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論辦公室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能

時(shí)間:2024-10-05 06:39:11 行政管理畢業(yè)論文 我要投稿
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論辦公室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能

  摘要:辦公室是單位和部門(mén)的樞紐,功能多、任務(wù)重。作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu),辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧,圍繞工作中心,充分發(fā)揮辦會(huì)室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能,提高其協(xié)調(diào)能力。

論辦公室系統(tǒng)的協(xié)調(diào)功能

  關(guān)鍵詞:行政管理 辦公室 協(xié)調(diào) 功能

  辦公室作為一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu),其承擔(dān)的職責(zé)和任務(wù)是多方面的,如撰寫(xiě)文稿、文書(shū)打印、檔案收存、機(jī)要保密、電話傳真、組織會(huì)議、處理信息、內(nèi)部協(xié)調(diào)、公關(guān)接待、信息發(fā)布和督促檢查等,擔(dān)負(fù)著日常性的行政事務(wù)及繁重的服務(wù)工作,起到承上啟下、協(xié)調(diào)左右的中心樞紐作用。本文擬就力、公室的協(xié)調(diào)功能進(jìn)行探討

  所謂協(xié)調(diào),就是連接、聯(lián)合、調(diào)和所有的活動(dòng)及能量,使之統(tǒng)一起來(lái)。換句話說(shuō),協(xié)調(diào)是一項(xiàng)綜合性的管理工作,其目的是消除管理過(guò)程中各環(huán)節(jié)之間的不和諧現(xiàn)象,使之協(xié)調(diào)一致、相互配合、同步發(fā)展。在實(shí)際工作中,單位的內(nèi)外之間、上下之間、部門(mén)之間往往會(huì)出現(xiàn)許多矛盾、沖突和不一致、不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,這些矛盾與沖突,需要通過(guò)有關(guān)政策、規(guī)章制度和有力的措施來(lái)調(diào)節(jié)。辦公室作為管理系統(tǒng)的中樞,其所處的位置決定了辦公室的工作必須經(jīng)常地、大量地、直接地協(xié)調(diào)各種關(guān)系,其協(xié)調(diào)工作的主要方面是上下級(jí)間的協(xié)調(diào)和左右間的協(xié)調(diào)。

  一、上下級(jí)間的協(xié)調(diào)

  首先,作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,辦公室人員要深人開(kāi)展調(diào)查研究,經(jīng)常給領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)管理信息,并依據(jù)黨的方針和國(guó)家的政策法規(guī)結(jié)合實(shí)際情況,適時(shí)地提出可行性建議,撰寫(xiě)出客觀全面的、具有前瞻性的調(diào)研報(bào)告供領(lǐng)導(dǎo)參考,為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策服務(wù)。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,參謀作用十分明顯,辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟而”的困擾,不以言輕而金口難開(kāi),要敢于進(jìn)言,敢于獻(xiàn)計(jì),大膽進(jìn)諫。當(dāng)然,進(jìn)諫也要點(diǎn)到為止,不能把自己的意見(jiàn)強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo),更不能左右領(lǐng)導(dǎo)決策。要坦坦蕩蕩,出于公心,從大局出發(fā),以事業(yè)為重,說(shuō)真話,丁是丁,卯是卯。

  其次,辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間起到橋梁和紐帶作用。為此,辦公室要認(rèn)真對(duì)待和妥善協(xié)調(diào)好上下級(jí)之間可能存在的矛盾,善于做好群眾工作,積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的團(tuán)結(jié)。在協(xié)調(diào)處理政務(wù)、事務(wù)時(shí),要平心靜氣、平等待人,仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的意見(jiàn),充分體諒對(duì)方的難處,對(duì)他們的實(shí)際困難和問(wèn)題,該解決的要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映并積極配合解決,要利用自己政策懂得多,信息知道得多,領(lǐng)導(dǎo)意圖了解得多的優(yōu)勢(shì),幫助基層出點(diǎn)子、理思路和謀對(duì)策。

  再次,領(lǐng)導(dǎo)之間由于各自分管著幾個(gè)方面的工作,往往會(huì)從分管的工作出發(fā),給辦公室提出不同的要求,發(fā)出不同的指令,對(duì)此辦公室人員要胸有全局,分清主次和輕重緩急。在安排工作計(jì)劃、各種會(huì)議和活動(dòng)的工作中,要以正職領(lǐng)導(dǎo)為中心,對(duì)大是大非、事關(guān)全局的問(wèn)題,必須多請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo),按主要領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)去溝通和落實(shí),對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間即正職與副職、副職與副職之間的意見(jiàn),也要及時(shí)溝通,消除誤會(huì),努力使整個(gè)組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關(guān)系。

  二、左右間的協(xié)調(diào)

  首先,在實(shí)際工作中,由于各個(gè)部門(mén)所處的位置不同,也由于各類(lèi)人員在思維方式、思想認(rèn)識(shí)、工作作風(fēng)和工作能力等方面存在差異,他們往往偏重于注意自身目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),而忽視別的部門(mén)或別人的要求,使得部門(mén)之間、人與人之間對(duì)一些問(wèn)題的認(rèn)識(shí)和處理不一致,以致于不能發(fā)揮整個(gè)組織的最大功能,不能形成最佳的合力。對(duì)此各級(jí)辦公室要通過(guò)聯(lián)系、溝通、調(diào)解、協(xié)商等方式來(lái)有效地統(tǒng)籌協(xié)調(diào)左右之間各方面的關(guān)系,弄清楚問(wèn)題的來(lái)龍去脈,絕不能把遇到的矛盾簡(jiǎn)單地上交給領(lǐng)導(dǎo)。

