淺論物資采購審計(jì)論文
在目前充分的市場(chǎng)競(jìng)爭條件下，非壟斷行業(yè)產(chǎn)品的競(jìng)爭程度日益激烈。其中表現(xiàn)最為直接的是產(chǎn)品價(jià)格競(jìng)爭，因此采購成本對(duì)企業(yè)利潤的影響愈發(fā)顯著。這種情況下，進(jìn)一步加強(qiáng)采購管理，提升企業(yè)核心競(jìng)爭力的要求愈發(fā)迫切。內(nèi)部審計(jì)作為一種控制機(jī)制，通過執(zhí)行審計(jì)監(jiān)督和評(píng)價(jià)職能，可以成為公司治理極具價(jià)值的資源。
1采購審計(jì)的現(xiàn)狀及問題分析
隨著內(nèi)部審計(jì)的發(fā)展，對(duì)采購管理環(huán)節(jié)的審計(jì)關(guān)注點(diǎn)和審計(jì)方法也在不斷演變。審計(jì)廣度在擴(kuò)展，審計(jì)深度在加深。
1.1最初內(nèi)部審計(jì)對(duì)采購環(huán)節(jié)的關(guān)注要點(diǎn)與注冊(cè)會(huì)計(jì)師業(yè)務(wù)中經(jīng)營審計(jì)內(nèi)容相近。此類內(nèi)部審計(jì)存在一定的局限性。具體表現(xiàn)為:①審計(jì)的專業(yè)性不足:內(nèi)部審計(jì)人員普遍缺乏相關(guān)采購管理知識(shí)。審計(jì)時(shí)，不能夠通過抽查采購單據(jù)發(fā)現(xiàn)的表象痕跡分析把握深層次原因。②審計(jì)的深度不足:審計(jì)中對(duì)采購制度方面、內(nèi)部控制方面、采購相關(guān)資料及憑證等方面的形式檢查比較容易實(shí)現(xiàn)。有些企業(yè)的采購部門規(guī)章制度制定很規(guī)范，采購單據(jù)填寫也很完整，但是采購依據(jù)的合理性和采購分析的真實(shí)性存在問題，采購中發(fā)生的舞弊行為比較隱蔽，采購內(nèi)部控制沒有起到作用。這種情況下，審計(jì)檢查深度不夠，無法發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)中較深層次的問題。③審計(jì)的重點(diǎn)不突出:根據(jù)主次因素分析結(jié)果，審計(jì)應(yīng)更為關(guān)注采購管理中的供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)和確定采購價(jià)格環(huán)節(jié)。這兩個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于采購成本的影響是最為重要的。尤其在大宗原材料采購方面，供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)對(duì)最終采購成本的影響程度達(dá)到80%以上。因此，審計(jì)更應(yīng)突出重點(diǎn)，對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)采購控制的效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，關(guān)心采購風(fēng)險(xiǎn)是否真正得到有效的控制。④審計(jì)的及時(shí)性不足:項(xiàng)目管理式審計(jì)間隔時(shí)間較長，審計(jì)時(shí)的市場(chǎng)情況與采購發(fā)生時(shí)會(huì)有出入。一些前期市場(chǎng)數(shù)據(jù)的獲得比較困難，會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槿狈ψ銐蜃C據(jù)的支持，而無法對(duì)部分問題準(zhǔn)確進(jìn)行判斷。⑤審計(jì)的主動(dòng)控制性不強(qiáng):項(xiàng)目管理式審計(jì)屬于對(duì)以往發(fā)生業(yè)務(wù)的審計(jì)，是一種被動(dòng)的控制。針對(duì)采購管理中風(fēng)險(xiǎn)易發(fā)環(huán)節(jié)，應(yīng)更多地采用主動(dòng)控制，盡最大可能改變偏差已經(jīng)成為事實(shí)的被動(dòng)，使審計(jì)工作能夠發(fā)揮更大的作用。
1.2 1999年，國家經(jīng)貿(mào)委在全國總結(jié)推廣了山東亞星經(jīng)驗(yàn)—采購比價(jià)管理模式。這一模式的推廣，使國有企業(yè)的采購管理在當(dāng)時(shí)水平上邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
物資采購審計(jì)提出和開展已有十多年的時(shí)間，對(duì)采購管理的完善起到了顯著的作用，并取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效果。但是，物資采購審計(jì)的開展比率仍明顯低于其他審計(jì)項(xiàng)目。這表明物資采購審計(jì)本身仍不夠成熟完善，實(shí)際工作中存在一定的疑惑。具體有:
問題1:內(nèi)審獨(dú)立性:《內(nèi)部審計(jì)基本準(zhǔn)則》第二章一般準(zhǔn)則的第八條規(guī)定:“內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)保持獨(dú)立性和客觀性，不得負(fù)責(zé)被審計(jì)單位經(jīng)營活動(dòng)和內(nèi)部控制的決策與執(zhí)行�！�。對(duì)物資采購審計(jì)的一點(diǎn)基本共識(shí)是，審計(jì)部門不能成為采購部門的領(lǐng)導(dǎo)者。
部分企業(yè)賦予內(nèi)審部門超越部門權(quán)限編寫規(guī)章制度、組織招投標(biāo)、承擔(dān)比價(jià)采購定點(diǎn)定價(jià)的權(quán)利，從而導(dǎo)致內(nèi)審部門和采購部門發(fā)生嚴(yán)重的工作對(duì)立。尤其當(dāng)出現(xiàn)采購質(zhì)量問題時(shí)，極易引發(fā)兩個(gè)部門之間的互相攻擊，無法明確責(zé)任負(fù)責(zé)人。這種做法削弱了內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性，也削弱了內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的客觀性，從長期的角度來看，不利于物資采購審計(jì)的健康發(fā)展。
問題2:過程參與式審計(jì)模式:過程參與式審計(jì)模式的提出是內(nèi)部審計(jì)工作的一次重要?jiǎng)?chuàng)新，開創(chuàng)了一種新的管理審計(jì)模式，實(shí)現(xiàn)了物資采購審計(jì)的日�；�、精細(xì)化。內(nèi)審人員以采購價(jià)格及其構(gòu)成要素為對(duì)象，深入采購過程進(jìn)行全過程監(jiān)督。對(duì)企業(yè)降低采購成本的幫助極大，尤其是在工作開展的初期往往能夠起到顯著的經(jīng)濟(jì)效果。
但是對(duì)過程參與式審計(jì)存在著不同的看法。首先認(rèn)為內(nèi)審人員深入采購管理有損審計(jì)的獨(dú)立性;其次認(rèn)為內(nèi)審人員普遍缺乏采購管理知識(shí)，單純對(duì)價(jià)格進(jìn)行審計(jì)不具備采購實(shí)際可操作性，屬于典型的“外行領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)行”。
以往經(jīng)過實(shí)踐證明，在物資采購審計(jì)中采用過程參與模式成效顯著。這表明過程參與模式可以很好地適應(yīng)采購工作信息量大、市場(chǎng)信息變化快、規(guī)范性相對(duì)較差的特點(diǎn)，是一種成功的管理審計(jì)模式。在工作中通過合理的定位，使審計(jì)工作做到到位而不越位，對(duì)審計(jì)的獨(dú)立性不會(huì)構(gòu)成損害。過多的顧忌只會(huì)束縛住審計(jì)自身，限制審計(jì)發(fā)展的思路，不利于審計(jì)業(yè)務(wù)與企業(yè)經(jīng)營管理的結(jié)合。
問題3:內(nèi)審人員的職責(zé):應(yīng)明確內(nèi)部審計(jì)人員具有的學(xué)識(shí)和能力是為了更好地完成審計(jì)任務(wù)，熟悉而并不是管理經(jīng)營活動(dòng)。內(nèi)部審計(jì)人員不應(yīng)當(dāng)參與采購內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、執(zhí)行，不能參與采購部門管理制度的內(nèi)部經(jīng)營活動(dòng)。而只應(yīng)承擔(dān)與檢查、評(píng)價(jià)和建議相關(guān)的審計(jì)責(zé)任。
但同時(shí)必須注意，不參與具體采購事物的限制，不應(yīng)成為對(duì)內(nèi)部審計(jì)人員的束縛。采購部門必須重視并及時(shí)處理內(nèi)審人員對(duì)采購經(jīng)營活動(dòng)的檢查、評(píng)價(jià)意見以及建議，在問題未得到解決，采購經(jīng)營活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)并未消除的情況下，確保內(nèi)部審計(jì)人員有順暢的信息上報(bào)渠道，能夠引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，及時(shí)制止損害公司利益的行為。內(nèi)部審計(jì)人員的監(jiān)督應(yīng)成為采購流程中無法逾越的一道關(guān)卡。只有這樣，審計(jì)工作才不會(huì)流于形式，形成審計(jì)與經(jīng)營實(shí)務(wù)的脫節(jié)。
