審計信息化在鐵路運輸企業(yè)的應用的分析論文
信息化是將傳感、通信、計算機、控制等信息技術手段應用于某一領域,全面改造業(yè)務流程、建立并完善新的生產方式、提高經營管理能力和水平的轉變過程。而審計信息化是通過一個轉變過程,使審計工作以最大程度處于體現(xiàn)信息技術、運用信息技術的狀態(tài)。審計信息化是有效應對信息化環(huán)境給審計工作帶來挑戰(zhàn)的有力武器。
一、審計信息化在鐵路運輸企業(yè)應用現(xiàn)狀
隨著鐵路生產力布局調整、鐵路局直管站段等重大體制改革的實施,以及鐵路運輸企業(yè)會計信息化應用水平的高速發(fā)展,鐵路運輸企業(yè)對內部審計的信息化有著越來越高的要求,提高鐵路運輸企業(yè)審計信息化水平是一件相當迫切的工作。
1、現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)的應用
現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)在鐵路運輸企業(yè)的應用是從本世紀初開始的。目前在全鐵路審計部門推廣使用的《鐵路運輸企業(yè)審計信息系統(tǒng)》。鐵路審計部門在現(xiàn)場審計階段采用審計信息系統(tǒng)后,審計人員審計的手段和方式有了重大的變化,審計效率有了很大提高。目前審計信息系統(tǒng)是鐵路審計人員必備的工具,它為審計工作帶來了可喜的變化。信息化下審計方式的重大變化主要包括以下幾方面。
(1)審計前期賬簿準備的變化。傳統(tǒng)的查賬方式,是從紙質的報表和賬簿入手的。因此在到審計現(xiàn)場前,審計人員應通知被審計單位要將被審計年度的賬頁提前打印,也包括不足一年的賬頁。而信息化條件下,被審計單位則無需提供紙質賬頁。審計人員直接從會計部門取得電子賬套,導入審計信息系統(tǒng)中,即可進行查賬。
(2)現(xiàn)場審計的變化。
一是數(shù)據(jù)篩查的快捷。數(shù)據(jù)篩查對于審計人員是一項重要的工作。在傳統(tǒng)審計時,數(shù)據(jù)篩查需要手工從大量的數(shù)據(jù)中篩查出要用到的數(shù)據(jù),過程相對繁瑣,工作量相當大。在信息化條件下,審計信息系統(tǒng)本身就提供了數(shù)據(jù)篩查和分析的功能,比如:對科目發(fā)生額的分析,可以對某一科目的發(fā)生額進行計算和分析,發(fā)生額、占總期間比重、平均金額的比率、平均單張金額等項目可自動列表,提供審計人員的分析結果,同時可以通過圖形顯示,而且這種分析幾乎是隨時分析隨時出結果的。另外也可以通過審計信息系統(tǒng),將數(shù)據(jù)導入excel表格當中,利用表格對數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類等功能進行分析。
二是數(shù)據(jù)統(tǒng)計的便利。數(shù)據(jù)統(tǒng)計是審計人員的一項日常工作。在傳統(tǒng)審計方式下,審計人員要將需要被統(tǒng)計的數(shù)據(jù)手工填寫進紙質表格,然后通過計算器進行累加。這項工作需要審計人員要有絕對的細心和耐心來保證統(tǒng)計結果的準確。而在信息化條件下,一般是將需要被統(tǒng)計的數(shù)據(jù)輸入excel表格中,讓軟件自動累加,為保證結果準確,只需要復查輸入是否正確。如果是利用審計信息系統(tǒng)的話,在查賬過程中,將需要累加的賬目選中,可自動生成excel表格,然后再讓軟件自動累加。這中間過程均為自動生成,基本保證結果的準確。
三是數(shù)據(jù)的趨勢分析。在傳統(tǒng)審計方式下進行數(shù)據(jù)的趨勢分析,需要將被分析的數(shù)據(jù)手工填寫進紙質表格,手工計算比率,根據(jù)計算結果通過表格或另外制作圖表來分析數(shù)據(jù)趨勢。而在信息化條件下,審計信息系統(tǒng)可以直接針對某一科目的數(shù)據(jù)進行計算,然后直接顯示該數(shù)據(jù)在一年內各月趨勢分析圖。由于電腦處理數(shù)據(jù)的高速性,審計人員幾乎不用等待,就可以直觀的看到數(shù)據(jù)的趨勢。同時,由于審計信息系統(tǒng)可以導入某一個單位連續(xù)數(shù)年的財務數(shù)據(jù),趨勢分析不僅可以分析一年內的趨勢,也可以擴展到連續(xù)數(shù)年的分析,這在傳統(tǒng)審計方式下很難辦到的。
