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行政執(zhí)法文書及其規(guī)范
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一、行政執(zhí)法文書概述行政執(zhí)法文書是行政執(zhí)法機關依照法定的授權、依照一定程序制定的、用于行政管理和行政處罰的書面的文本和格式，它是行政執(zhí)法活動的書面形式。行政執(zhí)法文書必須由具有行政執(zhí)法職權的行政機關制定，而且要符合法定的要求，具有規(guī)范的格式。任何其他機關和個人均無權制定行政執(zhí)法文書。行政執(zhí)法文書是一種必要的形式，是法定的形式。形式反映內(nèi)容，內(nèi)容決定形式。行政執(zhí)法文書體現(xiàn)的是國家行政權力的權威性和不可抗拒性，體現(xiàn)的是法律規(guī)范的強制性，體現(xiàn)的是行政執(zhí)法的嚴謹程序，關乎著行政執(zhí)法活動的質(zhì)量與效能。法律的實施要求通過一定的規(guī)范化形式加以表達、傳遞，行政執(zhí)法文書就是法律實施的載體。如果一項法律的實施沒有通過規(guī)范的形式表達出來，輕則只是內(nèi)部制作人接受批評加以改正，重則影響一個部門的業(yè)務理論素質(zhì)，甚至會使其在行政訴訟中敗訴。
因此，重視行政執(zhí)法文書，是一項認真、嚴肅的工作，容不得半點馬虎大意和敷衍塞責。根據(jù)行政執(zhí)法的適用方向不同，在實踐中可分為衛(wèi)生行政執(zhí)法文書、環(huán)境行政執(zhí)法文書、質(zhì)量技術監(jiān)督執(zhí)法文書、農(nóng)業(yè)行政執(zhí)法文書以及交通行政執(zhí)法文書等等。根據(jù)行政執(zhí)法工作的需要，以用途劃分，行政執(zhí)法文書可以分為行政強制措施文書、行政處罰文書、行政執(zhí)法筆錄文書、行政執(zhí)法函件文書和行政執(zhí)法檔案文書等五種。其中，行政強制措施文書包括決定采取行政強制措施的命令、決定、意見等文書，一般多在現(xiàn)場檢查時使用。行政處罰文書是作出行政處罰決定的文書，只限于實施行政處罰時使用。行政執(zhí)法筆錄文書主要是行政執(zhí)法人員實施現(xiàn)場檢查、調(diào)查取證、核實情況或者申請行政復議時所使用的書面筆錄。行政執(zhí)法函件文書是指傳遞行政執(zhí)法的告知、移送、建議、回執(zhí)等信息的文書。行政執(zhí)法檔案文書是行政執(zhí)法立卷建檔所需要的文書。
二、制定行政執(zhí)法文書的目的（一）行政執(zhí)法程序的要求，是行政執(zhí)法的必要憑證。首先，下達關于行政執(zhí)法的指令、要求和決定時，如果口頭下達，不僅在層層下達時容易出現(xiàn)失誤和不準確，更容易造成執(zhí)行難的問題。其次，從應訴方面來說，這也是行政執(zhí)法的必要憑證。行政機關制定執(zhí)法文書，也是應訴時所必備的。訴訟講求證據(jù)，行政機關要證明自己的行政執(zhí)法的合法性和合理性，必需有切實的證據(jù)。因此，制定執(zhí)法文書，是行政執(zhí)法的必要憑證，是行政機關證明自己行政行為的書面依據(jù)和法律根據(jù)，是使行政機關免于敗訴風險的關鍵環(huán)節(jié)。
�。ǘ┓奖愦鏅n，便于參考和查閱。制作行政執(zhí)法文書還有一個考慮就是方便存檔。同時由于案卷記載了某一具體案件辦理過程中的詳細材料，它是一定時期行政執(zhí)法工作的歷史資料檔案，方便查閱。將行政執(zhí)法文書制作成文書，相比口頭執(zhí)法可以保存。因為種種原因，一些行政執(zhí)法的結果可能被查閱和重新界定，因此，原來的執(zhí)法文書的存在就很重要，因為這樣可以方便參考。
�。ㄈ┦剐姓䦂�(zhí)法條理化，清晰化。制作執(zhí)法文書，則需要將行政執(zhí)法的全過程詳細、條理地記錄下來，事實清楚，證據(jù)充分，同時輔以一定的說明，更便于理解。而且這樣條理而又清晰的書面文字也便于應訴。因為一旦起了爭執(zhí)需要進行行政訴訟，則這樣的書面材料便可以清楚地記錄行政機關的行政管理或者處罰行為，怎樣的現(xiàn)場情況，怎樣的調(diào)查，以及有什么樣的證據(jù)等等，都羅列得很清楚很條理，便于法院采納和查證案情，也有利于更有力地維護行政機關的合法權益。
三、行政執(zhí)法文書制作中出現(xiàn)的問題及其規(guī)范化實體方面的問題及規(guī)范必備文書的不適當省略現(xiàn)象及規(guī)范。以質(zhì)量技術監(jiān)督執(zhí)法文書為例，質(zhì)量技術監(jiān)督執(zhí)法文書除案卷、卷內(nèi)目錄外必須使用的文書有9種，即現(xiàn)場檢查筆錄、立案審批表、調(diào)查筆錄、案件討論記錄、通知、相對人陳述申辯筆錄、行政處罰決定書、送達有關文書和結案審查表。缺少任何一種都屬于文書不齊備，但在實際辦案過程中往往就會出現(xiàn)問題，如省略行政案件討論筆錄、不制作行政相對人陳述申辯筆錄等，影響了執(zhí)法文書的嚴肅性，也直接影響了行政執(zhí)法的有效性。針對這種不當省略現(xiàn)象，我們應該引起足夠的重視。首先要從思想上予以重視。因為行政執(zhí)法文書不僅是對行政相對人的一種處罰文書，更是要存檔的文書，是以后閱卷或者訴訟中賴以存在的基礎性文書。因此，做好這一步，規(guī)范文書形式步驟是必要的。其次，工作人員在行政執(zhí)法過程中應認真嚴肅地制作行政執(zhí)法文書，任何一個環(huán)節(jié)，任何一個步驟都要有明確的記錄和表述，不能因為其只是一種步驟而不是結論性東西而加以省略，否則便會使行政執(zhí)法文書的有效性大打折扣。
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