審計(jì)詢問的技巧與作用

在審計(jì)實(shí)踐中，審計(jì)師獲取審計(jì)信息主要依靠于對(duì)治理者和雇員的詢問。審計(jì)詢問是查證工作現(xiàn)場(chǎng)所觀察到的情況是否屬實(shí)、或政策和程序是否被貫徹執(zhí)行的主要手段。審計(jì)詢問通常圍繞列出的書面進(jìn)行，其目的是識(shí)別控制制度的薄弱環(huán)節(jié)、經(jīng)營(yíng)低效、配合不佳或其他題目。作為獲得信息的手段，審計(jì)師必須把握詢問技巧。但事實(shí)上，有效運(yùn)用詢問的技能基本不被人們所把握，也很少在審計(jì)中提及。

　　審計(jì)詢問遠(yuǎn)不止是搜集信息，它在信息溝通上起著支配作用。審計(jì)詢問能夠?qū)⒘粢饬�集中于關(guān)鍵性題目，并對(duì)該題目直接采取對(duì)策。恰當(dāng)?shù)脑儐栠�可以減少?zèng)_突，促進(jìn)協(xié)調(diào)，減少情緒化反應(yīng)的危害等。正確地運(yùn)用審計(jì)詢問，審計(jì)師就能使被審計(jì)方自己說服自己接受審計(jì)建議。

　�。ㄒ唬�審計(jì)詢問是有效信息交流的條件條件

　　詢問最主要的功能是搜集信息。但是，信息的可靠性以審計(jì)師與被審計(jì)人之間的無障礙溝通為基礎(chǔ)，有效的交流終極取決于彼此雙方的理解。下面是一些確保良好溝通關(guān)系的建議。

　　1、詢問具體題目。人類有以概括性詞語思考和表達(dá)的天性。如，假使審計(jì)師問到改變控制程序的可行性并得到“實(shí)施更改不”的回答。這種回答表面意思輕易理解，但其真實(shí)含義讓人費(fèi)解。要得到有用的審計(jì)信息，審計(jì)師就必須詢問具體的題目：“增加了什么本錢？”“有節(jié)約本錢的其它有效嗎？”“你以為如何改變程序才更有效呢？”缺乏對(duì)題目細(xì)節(jié)的追問，一般的或非具體的回答無助于識(shí)別核心題目或得到有意義的結(jié)論。

　　2、留意沒說到的題目。即使被審計(jì)人能夠很好地理解審計(jì)師的意圖，當(dāng)接受審計(jì)師詢問時(shí)，也會(huì)在表露重要信息方面出現(xiàn)紕漏。有些人可能以為，回答一些沒有提到的題目浪費(fèi)了審計(jì)師的時(shí)間，對(duì)審計(jì)師也不禮貌。還有一些人由于沒有全面理解審計(jì)師詢問的用意，或自己以為該回答與詢問的題目無關(guān)而疏忽某些信息。例如，作為內(nèi)部控制調(diào)查問卷的一部分，審計(jì)師會(huì)問：“你們是每月核對(duì)銀行賬單嗎？”回答“不是”，審計(jì)師就會(huì)在調(diào)查表上作“不是”的標(biāo)記，這可能預(yù)示銀行內(nèi)部控制制度不完善。實(shí)際上，他們每周都收到并核對(duì)銀行報(bào)表，而被審計(jì)人對(duì)此卻沒有說明。

　　3、運(yùn)用非限定性詢問有助于減少這類誤解。非限定性詢問不能簡(jiǎn)單的地用“是”或“不是”往返答。審計(jì)師既要鼓勵(lì)被審計(jì)人對(duì)題目提供全面完整的回答，也要讓被審計(jì)人有充分的時(shí)間作出答復(fù)。例如，針對(duì)上述情況，審計(jì)師應(yīng)問：“銀行賬單多長(zhǎng)時(shí)間核對(duì)一次？”此外，也許有必要向被審計(jì)方先容一些審計(jì)題目的背景，以幫助他們判定審計(jì)師需要的重要信息。

　　4、提防沒有根據(jù)的假設(shè)。固然運(yùn)用假設(shè)有助于進(jìn)步審計(jì)師判定的效率，但錯(cuò)誤的假設(shè)是產(chǎn)生誤解的主要根源。當(dāng)審計(jì)師對(duì)過往提供正確可靠信息的被審計(jì)人詢問時(shí)，沒有根據(jù)的假設(shè)最輕易發(fā)生。

