提升高校院系行政管理水平的思考論文
摘要：提高高�；鶎釉合敌姓芾硭剑仨毷紫燃訌娫合敌姓I(lǐng)導(dǎo)能力的建設(shè)，同時，要進一步優(yōu)化行政崗位設(shè)置和人員素質(zhì)，全面加強行政管理工作的制度建設(shè)及科學(xué)合理的管理服務(wù)評價標準，是提高院系管理服務(wù)水平的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞：行政管理服務(wù)；能力建設(shè)；隊伍結(jié)構(gòu)；管理制度
改革開放30多年來，高等教育管理體制、管理模式、管理理論等方面的改革不斷深入。高等學(xué)校為了進一步適應(yīng)辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平，先后進行了一系列校內(nèi)管理體制的改革。例如將高校原有的“系”合并為“學(xué)院”，實行了學(xué)校與學(xué)院的兩級管理模式，將學(xué)校管理的重心下移至院系，使院系成為了高校管理工作的前沿。因此，提升院系行政管理能力和服務(wù)水平、提高工作效率等等對高校行政管理工作的可持續(xù)發(fā)展都具有極其重要意義。本文擬就個人在日常工作中的所見所聞?wù)勑┐譁\的看法。
一、院系行政管理服務(wù)工作中存在的不足
高校院系的行政辦公室是一個直接為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)的基層行政管理、服務(wù)機構(gòu)。其管理服務(wù)工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理服務(wù)的工作中，雖然我們盡了很大努力，完成了各項工作任務(wù)，取得了一定的成績，但距離社會發(fā)展對高等教育管理改革的要求和學(xué)校對院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。
1、缺乏對行政管理工作的管理意識和方式的創(chuàng)新思維。對院系行政系統(tǒng)管理工作思路不清、按部就班、沒有創(chuàng)新，沒有突破；在日常工作中往往見小不見大，忽略站在高點上的全局意識，對工作中存在的問題往往強調(diào)客觀因素多，主動分析主觀原因少；在深化院系行政管理工作改革面臨較好機遇時，往往表現(xiàn)為優(yōu)柔寡斷、瞻前顧后、缺少擔(dān)當(dāng)。
2、人員結(jié)構(gòu)變化與崗位分工調(diào)整不協(xié)調(diào)。由于高校改革中的院系合并，致使部分原本工作人員較多的老院系行政、后勤人員進一步匯集。為了維持穩(wěn)定、和諧的大局，各院系又千方百計安排富余人員，其中包括爭取增加行政編制、供養(yǎng)閑人等方式，這就形成了有崗在編的部分行政人員的工作量嚴重不足，出現(xiàn)了“一崗多人”“因人設(shè)崗”和“因人設(shè)事”等現(xiàn)象。時至今日，隨著行政隊伍的自然減員和新人的招聘選拔，院系行政隊伍的人員結(jié)構(gòu)正在逐步完成由老齡化向年輕化、由低學(xué)歷向高學(xué)歷的轉(zhuǎn)變。這在客觀上使院系行政人員隊伍得到了初步優(yōu)化。但是，原有行政人員的工作范圍和職責(zé)并未隨之進行全面的梳理與調(diào)整、合并，反而繼續(xù)因襲原有的不合理的人員設(shè)置，把自然減員后應(yīng)該優(yōu)化、合并、重組的崗位繼續(xù)招聘新人接替，繼續(xù)保持和延續(xù)了人員分工不合理和工作量分配上嚴重的不均衡現(xiàn)象。
3、工作能力與崗位職責(zé)不協(xié)調(diào)。高校院系的行政辦公室是一個直接為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)的基層行政管理、服務(wù)機構(gòu)。院系行政系統(tǒng)各辦公室面對的服務(wù)對象和崗位職責(zé)雖然各有不同，但對各辦公室工作人員的基本素質(zhì)和工作能力的要求應(yīng)當(dāng)按崗位職責(zé)的要求選定。對各辦公室主任崗位應(yīng)當(dāng)要有一定的學(xué)歷、能力要求。有些辦公室工作人員由于學(xué)歷、能力、工作經(jīng)驗無法達到崗位職責(zé)的要求，為了完成某些由于該崗位工作人員能力不及而無法完成的工作時，院系還要為該崗位的行政工作人員聘請本院系的研究生為其做“助理”，協(xié)助完成該崗位的行政人員不能勝任的某些工作。
4、考核激勵機制還不完善。在管理服務(wù)的評價方面，缺乏對院系部分行政崗位工作的較為全面的了解和客觀評價，對每個人所從事的工作量及對工作的完成情況（質(zhì)與量）缺乏全面、科學(xué)的考核與評估，僅有每年年終在一定范圍內(nèi)對行政人員進行的“測評”。這種“測評”雖有一定程度的參考意義，但由于缺少剛性考核指標，也不乏某些評價帶有太多的個人感情色彩，致使“會哭的孩子吃奶多”而挫傷了大部分踏踏實實工作的行政人員的積極性。
