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增值型內(nèi)部審計(jì)理念在采購合同中的應(yīng)用
摘要：本文結(jié)合企業(yè)物資采購合同中存在的問題以及在審計(jì)過程中需處理好的幾個(gè)關(guān)系，將國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會(huì)(IIA)關(guān)于增值服務(wù)的理念，應(yīng)用到物資采購合同審計(jì)之中，提出了在審計(jì)策略上要將審計(jì)重心向事前、事中轉(zhuǎn)移；在審計(jì)技術(shù)上要注重信息手段應(yīng)用；在審計(jì)重點(diǎn)上要突出價(jià)格控制；在審計(jì)組織上要作好協(xié)同配合等建議，為企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)提供了一個(gè)組織實(shí)施框架。關(guān)鍵詞：合同審計(jì)；審計(jì)理念；增值型內(nèi)部審計(jì)；應(yīng)用
企業(yè)常常出現(xiàn)因經(jīng)濟(jì)合同簽訂、履行而遭受損失的現(xiàn)象，把經(jīng)濟(jì)合同，特別是支出性經(jīng)濟(jì)合同納入審計(jì)工作的重點(diǎn)，可以把住資金收支的關(guān)口，提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。增值型內(nèi)部審計(jì)是國際內(nèi)部審計(jì)發(fā)展的新思維和新方向，國內(nèi)學(xué)者對(duì)增值型內(nèi)部審計(jì)應(yīng)用研究方面探討較少，本文以物資采購合同為例，從提升合同審計(jì)工作的效率和效果出發(fā)，以增值型內(nèi)部審計(jì)理念為指導(dǎo)，探討了新形勢下物資采購合同審計(jì)的重點(diǎn)與方法。
一、增值型內(nèi)部審計(jì)的提出
增值型內(nèi)部審計(jì)并非一種新的審計(jì)形式，而是一種新的內(nèi)部審計(jì)理念[1]。增值型內(nèi)部審計(jì)的理論基礎(chǔ)源于國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會(huì)對(duì)內(nèi)部審計(jì)概念的新詮釋。國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會(huì)（IIA）在1999年對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了最新定義，“內(nèi)部審計(jì)是一種獨(dú)立、客觀的保證和咨詢活動(dòng)，其目的是增加組織的價(jià)值和改善組織的經(jīng)營，它通過系統(tǒng)化和規(guī)范化的方法，評(píng)價(jià)和改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理、控制和治理過程的效果”，其中價(jià)值增值(value-added)是1999年修訂內(nèi)部審計(jì)定義時(shí)首次提出的，與IIA1990年發(fā)布的《內(nèi)部審計(jì)師職責(zé)說明書》相比，內(nèi)部審計(jì)的目的由“監(jiān)督和評(píng)價(jià)”改變?yōu)椤霸鲋岛透纳啤�，其中增值是核心[2]。這標(biāo)明內(nèi)部審計(jì)進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，為組織“增加價(jià)值”成為引導(dǎo)內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)的方向性旗幟。
企業(yè)的目標(biāo)是價(jià)值最大化，企業(yè)的一切資源和活動(dòng)都應(yīng)該圍繞這一目標(biāo)，內(nèi)部審計(jì)作為企業(yè)管理過程中的一部分，有參與價(jià)值創(chuàng)造的需求和條件。價(jià)值是從生產(chǎn)和銷售過程中創(chuàng)造出來的，內(nèi)部審計(jì)雖然不參加生產(chǎn)和銷售活動(dòng)，但它可以通過保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)、減少組織風(fēng)險(xiǎn)、降低自身審計(jì)成本、提出有價(jià)值的建議、增加組織獲利機(jī)會(huì)等活動(dòng)來為企業(yè)增加價(jià)值。