　　例如，假定某審計(jì)師建議通過外購(gòu)特定產(chǎn)品組件來削減生產(chǎn)本錢。被審計(jì)方同意該建議，并愿意對(duì)審計(jì)師的方案進(jìn)行可行性調(diào)研。事后被審計(jì)方出具了該建議不能接受的報(bào)告，理由是它違反了勞工合同臨時(shí)解雇雇員的規(guī)定。審計(jì)師要求提供合同的副本以驗(yàn)證被審計(jì)方的陳述。不過，為進(jìn)步保險(xiǎn)系數(shù)，審計(jì)師決定請(qǐng)公司的顧問檢查這項(xiàng)合同。終極發(fā)現(xiàn)，假如雇主發(fā)布公告并支付解雇費(fèi)，最近的合同修正案答應(yīng)解雇勞工。

　　5、留意關(guān)鍵詞的含意。譬如像“內(nèi)部控制”這個(gè)關(guān)鍵詞，假如被審計(jì)方對(duì)這個(gè)詞的意思不完全清楚，就很輕易產(chǎn)生誤解和混淆。即使簡(jiǎn)單的詞也能引起歧義，例如，審計(jì)師可能會(huì)問某個(gè)新雇員：“營(yíng)業(yè)稅是定期申報(bào)嗎？”被審計(jì)方回答說：“當(dāng)然。”過后發(fā)現(xiàn)稅收部分根本就沒有收到過納稅報(bào)告。要求每年上報(bào)四次的納稅報(bào)表反而被“申報(bào)”到被審計(jì)方的文件柜里。

　�。ǘ�）審計(jì)詢問能減少?zèng)_突和誤解

　　或早或晚，審計(jì)師與被審計(jì)方會(huì)發(fā)生沖突。不論審計(jì)工作是好、是壞，審計(jì)建議是意義深遠(yuǎn)還是謹(jǐn)慎適當(dāng)，審計(jì)師中立與否都可能引起誤解。由于沖突和誤解無法避免，重要的是懂得如何運(yùn)用審計(jì)詢問，在不損害將來的溝通或不妨礙落實(shí)審計(jì)建議的情況下處理好這些題目。

　　當(dāng)沖突發(fā)生時(shí)，審計(jì)師的態(tài)度至關(guān)重要。傲慢的態(tài)度或挑剔的語氣會(huì)逐漸毀掉技能高超的審計(jì)師。審計(jì)師必須牢記：在與被審計(jì)方對(duì)立的情況下，分出輸贏勝敗的想法是分歧時(shí)宜的。解決沖突的唯一圓滿結(jié)果是妥協(xié)和合作，讓沖突雙方都感到這種結(jié)果符合他們的需要。當(dāng)被審計(jì)方持批評(píng)、分歧作或敵對(duì)態(tài)度時(shí)，審計(jì)師必須堅(jiān)守審計(jì)師與被審計(jì)方的共同目標(biāo)——維護(hù)積極的工作關(guān)系和推動(dòng)組織任務(wù)的圓滿完成。把留意力集中在審計(jì)目標(biāo)上而不是障礙上，審計(jì)師就能在其他人分歧作或持有敵意的情況下保持積極向上的行為。

　　1、涉及具體事實(shí)的分歧。由于事實(shí)輕易獨(dú)立查證，事實(shí)上的分歧通常輕易解決。處于這種情況，審計(jì)師的詢問主要應(yīng)集中在收集需要證實(shí)或駁斥事實(shí)的信息上。一旦所有人都同意事實(shí)是正確的，這種分歧就解決了。涉及情感的、性格的或價(jià)值觀的分歧更難解決，就這些情況而言，審計(jì)師可以運(yùn)用往掉情感因素的前攝詢問，引導(dǎo)商談進(jìn)進(jìn)更具建設(shè)性的軌道。

