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有關(guān)計(jì)算機(jī)在教學(xué)檔案管理
一、充分認(rèn)識(shí)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重要意義教學(xué)檔案主要包括學(xué)校師資配備、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材審訂、學(xué)科基地建設(shè)、學(xué)術(shù)研討、科研成果評(píng)定、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、論文專(zhuān)著出版、教案、教師進(jìn)修深造和教學(xué)觀(guān)摩活動(dòng)，以及各種教學(xué)實(shí)驗(yàn)設(shè)備、電教視聽(tīng)節(jié)目、教學(xué)課件的開(kāi)發(fā)制作，以及各專(zhuān)業(yè)生源情況、招生條件和現(xiàn)狀等，內(nèi)容十分浩繁龐雜。
通過(guò)教學(xué)檔案能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握學(xué)校教育、教學(xué)工作的動(dòng)態(tài)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、部署學(xué)校工作和制定教學(xué)計(jì)劃提供可靠依據(jù)，充當(dāng)“參謀”與“助手”，服務(wù)于教學(xué);對(duì)外也可通過(guò)教學(xué)檔案資料的雄厚儲(chǔ)備，展示學(xué)校師資實(shí)力，廣泛宣傳學(xué)校，提高學(xué)校的知名度。如果沒(méi)有完整齊全的教學(xué)檔案，將給學(xué)校教學(xué)、科研和教學(xué)基地、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、學(xué)科專(zhuān)業(yè)的建設(shè)造成難以彌補(bǔ)的缺陷和損失。科學(xué)地、系統(tǒng)地管理好教師在教學(xué)、科研實(shí)踐過(guò)程中所形成的各種不同載體的教學(xué)檔案，對(duì)教師探索總結(jié)教學(xué)規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)，提高教學(xué)水平和教育質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)術(shù)研討，起著非常重要的推動(dòng)作用。
教學(xué)檔案管理作為學(xué)校教學(xué)管理的基本環(huán)節(jié)，在整個(gè)學(xué)校管理中具有重要意義，其管理是否系統(tǒng)、規(guī)范和科學(xué)直接影響學(xué)校教學(xué)管理的質(zhì)量。當(dāng)前，教學(xué)檔案的管理，特別是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理，是學(xué)校教學(xué)管理工作的一大盲區(qū)，亟待重視與加強(qiáng)。
計(jì)算機(jī)是一種先進(jìn)的信息管理工具，它準(zhǔn)確的記憶、高速的運(yùn)算和巨大的貯存量以及完備的功能是人無(wú)法比擬的。隨著教育手段現(xiàn)代化和檔案管理的科學(xué)化，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用，多媒體在教育教學(xué)管理中蘊(yùn)藏的巨大潛能已張顯無(wú)遺。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理教學(xué)檔案，就能夠?qū)崿F(xiàn)量化、優(yōu)化管理，事半功倍，促進(jìn)教學(xué)管理的科學(xué)化和高效化。在檔案管理工作自身現(xiàn)代化的同時(shí)，教學(xué)檔案難管理這一難題也就迎刃而解，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理和教學(xué)這二者的相長(zhǎng)與雙贏。因此，利用計(jì)算機(jī)來(lái)解決教學(xué)檔案管理中存在的難題，不失為一種有效的途徑，而且，其開(kāi)發(fā)利用的前景十分廣闊，極具前瞻性和推廣價(jià)值。
二、編制教學(xué)檔案檢索是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)教學(xué)檔案管理是學(xué)校用科學(xué)的原則和方法管理教學(xué)檔案，為學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的重點(diǎn)是編制教學(xué)檔案檢索。
編制教學(xué)檔案檢索是創(chuàng)建教學(xué)檔案的關(guān)鍵。
創(chuàng)建教學(xué)檔案，要向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)大量的輸入經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，其關(guān)鍵是編制科學(xué)合理的檢索。
要摸索出一套辦法和規(guī)律，逐步地建立有本校特色的教學(xué)檔案檢索體系，這是教學(xué)檔案管理工作一項(xiàng)非常重要、艱巨和長(zhǎng)期的任務(wù)。編制教學(xué)檔案檢索客觀(guān)上要求有計(jì)劃、有步驟，事先要列出周詳?shù)�、具體的計(jì)劃和預(yù)案，強(qiáng)調(diào)邏輯性、嚴(yán)密性、劃一性，明確先編什么，后編什么，并要做到心中有數(shù)。只有這樣，才能為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。如果編制教學(xué)檔案檢索工作做不好，就會(huì)給以后的查找和使用帶來(lái)困難，即便你的教學(xué)檔案資料再詳實(shí)，檢索查找不出來(lái)，就毫無(wú)利用價(jià)值可言。