增值型內(nèi)部審計(jì)與傳統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)在價(jià)值增值方面不同的是：第一，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)不注重為組織增加價(jià)值，它開展的許多活動(dòng)相對(duì)于增值型內(nèi)部審計(jì)來講是不增值，或者雖然增值，但由于所耗費(fèi)的資源和成本大于增值所帶來的價(jià)值，所以從整體上來說是不增值的；而增值型內(nèi)部審計(jì)全面轉(zhuǎn)變審計(jì)觀念，不增值的審計(jì)業(yè)務(wù)盡量少做，能增值的傳統(tǒng)審計(jì)業(yè)務(wù)盡量提高工作效率，減少資源耗費(fèi)和成本，重點(diǎn)在大力拓展高增值的審計(jì)業(yè)務(wù)。第二，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)部門是一個(gè)資源消耗者，是一個(gè)費(fèi)用中心，它不直接給組織增加價(jià)值[3]；而增值型內(nèi)部審計(jì)致力于價(jià)值增值，它在消耗資源的同時(shí)，通過給組織提供有意義的審計(jì)結(jié)果或有價(jià)值的建議，直接給組織增加價(jià)值；第三，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)為組織間接增加價(jià)值的事實(shí)往往受到忽視，由于它的定位只是一個(gè)費(fèi)用中心，不計(jì)量收入，人們的計(jì)量記錄只有內(nèi)部審計(jì)花出去的錢；而增值型內(nèi)部審計(jì)有所不同，它的定位是一個(gè)利潤中心，成本的耗費(fèi)有記錄，為組織增加的價(jià)值也有衡量和記錄。
二、企業(yè)物資采購合同中存在的問題及審計(jì)現(xiàn)狀
經(jīng)濟(jì)合同是法人、經(jīng)濟(jì)組織等相互之間為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確雙方權(quán)利和義務(wù)關(guān)系而以書面形式簽訂的協(xié)議。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，經(jīng)濟(jì)合同在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。而物資采購合同是以材料、設(shè)備等為標(biāo)的支出性經(jīng)濟(jì)合同，無論是數(shù)量上還是金額上都占經(jīng)濟(jì)合同中的絕大部分比例，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，在一定程度上會(huì)引起企業(yè)成本與資金的波動(dòng)，從而影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
物資采購合同在簽訂、履行、結(jié)算等方面容易存在著一定的漏洞，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1．簽訂虛假經(jīng)濟(jì)合同，套取資金。物資采購合同主要是由企業(yè)的計(jì)劃部門和物資、生產(chǎn)、維修、科研等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)簽訂的，如果缺乏監(jiān)管，有些企業(yè)內(nèi)部的合同經(jīng)辦人員可能會(huì)為了謀求私利與合同的對(duì)方當(dāng)事人相互串通，簽訂虛假的經(jīng)濟(jì)合同，套取企業(yè)資金，給企業(yè)造成不必要的損失。
2．價(jià)格虛高，合同條款表述不清。很多企業(yè)在簽訂合同時(shí)缺乏必要的市場調(diào)研，對(duì)市場信息掌握不夠，未按市場行情及時(shí)調(diào)整價(jià)格，應(yīng)該采取招標(biāo)方式而未進(jìn)行招標(biāo)，對(duì)價(jià)款組成部分的包裝費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)缺乏明確約定等等。此外，合同條款內(nèi)容未按規(guī)范進(jìn)行表述，容易使合同雙方在供貨時(shí)間、標(biāo)的物規(guī)格及費(fèi)用的負(fù)擔(dān)上引起不必要的糾紛。
3．合同條款執(zhí)行不嚴(yán)，違約責(zé)任未能有效追究。有些企業(yè)物資采購合同條款中違約責(zé)任的規(guī)定形同虛設(shè)，不能嚴(yán)格予以執(zhí)行，有些企業(yè)由于計(jì)劃、倉儲(chǔ)與驗(yàn)收、生產(chǎn)部門脫節(jié)，導(dǎo)致合同履行不力，甚至出現(xiàn)對(duì)方單位沒能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現(xiàn)象，給企業(yè)造成很大的經(jīng)損失。
4．將自身具有加工能力的業(yè)務(wù)外包，導(dǎo)致資金外流。有些合同標(biāo)的物的技術(shù)含量不高，在企業(yè)內(nèi)部完全有能力完成，沒有必要進(jìn)行外包，但由于在合同審批管理環(huán)節(jié)上并不嚴(yán)密，出現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)金流逆轉(zhuǎn)現(xiàn)象。