　　2、涉及感知上的對(duì)立。對(duì)業(yè)務(wù)方法及程序提出建設(shè)性建議和忠告是審計(jì)師的職責(zé)所在。遺憾的是，有時(shí)審計(jì)師善意的建議被人理解成批評(píng)或責(zé)難。在審計(jì)查詢中，被審計(jì)方可能會(huì)用指責(zé)、抵制和尋找借口對(duì)詢問做出回應(yīng)。不論怎樣，詢問技巧的使用有助于化解情緒化的事態(tài)。

　　假如被審計(jì)方表現(xiàn)不冷靜或?qū)�審�?jì)師進(jìn)行指責(zé)，審計(jì)師必須用爭(zhēng)辯予以抵制。審計(jì)師應(yīng)當(dāng)有意詢問一些題目，并從根本上鏟除對(duì)審計(jì)師的指責(zé)。假設(shè)有如下方式回答審計(jì)師的詢問：“我不想浪費(fèi)時(shí)間向你提供有害于我們單位的情況，你們審計(jì)師為何就不談點(diǎn)積極的事情而總是指責(zé)我們的缺點(diǎn)呢？”這種對(duì)審計(jì)目的和價(jià)值行為的爭(zhēng)辯是一種自我防御的本能反應(yīng)。但是在受情緒控制的背景下，當(dāng)審計(jì)師對(duì)被審計(jì)方的指責(zé)還沒有一個(gè)清楚的了解之前，爭(zhēng)辯和解釋都將是徒勞的。

　　在此情況下，最好的辦法是提出詢問。例如，審計(jì)師可以說：“很清楚，我所做的事情給你帶來煩惱，我�？醇m正它，請(qǐng)你幫我搞清我是怎么濫用了你提供的信息，能給我舉個(gè)例子嗎？”這種詢問的目的將留意力集中在基本題目上，而不是斗氣。這樣的詢問也是對(duì)被審計(jì)方正義感的呼喚，審計(jì)師向被審計(jì)方承認(rèn)自己的過錯(cuò)，并請(qǐng)求被審計(jì)方幫助自己熟悉和改正錯(cuò)誤。審計(jì)師必須繼續(xù)追問直到其徹底弄清被審計(jì)職員的感受和抱怨的依據(jù)。不過，有時(shí)被審計(jì)職員也會(huì)對(duì)懷有敵意或憤怒的陳述做出不太坦誠(chéng)的解釋，假如審計(jì)師沒有得到坦率或真誠(chéng)的答復(fù)，這種對(duì)立很可能源于性格或價(jià)值觀的差異。

　　3、涉及性格的對(duì)立。審計(jì)師雖不是心家，但他們必須具備洞察被審計(jì)方行為方式的能力。廣泛的證實(shí)，在工作現(xiàn)場(chǎng)個(gè)人之間的對(duì)立大多源自于工作方式的差異而不是個(gè)性的差異。研究職員已經(jīng)發(fā)現(xiàn)工作作風(fēng)的最大差別源于兩種基本特征的差別：獨(dú)斷專行的工作導(dǎo)向與以人為本的導(dǎo)向。

　　除非假定一種工作方式比另一種工作方式更好或更差，研究職員已經(jīng)發(fā)現(xiàn)一些工作方式與生俱來就與其他方式存在沖突。如，擅長(zhǎng)于和專注于工作的人通常發(fā)現(xiàn)自己很難與把人際關(guān)系看得比完成任務(wù)更重要的人一起工作。通過觀察被審計(jì)職員的行為舉止和對(duì)題目的詢問，審計(jì)師就能識(shí)別出被審計(jì)職員所偏愛的工作方式并采取正確的步驟改進(jìn)他們之間的溝通及工作關(guān)系。熟悉各種不同的工作方式應(yīng)當(dāng)成為審計(jì)師解決對(duì)立題目工具箱中的重要工具。通過對(duì)工作方式的了解，審計(jì)師就能找到調(diào)整自己以適應(yīng)他人的工作作風(fēng)的方式。

　　4、涉及價(jià)值觀的對(duì)立。假如對(duì)立由個(gè)人價(jià)值觀的不同引起，就沒有簡(jiǎn)單的解決辦法。與涉及感知或個(gè)性差異不同，價(jià)值觀的對(duì)立不能通過調(diào)解和協(xié)商解決。事實(shí)上，對(duì)根本價(jià)值觀的詢問不會(huì)起到正面的作用，這種努力可能被視為好戰(zhàn)，使彼此間的合作關(guān)系更加緊張。例如，假如被審計(jì)職員堅(jiān)信組織必須集中于積極的或創(chuàng)造積極的成果，他們就可能抵制審計(jì)師對(duì)弊真?zhèn)�認(rèn)定或缺陷的查處。