四是計算工具的使用。在傳統(tǒng)審計方式下,要檢查對某些賬務數(shù)據(jù)計算的準確性,例如:折舊、存貨的差異等,一般采用兩種方式,一種是按照正常的計算方式重新計算,再與賬面上數(shù)字核對,另一種是通過檢查被審計單位計算步驟,確認其計算的正確性。在信息化條件下,可以利用審計信息系統(tǒng)來檢查以上計算的準確性。檢查時,審計人員只需要指定相關的參數(shù)后,系統(tǒng)可自動計算并顯示出相應結果,結果準確并一目了然。
五是法規(guī)文件查詢方式的變化。在未采用電子化文檔時,審計人員要隨身攜帶大量常用的法規(guī)文件。在對問題進行定性時,還需要在大量文件中找到所需要的文件。在使用電子文檔后,特別是在應用審計信息系統(tǒng)后,法規(guī)文件的查詢方式發(fā)生巨大變化。審計信息系統(tǒng)提供了審計法規(guī)庫的功能。審計人員可以將全部電子化的法規(guī)文件導入系統(tǒng)當中,作為備用。在審計時,可隨時查看,也可利用分類或按照關鍵字搜索等方式直接找到所需要的法規(guī)文件。
2、審計管理方式在信息化環(huán)境下的轉變
(1)電子文檔的使用。在非信息化環(huán)境下,審計文書的撰寫是一項工作量極大的工作。由于審計底稿、審計報告等審計文書都要經過初稿、復核等過程,在完全采用手工書寫的情況下,需要不斷的修改,并不斷書寫。在信息化環(huán)境下,在電腦上采用文字處理軟件進行撰寫、修改,令審計文書的撰寫工作變得不再繁瑣,特別是在修改上完全改變了原來的工作方式,效率得到了極大提升。
(2)檔案存放的新途徑。在信息化環(huán)境下,審計檔案存放增加了一種新的方式,除了將紙質的資料裝訂存檔外,還可以將審計底稿、審計報告等電子版的審計檔案存儲在電腦中。如果要調用審計檔案,審計人員可以隨時從電腦中調用電子檔案,而不必專門跑到檔案館去。
(3)網絡的使用。網絡改變的不僅是我們的生活,也改變了審計管理的方式。審計部門的管理人員可以通過網絡向審計人員下達審計計劃、審計指導方案、上級文件等,審計人員也可以向管理人員上傳審計報告、工作總結等。審計人員之間以及審計人員和被審計單位之間也可以相互傳送審計文檔。由于審計人員審計地點的分散性,網絡的特性能幫助審計管理人員更好進行審計管理工作,也幫助審計人員之間更好的交流。
(4)審計對外宣傳的新途徑。原來審計對外宣傳的途徑是非常少的,很多人都不太了解審計工作。在信息化條件下,通過設立審計部門網站來增加審計對外宣傳的力度,讓更多的干部職工了解鐵路內部審計部門的工作職責、工作流程以及取得的成果,增加內部審計的影響力。
二、審計信息化應用存在的不足及解決辦法
1、審計信息化應用存在的不足盡管審計信息化的應用給審計工作方式帶來了重大轉變,但審計信息化的應用仍存在不足,審計信息系統(tǒng)仍不完善,制約了其在新形勢下所發(fā)揮的作用。主要體現(xiàn)在以下幾個方面。
(1)實際工作中對審計信息系統(tǒng)的應用僅處于低層次。在實際的審計工作中,對于審計信息系統(tǒng),部分審計人員還把它僅僅看做是在電腦上看賬,主觀上不愿去使用審計信息系統(tǒng)提供的豐富功能�？陀^上,由于被審計單位有各自的特點,系統(tǒng)部分功能不能全部適用;或者由于審計部門自身的特點,系統(tǒng)部分功能只有個別審計部門能夠使用。
(2)審計與會計的信息系統(tǒng)未能實現(xiàn)完全數(shù)據(jù)共享。目前審計信息系統(tǒng)僅能處理從會計信息系統(tǒng)的賬務處理子系統(tǒng)和會計報表子系統(tǒng)中取得的數(shù)據(jù),沒有針對固定資產、材料、工資等子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的處理模塊,對于這些子系統(tǒng)的審計工作只能依靠其他替代手段。