我國大多數(shù)企業(yè)開展合同審計(jì)的時(shí)間不長，在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)遇到一些矛盾和問題，要作好物資合同審計(jì)工作，迫切需要處理好三個(gè)關(guān)系：
一是合同審計(jì)的需求與供給關(guān)系。事實(shí)上，企業(yè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)對(duì)合同審計(jì)的重視程度不夠，合同審計(jì)的力量薄弱，很多企業(yè)偏重于財(cái)務(wù)審計(jì)和基建審計(jì)，沒有單獨(dú)開展合同項(xiàng)目審計(jì)。因此，需要處理好有限的審計(jì)人員與大量、繁雜的合同審計(jì)工作量之間的關(guān)系。
二是事前審計(jì)與事后監(jiān)督的關(guān)系。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)大多只是在物資采購合同履行完畢后進(jìn)行事后監(jiān)督，只起到一般性的檢查作用，沒有起到預(yù)防和控制的作用[4]，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施事后審計(jì)，不僅發(fā)現(xiàn)問題難，而且處理問題難，挽回?fù)p失更難。因此，需要處理好事前發(fā)現(xiàn)控制與事后監(jiān)督處理之間的關(guān)系。
三是審計(jì)效率與效果的關(guān)系。經(jīng)濟(jì)合同，特別是物資采購合同的審計(jì)作為一種新的審計(jì)事項(xiàng)，財(cái)務(wù)收支、財(cái)經(jīng)法規(guī)和經(jīng)濟(jì)效益三方面的內(nèi)容兼而有之，科學(xué)的審計(jì)技術(shù)和審計(jì)方法尚在不斷探索之中。因此，需要處理好保證審計(jì)質(zhì)量、提高審計(jì)效率、減少內(nèi)耗之間的關(guān)系。
三、對(duì)企業(yè)物資采購合同實(shí)施增值型審計(jì)的重點(diǎn)和方法
針對(duì)物資采購合同中存在的問題以及在審計(jì)時(shí)需要處理好的幾個(gè)關(guān)系，借助增值型內(nèi)部審計(jì)理念，對(duì)物資采購合同審計(jì)的重點(diǎn)和方法可就以下4個(gè)層面予以探討。
（一）合同審計(jì)重心前移
增值型內(nèi)部審計(jì)的目的是實(shí)現(xiàn)“改善和增值”，與提出并實(shí)施審計(jì)建議進(jìn)而影響公司整體價(jià)值相比，為企業(yè)減少資金的流失，降低生產(chǎn)成本，進(jìn)而提升產(chǎn)品價(jià)格競爭力，是一種更直接的增值途徑。就物資采購合同而言，物資采購合同一經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計(jì)人員對(duì)合同的審計(jì)，必須在合同產(chǎn)生法律效力前進(jìn)行。由事后審計(jì)向事前審計(jì)轉(zhuǎn)變，能夠體現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的增值服務(wù)職能，是企業(yè)對(duì)內(nèi)部審計(jì)的客觀需要，也是內(nèi)部審計(jì)的發(fā)展趨勢。因此，重新設(shè)計(jì)審計(jì)程序，將合同審計(jì)重點(diǎn)從后端評(píng)價(jià)移向事前把關(guān)，具有及時(shí)性、主動(dòng)性、預(yù)防性的特點(diǎn)，有利于發(fā)現(xiàn)問題，并及時(shí)進(jìn)行更改，無疑是獲取審計(jì)效果的最有力、最可行的途徑。在物資采購合同審計(jì)中，應(yīng)采取事前、事中審計(jì)與事后專項(xiàng)審計(jì)相結(jié)合的審計(jì)策略。
簽約審計(jì)——事前審計(jì)。其一，針對(duì)物資采購合同中盲目采購、虛假采購和擴(kuò)大消耗、虛增成本等問題，為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費(fèi)現(xiàn)象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計(jì)劃的真實(shí)性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產(chǎn)品選型、質(zhì)量選優(yōu)、價(jià)格選廉、運(yùn)距選近、供貨選快、服務(wù)選佳的宗旨，作好合同條款和價(jià)格的審計(jì)。
結(jié)算審計(jì)——事中審計(jì)。結(jié)算審計(jì)是物資采購合同價(jià)款或酬金支付之前的最后一關(guān)，針對(duì)經(jīng)常容易出現(xiàn)的高于合同約定結(jié)算、不按合同條款履行、結(jié)算手續(xù)不完善、結(jié)算多付款等問題，應(yīng)該以合同約定為依據(jù)，作到物資驗(yàn)收單、運(yùn)貨單、發(fā)貨票與合同書約定“四相符”；入庫產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格與合同約定“五相符”。