　　盡管如此，價(jià)值觀的差異并不是交流的盡對(duì)障礙。我們大家天天都在與我們擁有根本不同信念和價(jià)值觀的人交往。價(jià)值觀的差異并不排除建立良好的工作關(guān)系——在核心價(jià)值觀上取得一致。審計(jì)師應(yīng)該承認(rèn)并尊重這些差異。

　　（三）審計(jì)詢問是說服和協(xié)商的工具

　　上崗教師很快知道：比起迅速給出答案，有技巧的詢問是一種引起學(xué)生留意的更有效手段。實(shí)際上，輕易得到的答案通常由于顯而易見或“常識(shí)”而被忽視。學(xué)生對(duì)老師的答案一掃而過，并以為輕易得出相同的結(jié)論。假如學(xué)生不努力自己動(dòng)手解決，他們就不會(huì)意識(shí)到所犯的錯(cuò)誤。

　　同樣，當(dāng)審計(jì)師簡(jiǎn)單地告訴被審計(jì)方如何解決題目或改正其不足時(shí)，被審計(jì)方可能會(huì)漠然處之或低估了審計(jì)師的建議。盡管有效的詢問比簡(jiǎn)單給出結(jié)論難度更大，但卻是一種更有效的說服手段。使被審計(jì)人相信特殊審計(jì)建議有用或有效的最好，就是讓被審計(jì)方自己說服自己。通過詢問，審計(jì)師把被審計(jì)方引導(dǎo)到正確的思路上來。最好讓被審計(jì)方感覺到仿佛是他們自己逐漸提出了審計(jì)建議。

　　1、作為售貨員的審計(jì)師。我們也許見過服務(wù)較差的售貨員，即使你明確表示不想購(gòu)買，但他們還是用不實(shí)之詞極力主張讓你相信他們的產(chǎn)品適合你的需要。這不是說服，而是一種企圖強(qiáng)制顧客購(gòu)買他們根本就不想要的東西。誠(chéng)懇說服的條件是在公道需求和擔(dān)心得到理解的基礎(chǔ)上建立信任關(guān)系。

　　開始這種過程的最有效辦法是通過廣泛的、無明確限制的詢問。例如，審計(jì)師開展經(jīng)營(yíng)審計(jì)時(shí)可能會(huì)問道：“你們部分當(dāng)前所面臨的最大挑戰(zhàn)是什么？”審計(jì)師可利用既定的更加具體的題目跟蹤詢問，以探討被審計(jì)人回答中的特定含義。該詢問繼續(xù)下往，直到審計(jì)師清楚地了解被審計(jì)人的需要，此時(shí)，審計(jì)師才可以詢問既定好的題目，幫助被審計(jì)人確信他們自己需要有所變化。例如，審計(jì)師可以就工作流程能更好地以滿足被審計(jì)方需要的方式重新設(shè)計(jì)，要求被審計(jì)方描述將要得到的利益。

　　通過收益識(shí)別詢問，審計(jì)師使被審計(jì)方自己意識(shí)到當(dāng)前的程序能夠改進(jìn)，事實(shí)上也需要改進(jìn)。在被審計(jì)方熟悉到其好處的情況下，這為審計(jì)師提供了一個(gè)提出審計(jì)建議的機(jī)會(huì)。對(duì)審計(jì)師而言，最后一步就是向被審計(jì)方解釋審計(jì)建議如何解決特殊題目并指出預(yù)期收益。

　　2、作為協(xié)調(diào)員的審計(jì)師。在擁有共同目標(biāo)凝聚成一體的組織中，使用促進(jìn)自我說服的詢問是一種十分有用的審計(jì)手段。然而在某些組織中，審計(jì)師面對(duì)的是一些為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而相互競(jìng)爭(zhēng)的部分經(jīng)理、雇員。處在這種情形下，審計(jì)師發(fā)現(xiàn)要贏得被審計(jì)方的信任和弄清他們真實(shí)的需要及所關(guān)注的事情相當(dāng)困難。這種組織經(jīng)常把信息視為一種資源或權(quán)威。雇員們對(duì)外界任何人（包括審計(jì)師）共享他們自己部分的信息資源存有抵觸情緒。