5、缺少完整的、操作性強并行之有效的行政管理制度及工作流程。目前，大部分辦公室無管理制度可循，僅個別辦公室雖有部分管理制度，但多年來也未能及時修訂。在行政管理工作中，不是靠制度管理，而是采取較為隨意的管理方式，就連最基本的日常工作考勤都沒有統(tǒng)一的明文規(guī)定的'考勤管理規(guī)則。另外，行政各辦公室的各項業(yè)務(wù)工作都有一定的辦事程序，大部分老師、學(xué)生對此并不十分了解，致使他們在辦事過程中增加了時間與精力成本的支出。
二、解決行政管理工作存在的問題，提升行政管理服務(wù)水平
以上這些問題和不足有歷史原因，也有現(xiàn)實原因。既有來自領(lǐng)導(dǎo)層面的，也有來自普通行政管理人員的。如何進一步提高院系的行政管理、服務(wù)水平，筆者認為：
1、加強行政領(lǐng)導(dǎo)能力的建設(shè)。首先要進一步提高對院系行政管理工作重要性的認識，要身在其位善謀其政，理清思路；要主動進取、銳意改革；要善于協(xié)調(diào)院系行政系統(tǒng)各辦公室之間和工作人員之間的分歧與矛盾，加強各辦公室之間和工作人員之間具有實質(zhì)意義和一定水平的溝通與交流，切忌簡單的形式模仿；要正視行政管理服務(wù)工作中存在的問題，敢于承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，敢于抓工作中的主要矛盾，敢于開拓、科學(xué)創(chuàng)新，敢于撇開個人情感，分清輕重緩急、合理安排各項工作，才能有效解決院系行政管理工作中的諸多不足。
2、要建立嚴格的崗位目標責(zé)任制，實現(xiàn)院系行政各辦公室崗位設(shè)置與各崗位人員調(diào)配的合理性、科學(xué)性。
�。�1）應(yīng)當(dāng)進一步明確行政各辦公室的崗位職責(zé)與能力標準,對行政各管理崗位引入競爭機制，在院系行政系統(tǒng)內(nèi)部公布各崗位的崗位職責(zé)與工作目標，并在內(nèi)部對各崗位實行公開招聘，嚴格考核各崗位工作人員的綜合素質(zhì)水平，真正做到“人盡其才”，以實現(xiàn)真正意義上的競爭上崗。
�。�2）根據(jù)行政人員自然減員和新人加入后行政人員整體結(jié)構(gòu)發(fā)生的變化，抓住時機，推進改革，調(diào)整、合并人員分工，徹底解決歷史遺留問題，充分調(diào)動和挖掘所有行政工作人員的熱情與潛能，逐步糾正行政崗位設(shè)置上存在的歷史遺留問題，調(diào)整人員布局。對已經(jīng)具備了可以精簡、優(yōu)化的部分工作職責(zé)予以重新調(diào)整，成就一支精干、高效的院系行政管理隊伍。
3、應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的崗位考核、激勵機制及科學(xué)合理的管理、服務(wù)評價制度。結(jié)合本院系的具體情況，把硬性指標與彈性指標相結(jié)合，制定和完善不同行政管理崗位的評價指標體系和評價辦法，把考核評價作為管理的重要手段，加大崗位目標責(zé)任的約束力度，促進和保障崗位職責(zé)與管理目標的實現(xiàn)。
4、應(yīng)當(dāng)建立、健全行政管理的各項規(guī)章制度和工作流程，強化內(nèi)部管理，強化服務(wù)意識，提升管理、服務(wù)水平,促使辦公室各項工作納入制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。
（1）必須首先建立、健全一套完善的、切實可行的規(guī)章制度,使行政管理服務(wù)的各項工作有章可循，避免工作中的隨意性，減少因摻雜各種個人因素而影響管理工作的公平與公正。
�。�2）提升和強化服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。行政各辦公室應(yīng)當(dāng)在院系的主頁上開辟服務(wù)專欄，將行政、后勤、安全等日常管理服務(wù)工作的一般性工作規(guī)范及辦事流程公布出來，使老師、學(xué)生通過院系主頁查看辦事流程和了解各類服務(wù)、溫馨提示、安全警示等信息，提高服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，為教師、學(xué)生提供更加便捷的服務(wù)。
�。�3）應(yīng)當(dāng)繼續(xù)提升院系行政管理人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)工作水平，增強工作責(zé)任感。院系行政各辦公室是管理、服務(wù)工作的“窗口”，它涉及院系工作的方方面面，頭緒較多，瑣碎繁雜。行政工作人員的一言一行都直接影響到本院系和院系行政系統(tǒng)的整體形象。因此，在日常工作中要不斷引導(dǎo)和教育所有行政工作人員必須在工作中努力做到堅持原則、遵紀守法；顧全大局，寬厚友善；淡泊名利，甘于奉獻，以平和的心態(tài)面對每天默默無聞、不斷輪回重復(fù)的所有工作。
院系行政辦公室是一個綜合性機構(gòu)體系,是高校管理與服務(wù)工作的前沿。我們只有在工作中不斷進取，勇于承擔(dān)院系行政管理改革的責(zé)任，以專業(yè)的管理、服務(wù)水平為目標，樹立院系行政管理隊伍良好的形象，才能真正提高院系行政管理與服務(wù)工作的水平，才能保證院系辦公室工作的優(yōu)質(zhì)、高效運轉(zhuǎn)。
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