現(xiàn)行通用審計軟件缺陷及其設計觀念變革

通用審計軟件是EDP審計中最廣泛使用的計算機審計輔助工具和技術，最早產(chǎn)生于20世紀60年代中期，當時國外某些大型財務公司為了提高審計工作效率，自己開發(fā)或合作開發(fā)了能夠應用于多種審計環(huán)境的審計作業(yè)和管理軟件。 　　通用審計軟件與專用審計軟件最大區(qū)別是能夠適應多樣化的審計環(huán)境，在不同的審計環(huán)境下，審計軟件的操作人員不需要太多的操作調整即可將審計軟件投入新的審計作業(yè)中。也正是由于這種廣泛的適應性和操作調整的便利性，使通用審計軟件在許多審計領域發(fā)揮了重要影響，尤其是在有著龐大數(shù)據(jù)量的金融行業(yè)�！�　一、現(xiàn)行通用審計軟件的基本功能　　由于通用審計軟件的功能大多是一般審計作業(yè)中的審計數(shù)據(jù)處理功能，所以現(xiàn)在的通用審計軟件基本上已被商品化，并且都能在微機環(huán)境下使用。這幾年國內許多審計部門、軟件公司也開發(fā)了與國內商品化會計軟件有著良好接口的通用審計軟件，其中審計之星、審易（用友）、金劍、中普、通審等在審計市場上都有一定的知名度。雖然在功能（特別是風險控制和數(shù)據(jù)分析功能）方面國內通用審計軟件與國外老牌審計軟件（如加拿大的ACL）還有許多差距，但由于它們都針對我國會計軟件市場上流行的通用會計軟件提供并不斷提供接口模板，使得其在操作的便利性方面要優(yōu)于國外審計軟件，這也與我們廣大審計人員計算機水平不高的現(xiàn)實是相適應的。綜合來說，通用審計軟件的主要功能包括：　　1.數(shù)據(jù)的訪問和轉換功能。數(shù)據(jù)訪問和轉換功能是通用審計軟件必需的基本功能，它提供了將外部數(shù)據(jù)轉換成審計數(shù)據(jù)的通道。國內的審計軟件的數(shù)據(jù)訪問和轉換功能主要針對會計軟件數(shù)據(jù)提取和轉換而設計，一般除了審計軟件的設計者根據(jù)市場流行的會計軟件而設計的轉換模板外，也提供給使用者設計自己的轉換模板功能�！　�2.數(shù)據(jù)抽取、匯總、分組、排序、計算、對比、報表生成等。這是審計常用和基本的作業(yè)內容，主要包括對整個文件或者選取的數(shù)據(jù)項目進行加總和平衡檢驗；對文件中包括的詳細數(shù)據(jù)進行選取和報告；篩選數(shù)據(jù)，有選擇地選取和排除一些項目；比較多個文件，識別其差異；重新計算數(shù)據(jù)字段；報表合并；財務分析等。　　3.審計抽樣和統(tǒng)計分析�；�本功能包括從數(shù)據(jù)文件中選取分層的統(tǒng)計樣本、PPS抽樣、任意樣本量抽樣、發(fā)現(xiàn)抽樣、停走抽樣和隨機抽樣等。有些審計軟件提供了部分由用戶自己定義的統(tǒng)計分析功能�！　�4.審計過程和結果的記錄和審計數(shù)據(jù)管理。這是審計管理的基本功能，內容包括編制符合性測試計劃和調查表；把測試結果轉換成標準報表；函證管理；審計工作底稿的生成、存檔和打印；審計計劃和審計項目管理；審計報告編輯和打�。环ㄒ�(guī)查詢等。　　二、現(xiàn)行通用審計軟件的局限性　　總體來看，目前的通用審計軟件的局限性集中在如下3個方面：　　1.功能簡單不能適應靈活的審計需要。審計軟件不可能完全替代人工審計，只能輔助審計，但輔助的內容和程度目前很難界定，通用審計軟件的功能定位比較模糊。由于業(yè)務流程的多樣性和復雜性，通用審計軟件功能是否只能定位于輔助基本的財務審計？通用審計軟件以適應內部審計為主還是以適應外部審計為主？這些都是困擾軟件設計者的現(xiàn)實問題。目前的通用審計軟件以簡單的查賬程序為主，主要是為定期的事后審計服務，無法提供靈活多變的審計方法，各種審計軟件相互無法共享數(shù)據(jù)和審計工具，造成軟件的有效性降低�！　�2.難以適應開放式審計對象。在內部審計中使用計算機輔助審計相對外部審計比較容易實現(xiàn)，原因是內部審計人員對信息系統(tǒng)結構比較了解，也比較容易獲得來源于內部管理信息系統(tǒng)工程師的配合，同時，審計軟件對單一模式的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結構也容易調整而自動獲取審計數(shù)據(jù)。然而，對大多數(shù)國家審計、民間審計、大型集團內部審計等人員而言，他們面對的審計對象大多數(shù)是開放性的，各被審計對象使用的管理軟件甚至會計軟件五花八門，多種多樣，采用的系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)差別很大，即使審計軟件提供了靈活的數(shù)據(jù)接口定義功能，其初始定義的工作量也非常龐大，反而影響審計效率。