消耗審計(jì)——事后審計(jì)。作為一種跟蹤審計(jì)手段，主要目的是監(jiān)督真實(shí)消耗，通過核實(shí)計(jì)劃量與實(shí)際用量之間的差距，防止實(shí)物短缺、物資散失及變賣行為，實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)并提出相關(guān)的管理建議。
總之，內(nèi)部審計(jì)全面介入物資采購合同的簽訂過程，將審計(jì)重點(diǎn)前移，有利于將經(jīng)濟(jì)合同中隱蔽的權(quán)力公開化，集中的權(quán)力分散化；有利于成本費(fèi)用的控制，最大限度地堵塞經(jīng)濟(jì)合同漏洞，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。
（二）實(shí)施信息化審計(jì)技術(shù)
物資采購合同審計(jì)涉及物流全過程，點(diǎn)多、面廣、渠道繁多，這些都在客觀上增加了審計(jì)工作的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的普及，要在人員有限的情況下完成大量繁重的審計(jì)工作，必須采用信息手段為物資采購合同審計(jì)創(chuàng)造優(yōu)越的條件，建立起具有較強(qiáng)操作性的審計(jì)工作平臺(tái)。針對(duì)合同審計(jì)的特點(diǎn)，一方面，應(yīng)進(jìn)一步統(tǒng)一合同示范文本，實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性合同條款局域網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸，建立合同審計(jì)部門與合同簽訂單位關(guān)于合同條款的網(wǎng)絡(luò)接口，確保合同條款及時(shí)、準(zhǔn)確的網(wǎng)絡(luò)信息傳遞；另一方面，建立合同簽審網(wǎng)絡(luò)操作運(yùn)行管理系統(tǒng)，實(shí)行網(wǎng)上合同簽審制度，構(gòu)建“不經(jīng)審計(jì)，不得簽訂合約；不經(jīng)審計(jì)，不得結(jié)算付款”的內(nèi)部控制體系。
通過構(gòu)建閉環(huán)回路，使簽約審計(jì)和結(jié)算審計(jì)工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上瀏覽，網(wǎng)上查閱，變?nèi)斯ず藢?duì)為網(wǎng)上查看，變手工簽字為網(wǎng)上點(diǎn)擊，增加業(yè)務(wù)的公開和透明度，將審計(jì)人員從繁忙的工作中解脫出來，確保合同審計(jì)時(shí)效和審計(jì)結(jié)果客觀公正。再進(jìn)一步，合同審計(jì)職能還可以鑲嵌在物資管理信息系統(tǒng)之中，物資管理信息系統(tǒng)中可建立計(jì)劃管理、經(jīng)營業(yè)務(wù)管理、庫存管理、價(jià)格管理、供應(yīng)商管理、配送管理、物資編碼管理以及系統(tǒng)管理等模塊。包括物資編碼、物資需求信息、物資商情信息、合同文本、物資價(jià)格、庫存物資信息等數(shù)據(jù)庫。主要實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的網(wǎng)上傳遞與審核、采購方式的網(wǎng)上確定、訂單的自動(dòng)形成、價(jià)格的自動(dòng)比對(duì)、合同及結(jié)算審批的網(wǎng)上控制、供應(yīng)商信息的自動(dòng)控制、網(wǎng)上招投標(biāo)業(yè)務(wù)、各種信息的查詢統(tǒng)計(jì)及報(bào)表的生成等工作。
（三）重點(diǎn)關(guān)注合同價(jià)款審計(jì)
增值型內(nèi)部審計(jì)在確定審計(jì)對(duì)象時(shí)，往往關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，不在低風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域浪費(fèi)時(shí)間，其出發(fā)點(diǎn)是，隨著內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境的變化和新的審計(jì)技術(shù)的采用，原先一些潛在的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)已隨著時(shí)間的推移而消散了。一個(gè)動(dòng)態(tài)的企業(yè)應(yīng)該有一個(gè)動(dòng)態(tài)的風(fēng)險(xiǎn)態(tài)度，審計(jì)人員應(yīng)該對(duì)非程序性、非常規(guī)性的事項(xiàng)更感興趣，并通過實(shí)施審計(jì)來增加價(jià)值。正如ITT
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