編制教學(xué)檔案檢索的具體方法。
編制教學(xué)檔案檢索，一般以學(xué)期為單位。首先要對(duì)本學(xué)期形成的各種載體的教學(xué)資料及時(shí)進(jìn)行收集、整理，并依據(jù)分類(lèi)大綱進(jìn)行分類(lèi)、組卷及擬寫(xiě)案卷標(biāo)題;然后在計(jì)算機(jī)上建立該工程數(shù)據(jù)庫(kù)，將案卷的分類(lèi)號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)目錄等逐一輸入計(jì)算機(jī);在全部案卷輸入完畢后，可以根據(jù)自己的需要分別打印輸出案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、案卷卡片、文件卡片等。打印出的各種目錄要字跡工整、清晰，還可用計(jì)算機(jī)對(duì)目錄進(jìn)行修改。如果將案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄等裝訂成冊(cè)，就成了檢索工具。當(dāng)用戶(hù)需要查找時(shí)，我們就可直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。先確定某一任務(wù)，然后根據(jù)用戶(hù)的要求分別按照主題詞、關(guān)鍵字、案卷標(biāo)題等進(jìn)行檢索，也可用任意組合查詢(xún)的方法查找檔案。
譬如，我們將我校教師情況按所擔(dān)任的學(xué)科逐一進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)也將其學(xué)歷，年齡、性別、參加工作時(shí)間、職稱(chēng)、教齡、畢業(yè)院校、調(diào)入本單位的時(shí)間、家庭電話(huà)、家庭地址等個(gè)人信息輸入電腦，然后再將其在教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的各種教學(xué)資料按文字、圖表、實(shí)物、聲像等逐項(xiàng)編目，力求做到清晰、完整;并從教學(xué)能力、備課授課和作業(yè)批改情況、差生輔導(dǎo)情況、教學(xué)態(tài)度以及獲獎(jiǎng)情況等方面充實(shí)資料。這就從教師這一縱向角度將教學(xué)檔案編串起來(lái)，只要點(diǎn)擊某位教師姓名，其教學(xué)等情況就會(huì)立即顯現(xiàn)在電腦屏幕上，一目了然。另外，再?gòu)慕虒W(xué)檔案內(nèi)容分類(lèi)橫向編目，查找起來(lái)也是輕而易舉，十分方便實(shí)用。而且，這兩種編目在內(nèi)容上也是相互兼容的。
編制教學(xué)檔案檢索，其周期性較長(zhǎng)，因此，建立教學(xué)檔案，編制出適合本校需要的檢索工具并非一朝一夕所能完成的，它是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工程。其前期需要做大量的案頭準(zhǔn)備工作，任務(wù)繁重，工作艱巨，要求責(zé)任心強(qiáng)，還要有奉獻(xiàn)與敬業(yè)精神。
檢索工具的使用頻率高、范圍廣、標(biāo)準(zhǔn)高、要求高，在編制時(shí)應(yīng)力求科學(xué)性。編制教學(xué)檔案檢索必須納入學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。隨著檔案利用工作的深入開(kāi)展，校際之間、同行之間的交流，甚至跨省區(qū)、跨行業(yè)之間的協(xié)作也會(huì)日益頻繁，這就要求本單位的教學(xué)檔案要與兄弟學(xué)校的教學(xué)檔案具有兼容性，以便實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)與資源交換、資源共享，從而適應(yīng)當(dāng)今信息化社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。
三、利用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施.建立健全教學(xué)檔案的管理制度。加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理必須依賴(lài)一系列管理制度的健全和完善。學(xué)校要根據(jù)檔案專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)和教育科研管理發(fā)展?fàn)顩r，制定切實(shí)可行的辦法。
為了維護(hù)教學(xué)檔案的完整性，做好檔案的收集工作，要制定《教學(xué)文件材料形成和歸檔的試行規(guī)定》，明確教學(xué)管理文件材料的歸檔范圍、歸檔要求，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)文件材料形成、積累、整理、歸檔工作的檢查、協(xié)助和指導(dǎo)。為了維護(hù)教學(xué)檔案的系統(tǒng)性，做好檔案的整理工作，要制定《教學(xué)檔案分類(lèi)編號(hào)試行方案》，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和系統(tǒng)排列，保持教學(xué)檔案的有機(jī)聯(lián)系。為了實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的有效利用，要逐步制定有關(guān)制度，采取有效方式，提供各種服務(wù)。