(3)審計信息系統(tǒng)軟件的`培訓不及時,審計人員難以全面掌握系統(tǒng)功能。自從推廣審計信息系統(tǒng)軟件開始,相關的培訓未能及時跟上。隨著審計人員的新老交替,新加入審計隊伍的人員不斷增加。沒有培訓,也沒有相應的指導書,僅靠自身摸索很難讓新審計人員全面掌握審計信息系統(tǒng)的豐富功能。(4)審計信息系統(tǒng)的后續(xù)更新處于停滯狀態(tài)。審計信息系統(tǒng)在會計信息系統(tǒng)版本更新后進行過相應更新,但其他的后續(xù)更新基本處于停滯狀態(tài)�？陀^上看,由于審計信息系統(tǒng)是由審計部門和信息部門聯(lián)合開發(fā),軟件開發(fā)完成以后,開發(fā)人員各自回到原崗位,進行后續(xù)更新確實有困難。
(5)審計管理系統(tǒng)未能建立。對于審計信息化來說,審計管理的信息化也是一個重要的部分。目前全鐵路還沒有一個審計管理系統(tǒng),也沒有在審計信息系統(tǒng)當中設立相應的審計管理模塊,對審計計劃、審計電子檔案、審計人員等的管理沒有做到系統(tǒng)化。
2、審計信息化應用存在不足的解決辦法
那么如何解決以上實際應用中存在的問題呢?筆者認為應從以下兩方面入手。
(1)建立信息化的審計隊伍,加強審計信息化的后續(xù)教育,逐步實現(xiàn)審計信息系統(tǒng)的高層次應用。審計信息化需要既精通審計業(yè)務又精通計算機技術的復合型人才,要建立信息化的審計隊伍,要從源頭抓起。吸收人員進入審計隊伍前,要將信息化素質作為一個考量因素。同時,通過建立信息化知識技能的培訓體系,加強信息化后續(xù)教育,并定期召開審計信息化建設研討交流,來提高信息化素質,樹立信息化思維方式,用信息化的新武器來武裝審計隊伍。在此基礎上,通過不斷嘗試和改進,達到對審計信息系統(tǒng)的熟練掌握,實現(xiàn)審計信息系統(tǒng)的高層次應用。
(2)對審計信息系統(tǒng)定期進行后續(xù)更新,彌補功能缺失,實現(xiàn)審計與會計的信息系統(tǒng)完全數(shù)據(jù)共享�？紤]到設立專職的審計信息系統(tǒng)維護人員不現(xiàn)實,可考慮設立兼職的維護人員。維護人員要定期向全鐵路的內部審計人員對審計信息系統(tǒng)征求意見,并根據(jù)意見進行修改,在遇到會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)較大變動時,應同步更新。維護人員在對審計信息系統(tǒng)修改更新后,應編寫相應的使用手冊,方便審計人員隨時學習新增功能。維護人員還可以充當顧問,讓審計人員在使用系統(tǒng)遇到問題時,可以進行咨詢。
目前審計信息系統(tǒng)急需改變的,是讓審計與會計的信息系統(tǒng)能實現(xiàn)完全數(shù)據(jù)共享,讓審計信息系統(tǒng)不僅能從會計信息系統(tǒng)的賬務子系統(tǒng)和報表子系統(tǒng)取得數(shù)據(jù),還能從固定資產、材料、工資等子系統(tǒng)中取得相關數(shù)據(jù),更好地服務于審計。
三、在鐵路運輸企業(yè)進一步推進審計信息化工作的建議
1、開展網絡審計試點由于會計信息管理系統(tǒng)的網絡化已經初步形成,今后網絡審計是審計的發(fā)展方向。通過在審計信息系統(tǒng)添加網絡審計功能的基礎上,審計人員應逐步進行網絡審計的嘗試。網絡審計可以大大縮短現(xiàn)場審計時間,節(jié)約資源,降低成本,提高效率。網絡審計通過進行試點,逐步總結經驗進行推廣。
2、進一步發(fā)展審計管理工作的信息化今后審計管理工作的信息化要進一步發(fā)展,逐步建立和完善審計管理系統(tǒng),審計計劃、審計質量控制、審計人員以及審計成果和審計案例等管理工作逐漸系統(tǒng)化。
3、建立健全信息化條件下的審計標準和規(guī)范審計信息化不斷開展的同時,信息化條件下審計標準和規(guī)范也有待細化和完善。為促進審計信息化的發(fā)展,今后應加快修訂和完善信息化條件下的相關審計標準和規(guī)范,包括業(yè)務規(guī)范和技術規(guī)范,制定時可側重于計算機系統(tǒng)內部控制評價、計算機審計過程、相關審計技術及審計證據(jù)收集、電子審計檔案保存使用等方面。
總之,只要堅定的走信息化審計的道路,通過解決在推進審計信息化工作進程中的遇到問題,不斷總結經驗,審計信息化就一定能使鐵路內部審計工作更好地為正確決策和有效監(jiān)督提供強有力的支持。
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