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對改善物理實驗材料管理方式的探析
論文關(guān)健詞實驗 信息技術(shù) 方式
論文摘要通過分析實驗材料管理現(xiàn)狀，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)的基本功能，把物理實驗材料和計葬機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，在保留部分傳統(tǒng)手工管理方法的基礎(chǔ)上，添加計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)到材料管理中來，實現(xiàn)物理實驗材料管理科學化、現(xiàn)代化。
科學技術(shù)飛速發(fā)展，許多高校的實驗材料管理依然是傳統(tǒng)的手工管理方式，材料管理服務(wù)效率低下，與快速發(fā)展的事業(yè)不相匹配。在科技不斷發(fā)展的今天，如何改善高校實驗材料管理方式，提升管理層次和管理水平，是高校實驗室關(guān)心的問題。針對這一問題，本文分析了我院物理實驗材料管理現(xiàn)狀，并提出了采用計算機信息服務(wù)管理系統(tǒng)實施材料管理。
1實驗材料管理現(xiàn)狀
隨著高校實驗教學改革的不斷深入，以及在校大學生科技創(chuàng)新活動的開展，物理實驗教學的各個環(huán)節(jié)，所需用的實驗材料的品種、規(guī)格、數(shù)量在不斷增加。實驗材料的供應(yīng)與需求之間經(jīng)常發(fā)生矛盾，對實驗中使用的材料，無論在服務(wù)質(zhì)量上或管理層次上，都提出了更高的要求。比如，當老師和學生需要某些材料時，他們盲目地跑到材料庫尋找所需材料，有些實驗器材、元器件容易找到，有些在短時間內(nèi)無法找到，這就直接影響著實驗教學的順利進行和廣大師生的科技創(chuàng)作熱情，同時也大大增加了材料管理人員的工作量。其主要原因是實驗材料在倉庫的存儲信息不明了、不清晰，導致存取困難，使材料的使用和發(fā)放存在著很大的不確定性，不能滿足實驗要求。
現(xiàn)階段物理實驗材料的最大特點是:品種規(guī)格龐雜、管理難度大。一般情況下，我院實驗材料常用的有1000多種，不常用的有300多種。管理員日常的手工操作，速度慢、效率底、又繁瑣，很容易造成人為的差錯。既拖了實驗教學管理的后腿，也不符合科學管理的要求。因此，在實驗材料管理中，如果能夠采用計算機網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，實現(xiàn)實驗材料管理現(xiàn)代化，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，將極大地促進我院實驗教學管理工作上一個新臺階。
2計算機信息技術(shù)在實驗材料管理中的作用
計算機的應(yīng)用已經(jīng)滲透到的各個領(lǐng)域，成為人們?nèi)粘９ぷ�、生活、學習中不可缺少的重要組成部分。計算機技術(shù)應(yīng)用于管理事務(wù)中，其特點是:①運算能力強，運算速度快尸②數(shù)據(jù)分類查找準確。③具有超強的“記憶”能力和判斷能力。
利用計算機的這些特點，實驗材料管理員可以快速、準確地處理日常管理事務(wù)，并使出錯率降到最低，甚至為零。管理員可從繁瑣的手工勞動中解脫出來。另外，計算機能全面反映材料庫所有材料的存儲狀況，為老師學生提供第一手材料庫存信息，讓老師和學生充分利用、合理使用實驗材料，發(fā)揮實驗材料的最大效益。既提高管理水平，又提高工作效率，也給師生提供了更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。將計算機信息技術(shù)應(yīng)用到實驗材料管理中，可實現(xiàn)以下的管理功能。
(1)信息動態(tài)管理。物理實驗材料的管理是一種動態(tài)數(shù)據(jù)信息管理。因為實驗教學所需要的材料，其采購周期有長有短。儀器維修和科技創(chuàng)新制作所需材料，它的采購是小批量、臨時性的。另外，材料的發(fā)放、使用時間也是不確定的。再加上實驗班級人數(shù)多、實驗內(nèi)容多、實驗材料使用多，使實驗材料在整個實驗教學過程中處于流動狀態(tài)。因此，實驗材料的管理是一種動態(tài)信息管理。用傳統(tǒng)的手工方法處理起來難度大，手續(xù)繁瑣。利用計算機管理，既省力又省功。
(2)信息透明管理。信息交換、資源共享、協(xié)同工作是計算機網(wǎng)絡(luò)的基本功能。實現(xiàn)物理實驗材料的計算機網(wǎng)絡(luò)管理.材料庫存的最新狀況始終對師生是公開透明的，全院的老師和學生隨時隨地可以根據(jù)自己設(shè)計的實驗題目和科技創(chuàng)作項目，在網(wǎng)上查找自己所需要的實驗材料，縮短尋找材料的時間，為廣大師生提供方便，最大限度的提高他們的科技創(chuàng)作進度。
3實驗材料管理分析
(1)實驗材料管理程序。實驗材料管理是服務(wù)于實驗教學和科技制作等。根據(jù)實驗室的需要，從計劃采購材料開始一直到使用材料，主要有:計劃、采購、驗收、入庫、發(fā)放、使用等過程。
實驗流程如圖1所示。
(2)實驗材料管理內(nèi)容。實驗材料管理還要有明細的臺帳，其主要內(nèi)容是:①入庫數(shù)據(jù):序號、日期、帳號、品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、采購人、存放地等。②出庫數(shù)據(jù):序號、日期、帳號、品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、領(lǐng)用人、使用方向等。③庫存數(shù)據(jù):日期、帳號、品名、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、存放地等。
4管理系統(tǒng)
本系統(tǒng)是在Windows下，用Visual Foxpro作為沒計平臺，采用多窗口多畫面菜單方式，交互編程相結(jié)合，并借助于校園網(wǎng)，進行后臺管理，實現(xiàn)實驗材料管理。
系統(tǒng)主要分兩大部分，第一部分:管理人員登錄并操作:①錄入原始數(shù)據(jù)，主要是入庫數(shù)據(jù)、出庫數(shù)據(jù)、回收再用數(shù)據(jù)。(夏查詢各種元器件的使用及去向。③查詢短缺材料情況。④每種元器件剩余數(shù)量及所有元器件總量。⑤對以上的操作結(jié)果進行打印輸出。第二部分:實驗人員進行登錄并操作，主要是查詢自己需要的實驗材料，可以按照材料的規(guī)格、型號查詢，也可以按照材料的名稱查詢。如果網(wǎng)上顯示有該種材料，實驗人員可到倉庫領(lǐng)取。如果在網(wǎng)上查不到，可以當即在網(wǎng)上進行材料短缺申請。
目前Visual Foxpro雖然有些簡單，但我們?nèi)赃x用它作為設(shè)計平臺。因為，它的功能和性能能夠滿足實驗室材料管理的需要，適合計算機軟硬件的配置，容易運行和維護，使用起來比較方便。老師和學生通過上校院網(wǎng)，在前臺登錄并查找了解自己所需要的實驗材料，對短缺的實驗材料給予申請登記，管理員在后臺對實驗材料的數(shù)據(jù)信息進行更新管理，對短缺的實驗材料進行統(tǒng)計輸出上報。管理系統(tǒng)模塊如圖2所示。
5結(jié)束語
應(yīng)用技術(shù)管理實驗材料，已成為我院物理實驗管理工作中的一個亮點，深受廣大師生的好評，它是實驗教學、科研工作順利進行的有力保障。它既省功又省力，真正把實驗材料管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，使實驗材料的管理工作實現(xiàn)了科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
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