問題4:審計(jì)重點(diǎn):物資采購審計(jì)又常被稱為比價(jià)審計(jì)，從中可以看出價(jià)格是物資采購審計(jì)關(guān)注的核心。雖然采購風(fēng)險(xiǎn)最終體現(xiàn)在采購價(jià)格失控上，但采購風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生是一個(gè)系統(tǒng)的累積過程。如果只關(guān)注采購價(jià)格的合理性，會(huì)使內(nèi)審工作處于“堵漏”的狀態(tài)。采購工作本身信息量大、物資品種繁雜，內(nèi)部審計(jì)在人力有限的情況下，即便投入全力，工作往往也無法做到細(xì)致全面。內(nèi)部審計(jì)行使的是監(jiān)督、建議職能，工作中與采購等部門之間有大量協(xié)調(diào)、溝通工作，加上被審計(jì)單位客觀存在的抵觸、推誘等情況，會(huì)使審計(jì)人員長時(shí)間陷入繁雜無序的事務(wù)性工作中，導(dǎo)致從事物資采購審計(jì)的人員或多或少對(duì)物資采購價(jià)格審計(jì)感到“頭痛”。
審計(jì)工作的重點(diǎn)應(yīng)遵循應(yīng)由表及里、由淺入深、由后向前的原則。變被動(dòng)的.價(jià)格糾正為主動(dòng)的價(jià)格控制。工作中注重“疏”而非“堵”。否則無法徹底扭轉(zhuǎn)內(nèi)部審計(jì)工作的被動(dòng)局面。
2對(duì)采購審計(jì)發(fā)展建設(shè)的構(gòu)思
開展物資采購審計(jì)有利于內(nèi)部審計(jì)的完善，也符合內(nèi)部審計(jì)全面轉(zhuǎn)型與發(fā)展的要求。物資采購審計(jì)牽扯面大，涉及情況復(fù)雜。為有效開展工作，應(yīng)注意一下幾方面:①明確審計(jì)目的:物資采購審計(jì)的目的是對(duì)物資采購部門的經(jīng)營活動(dòng)及內(nèi)部控制起到獨(dú)立的監(jiān)督和評(píng)價(jià)作用。從中可以看出工作核心是監(jiān)督和評(píng)價(jià)，重點(diǎn)是保持獨(dú)立地位。因此物資采購內(nèi)部審計(jì)職責(zé)必須獨(dú)立運(yùn)行，同時(shí)不得參與采購活動(dòng)的實(shí)務(wù)。②加強(qiáng)制度建設(shè):完善的制度是有效實(shí)施物資采購審計(jì)的基礎(chǔ)，也是規(guī)范內(nèi)審人員、各相關(guān)管理部門人員行為的準(zhǔn)則和開展物資采購審計(jì)的依據(jù)。建章立制就是要緊密結(jié)合企業(yè)采購管理現(xiàn)狀，建立采購環(huán)節(jié)內(nèi)部牽制制度。對(duì)采購活動(dòng)不相容職務(wù)實(shí)行分離，明確各自職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。明確采購組織、程序及采購、監(jiān)督、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門職責(zé)。并根據(jù)不同的采購金額和采購方式，規(guī)定相關(guān)的采購和監(jiān)督程序。③強(qiáng)化供應(yīng)商管理:傳統(tǒng)供應(yīng)商的管理由采購部門開發(fā)并組織，生產(chǎn)、質(zhì)檢等部門評(píng)定，缺乏有效的監(jiān)督和控制。部分企業(yè)以采用分設(shè)供應(yīng)商管理部、采購部的方式加強(qiáng)供應(yīng)商的管理。因此，供應(yīng)商的考核、評(píng)定必須引起內(nèi)審部門的足夠重視。④過程參與式審計(jì)模式與采購專項(xiàng)審計(jì)結(jié)合:無論項(xiàng)目管理式還是過程參與式均要求審計(jì)工作全程參與采購管理，不同之處在于過程參與式更多的體現(xiàn)出事前審計(jì)和主動(dòng)控制。實(shí)際工作中應(yīng)根據(jù)企業(yè)的情況靈活選擇審計(jì)方式，對(duì)于集團(tuán)架構(gòu)的企業(yè)，對(duì)子公司的采購管理檢查可以以項(xiàng)目管理方式為主。但同樣可以對(duì)集團(tuán)范圍內(nèi)重大項(xiàng)目建設(shè)的招投標(biāo)直接采用過程參與式項(xiàng)目審計(jì)，并在可能的情況下對(duì)管理范圍內(nèi)的采購管理采用過程參與式審計(jì)，以便及時(shí)、主動(dòng)地消除采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)因素。⑤完善采購績效評(píng)價(jià):內(nèi)部審計(jì)在強(qiáng)調(diào)事前、事中控制的同時(shí)，應(yīng)注意完善事后考評(píng)。對(duì)采購人員的采購效果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)(如執(zhí)行制度的符合性、對(duì)市場(chǎng)價(jià)格的敏感度、采購價(jià)格的整體水平、供應(yīng)商管理情況等)，建議考核部門將評(píng)價(jià)結(jié)果與采購人員及采購部門業(yè)績掛鉤，在企業(yè)獎(jiǎng)懲制度中進(jìn)行明確，嚴(yán)格監(jiān)管。
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