另外，被審計對象的系統(tǒng)結構經(jīng)常處于變化調整之中，初始定義隨時都可能需要修改�！　�3.無法對信息系統(tǒng)程序進行符合性測試。現(xiàn)行的通用審計軟件只能提供內部控制的符合性測試的計劃編制、調查表設計和對測試結果的評價，還無法對信息系統(tǒng)程序進行符合測試，而對信息系統(tǒng)程序的正確性和數(shù)據(jù)安全性的測試是對信息系統(tǒng)內部控制評價中無法回避的重要環(huán)節(jié)。　　三、新形勢下審計環(huán)境的復雜性和易變性　　審計環(huán)境處于不斷的變化發(fā)展過程中，這種變化來源于多個方面，信息技術的快速發(fā)展和世界經(jīng)濟的一體化趨勢是其中最大的兩個因素。具體來說主要有：　　1.會計軟件不斷發(fā)展變化帶來的挑戰(zhàn)。隨著信息技術的不斷發(fā)展，會計軟件的更新發(fā)展非常迅速，會計業(yè)務處理的自動化程度越來越高，原始業(yè)務數(shù)據(jù)越來越多地存放在會計信息子系統(tǒng)之外的其他業(yè)務子系統(tǒng)中，即使是財務審計，對證據(jù)的追查也需要更多地延伸到管理信息系統(tǒng)的各子系統(tǒng)。近年來柔性信息系統(tǒng)的開發(fā)和應用受到重視，這種系統(tǒng)能更好地適應變化的企業(yè)環(huán)境、企業(yè)業(yè)務和結構調整，而這進一步增加了審計軟件數(shù)據(jù)采集的難度。 　　2.審計項目的多樣性。審計的主客體、審計的目標多樣性決定了審計項目的多樣性，無論是政府審計、民間審計還是內部審計，審計項目都具有多樣性的特點，即使是注冊會計師所從事的財務報表審計，審計項目的具體內容也不是完全一致的。讓通用審計軟件適應多變的審計項目是不可能的。在對同一目的的多種審計項目中，通用審計軟件也受到了挑戰(zhàn)，因為不同審計項目的數(shù)據(jù)規(guī)模、業(yè)務環(huán)節(jié)和流程、證據(jù)內容等都有很大差別，如何規(guī)劃審計軟件功能、如何組織審計流程都是很難統(tǒng)一規(guī)劃的問題�！　�3.數(shù)據(jù)采集的壁壘。獲取被審計單位會計軟件電子數(shù)據(jù)并轉換電子數(shù)據(jù)是審計軟件應用的前提，但解決這一問題比較復雜，數(shù)據(jù)轉換的難易程度受會計軟件復雜性的嚴重制約，這些壁壘來源于行政和技術兩個方面。有些會計軟件廠商以保護數(shù)據(jù)安全為借口，將數(shù)據(jù)層層“保護”起來，使得會計軟件之間的數(shù)據(jù)轉換越來越難，這也給審計軟件的開發(fā)加大了難度。數(shù)據(jù)提取同樣受到組織行政區(qū)劃的阻隔，出于信息保密和保護內部利益并顯示部門權力的目的，行政機構常常不愿意開放內部數(shù)據(jù)，或者要經(jīng)歷冗長的審批環(huán)節(jié)�！　�4.審計準則、會計準則的國際趨同。世界經(jīng)濟的一體化發(fā)展加快了審計準則、會計準則的國際趨同，這使得在應用層面上的審計對象所采用的準則體系更加復雜。在政策層面上，這種趨同是一個長時期的漸進過程，通用審計軟件如何適應這種變化并方便進行調整，這對通用審計軟件確實是一個挑戰(zhàn)�！�　四、審計操作系統(tǒng)——審計工具箱　　為了不同的財務軟件之間的交流，便于相互數(shù)據(jù)轉換，以及適應用戶的特殊需求，為二次開發(fā)提供數(shù)據(jù)接口，中國軟件協(xié)會財務及企業(yè)管理軟件分會曾發(fā)布了中國財務軟件數(shù)據(jù)接口標準98－001號，國家審計署也參與了這一標準的制定，上海西南會計電算化協(xié)會也起草了《上海市會計軟件數(shù)據(jù)標準接口規(guī)范（試行稿）》，該標準及規(guī)范均規(guī)定各個財務軟件之間的數(shù)據(jù)交換以計算機文件為媒介，其中包括兩類：一類是格式定義文件，一類是數(shù)據(jù)文件。許多人認為，如果財務軟件普遍采用了這一標準也就基本解決了財務報表審計中計算機輔助審計的數(shù)據(jù)接口問題。　　然而從發(fā)布至今，會計軟件數(shù)據(jù)接口標準并沒有得到很好的貫徹執(zhí)行，一般認為是因為軟件協(xié)會本身是一個行業(yè)自律組織，沒有行政權力，對會計軟件開發(fā)商不構成實質上的約束。