　　在這種情況下，審計(jì)師用磋商和勸說的詢問方式也許能夠被審計(jì)人。磋商要求審計(jì)師摸清被審計(jì)方的弱點(diǎn)和敏感性。成功協(xié)調(diào)的第一步是盡可能多地了解其他被審計(jì)人的需要。接下來，審計(jì)師就可以開始廣泛地、無明確限制地詢問。一般說來，審計(jì)師應(yīng)當(dāng)從贊成組織內(nèi)共知的、認(rèn)可的慣例開始詢問。審計(jì)師最好詢問被審計(jì)方能夠輕易確認(rèn)的題目，而不要馬上侵進(jìn)被審計(jì)方的私人領(lǐng)域，以利于維護(hù)坦率、合作的氣氛。維護(hù)正在進(jìn)行的信息交流，以便在細(xì)節(jié)性討論展開之前識(shí)別出敏感性話題，這對(duì)審計(jì)師來說是一種挑戰(zhàn)。

　　在這種審計(jì)環(huán)境中，詢問的初始目的是在沒有先進(jìn)為主判定跡象的條件下獲得盡可能多的信息。一點(diǎn)點(diǎn)改動(dòng)或改進(jìn)的建議，使審計(jì)師被看做組織內(nèi)高層治理者或競(jìng)爭(zhēng)部分的同盟。直到審計(jì)師能夠區(qū)分被審計(jì)方的私人信息和被審計(jì)方以為有義務(wù)保護(hù)或防范的題目后，才能進(jìn)行具體的詢問。

　　即使被審計(jì)職員把審計(jì)師當(dāng)作對(duì)手，但假如被審計(jì)職員把這種詢問看做是利用審計(jì)師服務(wù)于自己的一種方式，她們更愿意合作并共享信息資源。運(yùn)用詢問技巧，審計(jì)師能將被審計(jì)職員的迷惑和不信任轉(zhuǎn)化為增進(jìn)合作和敞開揭示有關(guān)題目的動(dòng)力。作為磋商的工具，審計(jì)師的詢問必須向被審計(jì)方表明：合作和交流才是通向雙贏的結(jié)局。

　�。ㄋ模�審計(jì)詢問要做到有效傾聽

　　聽到別人的話語未必是傾聽，傾聽意味著真誠(chéng)地想理解說話者的意圖和詞的意義。這就需要作出努力并聚精會(huì)神。一旦審計(jì)師開始詢問，他或她必須以機(jī)警、安定和聚精會(huì)神的姿態(tài)，對(duì)聽到的回答表現(xiàn)出濃厚的愛好。

　　1、有效地運(yùn)用肢體語言。在與被審計(jì)人交談的過程中，審計(jì)師主要通過肢體語言表明沒有分散留意力。審計(jì)師應(yīng)當(dāng)讓彼此的視線保持令人舒適的接觸，采取參與的姿態(tài)，面對(duì)或前傾被審計(jì)職員。背靠椅子坐著、抱著雙臂或雙腿交叉意味著對(duì)講話人的談話沒有愛好或感到反感。審計(jì)師必須特別留意不要讓外部的事情（譬如電話鈴聲、同事的交談聲或工作現(xiàn)場(chǎng)的其他活動(dòng)）所干擾。一個(gè)輕易分心走神或者在與被審計(jì)職員交談時(shí)翻閱材料的審計(jì)師，發(fā)出的信息就是被審計(jì)人的談話沒有受到應(yīng)有的關(guān)注。

　　2、身臨其境地傾聽談話。在審計(jì)詢問的過程中，被審計(jì)人說話的聲調(diào)、措辭和心情與其提供的信息一樣重要。對(duì)于被審計(jì)職員的情緒，審計(jì)師應(yīng)當(dāng)不予置評(píng)、不予判定地發(fā)出共叫。這樣，對(duì)被審計(jì)職員情緒的把握，能幫助審計(jì)師區(qū)別主要題目和次要題目。例如某個(gè)被審計(jì)職員對(duì)枝節(jié)題目，譬如對(duì)每個(gè)月向治理部分的報(bào)告反復(fù)地表露出激動(dòng)或苦惱情緒，實(shí)際上可能發(fā)出一種信號(hào)，表明那個(gè)報(bào)告的可能與重大題目有關(guān)。