  其次,辦公室在發(fā)揮協(xié)調(diào)功能中,要站在全局的立場(chǎng)和高度對(duì)各部門(mén)進(jìn)行綜合平衡,集中多方意見(jiàn),多方協(xié)商,求同存異,秉公處理,要以公正平和的心態(tài)調(diào)整、理順和改善各單位之間、人際之間的關(guān)系,解決工作中的矛盾,并且建立和健全各種協(xié)調(diào)制度,使協(xié)調(diào)工作逐步規(guī)范化、程序化。

  再次,辦公室的協(xié)調(diào)工作要綱舉目張,不能事無(wú)巨細(xì),眉毛胡子一把抓,否則就會(huì)被事務(wù)所淹沒(méi),有可能顧此失彼、事倍功半。事實(shí)證明,辦公室的協(xié)調(diào)工作一定要有重點(diǎn),要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)和群眾關(guān)注的熱點(diǎn)及改革發(fā)展中碰到的難點(diǎn)問(wèn)題,通過(guò)牢牢抓住重大事項(xiàng),去帶動(dòng)辦公室協(xié)調(diào)工作的開(kāi)展。

  三、協(xié)調(diào)工作中應(yīng)該注意的幾個(gè)問(wèn)題

  第一,有權(quán)不越權(quán)。辦公室是綜合管理部門(mén),是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)施政、指揮和管理的左右手,但辦公室干部要切實(shí)擺正位置,既不能越權(quán),更不能濫用權(quán)利。要始終牢記自己是參謀而非領(lǐng)導(dǎo),是“配角”而非“主角”,做到盡責(zé)不越職,出謀不決策,參與不干預(yù),在正常情況下絕不超越權(quán)利范圍處理事務(wù),絕不過(guò)問(wèn)不該知道的事情。辦公室在任何時(shí)候都不能忘記按章辦事,按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事,按照工作程序辦事,對(duì)一些重要事情要按照職責(zé)分工和上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,有請(qǐng)示,有匯報(bào)。凡遇到超越權(quán)利范圍的事,不擅自作主,不亂表態(tài),不亂辦事,如遇領(lǐng)導(dǎo)不在又有緊急事情需要處理時(shí),要注意與有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員商量后慎重處理。

  第二,有功不居功。辦公室的工作多數(shù)是協(xié)助、輔助其他部門(mén)的,雜事、小事多,協(xié)助、輔助多,臺(tái)下、幕后多,沒(méi)有轟轟烈烈的場(chǎng)面,沒(méi)有引人注目的動(dòng)作,因而工作干了不少,但總結(jié)起來(lái),似乎又沒(méi)幾件能顯示成績(jī)的事情。面對(duì)這種情況,辦公室人員一定要高姿態(tài),不爭(zhēng)功,不居功,淡泊名利,忘我超我,樂(lè)于干默默無(wú)聞的小事、雜事,甘當(dāng)配角,當(dāng)好配角。

  第三,有苦不叫苦。辦公室的特點(diǎn)是事雜(繁雜、復(fù)雜)面廣(頭緒多、范圍寬),什么工作都可以歸到辦公室辦,作為聯(lián)絡(luò)上下左右的“中樞”,辦公室經(jīng)常處于矛盾的交叉點(diǎn),稍不注意不是上不滿意就是下有意見(jiàn)。面對(duì)誤解和委曲,辦公室人員要受得住、不氣餒,認(rèn)真對(duì)待,有則改之,無(wú)則加勉。不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)、批評(píng)多,就鬧情緒,也不能因?yàn)槊芏唷⑹码y辦,就畏首畏尾,不敢辦事。正確的態(tài)度應(yīng)該是:只要是權(quán)利范圍內(nèi)的事,就要積極主動(dòng)抓,絕不可縮手縮腳、推三推四,要敢于做一切有利于做好工作的事,敢管事、敢擔(dān)事、敢辦事,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

  四、辦公室協(xié)調(diào)能力的提高

  辦公室工作的性質(zhì)、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)與應(yīng)變能力。隨著改革開(kāi)放向縱深發(fā)展,辦公室系統(tǒng)要在新形勢(shì)下完成自己的工作使命,有所作為,還要開(kāi)拓新的思路,采用新的方法,在辦文、辦會(huì)和辦事上,在綜合、協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)上發(fā)揮更大的功能和作用。為此,辦公室干部平時(shí)要注意系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理科學(xué)理論并指導(dǎo)實(shí)踐,主動(dòng)深人實(shí)際,調(diào)研分析,當(dāng)政策的“靈通人士”和情況的“百事通”,只有這樣,才能增強(qiáng)做好協(xié)調(diào)工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。

  辦公室是一個(gè)有機(jī)的整體,往往一項(xiàng)具體工作有時(shí)要落實(shí)到多位工作人員的身上,經(jīng)過(guò)通力合作才能完成。因此要通過(guò)經(jīng)常性的思想政治教育,增強(qiáng)力、公室人員的黨性觀念、全局觀念和群眾觀念,做到個(gè)人利益服從整體利益,局部利益服從全局利益,眼前利益服從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。要注意調(diào)動(dòng)力、公室每位同志的積極性和創(chuàng)造性,充分發(fā)揮辦公室人員的智慧和特長(zhǎng),并進(jìn)行科學(xué)組合,合理分工,分兵把口,使辦公室內(nèi)部的知識(shí)結(jié)構(gòu)可以互補(bǔ),能力可以互補(bǔ),大家職責(zé)分明、任務(wù)明確,重大

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