但筆者認為，制定這一標準本身就是一個錯誤，管理形式和業(yè)務流程的創(chuàng)新是世界潮流，管理方式和方法本身就是企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展需要來決定的，作為管理子系統(tǒng)的財務軟件系統(tǒng)也不應該被限制，新的報告標準（如XBRL）不斷產(chǎn)生、完善并實施。這一標準對計算機輔助審計也并沒有多大好處，一方面是因為財務信息并不是審計的全部，另一方面，該標準的實施與審計的傳統(tǒng)鑒證功能并無相關性�！　∫虼�，從財務軟件的設計方面去尋找解決計算機輔助審計問題的方法不太可能，只能在審計軟件的設計上尋找突破，必須對審計軟件設計思想進行重大變革，一個可行的方法是審計操作系統(tǒng)——審計工具箱的設計�！　�審計操作系統(tǒng)——審計工具箱（下簡稱“審計工具箱”）類似于計算機的操作系統(tǒng)，它是一個管理審計數(shù)據(jù)和審計方法的軟件系統(tǒng)工具，類似于一個審計工具箱，每一個審計人員或者審計軟件設計者都可以設計自己的審計工具，只要把這些審計工具移植到審計工具箱里就可以被所有軟件操作者使用，任何審計工具一旦被移植，其接口數(shù)據(jù)和結果數(shù)據(jù)都將被事先已經(jīng)安裝在工具箱中的其他審計工具所共享。　　審計工具箱除了提供通常的審計功能工具外，主要提供數(shù)據(jù)獲取方法定義、數(shù)據(jù)接口定義、工具設置與協(xié)調、審計工具設計等。審計工具具有如下特點：　　1.開放性。審計工具箱的數(shù)據(jù)結構、功能規(guī)劃對所有使用者都是開放的，它是審計工具箱功能靈活性、數(shù)據(jù)共享性的基礎。軟件提供開放的數(shù)據(jù)入口和出口，代碼定義規(guī)則由工具箱確定，但審計工具使用到的數(shù)據(jù)接口及其代碼則由用戶自我定義，每一個使用者都可以自由重新規(guī)劃和設置已放入工具箱的審計工具�！　�2.共享性。由于數(shù)據(jù)結構是開放的，所有的審計數(shù)據(jù)都可以被共享，審計軟件廠商只須設計審計工具，廣大用戶可以購買任何軟件廠商的審計工具，也可以自己制造或改造工具。數(shù)據(jù)格式以誰先放入工具箱誰優(yōu)先的原則定義，所以任何審計工具產(chǎn)生的結果數(shù)據(jù)可以被其他軟件工具共享。　　3.一定程度的數(shù)據(jù)冗余。由于不同工具下定義的數(shù)據(jù)或產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可能具有較多的重復，這樣設計的審計軟件的一個缺點可能就是數(shù)據(jù)冗余度比較高，但這并不嚴重，因為數(shù)據(jù)保存的對象主要是原始來源數(shù)據(jù)和以工作底稿方式保存的結構數(shù)據(jù)，大量的中間數(shù)據(jù)并不保存，而是在需要的時候臨時產(chǎn)生�！　�4.廣泛的適應性和可擴展性。目前的通用審計軟件無法適應ERP環(huán)境下的審計，不能進行以聯(lián)機分析處理（OLAP）為基礎的驗證性審計分析和多維分析。審計工具箱就沒有這樣的問題，它的審計適應范圍完全取決于審計工具本身，針對專門的ERP審計所設計的審計工具和聯(lián)機分析審計工具都可以在審計中得到應用，甚至可以擴展到對數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)挖掘工具進行審計運用。在這一模式下，數(shù)據(jù)獲取并不必要關注財務軟件設計者是否遵循了財務軟件數(shù)據(jù)接口標準，而只要獲取財務軟件設計方提供的數(shù)據(jù)字典就可以了。此外，標準會計軟件系統(tǒng)和某些安全測試軟件也可以被這樣的通用審計軟件調用，成為對信息系統(tǒng)程序正確性和數(shù)據(jù)安全性進行測試的有效工具�！　�5.方便的定義操作。審計工具箱較之一般的軟件開發(fā)工具的一個最大優(yōu)點是定義簡潔，它并不是由用戶直接用數(shù)據(jù)庫對象（Data、DAO、ADO等）訪問數(shù)據(jù)庫，審計工具在設計時就采用了封裝技術，對常見數(shù)據(jù)操作功能和SQL語言進行封裝，用戶只要對自己熟悉的管理數(shù)據(jù)進行表間鉤稽，從而方便了數(shù)據(jù)接口定義�！　�審計操作系統(tǒng)——審計工具箱的設計理念是通用審計軟件設計的一個觀念創(chuàng)新，軟件的實現(xiàn)過程、數(shù)據(jù)接口解決方案、審計功能的具體規(guī)劃都值得深入研究，筆者相信，根據(jù)這一觀念設計的審計軟件一定會成為審計人員真正的得力助手。

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