　　3、反射性聽取談話。檢驗(yàn)是不是在認(rèn)真傾聽，一個(gè)好的辦法是看其是否能概述談話的內(nèi)容和是否能正確地領(lǐng)會(huì)談話人的意思，有時(shí)這被稱為“反射傾聽�！鼻‘�(dāng)，有幫助于審計(jì)師澄清關(guān)鍵詞語的含義、鑒別沒有根據(jù)的假設(shè)、揭示被審計(jì)職員最初回答時(shí)遺漏的重要信息等。

　　反射性傾聽不是簡(jiǎn)單地重復(fù)或鸚鵡學(xué)舌被審計(jì)職員的話，而是用審計(jì)師自己的話來表達(dá)被審計(jì)方的思想和意識(shí)的方法，千方百計(jì)核實(shí)談話人的意圖。通過對(duì)被審計(jì)職員觀點(diǎn)的核實(shí)，審計(jì)師就能弄清被審計(jì)人的真實(shí)含義和對(duì)該題目的真實(shí)感受。當(dāng)然，并非對(duì)被詢問的每個(gè)答復(fù)都用反射性傾聽，它主要適用于對(duì)包含重要審計(jì)題目或帶有情緒化的答復(fù)。反射性詢問使被審計(jì)人有機(jī)會(huì)深進(jìn)思考所談內(nèi)容，并根據(jù)審計(jì)師的反饋信息改變或修正自己的觀點(diǎn)。

　　4、心胸開闊地聽取談話。一個(gè)善于聽取別人談話的人，其最重要的品質(zhì)是心胸開闊。帶著偏見聽取別人的談話，只會(huì)將留意力集中在特定期看結(jié)果的信息上，與其無關(guān)的信息都會(huì)被濾掉。帶著偏見進(jìn)行審計(jì)詢問的審計(jì)師，其行為舉止就像瀏覽雜志或報(bào)紙上先容汽車廣告的汽車待購(gòu)者，只關(guān)注自己所鐘愛的汽車品牌廣告，對(duì)其他的先容卻視而不見。無論有意還是無意，被詢問人都會(huì)以為審計(jì)師只對(duì)某種特定信息敏感，從而據(jù)此調(diào)整他對(duì)詢問的答復(fù)。因此，被詢問人在回答題目時(shí)可能會(huì)限定、誤解，甚至隱瞞重要的審計(jì)信息。

　　在審計(jì)師的培訓(xùn)計(jì)劃中，很少涉及審計(jì)師有效運(yùn)用詢問能力的內(nèi)容。很多審計(jì)師都把詢問單純地視為獲得信息的工具，事實(shí)上，詢問代表了審計(jì)師駕馭審計(jì)對(duì)話內(nèi)容、氣氛和方向的能力。詢問能產(chǎn)生合作、建立信任、解決對(duì)立情緒并表明對(duì)被詢問人的支持和尊重。在內(nèi)部互相競(jìng)爭(zhēng)并互相保密的組織中，詢問是獲取信息的談判工具。詢問有助于被審計(jì)職員內(nèi)省，并領(lǐng)會(huì)審計(jì)師建議的涵義。審計(jì)師應(yīng)當(dāng)在各種審計(jì)活動(dòng)中有效地運(yùn)用審計(jì)詢問。

【審計(jì)詢問的技巧與作用】相關(guān)文章：

審計(jì)治理作用的規(guī)范分析03-22

審計(jì)在公司治理中的作用論文11-29

內(nèi)部審計(jì)在公司治理中的作用03-20

分析性審計(jì)程序在審計(jì)實(shí)務(wù)中的作用03-01

編制審計(jì)報(bào)告的技巧分析03-24

從內(nèi)部審計(jì)在公司治理中的作用談完善與發(fā)展內(nèi)部審計(jì)03-22

內(nèi)部審計(jì)在公司治理中的地位與作用03-12

論治理審計(jì)的三大作用12-09

審計(jì)工作底稿的證據(jù)作用03-24