn)防有意或無意泄露國家商業(yè)機(jī)密或其他機(jī)密。書信內(nèi)容以寫得有理、有利、有節(jié)為秒、注意禮貌,不要盛氣凌人,避免強(qiáng)加于人。因此,要尊重對方,保持You-Attitude,多為對方著想。英語的禮貌用語有很多,如:Would you like to?Thank you for…值得注意的是,Would you like to引起的許多句子不是文句,而是一種很有禮貌的請求,所以后面不要問號。另外,禮貌也可說是一種策略。如要告訴對方好消息時,采用直接法,一開始就把好的消息寫出來;如果要告訴對方壞消息時,采用間接法,開頭說點(diǎn)別的,作為“緩沖”,然后才把壞消息以適度準(zhǔn)確的語言表達(dá)出來。例如: “Thank you very much for your interest in my work;and also thank you for your kind invitation. I do believe I have an opportunity of visiting and working in your laboratory at an appropriate time. I would make a general plan after I finish my current work at hand;and send a report to my institute if necessary. As to its feasibility and future information in connection with the joint research,I would get in touch with you as soon as possible.”此信用緩沖手段作為禮貌策略來減輕拒絕的強(qiáng)度,使收信人感到寫信人是周到而體貼的。
緩沖作為禮貌策略的另一種作用是通過作者謙恭的話語來強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)合作,以顯得不那么粗魯、武斷、自負(fù)、無所不知,這會使雙方感到更親近,有助于建立和維持和諧關(guān)系。如例句:“To maintain our plant’s peak efficiency,we are currently replacing some of our pasteurizing machine with newer models. I feel that the process of moving this heavy machinery into and out of the place may pose a safety hazard to any children present at the time”。
考慮對方的想法是對外貿(mào)易的重要原則之一。我們在對外商業(yè)活動中,既要考慮本身的利益,又要換位考慮;跳出自我的圈子,尋求既不損害我方的利益,又有利于對方的路子,這才是上策。在商業(yè)書信中要很好地表達(dá)這種觀點(diǎn)。例如:
We thank you for your letter of June 18 and have pleasure to infor
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