教學(xué)檔案管理要滲透教學(xué)管理的全過(guò)程。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，應(yīng)把此項(xiàng)工作納入教學(xué)管理的軌道，與教學(xué)的計(jì)劃管理、過(guò)程管理和成果管理緊密結(jié)合起來(lái)，使教學(xué)管理工作和教學(xué)檔案管理工作形成相互促進(jìn)、相得益彰的良性循環(huán)，從而提高教學(xué)的效率。
加強(qiáng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。現(xiàn)代管理理論認(rèn)為，在組織資源中，人是最關(guān)鍵、最重要、最活躍的因素。同理，要搞好教學(xué)檔案管理工作也必須有一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的管理隊(duì)伍，特別是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的人員。學(xué)校首先要從事業(yè)發(fā)展的需要出發(fā)，注重選拔那些富有使命感、奉獻(xiàn)精神和敬業(yè)精神，熱心教學(xué)，具有管理能力和一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的人從事教學(xué)檔案管理工作。其次，要有計(jì)劃、有步驟地組織有關(guān)教學(xué)檔案管理與計(jì)算機(jī)的知識(shí)講座和輔導(dǎo)培訓(xùn)，召開(kāi)專(zhuān)題研討會(huì)，以提高有關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)理論和技術(shù)水平，正確指導(dǎo)實(shí)踐工作。再次，由于檔案管理是一項(xiàng)默默無(wú)聞、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心、理解教學(xué)檔案管理人員的工作，在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜，以保證人員的穩(wěn)定;另一方面，教學(xué)檔案管理人員也應(yīng)樹(shù)立明確的服務(wù)思想，滿(mǎn)足教學(xué)工作的需要。
注重提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值，為教學(xué)及教學(xué)管理提供方便、快捷的服務(wù)。
教學(xué)檔案要為教學(xué)提供智力支持。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，要注意定期征集歸檔、建檔，并要不斷完善、健全和刷新教學(xué)檔案，科學(xué)地更新檢索工具，合理開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)有教學(xué)檔案，不斷挖掘檔案信息資源，擴(kuò)大利用服務(wù)范圍，提高教學(xué)檔案的利用效益，為教學(xué)活動(dòng)提供智力支持。這就要求教學(xué)檔案人員熟悉學(xué)校各專(zhuān)業(yè)設(shè)置和學(xué)科特點(diǎn)，掌握相當(dāng)?shù)奈淖謾n案管理經(jīng)驗(yàn)，并儲(chǔ)備豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，尤其是電腦技能。
教學(xué)檔案的優(yōu)化管理，主要是以滿(mǎn)足學(xué)校教學(xué)工作對(duì)教學(xué)檔案的利用為目的。在研究教學(xué)檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化整理或加工，使之更好地服務(wù)于教學(xué)，服務(wù)于教師的教書(shū)育人。毋庸多言，盡管創(chuàng)建教學(xué)檔案需要平時(shí)潛心鉆研和日積月累，但它絕非簡(jiǎn)單的資料匯編或教學(xué)個(gè)案的堆砌。其內(nèi)容應(yīng)是一個(gè)有機(jī)的整體，應(yīng)是對(duì)所有教師教學(xué)資料的科學(xué)整合，其本身的集納性和邏輯性不言而喻。它應(yīng)該成為教師教學(xué)的好幫手，并盡可能地為教學(xué)提供服務(wù)。
建立基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)織的教學(xué)檔案服務(wù)網(wǎng)，利用計(jì)算機(jī)創(chuàng)建教學(xué)檔案，可快速傳遞信息資源，并能實(shí)現(xiàn)管理者與使用者、使用者與使用者之間的信息互動(dòng)。教師可以利用教學(xué)檔案服務(wù)網(wǎng)來(lái)交流教學(xué)信息，了解各專(zhuān)業(yè)學(xué)科的最新動(dòng)態(tài)，對(duì)比新舊教材的優(yōu)劣，通曉教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃的變動(dòng)，獲知最新教學(xué)成果;同時(shí)也可交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，反饋教學(xué)意見(jiàn)及建議，探討教學(xué)改革，整合教學(xué)方案，還可征集大家對(duì)教學(xué)檔案管理工作的意見(jiàn)，以期日后改進(jìn)�？傊浞掷糜�(jì)算機(jī)創(chuàng)建教學(xué)檔案，一定要為學(xué)校教學(xué)活動(dòng)提供第一手的、豐富的、新的資料，讓教學(xué)檔案服務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)有機(jī)傳動(dòng)，讓教學(xué)檔案活起來(lái)。
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